領収書の印刷方法は？印刷する際の注意点や有効性を解説
監修者： 宮川 真一（税理士）
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領収書の印刷方法・作成方法にはいくつかあり、それぞれの方法によって業務の効率化に直結します。本記事では、領収書の印刷方法について知りたい中小企業や個人事業主の経理担当者、請求関連担当者に向けて、効率的かつ有効な印刷方法について解説します。専用システムを使った大量発行や、プリンターを使った発行、市販品などを使った少量発行の各ケースでの最適な印刷方法・作成方法を紹介しますので、自社の状況に当てはめて、ぜひ活用してください。
【ケース別】領収書の印刷方法・作成方法
領収書の印刷・作成方法をひと工夫することで、業務の効率化などといったメリットにつながります。本記事では、領収書の印刷・作成方法を、以下の3つに分けて解説します。
- 専用システムを使って、大量の領収書を発行する場合
- プリンターを使って、同じような領収書を発行する場合
- 領収書の発行機会が少なく、市販品/既製品の領収書を使う場合
日々大量の領収書を発行する場合：専用システムを使う
毎日、大量の領収書を発行するような場合には、専用システムの使用がおすすめです。特にPOSレジはお客様にすぐに領収書を渡せます。
POSレジには、取引の完了直後に領収書を自動的に印刷する機能を持つものがあります。また、取引データを一元管理できるため、経理業務の効率化も可能です。領収書の発行履歴を簡単に確認でき、トラブルが発生した際でもスムーズに対応できます。忙しい店舗や多くの取引が発生する業種では、POSレジの導入は有効です。
同じような領収書を発行する場合：プリンターを使う
同じような領収書を発行する場合には、自社のプリンターを使う方法をおすすめします。特にエクセルテンプレートを用いれば、宛名や日付をはじめとした領収書に必要な項目の内容を入力するだけで領収書が作成でき、すぐに印刷も可能です。パソコンで領収書を効率的に作成・管理できるので、手書きの手間を省きつつ、業務の効率化を図れます。
プリンターがない場合、ネットプリントサービスを利用する方法もあります。コンビニなどで簡単に印刷できるため、プリンターを用意する必要もなく領収書を発行できます。
無料でダウンロードできる領収書のエクセルテンプレート・フォーマットについて、詳しくはこちらをご覧ください。
領収書の発行機会が少ない場合：市販品/既製品の領収書を使う
領収書の発行機会が少なければ、市販品/既製品の複写式手書き領収書を利用すれば効率的です。複写式の手書き領収書は、1枚目が控え、2枚目が顧客用となっていることが多く、記録の管理も容易で、問題が発生した際にもスムーズに対応ができます。
手書きする手間がかかるものの、特別な機器やソフトウェアは不要で、コストを抑えられます。また、その場ですぐに発行できるなど、柔軟に対応できる点もメリットです。
【方法別】印刷した領収書の有効性
印刷した領収書の有効性に疑問を持たれる方もいますが、ここでは、印刷した領収書の有効性を、2つに分けて解説します。
- パソコンで作成した場合
- 手書きで作成した場合
パソコンで作成した場合
作成した領収書について、記載項目など必要な形が整っていれば、パソコンで作成したものでも金銭の受領を証明する書類として認められます。パソコンで作成した場合、A4用紙に印刷することが多いですが、領収書の用紙サイズに法的な決まりはありません。
エクセルテンプレートを利用すれば、領収書に必要な記載項目があらかじめ入っています。テンプレートには、インボイス（適格請求書）に対応したものも用意されているので、適切な領収書を選択しましょう。
手書きで作成した場合
パソコンでの作成時同様、記載項目が漏れなく入っていれば、手書きで作成した領収書も証憑書類として有効です。領収書を作成する際には、以下の項目を記載することが重要です。
- 領収書の通し番号：絶対に必要ではないが、取引の透明性を主張できるうえ、管理も楽になる
- 支払者の氏名または名称：通常、省略せず、正確に記載する
- 領収金額：金額の改ざんを防ぐために、数字の頭に「￥」、末尾に「−」などを記載するなどの処置をする
- 取引内容：簡潔かつ明瞭に記載する
- 領収日：金銭を受け取った日付を記載する
- 収書作成者の氏名または名称：住所や連絡先もあわせて記載する
これらの項目が正確に記載されていれば、領収書は正式な証憑書類として認められます。
また、領収書をインボイス（適格請求書）に対応して発行するためには、以下の情報が必要です。
- 支払者の氏名または名称
- 領収日
- 取引内容
- 税率ごとに区分して合計した取引金額
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 領収書作成者の氏名または名称およびインボイス（適格請求書）の登録番号
領収書の作成に必要な項目と書き方のルールについて、詳しくは以下記事をご覧ください。
領収書を発行・印刷する際の注意点
領収書を発行・印刷する際には、以下の点に注意する必要があります。
- 収入印紙の貼付が必要なケースもある
- 記載内容に誤りがないか確認する
- 再発行には基本的に応じない
収入印紙の貼付が必要なケースもある
領収書を発行する際には、収入印紙の貼付が必要な場合があります。領収書などの書類に課せられる税金を印紙税といいますが、原則として、収入印紙を貼り付ける方法により印紙税を納付します。
領収書の場合、受領金額が5万円以上ですと収入印紙を貼る必要が生じます。印紙税法に貼付について規定されており、適切に収入印紙を貼付しないと過怠税が課されることもあります。
収入印紙の貼付が必要な場合は、郵便局や法務局で購入し、領収書に貼り付けて消印を押します。このとき、必ず収入印紙と領収書とで割印になるように押印しましょう。消印（割印）のない収入印紙が再利用されることがないようにするためです。
なお、電子領収書の場合は、収入印紙の貼付が不要となるため、電子化を検討してみてもよいかもしれません。
記載内容に誤りがないように十分注意する
領収書を発行・印刷する際には、記載内容に誤りがないように十分注意することが重要です。内容に誤りがあると、特に現金取引では他に証明するものがなく、あとで大きなトラブルにつながりかねません。金額や日付などの基本的な情報はもちろん、収入印紙の有無まで確認しましょう。
また、誤りがあった場合、再発行など必要な作業に時間を割かれます。業務効率のためにも、単純なミスは避けたいところです。
再発行には基本的に応じない
記載内容の誤りといった理由でない限り、基本的に領収書の再発行には応じないようにしましょう。例えば、小売や飲食店のおける現金取引で支払者が領収書を紛失した場合、発行者が再発行に応じることは困難です。
領収書の発行は、同時履行の原則が適用されます。領収書の発行は、金銭の受け渡しと同時に行うものであり、後から領収書の再発行を依頼されても現実的に対応できませんし、法律上も義務はありません。
卸売で支払者のことを分かっているケースや振込のケースなどで再発行する場合には、領収書に再発行である旨を明記し、元の領収書を回収するなどの対策を講じましょう。
領収書の印刷方法を知って正しく印刷しよう
領収書の印刷方法は、発行頻度や使用するツールによって異なります。いずれの方法でも、記載内容に誤りがないように注意し、必要に応じて収入印紙を貼付することが重要です。領収書でインボイスが必要な場合、領収書が要件を満たしているか確認することも必要でしょう。
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この記事の監修者宮川 真一（税理士）
税理士法人みらいサクセスパートナーズ代表
税理士/CFP®
1996年一橋大学商学部卒業、1997年から税理士業務に従事。現在は、税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、M&Aや事業承継のコンサルティング、税務対応をはじめ、CFP®（ファイナンシャルプランナー）の資格を生かした個人様向けのコンサルティングも行っている。また、事業会社の財務経理を担当し、会計・税務を軸にいくつかの会社の取締役・監査役にも従事する。
