【郵送OK】領収書の送り方6step！郵送手段や必要書類を解説

2024/10/15更新

領収書を送るうえで決まりはありませんが、ビジネスマナーとして送り方を知っておくことは大切です。領収書を送るとき、気をつけたいポイントとしては、郵送方法や封筒の書き方、同封するものなどがあります。
結論からお伝えすると、領収書を送るには、6つのSTEPが必要です。本記事では、納品書をいつ送るのか、どのように送付するのか、送付時には何に注意すべきかを解説します。
なお、「印鑑」という言葉は、本来は自治体に届け出て印鑑登録した実印や会社印の印影のことを指します。しかし、本来の意味よりも広く、認印やシヤチハタなどのハンコも含めて「印鑑」という言葉が使われることが多い現状があります。そこでこの記事では、本来の意味よりも広い意味で「印鑑」という言葉を使用します。

領収書の送り方STEP1｜郵送手段を選ぶ

領収書を郵送する際は、郵便局のいくつかの郵送手段から料金や補償などを検討して最適な方法を選びます。

郵送手段には、大きく4つの方法があります。

領収書の郵送手段について、法律上の規定は存在しません。ですが、誤配送や紛失のリスクを抑えるためには、普通郵便以外の追跡確認ができる輸送手段がよいでしょう。

また、取引先から普通郵便は避けて欲しいと依頼される場合もあります。どうしても送料を抑えたい場合を除き、基本的に普通郵便で送るのはおすすめしません。

それぞれの違いは、以下の比較表でご確認ください。
2024年10月1日から郵便料金が変更となりましたので、ご注意ください。

特定記録や簡易書留、レターパックライトは追跡確認ができるので、領収書を送るのに適している郵送方法です。

なかでも簡易書留は、対面配達で確実に手渡ししてもらえるので、安心な郵送方法でしょう。

領収書の送り方STEP2｜送付状を作成する

領収書を送る場合、送付状を同封することがビジネスマナーとされています。領収書には取引内容の詳細は記載されないため、受け取り側がどの取引の領収書なのかわからない場合があるからです。また送付状に、日頃の感謝の気持ちを綴ることで、相手によい印象を与えられます。

送付状には、次の項目を記載するとよいでしょう。

基本のテンプレートをひとつご紹介します。ぜひご利用ください。

最後の送り先の会社情報欄には、領収書に不備があった場合すぐに連絡ができるよう、必ず連絡先と担当者名まで記載しましょう。また、押印の義務はありませんが、会社名の欄に会社の角印や担当者印を押印すると信頼性が高まります。

送付状は、領収書には記載されていない、取引の詳細がわかる書類です。取引先のことを考えて、領収書を送る際には、必ず同封するようにしてください。

領収書の送付状についてはこちらの記事も参考にしてください。

• 【すぐ使えるテンプレート】領収書における送付状の書き方と注意点

領収書の送り方STEP3｜封筒を用意する

領収書を入れるための、封筒を用意しましょう。封筒は、無地の白封筒か茶封筒を使用するのが一般的です。封筒を作成する際は、以下の2つに注意してください。

それぞれ詳しく説明します。

封筒の大きさは長3サイズ

領収書を送るときの封筒のサイズは、一般的に長形3号（長3封筒）を使用します。長形3号（長3封筒）には、以下のような縦型と横型があります。どちらを使用しても問題ありません。

長形3号（長3封筒）が、領収書を送るのに適している理由は、以下の3つです。

領収書を送る封筒のサイズに決まりはありませんが、一般的な小切手サイズの領収書であれば長形3号（長3封筒）にそのまま入ります。同封する送付状は、ほとんどA4サイズです。長形3号（長3封筒）は、A4用紙を折って入れるのにも、適しています。A4の書類を折らずに入れたい場合は、角形2号（角2封筒）を使用してください。

封筒の記載例

次に、封筒の表面と裏面の記載例を紹介します。宛名は、受け取り側が最初に目にするものです。ビジネスマナーとして気をつけたい、いくつかのポイントがあります。

好印象をもたれるよう、注意点を意識しながら丁寧に書きましょう。まずは表面の記載例をご紹介します。

担当者名がわからない場合は、「経理部経理課御中」と書きます。部署宛の場合は、「様」ではなく「御中」となることに気をつけてください。次に、「領収書在中」を記載しましょう。封筒の中身が領収書であることがわかり、担当者に届きやすくするためです。「領収書在中」は、黒または青で記載するか、スタンプを利用します。赤字で記載されている場合もありますが、赤は「赤字」を連想させる、または「速達」と間違えやすいため、避けたほうがいいでしょう。

裏面の記載は、以下を参照ください。

自分の会社の住所は、裏面に書きます。記載する位置は、縦書きの場合左下、横書きは右下です。ビジネスレターでは、住所の上に日付を書くことがよくあります。
また封筒の裏面には、「〆マーク」を忘れずに追加しましょう。

「〆マーク」は、確かに封をしたことを示すためで、開封されていない証明にもなります。大切なビジネスマナーですので、忘れずに記載してください。

領収書の送り方STEP4｜封筒に領収書と送付状を入れる

封筒へ、領収書とA4用紙の送付状を折って入れます。小切手サイズの領収書なら、長形3号（長3封筒）で折らずに入りますが、A4用紙で作成する場合は、三つ折りにするのが一般的です。また送付状は、A4用紙で作成することが多いので、こちらも三つ折りにして入れるといいでしょう。三つ折りの仕方や封筒への入れ方にもマナーがありますので、以下で確認してください。

三つ折りの仕方

三つ折りの方法は、書類の表面を内側にして、まず3分の1の位置で下から折り返します。次に上3分の1を上から下に折り返しましょう。

これで開いたとき、まず見えるのが書類の上側になり、相手は何が入っているのかひと目でわかりやすくなります。

封筒への入れ方

領収書や送付状の入れ方にも、工夫が必要です。なぜなら封筒を開いたときに、すぐ領収書とわかり取り出しやすくするのは、相手を思いやるマナーだからです。領収書は、封筒を開いたとき表が見えるように、以下の図のように配置します。万が一、領収書が透けてしまうことを防止するために、送付状を領収書の上に重ねると安心です。

入れ方に迷った場合は、封を開けたとき、すぐに領収書であるとわかるよう、「領収書」の文字が先に目に入る向きと覚えておくといいでしょう。

領収書の送り方STEP5｜郵送して控えを保管する

領収書を郵送する場合、追跡可能な「特定記録」や「簡易書留」で送ると、郵送の控えがもらえます。郵送完了の控えは、必ず保管してください。この控えがあると、万が一領収書が相手に届かなかった場合、郵便局で調査をしてもらえるからです。さらに、郵送完了後は、受け取り先にメールで郵送したことを伝えるといいでしょう。メールで記録を残すことで、領収書を送った証となります。

【メールに記載する内容】

• 郵送した日時
• 郵送方法
• 追跡番号

メールは下記の例を参考にしてください。

郵送の控えは、取引先が確実に領収書を受け取ったと確認できるまで、大切に保管しておきましょう。

領収書の送り方STEP6｜相手に受け取り確認の連絡をいれる

領収書を郵送したら、相手が受け取った時期を見計らって、受け取り確認の連絡をいれましょう。郵便物のお届け日数の目安は1～3日ですが、確実な日付は追跡番号で確認できます。

参考：郵便局「個別番号検索」

領収書が届いたことを確認すれば、取引が正常に完了したことがわかります。また領収書に関しての疑問や不明点がある場合、こちらから連絡することで迅速な解決に繋がる場合もあるでしょう。相手に領収書の受け取りを確認することは、誠実な態度を示し、将来的な信頼関係を築く役割も果たします。

これからはメールで領収書を送ることが主流！

ペーパレス化による業務の効率化やコスト削減のメリットから、電子領収書の利用が進んでおり、今後は領収書を電子化してメールで送るケースが増えると予想されます。
切手代も節約でき、郵送する手間も省けて業務は楽になるでしょう。ただし、まだ電子領収書を採用していない企業もあるため、事前に取引先の承諾を得る必要があります。
領収書は電子帳簿保存法の対象となる書類の1つです。そのため、電子データで保管する際は、電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があります。

電子帳簿保存法については、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

• 2024年1月から電子取引の書類は紙保存が廃止！改正電子帳簿保存法

まとめ

領収書を送る封筒や同封物に決まりはありませんが、ビジネスマナーとして覚えておくと、取引先に好印象を与えられるでしょう。

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