個人事業主・フリーランスの領収書の書き方は？発行・保管方法を解説

監修者： 辻・本郷税理士法人 ／ 辻・本郷ITコンサルティング

2023/03/29更新

フリーランスにとって領収書は、経費を計上するうえで欠かせないものです。しかし、フリーランスは領収書を受け取るだけではなく、商品やサービスの対価（報酬）として、取引先などから領収書の発行を求められることもあります。中には、「領収書の書き方がよくわからない」「取引先から支払いを受けるときには必ず領収書を発行しなければいけないのだろうか」と、戸惑う方もいるかもしれません。

ここでは、フリーランスが領収書を発行する際に知っておきたい領収書の記載項目の他、領収書の発行時・受領時それぞれの保管方法や注意点などについて解説します。

領収書は金銭を支払ったことを証明する証憑のこと

領収書は、取引において金銭のやりとりがあったことを証明する証憑書類ですので、代金の受取人が発行します。領収書を発行する側にとっては代金を受け取ったこと、領収書を受領する側にとっては確実に支払ったことが証明されます。これによって、二重請求や過払いを防ぐ役割があります。

なお、領収書を「領収証」と呼ぶこともありますが、意味はどちらも同じです。また、必要事項の記載があり、金銭のやりとりがあった事実がわかる書類であれば、レシートであっても領収書と同様に扱われます。

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個人事業主・フリーランスでも領収書を発行する場合がある

民法486条では、取引の際、代金を支払った者は受領した者に対して受取証書（領収書やレシートなど）の発行を請求できると定めています。つまり、フリーランスでも、代金を受領した証明として、取引先などから領収書の発行を求められる場合があるのです。ただし、取引先から何も言われていない場合や、あらかじめ領収書の発行はしないと取り決めていた場合は、領収書を発行しなくても問題はありません。

反対に、フリーランスが取引先やクライアントに何らかの支払いをする場合、領収書の発行を求めた方がいいこともあります。事業に関わる支出は基本的に経費になりますが、領収書がないと支払いを証明するものがなく、経費計上ができない可能性があるからです。

なお、領収書には「同時履行の原則」があり、金銭の受け渡しと領収書の発行は同時に行われる必要があります。そのため、領収書の発行を依頼して拒否された場合、代金を支払う側は支払いを拒否することができます。

インボイス制度での領収書の影響

2023年10月から、インボイス制度が開始されます。インボイスは「適格請求書」と呼ばれますが、請求書だけではなく、記載要件を満たしている領収書やレシート、納品書などもインボイスとして取り扱われます。

また、インボイス制度では、買手側はインボイスがないと仕入税額控除ができません。そのため、フリーランスが売手側だとしても、取引先（買手側）から、インボイスとして領収書を求められる可能性があります。今までは領収書の発行が不要だった取引でも、インボイスとして領収書の発行が必要になるかもしれません。

個人事業主・フリーランスが領収書を書く際に必要なもの

フリーランスでも、取引先によっては、領収書の発行を求められる場合があります。領収書を発行する際には、下記のものを用意しましょう。

領収書のテンプレート

領収書は、手書きでもExcelでも構いません。インターネット上では、さまざまな種類の領収書の無料Excelテンプレートが配布されています。使いやすいフォーマットのものをダウンロードして用意しましょう。また、市販の領収書を使用する場合には、控えを残せるように複写式のものがおすすめです。

インボイス制度が開始されると、売手側がインボイス登録者（適格請求書発行事業者）の場合、インボイスの控えの保存が必要です。手書きやExcelの領収書でもインボイスの要件に沿った項目を記載して発行が必要なので、テンプレートがインボイスの要件に適応しているか確認しておきましょう。

収入印紙

経済取引に伴う契約書や領収書などの文書は課税文書と呼ばれ、領収書も課税文書です。課税文書のやりとりには税金が課されます。この税金を印紙税といい、収入印紙を貼付することで納税します。収入印紙は郵便物に貼る普通切手のような形をしており、コンビニや郵便局などで購入可能です。

領収書に記載する金額が税抜で5万円以上になると、金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。収入印紙の代金は領収書の発行者が負担します。領収書に記載された金額に応じて貼付が求められる収入印紙の金額は下記のとおりです。

• ※国税庁「No.7141 印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで 」

なお、一般に印紙税における「記載金額」は、消費税等を含んだ金額とされますが、領収書については、消費税額等を区分して記載している場合、または、税込価格および税抜価格が記載されていることにより、その取引に当たって課されるべき消費税額等が明らかである場合には、記載金額に消費税額等を含めないこととしています。

なお、印紙税は、あくまでも課税文書を書面でやりとりする場合に課される税金です。領収書をメールやFAXなどで送る電子取引の場合は、金額にかかわらず収入印紙は必要ありません。

印章

収入印紙を領収書に貼った後、消印処理（領収書と印紙をまたいで印を押すこと）が必要です。この際に使用する印章は、契約する際に使った印章でなくても構いません。シャチハタなどでも消印として利用できます。

封筒

領収書を入れる封筒のサイズに決まりはありませんが、長形3号（120mm×235mm）が一般的です。郵送する場合はもちろん、取引先担当者に手渡しする場合も封筒に入れた方が丁寧です。

領収書在中印

封筒には「領収書在中」のスタンプを押します。スタンプがなければ手書きでも構いません。封筒の中身が領収書であることがひと目でわかれば、相手先に届いたときに素早く担当者に回してもらえます。

切手

領収書を郵送する場合は、必要な切手を用意します。なお、領収書は「信書」にあたり、宅配便やメール便では送れないので注意しましょう。

領収書を発行する際に記載する項目

領収書を発行する際には、記載すべき事項を正しく、抜け漏れなく記載することが必要です。続いては、フリーランスが領収書を発行する際に記載すべき項目について、詳しく解説していきます。

日付

支払者から代金を受け取った日付を、年月日で記載します。西暦、和暦のどちらでも問題ありません。「2023.4.1」「令和5年4月1日」のように、西暦や年号は正確に記入しましょう。

宛名

領収書を受け取る相手（支払者）の氏名や会社名を、正式名称で記載します。株式会社や一般社団法人といった名称も、「（株）」「（一社）」などと略さずに記載しましょう。なお、インボイスとして領収書を作成する場合は、正式名称を記載する必要があります。

金額

実際に受け取った金額を記載します。商品やサービスの代金であれば、税込金額になります。金額は最も重要な項目であり、数字の記載ミスがないように十分気を付ける必要があります。また、改ざんを防ぐために、金額を書くときは下記のような書き方をすることが望ましいです。

領収書への金額の記載方法

• 金額の先頭に「￥（円マーク）」または「金」をつける
• 3桁ごとに「,（カンマ）」で区切る
• 金額の末尾に「-」「※」「也」などをつける

領収書への金額の記載例

• ￥50,000-
• ￥50,000※
• 金50,000円也 など

但し書き

但し書きは、受け取った金額が具体的に何の代金なのかを記載したものを指します。インボイス制度に基づいた領収書に記載する但し書きは、具体的な商品やサービス名を明記する必要があります。語尾は「として」とするのが一般的。もし、該当する商品などが複数あるときには、そのうち高額なものを記載します。インボイス制度に基づいた領収書に記載する但し書きは、具体的な商品やサービス名を明記する必要があります。

例）

• 通信費として
• 書籍代として
• お食事代として
• 手土産代として
• 文房具代として
• 消耗品費として など

発行者

領収書の発行者である自分の氏名や屋号、住所を記載します。手書き、印刷、ゴム印など、記載方法は何でも構いません。

印鑑

領収書に押印がなくても法的には問題ありません。印鑑を押していないからといって、不備とされることもありませんが、偽造防止の観点から、領収書には発行者の印鑑を押すことが一般的です。相手先によっては、押印を求められることもあります。

領収書の保管期間

領収書は、発行した場合も受け取った場合も、同様の保存期間が定められています。所得税法によって定められている領収書の保存期間は、青色申告なら確定申告期限の翌日から7年間（前々年分所得が300万円以下の方は5年間）、白色申告なら5年間です。

なお、2023年10月から開始されるインボイス制度において、適格請求書発行事業者として登録をした個人事業主は、領収書をインボイスとして使用する場合には、7年間保存する必要があります。この場合は、適格請求書を交付した日（または受け取った日）が属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間となります。

電子帳簿保存法における領収書の対応

領収書は証憑書類の1つであるため、電子化する場合は電子帳簿保存法の対象となります。2022年1月より施行の改正電子帳簿保存法によって、電子データで発行または受領した領収書は、電子データのまま保存することが義務付けられました。電子保存にあたっては、「検索機能を備えた保存方法にする」「訂正・削除を含む改ざん防止策を施す」などの対応が求められます。

なお、2023年12月31日までは、経過措置として、従来どおり電子データで発行または受領した領収書を紙に出力して保存することも認められています。

電子帳簿保存法についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 電子帳簿保存法とは

個人事業主・フリーランスが領収書を発行する場合の注意点

フリーランスが領収書を発行するときには、いくつか注意したい点があります。領収書発行時の注意点を3つご説明します。

金額が5万円以上なら収入印紙が必要

領収書は印紙税額一覧表の第17号文書「金銭または有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。領収書やレシートなどの他、金銭などの受け取りの事実を証明するため、請求書や納品書などに「代済」などと記入したものも同様です。

領収書に収入印紙が必要になるのは、記載された受取金額が税抜で5万円以上の場合です。また、収入印紙を領収書に貼付したときには、必ず消印処理（領収書と印紙をまたいで印を押すこと）を行います。
なお、領収書を電子データで発行する場合は、記載金額にかかわらず収入印紙の貼付は不要です。

クレジットカードでの支払いならば領収書の発行は必要ない

代金をクレジットカード払いで受け取った場合は、領収書の発行は必要ありません。クレジットカード払いでは、取引先から直接お金を受け取るのではなく、カード会社から支払いを受ける形になるからです。ですから、取引先から領収書の発行を依頼されたとしても、交付する義務はありません。もし取引先からの要望によって領収書を発行する場合は、クレジットカード払いで代金を受け取ったことを明記しておきましょう。

原則として領収書は再発行しない

原則として、領収書の再発行は行いません。もし、取引先から領収書の再発行を依頼されても、応じる義務はありません。

領収書は、金銭のやりとりが完了したことを証明する証憑書類です。もし、求められるままに1つの取引で何枚も領収書を発行すると、経費の二重計上などの不正に荷担してしまうおそれがあります。例えば、「領収書を紛失した」という理由で再発行をしたとしても、実際には紛失しておらず、先方が経費の架空計上に使用する可能性もないとは言い切れません。

無用なトラブルを避けるためにも、領収書には「再発行ができない」旨を、あらかじめ明記しておくといいでしょう。取引先との関係上、どうしても再発行を断れない場合は、「再発行であること」が明確にわかるように記載します。

個人事業主・フリーランスが領収書を受け取る場合の注意点

フリーランスの場合、領収書を発行するだけではなく、受け取る場合もあります。その際に、知っておきたい注意点についてご説明します。

領収書の宛名を明記してもらう

領収書を受け取るときには、宛名欄に、自分の氏名や屋号を正しく記載してもらうことが重要です。宛名が「上様」だったり、空白だったりすると、誰が支払いをしたかが明確ではないため、領収書に記載されている支払いが事実だったとしても、税務調査などがあった場合に、問題視される可能性があります。トラブルを避けるためにも、自分の氏名もしくは屋号を正しく記載してもらいましょう。

なお、領収書ではなくレシートを受け取る場合もあります。レシートでも経費を計上するうえでは問題なく、領収書と同等に扱われます。

領収書がもらえない場合は出金伝票を使う

金銭を支払ったとしても、領収書をもらえなかったり、領収書の発行を頼みづらかったりするケースもあります。例えば、自動販売機の利用や、バス代などの交通費、取引先へのご祝儀や香典、見舞金などです。
そのような場合は、領収書の代わりに出金伝票を作成しましょう。出金伝票には、支払日、支払先名称、勘定科目、内容、金額を明記します。

なお、インボイス制度においては、業務の性質上、インボイスの発行が困難な一定のものは交付義務が免除されます。3万円未満の公共交通機関による旅客の運送や自動販売機による販売などがこれにあてはまります。

領収書を発行するときのルールをしっかり知っておこう

フリーランスでも、代金の支払いを受けるとき、領収書の発行を求められる場合があります。いざというときに慌てないよう、領収書の記載項目や作成のポイントをしっかり確認しておくことが大切です。領収書は手書きやExcelで作成しても構いませんが、より簡単に作成するなら、領収書作成サービスの利用がおすすめです。

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この記事の監修者辻・本郷税理士法人

国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
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この記事の監修者辻・本郷ITコンサルティング

国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。