交通費を含む請求書の書き方｜記載できる交通費の例や作成のポイントを解説

監修者： 高崎文秀（税理士）

2025/07/17更新

取引先への請求書を作成する際、業務を遂行するために必要となった交通費は、請求書に含めることが可能です。ただし、事前に取引先と話し合い、合意を得る必要があります。本記事では、交通費を請求できるケースや請求できる交通手段について、具体例を挙げながら詳しく紹介します。実際の請求書の書き方や消費税の扱い方、請求書を作成する際の注意点、仕訳の方法まで広く解説していますので、請求書の作成業務に携わる方は、ぜひ参考にしてください。

交通費を請求書に含めて良いかは事前の確認が大切

交通費を請求書に含める際は、取引先に対して交通費を請求して良いかどうか、どのような移動に関する交通費が対象となるか、領収書の提出が必要かどうかなどについて、事前に確認しておくことが重要です。

請求できるケース

事前に請求書を発行する側（自社や個人事業主など）と請求書を受領する側（取引先）の合意があれば、請求書に交通費を含めることが可能です。ただし、請求できるのは、打ち合わせで取引先に出向くために必要な運賃やガソリン代など、業務の遂行に直接関係のある移動費用に限られます。また、宿泊を伴う出張においても、双方の合意があれば交通費と併せて宿泊費も請求できます。

請求できないケース

請求書の発行側と受領側双方の合意があったとしても、交通費を請求できないケースがあります。領収書がなく、交通費が発生したことを証明できない場合には、支払いを拒否される可能性がきわめて高くなります。また、業務を遂行する途中、休憩や私用のために立ち寄った場所までの移動にかかった交通費は請求できません。業務に直接必要な交通費であることを証明するために、領収書やレシートを請求書に添付する必要があります。

ただし、領収書がある場合でも、取引先が認めていない交通手段を利用した場合や、徒歩移動が十分可能な近距離のときは、請求を断られる場合もあります。企業によって異なる規定が設けられているため、事前に請求できる交通費の範囲を確認しておきましょう。なお、請求書に記載した内容が不明瞭な場合や誤りがあった場合、請求が認められないこともあります。

請求書に記載できる交通費の例

一般的に交通費として請求書に記載できるのは、以下のような交通手段です。

ただし、取引先によっては、電車やバスといった公共交通機関しか請求できないケースもあります。また、タクシー代の請求を認めている企業でも、該当区間に公共交通機関がある場合、タクシーを利用した適切な理由が求められることも少なくありません。以下のような交通費も取引先によっては請求できる可能性があります。

出張などで遠方、または公共交通機関がない場所へ訪れた際は、飛行機代やフェリー代を請求できる可能性があります。また上述のとおり、宿泊を伴う出張では双方の合意の下で宿泊費用を請求できるケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

交通費を含む請求書の書き方

請求書に交通費を記載する際、内訳の項目を独立させ、具体的な内容と金額を記載します。業務を遂行するためにかかった交通費と宿泊費の領収書はしっかりと保管しておきましょう。取引先とは、事前に上限額や清算方法などのルールを明確に定めておく必要があります。

交通費を含む請求書の場合

請求書には日付、品目、単価、数量、金額の項目を漏れなく記載します。交通費を含む請求書は以下のように作成します。

消費税を記載する際は、合計金額の下に10％対象と8％対象の項目をそれぞれ設けて記載するようにしましょう。

交通費＋宿泊費を含む請求書の場合

泊まりがけの出張となる場合は、宿泊費も交通費と同じ請求書で請求することが可能です。
交通費と宿泊費を含む請求書の書き方は以下のとおりです。

交通費を含む請求書を作成する際のポイント

請求書を作成する際は、取引先が内容を理解しやすいように、ていねいな記載を心掛けましょう。内訳には具体的な内容がわかるよう記載し、消費税の扱いにも注意しなければなりません。

品目は「交通費」にする

請求書作成時の品目は「交通費」とし、「交通費（行き・新幹線：〇〇駅→●●駅 取材先への移動のため）」のように移動手段や移動区間、移動目的をかっこ内に記載します。タクシーを利用した場合には、その理由も記載するようにしましょう。ただし、ガソリン代は交通費ではなく品目を「ガソリン代」とします。かっこ内にはガソリンの種類（レギュラー・ハイオクなど）、給油したスタンド名や店舗名、移動目的なども記載してください。また宿泊した際のホテル代などは、「宿泊費」として記載します。宿泊費は内税か外税かが施設によって違うため、消費税を記載する際は注意しましょう。詳しくは後述します。

証憑を添付する

交通費の請求には、それを証明できる証憑の添付が必要な場合もあります。証憑として添付できるのは、交通手段や区間、金額、日付などが明記された領収書や明細書です。交通機関ごとの証明書には、以下のような種類があります。

交通系ICカードの履歴は、件数や保存期間に制限があるため、切符を購入した券売機で領収書を発行し、必ず受け取るようにしておきましょう。

交通費の書き方などは請求先の指示に従う

交通費の項目名や記載方法は、企業ごとに異なります。支払方法の記載が必要なケースや交通手段を公共交通機関に限定するなど、請求に関するルールは企業によってさまざまです。中には、ルールに沿って記載されていないと請求が認められないケースもあるため、不明点は事前に取引先へ確認しておきましょう。

交通費の消費税（二重課税）に注意する

電車やバスの運賃、高速道路料金やタクシー代、ガソリン代などは内税となるため、料金には10％の消費税が含まれています。これにより、交通費には既に消費税が含まれているため、他の項目とまとめて1枚の請求書を作成する際は、消費税の二重請求にならないよう注意する必要があります。

宿泊費も請求する場合は宿泊費の内税・外税に注意する

前述したように、宿泊費は施設によって、内税か外税かが異なります。宿泊先で受け取った領収書に消費税が含まれていない場合は、別途消費税を計算して請求書に記載しなければなりません。宿泊費は軽減税率が適用されないため、消費税率は10％です。消費税の金額は以下の計算式で求めることが可能です。

先に「交通費＋宿泊費を含む請求書の場合」で例示した「宿泊費（●●ホテル）7,500円」は税込みの値段でしたが、もし外税の場合は「8,250円」が税込宿泊費となります。また、前述の請求書の例に当てはめると、「消費税10%対象」は70,000円ではなく、70,750円に変更する必要があります。

交通費の仕訳方法

交通費を経費として処理する場合、仕訳方法には「売上」と「立替金」の二通りがあります。仕訳の仕方により源泉徴収が必要になる場合もあるため、それぞれの違いをよく理解しておきましょう。

売上として計上する

交通費を他の報酬と共に「売上」として計上する場合、所得税が課税されます。そのため、この場合は源泉徴収の対象になります。対象になるのは、領収書の宛名が個人事業主の場合です。その一方で、所得税法基本通達204-4では、公益法人がホテルや交通機関に直接費用を支払う場合は、源泉徴収が不要となる旨が明記されています。そのため、領収書の宛名が請求先（取引先）の場合は、源泉徴収の対象外となります。また交通費を売上に計上すると、帳簿の収支があわなくなる場合があるため、帳簿に「旅費交通費」を計上し、差額を相殺するようにしましょう。

参照：国税庁「No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」
参照：国税庁「第6章　報酬、料金等に係る源泉徴収法第204条《源泉徴収義務》関係」

立替金として計上する

交通費や宿泊費を自社が立て替えた場合には、取引先に実費を精算してもらいます。実費精算すると売上には含まれません。したがって、所得税の課税対象外となります。経費計上の仕訳では借方が「立替金」、貸方が「現金」として処理します。

交通費は双方合意の下正しく請求しよう

交通費は発行側と受領側の双方が事前に合意していれば、請求書に含められます。ただし領収書や明細が添付されていない場合や、請求書の書き方に不備があるときは、支払いを拒否される可能性もあります。また、取引先によっては公共交通機関以外の交通費や、徒歩で移動可能な近距離の交通費の請求を認めていない場合もあります。請求内容に不明点があれば、トラブルを避けるためにも事前によく確認するようにしましょう。

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この記事の監修者高崎文秀（税理士）

高崎文秀税理士事務所　代表税理士／株式会社マネーリンク　代表取締役
早稲田大学理工学部応用化学科卒
都内税理士事務所に税理士として勤務し、さまざまな規模の法人・個人のお客様を幅広く担当。2019年に独立開業し、現在は法人・個人事業者の税務顧問・節税サポート、個人の税務相談・サポート、企業買収支援、税務記事の監修など幅広く活動中。また通常の税理士業務の他、一般社団法人CSVOICE協会の認定経営支援責任者として、業績に悩む顧問先の経営改善を積極的に行っている。