未払い時の督促メール・催促メールの書き方【フリーランス必見】

2023/11/17更新

請求書を送ったのに入金されない。そうした督促が絡むメールを送るとき、あなたならどんなことに気を付けますか？　対面でのコミュニケーションとは異なり、メールの場合は何気ない表現が思わぬ誤解を招くこともあります。支払いの遅れにはさまざまな理由が考えられるため、相手の立場を考慮しつつ言葉を選びたいものです。

そこで今回は、フリーランス歴10年以上かつ、普段からさまざまな企業とビジネスメールを交わしている3名の方のお話をもとに、未払い時の督促メールの書き方について解説します。

未入金の理由を想像してみる

案件の終了後、入金を確認できない状態が続くと不安になってしまうものです。こちらに何か落ち度があったのではないか、もしかすると支払うつもりがないのだろうかなど、ネガティブに捉えて悩む前に、未入金の理由について考えてみましょう。

特に注意したいのが、こちら側が原因のケースです。きちんと支払われていたのに、見落として取引先に督促してしまったという経験談もありました。取引先が個人事業主の場合は、屋号ではなく、個人の名義で振り込まれるなど、振込依頼人名がこちらの予想と異なっている場合も考えられます。督促メールを送る前に、該当しそうな取引の記録や金額が本当にないか入念にチェックすることが大切です。複数の口座を持っている場合、以前に支払先でしようしていた口座に振り込まれていたということもあるそうです。

理由に合わせたメール文を作成する

取引先が故意に支払わない場合を除き、案件は終了したのだから早く支払ってほしいなど、こちらの気持ちを一方的に押し付けるメール文は好ましくありません。すぐに支払ってもらえたとしても、その後の関係に悪影響を及ぼしかねません。以下を参考に、支払い遅延の理由に合わせてメールの内容を調整してみましょう。

こちらのミスだった場合

長々と言い訳せず、簡潔に説明して謝罪します。そのうえで、支払い日を確認し、入金が確認でき次第こちらから連絡すると伝えておきましょう。

取引先のミスが考えられる場合

証拠もないのに、相手を疑うメールを送るのはよくありません。また、取引先に原因があるとわかった場合も、責めるような表現は使わないようにします。確認できてよかった、忙しいのに申し訳ないなど相手を気遣う言葉を添え、支払いについて改めてお願いしましょう。

原因不明の場合

「相手のミスなのでは？」とお互いに思っていると良好な関係は築けないため、できれば理由をはっきりさせておきたいところです。万一、取引先が故意に支払わない場合やすぐに支払ってもらえそうにない場合は、毅然とした態度が伝わるよう、こちらの要求を丁寧な表現で簡潔に伝えます。

NG文例＆OK文例で理解度をチェック！

以上のことを踏まえ、取引先が原因と思われる場合のNG文例とOK文例を作成しました。例文をもとに、どの表現を調整するとよいか考えてみましょう。

NG文例

↓

OK文例

未払い時の督促メールは、ビジネスメールのなかでもセンシティブな部類のものです。しかし、このメールを上手にまとめることができれば、支払い以外で督促を必要とする場合のメールにも応用できます。督促となると身構えてしまうかもしれませんが、一人で悩まずにまずはメールで確認してみましょう。

トラブル時の対応がその後の付き合いを左右することもある一方で、普段のやり取りでは気付かなかった相手の一面を知り、関係性が深まることもあります。未払いなどのトラブルが生じたときこそ、感情的にならず思いやりをもって、丁寧な対応を心がけましょう。

photo：Getty Images

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