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電子帳簿保存法にエクセルで対応できる?検索要件や対応方法を解説

監修者:小林祐士(税理士法人フォース)

2024/04/04更新

電子帳簿保存法により、電子的に授受した取引関係書類を電子データとして保存する「電子取引のデータ保存」が2024年1月1日から完全義務化されました。電子取引のデータ保存については要件が定められており、要件を満たす方法はいくつか考えられますが、その中にはエクセルを使って対応する方法もあります。

電子帳簿保存法には、完全義務化されている「電子取引のデータ保存」のほかに、任意対応となる「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)」「スキャナ保存」という区分があります。
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)は、エクセルで対応可能ですが、一般的にはエクセルでは「優良な電子帳簿」の要件を満たすことは難しいと言えます。スキャナ保存にエクセルで対応するのは困難です。

ここでは、システムを導入せずに電子帳簿保存法に対応する方法や、エクセルで電子帳簿保存法に対応するときに多い疑問と対応方法などについて、電子帳簿保存法の概要と併せて解説します。電子取引のデータ保存に対応する際の参考にしてください。

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電子帳簿保存法における電子取引のデータ保存要件

改正電子帳簿保存法の施行によって、2024年1月1日以後の電子取引はデータ保存が完全義務化となりました。電子取引とは、メール添付やクラウド上での授受など、データで取引関係書類をやりとりすることです。請求書や見積書、領収書などをデータで受け取った場合や、データで送付した場合の控えは、電子データのまま保存しなければいけません。

電子取引データを保存する際には、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。
具体的には、以下の要件を満たす必要があります。

真実性の確保:改ざん防止のための措置を取る

電子データの真実性の確保のために、改ざん防止措置を取らなければいけません。具体的には、以下のいずれかを行うこととされています。

改ざん防止措置の要件

  • 特定のタイミングに、該当の書類が存在したことを示す「タイムスタンプ」を書類に付与する
  • 訂正や削除の履歴が残るシステムを利用して書類のやりとりや保存を行う
  • 改ざん防止のための事務処理規程を定めて、それに沿った運用を行う

タイムスタンプの付与や、訂正・削除履歴を残すためには、該当の機能を有するシステムを導入しなければいけません。一方、改ざん防止のための事務処理規程を定める方法は予算をかけずに行えます。事務処理規程のサンプルが国税庁の「参考資料(各種規程等のサンプル)新規タブで開く」で公開されているため、参考にすると良いでしょう。

可視性の確保:ディスプレイやプリンター等を備え付ける

電子データの可視性の確保のために、ディスプレイやプリンターなど、データを表示させるための機器類を常備しておく必要があります。性能の規定などはありませんから、一般的に事務作業に使用するようなディスプレイやプリンターで問題ありません。

ただし、電子取引のデータ保存のために自社でシステム開発を行う場合は、システムの概要書なども併せて備え付けておく必要があります。

可視性の確保:日付、金額、取引先で検索できるようにする

データ保存した電子取引の書類の可視性の確保のために、以下の条件で検索できるようにしておかなければいけません。

検索機能の要件

  • (1) 日付、金額、取引先の各項目での検索
  • (2) 日付または金額を範囲指定して検索
  • (3) 日付、金額、取引先のうち2つ以上の項目を組み合わせた検索

ただし、(2)の範囲指定と(3)の項目の組み合わせによる検索は、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしておけば満たす必要がありません。

また、前々年(前々事業年度)の売上高が5,000万円以下の事業者、または電子取引のデータをプリントアウトした書面を日付や取引先ごとに整理して提示や提出ができる事業者は、(1)の検索要件も不要です。

検索要件には、さまざまな軽減措置が設けられています。該当するかどうかを確認のうえ、満たさなければならない要件をチェックしておきましょう。

仮にすべての検索要件を満たす必要があった場合は、電子取引に対応できるシステムを導入するか、対応要件を満たすための索引簿を作成するといった対応を取る必要があります。

システムを導入せずに電子取引のデータ保存の検索要件を満たす方法

専用のシステムを導入しなくても、工夫しだいで電子取引のデータ保存の検索要件を満たせます。具体的な方法として、データのファイル名に規則性を持たせるやり方と、エクセルなどで管理をするやり方をご紹介します。システム導入を行わない事業者は、以下の方法を検討してみてください。

データのファイル名に規則性を持たせる

書類の保存をする際のファイル名に規則性を持たせることで、検索要件の一部を満たせます。再掲になりますが、電子帳簿保存法における電子取引の検索要件は以下の3つです。

検索機能の要件

  • (1) 日付、金額、取引先の各項目での検索
  • (2) 日付または金額を範囲指定して検索
  • (3) 日付、金額、取引先のうち2つ以上の項目を組み合わせた検索

このうち、(2)と(3)は税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしておけば満たす必要がありません。(1)の「日付、金額、取引先の各項目での検索」という要件のみ満たせば良い事業者は、ファイル名を工夫することで対応が可能です。

例えば、ファイル名を「日付_取引先_金額.拡張子」といった形式にすれば、「日付」「金額」「取引先」の各項目の検索に対応できます。

ファイル名の付け方の例

例えば、「2024年1月31日に株式会社Aから10万円の請求書をメール添付のPDFファイルとして受け取った」という場合は、ファイル名を「20240131_100000_株式会社A.pdf」にします。あるいは、書類の種類を明らかにするために「請求書_240131_株式会社A_100000.pdf」といった形も考えられるでしょう。

ただし、ファイル名の名付けルールは、厳格に定めておく必要があります。入力者によって名前の付け方が違うと、正しい検索ができなくなるため、自社内で伝えるなどしてルールを徹底しましょう。

なお、ファイルの検索は、検索場所を指定して行うため、決まったフォルダに整理して格納しておくのがおすすめです。取引先別のフォルダを作成したうえで、書類の種類や年月別のフォルダを作っておくとわかりやすくなります。

エクセルなどの表計算ソフトで索引簿を作成する

エクセルなどの表計算ソフトで索引簿を作成することで、電子取引のデータ保存の検索要件を満たすことも可能です。国税庁の「参考資料(各種規程等のサンプル)新規タブで開く」から、エクセルで作成した索引簿のサンプルをダウンロードできますので、参考にして作成してみてください。

エクセルで索引簿を作成する場合の例

エクセルに電子取引を行ったデータのファイル名、日付、金額、取引先、データの保存場所などを入力して、一覧表を作成します。この一覧表を使えば、日付や金額、取引先でデータの検索が可能です。2つ以上の任意の項目を組み合わせた検索には、エクセルの抽出機能を使って対応できます。また、範囲指定検索についても、フィルターを使えば対応可能です。

エクセルで電子取引のデータ保存に対応するときの注意点

電子取引のデータ保存において、エクセルで索引簿を作ることで、システムを導入しなくても検索要件を満たせます。しかし、エクセルの索引簿は手入力が必要で、書類の内容が自動入力されるわけではないことに注意が必要です。ここでは、索引簿を運用する際に気を付けたいことをご紹介します。

表記のゆれに気を付ける

エクセルにデータを入力する際、日付や取引先名が統一されていないとうまく検索できない可能性があります。

例えば、「株式会社A」「(株)A」といった表記のゆれがあると、検索ができなくなってしまいます。エクセルの入力設定で、できるだけ表記がゆれないようにしておくと共に、入力ルールを定めて周知しましょう。

大量のデータの取り扱いには適さない

エクセルは、あまり大量のデータの取り扱いには向きません。データ件数が多くなると、入力や検索に時間がかかるといった問題が起こりやすくなります。データが大量にある場合は、会計ソフトやデータベースソフトなど、検索に適した機能を持つソフトの導入を検討するのがおすすめです。

電子帳簿保存法における3つの区分

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存する際の方法を定めた法律です。従来、帳簿や国税関係書類は紙で保存するのが決まりでしたが、1998年に電子帳簿保存法が制定されたことで、電子データとして保存できるようになりました。
ただし、国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存するためには、電子帳簿等保存法の要件を守る必要があります。電子帳簿保存法では、「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3つに区分して要件を定めています。それぞれの内容は以下のとおりです。

※2024年1月以降も、「相当の理由」があり、所轄税務署長がそれを認めれば、電子取引の保存要件(タイムスタンプを付与したり、検索機能を確保したりすること)をせずに保存することが認められます。ただし、保存要件どおりの保存ができないということに対する猶予であるため、電子取引対応は進めておくべきでしょう。
電子帳簿保存法の3つの区分

【義務】電子取引のデータ保存

電子取引のデータ保存は、データで受け取った書類や、データで取引先に送付した書類に関する保存区分です。

「電子取引」とは、見積書や請求書、領収書といった取引関係書類をデータで授受することです。例えば、メール添付やクラウドサービス上でのやりとり、通販サイトのマイページからのダウンロードなどが該当します。

電子取引をした書類は、すべてデータのまま保存しなければいけません。規模を問わず、ほぼすべての事業者が義務化の対象になっているため、保存要件を満たせるようにしておく必要があります。

【任意】国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)は、最初から一貫してパソコンなどで電子的に作成した帳簿や国税関係書類の保存に関する保存区分です。会計ソフトで作成したもののほか、エクセルで作成したものも対象となります。このような書類は、一定の要件を満たすことでデータのまま保存することができますが、対応は任意なので、紙に印刷して保存することもできます。

また、2022年1月から電子帳簿は「優良な電子帳簿」と「優良以外の電子帳簿(その他の電子帳簿)」に分けられました。優良な電子帳簿と認められるためには、一定の要件を満たす電子計算処理システムの使用といった複数の要件を満たさなければいけません。詳しくは後述します。

優良な電子帳簿を保存している事業者は、要件を満たし、あらかじめ届出書を提出することで、後で過少申告が判明した場合の過少申告加算税の軽減措置があります。また、青色申告を行う個人事業主の場合は、e-Taxによる電子申告か「優良な電子帳簿」のいずれかをおこなうことが最大65万円の青色申告特別控除適用要件の一つになっています。申請や要件を満たすことが複雑な「優良な電子帳簿」よりは、確定申告時に対応ができるe-Taxのほうが、青色申告特別控除65万円を適用するのは容易といえます。

【任意】スキャナ保存

紙の請求書や見積書、領収書などの取引関係書類をデータ化して保存する際の保存区分がスキャナ保存です。取引先から受け取った書類のほか、自社で作成した紙の取引関係書類の控えもスキャナ保存が可能です。対応は任意ですが、行う場合は電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たさなければいけません。

取引関係書類は、日々の取引の中で数多く発生するものです。スキャナ保存に対応すれば、保管スペースの削減に役立ちます。また、紙の書類をデータ化することで、電子取引の書類と紙でやりとりした書類の両方をデータに統一して保存可能です。紙とデータの混在を防ぐという意味でも、スキャナ保存にはメリットがあります。

一方で、スキャナ保存に対応するためには、さまざまな要件を満たす必要があります。エクセルでの対応は困難なので、対応できるシステムを導入することが望ましいでしょう。

エクセルで作成した請求書の扱い方法

エクセルで作成した請求書や見積書などを送るときは、印刷した紙を先方に送付するか、データのまま送信するかを選択可能です。それぞれの場合の送付・保存方法について、詳しく見ていきましょう。

請求書を印刷して紙を送付する場合

エクセルで作成した請求書を印刷して紙で送付する場合、控えを紙で保存するか、データで保存するかは任意です。

エクセルで作成したデータを印刷し、手書きの修正などを加えずに先方に送った場合は、控えのデータは「電子帳簿等保存」に該当しますから、電子帳簿等保存の要件を満たす形でデータ保存するか、印刷した紙を保存するかを選べます。

印刷した紙に手書きで訂正などを行った場合は、紙で保存するか、原本をスキャンしてスキャナ保存の要件に沿って保存します。

請求書をデータで送信する場合

エクセルで作成した請求書をデータで先方に送信する場合は、エクセルのままではなく、PDFなど改ざんしにくいファイル形式にするのが一般的です。エクセルのまま送信してしまうと、たとえ悪意がなくてもうっかり内容を書き換えてしまったといった問題が起こる可能性もあります。後のトラブルを避けるために、改ざんしにくい形式で送ることが重要です。

送付方法は、メール添付やチャットツール上での送信などが考えられます。また、クラウド上の請求書発行システムなどを介して書類を送信する場合もあるでしょう。

上記の場合は電子取引に該当するため、送信したデータはデータのまま保存することが義務付けられています。電子取引のデータ保存要件を満たす方法で保存してください。

エクセルで作った帳簿は、優良な電子帳簿にできる?

エクセルを使った帳簿は、一貫して電子的に作成した帳簿や書類を電子的に保存する「電子帳簿等保存」の区分に当たります。電子帳簿等保存のうち、一定の要件を満たして保存したものを「優良な電子帳簿」といい、税制上の優遇を受けることが可能です。但し、一般的にはエクセルでは「優良な電子帳簿」の要件を満たすことは難しいと言えます。

「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存」の保存要件

保存要件概要 国税関係帳簿 国税関係書類
優良
帳簿
その他
帳簿
真実性の確保 記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること 必要 不要 不要
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること 必要 不要 不要
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること 必要 不要 不要
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること 必要 必要 必要
可視性の確保 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと 必要 必要 必要
検索要件 取引年月日その他日付、取引金額、取引先により検索できること 必要 不要 不要※3
日付又は金額の範囲指定により検索できること 必要※1 不要 不要※3
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること 必要※1 不要 不要
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること 不要 必要※2 必要※3
  • ※1: 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち②③の要件が不要となります。
  • ※2: 優良帳簿の要件を全て満たしているときは不要となります。
  • ※3: 取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保している場合には、「ダウンロード の求めに応じることができるようにしておくこと」の要件は不要となります。

上記のように、優良な電子帳簿の要件を満たすためには、訂正や削除の履歴が残るシステム利用などが必要です。エクセルでこの要件を満たすことは一般的にはできないため、エクセルのみで優良な電子帳簿に対応することは難しいといえます。一方、電子帳簿等保存のもう1つの区分である「優良以外の電子帳簿」であれば、システム関係書類やディスプレイなどの備え付けと、ダウンロードの求めに応じたデータの提示や提出のみで可能です。

電子帳簿保存法に対応できるシステムの利用も検討しよう

電子帳簿保存法の区分のうち、「電子取引のデータ保存」の要件の一部は、エクセルで索引簿を作ることで対応できます。また、「電子帳簿等保存」の「優良以外の電子帳簿」も、エクセルで作成・保存が可能です。

とはいえ、エクセルで対応できる範囲は限定的で、利用できる機能も限られてしまいます。スムーズに電子帳簿保存法に対応し、業務効率化を目指していくのであれば、専用のシステムを利用することも検討してみてはいかがでしょうか。

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  • 優良な電子帳簿保存を行うには、事前に「電子帳簿保存の設定」が必要です。

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この記事の監修者小林祐士(税理士法人フォース)

東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース 代表社員

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