Web請求書とは？メリット・デメリットと導入に必要な準備を解説
監修者：小林祐士（税理士法人フォース）
2024/09/19更新
毎月発生する請求書業務を効率化するだけでなく、改正電子帳簿保存法や適格請求書等保存方式（以下、インボイス制度）に対応するためにWeb請求書を導入する企業が増えています。Web請求書には、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。
本記事では、Web請求書の概要を押さえたうえで、メリットとデメリットを解説。Web請求書導入に必要な準備や、導入で失敗しないためのポイント、Web請求書システムの選び方も併せて紹介します。
Web請求書とはWebで作成・送付・受領できる請求書のこと
Web請求書とは、Web（インターネット）を介して作成・送付・受領できる請求書のことを指します。請求書作成サービスなどを利用し、Web上で作成された請求書がWeb請求書です。また、WordやExcelなどで作成し、PDF化してメール送付する請求書も、Web請求書に含まれます。
Web請求書には、紙の請求書と同じ有効性があると電子帳簿保存法で認められています。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存する際の取り扱いについて定めた法律です。
また、請求書に限らず、見積書や支払明細書、納品書、領収書などの書類も、Web上で作成・送付する
ことが可能です。
なお、請求書には押印の義務はありませんが、日本では押印文化が定着しているため、押印のある書類のほうが信頼されやすいという側面もあります。従来の信頼性を担保したい場合は、Web請求書に印影の画像を貼付したり、電子印鑑を使ったりして送付するとよいでしょう。
Web請求書のニーズが高まっている理由
2024年1月から、電子取引の書類は紙での保存が禁止となり、電子データのまま保存することが完全義務化されました。そのため、紙の請求書からWeb請求書へ切り替える企業が増えています。なお、Web請求書を選択する理由は、電子取引書類の紙保存の禁止だけではありません。
ここでは、Web請求書のニーズが高まっている社会的な背景について見ていきましょう。
テレワークの普及
近年、多くの企業が働き方改革やDXを推進しています。コロナ禍の影響も受けて、テレワークは急速に普及しました。
従来、紙の請求書を発行するには、印刷や押印、発送手続きのために出社の必要がありました。しかし、コロナ禍以降こうした請求書関連業務をテレワークでも完結できるよう、Web請求書へ切り替える企業が増えています。
ペーパーレスへの対応
テレワークの推進と併せて、請求書を含むさまざまな書類のペーパーレス化を進める企業も増えました。テレワーク環境では紙ベースの会計・経理業務のやりとりを行うことが困難であるため、請求書のペーパーレス化も促進されたのです。
Web請求書は、多くの企業が推進しているSDGsの観点からも有効です。Web請求書であれば、紙で管理する場合と比較して資源とコストが削減でき、業務効率化につながるメリットがある点も、ペーパーレス化が推進されている大きな理由といえるでしょう。
電子帳簿保存法の改正
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認める法律です。電子帳簿保存法には「電子帳簿等」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存区分があり、Web請求書は電子取引に該当します。
請求書のデータ保存には、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。この要件が、2022年1月の電子帳簿保存法改正により大幅に緩和されたことも、Web請求書へ切り替える企業が増えた理由のひとつといえるでしょう。
インボイス制度のスタート
2023年10月にスタートしたインボイス制度によって、売手のインボイス登録事業者は、買手である取引相手（課税事業者）から求められたときは、適格請求書（インボイス）を交付および控えを保存する必要があります。また、買手が仕入税額控除の適用を受けるためには、原則として取引相手（売手）の登録事業者から受け取った適格請求書の保存等が必要です。
適格請求書は、従来の区分記載請求書と比べて記載すべき項目が多く、税率ごとに対価の合計額と消費税額を算出しなければなりません。さらに、買い手は適格請求書（インボイス）発行事業者の登録番号の照合も必要です。
このように、インボイス制度の開始により請求関連業務が煩雑化する背景を受け、その負担軽減のためにWeb請求書システムを導入する企業も増えています。
Web請求書の送り方
Web請求書は電子データとして作成・送付されますが、作成から送付まで請求書システム上で完結する方法と、パソコン（ExcelやWord）で作成した請求書データをメールで送付する方法があります。Web請求書は具体的にどのようにして送られるのか、2つの方法ごとに確認しておきましょう。
請求書システムで送る
請求書システムでは、多くの場合、クラウド上で請求書を作成します。取引先は、クラウド上にある請求書を簡単にダウンロードできます。
請求書システムを利用した場合、双方にとって手間はほとんどかからず、請求書の確実なやりとりができるでしょう。
デジタルで作成した請求書をメールで送る
メールで請求書を送る際は、ExcelやWordで作成した請求書をPDF保存して、そのPDFデータをメールに添付して送付します。
メール送付の場合、Web請求書システムを導入する必要はありませんが、メールへの添付送信の際は誤送信に十分注意しなければなりません。
Web請求書のメリット
Web請求書へ切り替えると、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。Web請求書のメリットを、5つのポイント別に紹介します。
各種コストを削減できる
紙の請求書からWeb請求書へ切り替えると、以下のようなコスト削減が期待できます。
コスト削減の例
- 印刷にかかる費用（インク、用紙代）
- 郵送にかかる費用（封筒、切手代）
紙の請求書の印刷や郵送にかかるコストは、取引先や取引件数が多いほど高額となるため、Web請求書へ切り替えたほうが大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。
また、印刷時のトラブル対応、消耗品の管理などにかかる人的リソースが省かれることで、他の業務へリソースを割けるようになる点も魅力です。
請求業務を効率化できる
Web請求書システムであれば、各種会計ソフトなどと連携することで、自動取込や自動仕訳が行えるため、請求後の記帳の手間も大幅に削減します。さらにクラウド上やメールで送付もできるため、紙の請求書で発生していた以下のような業務を省けます。
Web請求書システムで省ける業務
- 記載ミスによる印刷や押印のやり直し
- プリンターのインクや用紙の補充、機器の不具合への対応
- 封筒への封入
- 宛名の記載や切手の貼付作業
- 郵送の手配（投函など）
書類管理がしやすくなる
Web請求書はすべて電子データとして保存し、システム内で管理することとなります。デジタル書類であれば、ファイリングされた紙の請求書の中から目当ての請求書を探すよりも検索が容易になるうえ、納品や請求、入金に至るまでのステータスをシステム内で一括管理できるため安心です。
法改正にも対応してくれる
Web請求書システムであれば、法令改正に伴って必要となる対応もサービス提供者が行ってくれるため、手間がかからないというメリットがあります。
Web請求書システムの中には、検索機能やタイムスタンプ機能、証拠記録を適切に保管する証跡管理機能など、電子データ保存の要件に対応した機能を備えたものもあります。
なお、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアの中には「JIIMA認証」を受けている製品もあります。JIIMA認証とは、電帳法スキャナ保存ソフト法的要件、電子書類ソフト法的要件を満たしているほか、電子取引ソフト法的要件や、電子帳簿ソフト法的要件のような国税関係書類の法的要件満たしているソフトウェアに対して認証されるものです。これらの認証は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が行っています。
高いセキュリティ性を期待できる
紙の請求書の場合は、書類の持ち出しや改ざんなどの不正を防ぐために、収納庫などに鍵をかけるといった対策を講じなければなりません。また、請求書は一定の期間保存する義務がありますが、経年劣化や自然災害によって可読性が損なわれる可能性もあります。
その点、Web請求書システムであれば、改ざん防止に役立つタイムスタンプ機能や証跡管理機能を備えているものもあります。通信の暗号化をはじめとしたセキュリティ対策を備えたWeb請求書システムを導入すれば、紙で保存するよりも高度なセキュリティ性を保つことができるでしょう。クラウド上に保存するため、経年劣化や自然災害によって書類が破損するリスクもありません。
Web請求書のデメリット
Web請求書の利用には、デメリットがないとはいえません。ここでは、Web請求書の3つのデメリットについて見ていきましょう。
取引先が対応していない場合がある
取引先によっては、請求書の授受は紙でのみ行うというルールを設けており、Web請求書には対応していない可能性もあります。
Web請求書システム導入後の取引先とのトラブルを避けるためにも、紙の請求書の授受が必要な取引先が存在しないか事前に確認をしておきましょう。
メールの誤送信による情報漏えいリスクがある
Web請求書へ切り替えると、請求書の授受をWeb上で行うこととなります。即座に送信できるのはメリットである一方、請求書を送信する際に宛先を間違えてしまうリスクがないとはいえません。取引と関係のない第三者に請求書を送信してしまうと、情報漏えいへとつながるため注意が必要です。
導入・運用にコストがかかる
Web請求書システムを新たに導入・運用する場合は、相応のコストがかかります。
導入時に必要な初期コストに加えて、運用に月単位または年単位でかかるランニングコストもあるため、長期の視点を持って検討する必要があるでしょう。
Web請求書導入に必要な準備
紙の請求書からWeb請求書に切り替えるにあたって必要な準備もあります。Web請求書導入時は、以下の2点を必ず押さえておきましょう。
取引先の承諾を得る
Web請求書へ切り替える前に各取引先へ確認をとり、今後はWeb請求書でやりとりをする旨の承諾を得ておきましょう。
なお、先述のように請求書の授受は郵送にのみ対応している取引先が存在する可能性もあります。切り替えの準備は、そのようなケースが発生することもあり得ると想定したうえで行ってください。
取引先の雛形を確認する
取引先が指定する請求書の雛形がある場合は、それに準じて作成する必要があります。取引先の数が多い場合は、事前に請求書の雛形の有無を確認しておきましょう。
なお、Web請求書システムの中には、請求書フォーマットをカスタマイズして作成できるものもあるため、そうしたシステムを導入することをおすすめします。
Web請求書システムの選び方
Web請求書システムを導入してスムースに請求書業務を効率化するためには、自社の請求書業務に合ったシステムを選ぶことが大切です。
ここでは、Web請求書システムを選ぶ際に着目したい、7つのポイントについて見ていきましょう。
費用対効果
Web請求書システムを選ぶにあたって、どの程度の費用対効果が見込めるかは重要なポイントです。システムの導入によって効率化できる作業と、従来かかっていたコストを洗い出し、どの程度の費用が削減できるのかを比較検討しましょう。
また、自社が取り扱うWeb請求書に必要な機能と不要な機能を明確にしたうえで、必要な機能を満たしたシステムを選ぶことも大切です。不要な機能が多いシステムを導入すると、かかったコストに対して費用対効果が低くなる可能性もあります。
他の業務システムとの連携機能
利用している他の業務システムとデータ連携ができるWeb請求書システムを選ぶことも重要です。
Web請求書システムとのデータ連携が必要なものとしては、会計システムや販売管理システムなどがあげられます。データ連携が可能であれば、請求金額や取引先を自動入力できるようになるなど、より業務効率化につながります。
サポート体制
万一のトラブル発生時に適切に対応してもらえるよう、サポート体制が充実したWeb請求書システムを選ぶことも重要です。サポート体制を比較する際は、以下のような点をチェックしましょう。
サポート体制の比較ポイント
- サポートデスクの受付時間や休業日
- 電話のつながりやすさやメールの返信の速さ
- 対応スタッフのレベル
- 顧客対応満足度
セキュリティ
重要書類である請求書を作成・管理するWeb請求書システムには、改ざんや自社および取引先の情報漏えいを防ぐための高度なセキュリティ性が求められます。
以下にあげた項目を確認して、セキュリティ対策の充実したシステムを選びましょう。
セキュリティの比較ポイント
- サーバーは24時間365日監視されているか
- なりすましなどを防止するSSLの暗号化に対応しているか
JIIMA認証取得の有無
JIIMA認証とは、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに対して付与される認証です。
Web請求書は電子帳簿保存法の電子取引に該当するため、JIIMA認証の「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しているWeb請求書システムを選ぶと安心です。
電子帳簿保存法への対応
2022年1月の電子帳簿保存法改正により、請求書を電子データで保存するための要件が変更され、2024年1月からは電子取引のデータ保存が完全義務化され、電子取引の書類は紙保存することができなくなっています。Web請求書システムは、製品によってその改正内容にどの程度対応できているのか異なるため、最新の改正電子帳簿保存法の要件に対応した製品を選びましょう。
インボイス制度への対応
2023年10月にスタートしたインボイス制度に対応したWeb請求書システムを選ぶことも大切です。
インボイス制度に対応したシステムかどうか、以下にあげる項目をチェックしましょう。
インボイス制度対応の比較ポイント
- インボイス制度の作成・発行に対応しているか
- 電子化されたデジタルインボイスの標準規格「Peppol」に対応しているか
- 必須機能ではないが、システム上で適格請求書発行事業者の登録番号を照合できるか否か
Web請求書を活用して請求業務をさらに効率化しよう
Web請求書は電子帳簿保存法やインボイス制度への対応や業務効率化へ向けて、今後も多くの企業が導入していくことが予想されます。
Web請求書システムを活用するとスムースな請求書の作成や発行が可能となり、セキュリティ面も強化されますが、システムによって備えている機能や他のシステムとの連携性は異なります。今回紹介してきた内容も参考にして、自社の請求書業務に適したシステムを慎重に比較検討しながら選びましょう。
弥生の請求書作成システム「Misoca」は、請求書だけでなく見積書や納品書、領収書、検収書もWeb上で作成可能です。取引先や品目、税率などをテンプレートの入力フォームに記入・選択するだけで、手軽に帳票を作成できます。ぜひ一度、「Misoca」の無料プランからその機能をお試しください。
クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる
クラウド請求書作成ソフトを使うことで、毎月発生する請求業務をラクにできます。
今すぐに始められて、初心者でも簡単に使えるクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の主な機能をご紹介します。
「Misoca」は月10枚までの請求書作成ならずっと無料、月11枚以上の請求書作成の有償プランも1年間0円で使用できるため、気軽にお試しすることができます。
見積書・納品書・請求書をテンプレートでキレイに作成
Misocaは見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が可能です。取引先・品目・税率などをテンプレートの入力フォームに記入・選択するだけで、かんたんにキレイな帳票ができます。
各種帳票の変換・請求書の自動作成で入力の手間を削減
見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成もクリック操作でスムースにできます。固定の取引は、請求書の自動作成・自動メール機能を使えば、作成から送付までの手間を省くことが可能です。
インボイス制度（発行・保存）・電子帳簿保存法に対応だから”あんしん”
Misocaは、インボイス制度に必要な適格請求書の発行に対応しています。さらに発行した請求書は「スマート証憑管理」との連携で、インボイス制度・電子帳簿保存法の要件を満たす形で電子保存・管理することが可能です。
会計・確定申告ソフトとの連携で請求業務から記帳までを効率化
Misocaで作成した請求書データは、弥生会計、やよいの青色申告、弥生会計 オンライン、やよいの青色申告 オンライン、やよいの白色申告 オンラインなどの会計・確定申告ソフトに連携することが可能です。請求データを会計ソフトへ自動取込・自動仕訳できるため、取引データの2重入力や入力ミスを削減し、効率的な業務を実現できます。
この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース 代表社員
お客様にとって必要な税理士とはどのようなものか。私たちは、事業者様のちょっとした疑問点や困りごと、相談事などに真剣に耳を傾け、AIなどの機械化では生み出せない安心感と信頼感を生み出し、関与させていただく事業者様の事業発展の「ちから＝フォース」になる。これが私たちの法人が追い求める姿です。
