請求書作成アプリとは？主な機能やメリット、おすすめアプリを解説
監修者： 高崎文秀（税理士）
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日々の請求業務において、「作業に時間がかかる」「外出先から対応できない」といった課題を感じていませんか？働き方の多様化に伴い、スマホやクラウドに対応した請求書作成アプリのニーズが高まっています。
本記事では、請求書作成アプリの基本機能や導入メリット、選び方のポイント、導入時の注意点までをわかりやすく解説します。業務の効率化やコスト削減を目指す方はぜひ参考にしてください。
請求書作成アプリとは？
請求書作成アプリとは、スマホやタブレット、パソコンの端末を使って請求書を簡単に作成できるツールのことです。エクセルなどの表計算ソフトによる作成や手書きなどの紙ベースで発行する方法と比べて、作業の効率化や正確性の向上が期待できます。近年では、スマホのように容量が限られる端末でも快適に利用できるよう、データをクラウド上に保存・管理するクラウド型サービスが主流となっています。
また、導入も簡単で、短期間で業務に取り入れやすいのも特長です。見積書や納品書とのデータ連携機能を備えているアプリは入力の手間を省き、業務効率化をあと押しします。
弥生が提供しているクラウド請求書作成サービス「Misoca」の詳細は、こちらからご覧ください。
請求書作成アプリの主な機能
請求書作成アプリにはそれぞれ異なる機能が搭載されていますが、共通して業務効率化をサポートする便利な機能が備わっています。代表的な機能としては、請求書の作成・発行・保存までを一貫して行えるしくみがあります。クラウド型のサービスであれば、複数の端末から同じデータにアクセスできる利便性も魅力です。
また、顧客情報の管理機能により、取引先ごとのデータを一元管理できるため、請求書作成時の入力がスムーズで、取引履歴の蓄積や検索も容易に行えます。さらに、多くのアプリでは、見積書・納品書・領収書など、請求書以外の帳票作成にも対応しており、書類作成の手間を大幅に削減できます。入金管理機能を備えたアプリでは、入金状況の把握や、未入金へのリマインダー送信も可能で、入金漏れや遅延を防ぐのに役立ちます。
請求書作成アプリのメリット
請求書作成アプリは、手作業やエクセルなどの表計算ソフトによる管理に比べて、作業の手間や時間を大幅に削減できる点で注目されています。経理業務の効率化を目指す方にとって、その使いやすさやコスト面でのメリットは特に大きな魅力です。ここでは、請求書作成アプリがどのように業務効率の向上やコスト削減につながるのかを詳しく解説します。
請求業務を効率化できる
請求書作成アプリは、必要な情報を入力するだけで請求書を作成できるため、計算ミスなどのヒューマンエラーを大幅に減らせます。さらに、過去に発行した請求書のデータを簡単に確認・複製できる機能は、同様の内容で繰り返し発行するケースや修正対応の際にも便利です。
アプリによっては、請求書の一括作成、自動保存、バックアップといった機能も備わっており作業時間の短縮も可能です。請求業務全体の効率化と作業時間の短縮が実現され、人的ミスの防止や業務フローの改善にもつながります。
場所を選ばず請求書を簡単に作成できる
請求書作成アプリは、インターネット環境があればすぐに請求書を作成・送付できます。急な対応やリモートワークにも柔軟な対応が可能です。入力情報を基にその場で請求書を作成できるため、外出先や移動中でも対応でき、業務の柔軟性が向上します。
さらに、データはクラウド上で一元管理され、どの端末からも最新情報にアクセスできます。進捗状況の共有も容易で、複数人での同時作業や確認もできます。業務の効率化だけでなく、作業ミスの防止にもつながります。
法改正にスムーズな対応ができる
従来の手書きやエクセルなどの表計算ソフトでの請求書作成では、法改正があるたびに対応が必要でした。直近では、複数税率やインボイス（消費税法）、電子帳簿保存法への対応が求められました。
エクセルなどの表計算ソフトを使用して請求書を作成している場合、場合によっては担当者が手動でデータや計算式を修正し、ファイルや帳票様式を更新する必要がありました。その都度、時間や工数がかかるうえ、ヒューマンエラーのリスクも高まります。
それに対して、請求書作成アプリでは、法改正に伴う変更がシステム上で自動的に反映されるものがほとんどです。これにより、手作業による修正負担を大幅に軽減できます。常に最新の法令に準拠した形式で帳票が発行されるため、データの正確性が保たれ、業務の効率化にもつながります。
さらに、法改正に関する通知機能を備えたアプリもあり、担当者が最新情報を見落とすリスクも最小限に抑えられます。請求書作成アプリを活用すれば、請求業務における法令遵守に関する信頼性が高まり、安心して請求業務に取り組める環境が整います。
セキュリティを高められる
請求書作成アプリを活用することで、クラウド上にデータを保管でき、災害や盗難などによるデータ消失リスクを軽減できます。デバイスの故障時でも迅速にデータを復旧可能で、業務の継続性を保てる点が特長です。さらに、アクセス権限を細かく設定できるため、情報の不正閲覧や漏えいを防止できます。必要な担当者だけに閲覧・編集を許可すれば、情報管理体制の強化が図れます。
クラウドサービスによっては、通信の暗号化や自動バックアップ、二段階認証といった高度なセキュリティ機能も備えており、セキュリティ面での不安を払拭できるのも魅力です。請求業務における信頼性を高め、安心して運用できる環境が整います。
コスト削減につながる
取引先の了承を得れば、請求書を郵送ではなくメールで送付できるようになり、郵送費や印刷費、紙代の削減が期待できます。加えて、郵送に要する封入・発送作業が不要になるため、業務の効率化にもつながります。
電子データで請求書を発行する場合は「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法における「電子取引のデータ保存」の規定に基づく保存が必要です。適切な体制を整えることで監査対応の手間も軽減され、法令遵守を確保した業務運用が実現します。コスト削減と業務効率化を同時に達成できる点が、アプリを利用する大きな魅力です。
電子請求書の保存方法については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
請求書作成アプリを選ぶ際のポイント
請求書作成アプリを選ぶ際には、基本的な機能だけでなく、自社に合ったカスタマイズ機能があるかどうか、既存システムとの連携の有無、サポート体制も確認しましょう。以下のポイントをチェックすると、導入後の混乱や効率の低下を防げます。
機能やカスタマイズ性
請求書作成アプリを選定する際は、自社の業務フローに適した機能が備わっているか、またどの程度カスタマイズできるかを重視することが重要です。アプリごとに搭載されている機能や操作性は異なるため、現場の業務との親和性を見極めたうえで導入を検討しましょう。
例えば、取引先ごとに請求書の書式や項目を変更できる柔軟性、テンプレートの編集機能、自動計算、外部システムとの連携可否などは、実務での利便性を大きく左右します。クラウド型アプリであれば、スマホやタブレットからも操作でき、外出先でも請求書作成・管理が可能です。
初期費用や月額料金
請求書作成アプリを選ぶ際には、初期費用や月額料金などのコスト面を比較検討することが重要です。アプリによって料金体系は異なり、無料プランから機能が充実した有料プランまで幅広い選択肢が存在します。多くのサービスには無料トライアル期間が設けられているため、使用感を確認し、自社の業務に適しているかを見極めることを推奨します。
また、初期費用がかからないクラウド型サービスであれば、導入時のコスト負担を抑えやすくなります。さらに、料金だけでなくサポート体制、機能のアップデート状況、セキュリティ対策なども併せて確認することが大切です。費用対効果の観点から、必要な機能が揃っているか、業務の成長に対応できるかといった視点も含めて総合的に判断しましょう。
会計ソフトとの連携
請求書作成アプリが既存の会計ソフトと連携できれば、請求書発行の取り引きデータをそのまま会計ソフトに取り込めるため入力の手間を省け、作業効率が大きく向上します。また、入力ミスやデータ漏れのリスクを低減でき、会計処理の正確性も確保されるのもメリットです。特に取引件数が多い企業にとっては、請求から会計処理までを一貫して行える体制が業務負担の軽減に直結します。
さらに、会計ソフトと連携することで、請求書の支払状況の確認や未収金管理、税金計算までを一元管理できるアプリもあり、経理業務全体の効率化が期待できます。導入を検討する際は、自社の会計システムに対応した連携機能が備わっているかを必ずチェックしましょう。
サポート体制
請求書作成アプリを利用する際は、万が一のトラブルや不具合に備え、提供されているサポート体制を事前に確認することが重要です。多くのサービスでは、チャット、メール、電話といった複数の問い合わせ手段が用意されていますが、対応時間やサポート範囲はアプリによって異なります。
業務時間内にサポートが受けられるか、自社の業務環境に合った問い合わせ方法が選べるかなどを確認しておくと、導入後のトラブル対応も円滑になります。また、単なる不具合対応にとどまらず、運用方法の相談や機能改善に関するフィードバック受付など、より広範囲のサポートが受けられるかも重要な判断材料です。問題が発生した場合でも、迅速かつ的確な対応が期待できるアプリを選ぶことが安心につながります。
セキュリティ性の高さ
請求書作成アプリを選ぶ際は、セキュリティ対策が十分に講じられているかどうかを慎重に見極める必要があります。特に、管理者権限によって利用者のアクセス制限や操作権限をどこまで細かく設定できるかは、安全な情報管理体制を構築するうえで重要なポイントです。
さらに、アプリが採用している通信や保存データの暗号化技術、サーバー側のバックアップ体制、不正アクセスへの対応方針なども確認しておくと安心です。これらのセキュリティ機能が整っていれば、顧客情報や取引情報の漏えいリスクを最小限に抑えられます。
発行できる請求書の数
請求書作成アプリによって、発行できる請求書の数が異なります。プランによっては、発行部数に上限が設定されていることがあるため、自社・自事業の取引量に応じて適切なプランを選ぶ必要があります。
発行部数に応じて料金体系が異なる場合もあり、利用頻度とコストのバランスを見極めることが求められます。業務効率化によって削減できる人件費や工数と、アプリ導入にかかる費用とを比較・検討することがポイントです。将来的な取引拡大も見据え、発行上限や追加料金の有無なども踏まえた、柔軟性のあるプランを選びましょう。
請求書作成アプリを導入する際の注意点
請求書作成アプリを導入する際は、適切な検討を行わずに導入すると、むしろ業務の効率が低下したり、トラブルを招いたりする可能性もあります。円滑な運用と定着を実現するために、事前に確認しておくべきポイントを以下で詳しく解説します。
複数人の同時利用に対応しているか
チームで請求業務を分担している場合、同時ログインや編集が制限されていると、業務の進行に支障をきたす可能性があります。
プランによっては、同時利用人数に制限が設けられていることがあるため、社内の運用体制に応じて有料プランの導入を検討する必要があります。また、アクセス権限の設定や同時編集の可否など、複数人での利用に適した管理機能が整っているかも重要な判断基準です。効率的かつ安全な運用を実現するためにも、同時利用環境の整備状況を事前に確認しましょう。
買手側が希望する発行方法に対応できるか
近年ではメールなどによる請求書のデジタル送信が主流となりつつありますが、取引先によっては従来どおりの紙による郵送を求められるケースも少なくありません。
一部のアプリには、作成した請求書を自動で印刷・封入・投函してくれる郵送代行サービスが用意されており、こうした機能を活用することで発行業務の負担軽減と取引先対応の効率化を両立できます。
例えば、弥生が提供するクラウド請求書作成ソフト「Misoca」では、クラウド上で作成した請求書をそのまま郵送する機能を搭載しています。取引先の多様な要望に柔軟に対応可能であるため、業務の効率化だけでなく、取引先との信頼関係の維持にも役立ちます。
請求書作成アプリなら無料でも使える「Misoca」がおすすめ
請求書作成アプリは、業務効率化と作成の時間短縮を実現する便利なツールです。外出先や移動中、ちょっとしたすきま時間でも請求書を作成・送付できます。
「Misoca」は、見積書・納品書・請求書をまとめて作成でき、シンプルな操作性とクラウド保存による利便性が特長です。導入しやすさと使いやすさを兼ね備えたサービスを活用すれば、日々の請求業務が円滑になります。無料プランも用意されているため、気軽に試せるのもメリットです。
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この記事の監修者高崎文秀（税理士）
高崎文秀税理士事務所 代表税理士／株式会社マネーリンク 代表取締役
早稲田大学理工学部応用化学科卒
都内税理士事務所に税理士として勤務し、さまざまな規模の法人・個人のお客様を幅広く担当。2019年に独立開業し、現在は法人・個人事業者の税務顧問・節税サポート、個人の税務相談・サポート、企業買収支援、税務記事の監修など幅広く活動中。また通常の税理士業務の他、一般社団法人CSVOICE協会の認定経営支援責任者として、業績に悩む顧問先の経営改善を積極的に行っている。
