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電子帳簿保存法の事務処理規程とは?作り方やメリットを解説

監修者:小林祐士(税理士法人フォース)

2024/04/04更新

電子帳簿保存法の改正で2024年1月1日以後の電子取引から完全義務化された「電子取引のデータ保存」に対応するためには、システム対応をする以外に、事務処理規程を作成して対応する方法があります。

この記事では、事務処理規程とはどのようなものかをご紹介すると共に、作り方やメリット・デメリットを詳しく解説します。改正電子帳簿保存法に対応する方法を検討する際の参考にしてください。

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電子取引データ保存の要件の1つである事務処理規程

電子帳簿保存法には「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3つの区分があります。事務処理規程は、この3つの区分のうち「電子取引のデータ保存」に関係するものです。

電子取引のデータ保存は、請求書・領収書・契約書・見積書などの国税関係書類を電子的に送付・受領した場合に、そのデータを一定の要件を満たした形で保存するというもの。申告所得税・法人税に関する帳簿書類の保存義務がある事業者は、必ず対応する必要があります。

電子帳簿保存法では、電子取引のデータ保存にあたって「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つを満たさなければならないと定めています。

真実性の確保 保存されたデータが改ざんされないようにする 可視性の確保 保存されたデータを検索・表示できるようにする

事務処理規程は、保存されたデータの改ざんを防ぐことを目的に作成するもので、真実性の確保の要件の1つです。
真実性の確保のための措置は4種類あり、そのうちの1つを実施すればよいとされています。

真実性の確保 以下のいずれかの措置を行うこと ①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う ②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付す ③訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う ④訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う 可視性の確保 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること 検索機能を確保すること ①取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できること ②日付または金額の範囲指定により検索できること ③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
電子取引のデータ保存の要件

真実性の確保と可視性の確保について

電子取引のデータ保存に必要な真実性の確保と可視性の確保について、もう少し詳しくご紹介します。2024年1月1日以後に適用されている保存要件です。

真実性の確保

真実性の確保は、データ保存された書類の訂正や削除が行われていないことを証明するための決まりです。真実性の確保のためには、タイムスタンプを付与する機能やデータの改ざん・削除を防止する機能を持ったシステムを利用するか、システムがない場合は事務処理規程を定めます。

電子帳簿保存法において「事務処理規程」という場合は、多くの場合、真実性を確保するための規程を指します。事務処理規程を定めて真実性を確保する場合は、規程を自社で作成し、それに応じた運用をしなければいけません。自社に合った事務処理規程の作成と実務者への周知、確実な実施が必要です。

詳しい規程の記載項目については後述しますが、法人と個人事業主でそれぞれ記載内容が異なります。

国税庁が公開している各種規程等のサンプルを参考に、事務処理規程を作成してください。

事務処理規程の例

可視性の確保

可視性の確保は、データを正しく検索・出力できるようにするための要件です。ディスプレイやプリンターの設置のほか、自社で開発したシステムを使用する場合は、システムの概要書を備え付ける必要があります。

加えて、可視性の確保では検索要件も定められています。検索要件は全部で3点あり、事業者の状況に応じて、満たさなければならない範囲が変わります。

可視性の確保にかかわる検索要件

  • (1) 日付、金額、取引先で検索ができる
  • (2) 日付と金額について、範囲指定で検索できる
  • (3) 日付、金額、取引先のうち2つ以上の項目を組み合わせて検索できる

上記のうち(2)と(3)は、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は対応不要です。

また、前々年(前々年度)の売上高が5,000万円以下の事業者、または、電子取引のデータをプリントアウトして取引年月日と取引先別に整理された状態で提示・提出できる事業者は、検索機能を整備する必要はありません。

事務処理規程を作成するメリット

事務処理規程の作成には、メリットとデメリットがあります。まずは、事務処理規程を作成するメリットを見ていきましょう。

電子取引のデータ保存で要件の1つとされている「真実性の確保」を満たせる

事務処理規程を作成することで、電子取引のデータ保存の保存要件の1つである「真実性の確保」を満たすことが可能です。

事務処理規程以外の方法で真実性の確保を行う場合は、タイムスタンプの付与機能や、訂正・削除履歴の残る機能などを搭載したシステムを導入しなければいけません。事務処理規程の作成には、新規システムを導入せず、コストを抑えて電子帳簿保存法に対応できるというメリットがあります。

事業者内で手順が明確になり、効率化につながる

事務処理規程には、電子的にやり取り書類をやむを得ない理由で訂正、削除する場合の手順を明示します。電子取引のデータは訂正や削除をせずにそのまま保存するのが原則ですが、何らかの理由で訂正や削除が必要になった場合も、事務処理規程に沿った対応を取ることで、正しい手順での訂正や削除が可能です。すべての従業員が同一の規程に基づいて対応すれば、処理方法の違いによるミスも防げます。

責任の所在が明確になる

法人向けの事務処理規程には、事務処理規程の管理責任者のほか、電子取引の情報の管理責任者や処理責任者を明記します。誰が管理責任者となるのかがはっきりすることから、責任の所在を明確にすることが可能です。

事務処理規程では、やむを得ない理由で訂正や削除を行う場合に、誰がどのように申請を行い、誰が承認するのかといった担当者も定めます。訂正や削除をする際も、事務処理規程に沿った運用をすることで「誰が行ったり承認したりしたものかわからない」といったことがなくなります。

事務処理規程を作成するデメリット

事務処理規程を作成することには、デメリットもあります。事務処理規程を作って真実性を確保する場合には、次のことに注意しましょう。

事務処理規程を作成する手間がかかる

事務処理規程を作成する場合、その手間がかかることがデメリットです。国税庁の「参考資料(各種規程等のサンプル)新規タブで開く」が活用できますが、自社に適した形に改変したり、詳細項目を自社で決めたりする必要があります。

特に法人の場合は、責任者や運用フローを決め、対象となる文書などを洗い出さなければいけないこともあり、組織的に取り組む手間や時間が必要です。

事務処理規程に沿った運用が必要

事務処理規程を作成した後は、それに沿った運用をしなければいけません。実務に携わる担当者に規程の内容を周知すると共に、業務フローに従って、管理責任者などが訂正や削除の承認をするといった対応を取る必要があります。

システムの機能などを活用できない

真実性の確保を事務処理規程の作成と運用で対応する場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入せずに電子取引のデータ保存を行うことになるでしょう。

システムを導入しない場合には、システムの検索機能や、他のシステムと連携する機能などを活用できないことがデメリットといえます。ですが、システムを導入しなくても、電子帳簿保存法の規程を満たす形で電子取引のデータ保存をすることは可能です。

事務処理規程はどうやって作成する?

事務処理規程は、それぞれの企業が独自に作成するものです。訂正や削除を原則として禁止すると共に、訂正や削除を行う場合の手順や記録の残し方などを定めた規程を作ってください。

将来的に問題が起こりにくい規程を設けるためには、国税庁が提供しているサンプルを参考にするか、税理士に相談するのがおすすめです。

国税庁が提供しているサンプルから作成する

国税庁のWebサイトでは、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」のサンプルを公開しています。

事務処理規程のサンプルは、法人と個人事業者それぞれについて用意されていて、項目が異なります。各自に適した事務処理規程のサンプルを参考にしてアレンジを加えたり、日付や担当者名などの必要項目を追記したりして使ってください。

また、事務処理規程は、定めるだけでなく、それに沿った運用を行う必要があります。担当者に運用方法を周知し、規程に沿った業務を行うことが要件の1つです。

税理士に相談する

自社の業務フローに合った事務処理規程を作成したい場合は、税理士に相談するのも1つの手です。自社だけでゼロから規程を作った場合、訂正や削除を防止するための措置が不十分になってしまうおそれもあります。

顧問税理士がいる企業は、事務処理規程を作成した後にチェックしてもらうか、税理士と相談しながら自社に合ったものを作成するのがおすすめです。

事務処理規程の記載項目

事務処理規程は、そもそも電子取引データの改ざんを防止するために作るものです。ただし、やむを得ない理由で訂正や削除を行う場合のために、訂正や削除の方法についても決めておくとよいでしょう。
具体的な記載項目は、法人と個人で異なります。それぞれの記載内容は下記のとおりです。

法人の場合

法人の事務処理規程には、規程の目的や対象範囲、管理責任者などを記載します。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人の例)

目的
この事務処理規程が、電子取引の取引情報にかかる電磁的記録の保存義務を履行するためのものであることを明示します。また、適正な保存のために必要な事項を定めていることを示します。
適用範囲
この事務処理規程が誰に対して適用されるかを示します。通常は、全役員と従業員に適用されます。
管理責任者
事務処理規程の管理責任者を記載します。
電子取引の範囲
自社で行う電子取引の範囲を示します。例えば「電子メールを利用した取引関係書類の授受」「◯◯(クラウドサービス名)を利用した取引関係書類の授受」というように、発生し得る電子取引はすべて明記が必要です。
取引データの保存
電子取引データをどこに、何年間保存するのかを明記します。
対象となるデータ
保存の対象になるデータをすべて書き出します。例えば、「見積依頼情報」「見積回答情報」などです。
運用体制
保存する取引関係情報の管理責任者と処理責任者など、電子取引のデータ管理に関する運用体制について定めます。
訂正・削除の原則禁止
訂正や削除を原則として禁止することを明記します。
訂正・削除を行う場合
やむを得ない理由で訂正や削除を行う場合の方法を記載します。具体的には、処理責任者からの申請、管理責任者の承認といったフローです。
施行日
事務処理規程をいつから施行するのかを定めます。

個人事業主の場合

個人事業主は、法人よりも簡易的な事務処理規程で必要事項をカバーできます。記載事項は以下のような内容です。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業者の例)

規程の内容、訂正・削除の原則禁止、施行日
法人の場合と同様の記載項目です。
訂正・削除を行う場合
やむを得ない理由で訂正や削除を行う場合の方法を記載しますが、法人の場合と違って責任者に関する記述は不要です。その代わりに、取引情報の訂正・削除内容や理由に関する書類を作成し、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存するといった具体的な方法を記載しておきます。

事務処理規程を作成しなくてもよい場合がある

繰り返しになりますが、事務処理規程は、電子取引のデータ保存をする際に求められる「真実性の確保」の要件の1つです。別の方法で真実性を確保できる場合は、事務処理規程を作成する必要はありません。

具体的には、電子取引に対応したシステムの導入を行う場合が該当します。タイムスタンプの付与が可能なシステムや、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用するのであれば、事務処理規程がなくても真実性を確保できます。

電子取引のデータ保存に関する猶予措置

2024年1月1日以降、改ざん防止や検索機能といった対応をしなくても、単純に電子取引のデータ保存をしておけばよいという猶予措置が整備されました。ただし、猶予措置が適用されるためには、以下にあげる2つの要件を両方満たす必要があります。

猶予措置の要件

  • 要件を満たした保存ができない相当の理由があると所轄税務署長が認める(事前申請不要)
  • 税務職員の求めに応じて、整理されたデータとプリントアウトした書面をそれぞれ提示、提出できる

これはあくまでも猶予措置であり、永続的な制度ではありません。できるだけ改ざん防止や検索機能の対応を進めるようにしましょう。

スキャナ保存に必要とされる書類や規程

電子帳簿保存法では電子取引のデータ保存のほかに、「スキャナ保存」と「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)」という2つの区分を設けています。この2つの区分の対応は任意ですので、義務ではありません。このうち、スキャナ保存は電子取引のデータ保存と同様、取引先等との間で授受した取引関係書類などの保存に関する区分です。

スキャナ保存の要件に事務処理規程の作成は含まれませんが、スキャナ保存の要件として、スキャナ保存の手順や担当部署を明らかにした書類の作成が必要です。

また、書類の受領からスキャナ保存までの各事務の処理に関する規程を作成することで、書類の受領からスキャナ保存するまでの期間を延ばせます。

スキャナ保存の手順や担当部署を明らかにした書類

スキャナ保存では、システムの概要書や仕様書、操作説明書などと共に、スキャナ保存の手順や担当部署を明らかにする書類の備え付けが必要です。

「スキャナによる電子化保存規程」は、国税庁の「参考資料(各種規程等のサンプル)新規タブで開く」からサンプルをダウンロードできます。

書類の受領からスキャナ保存までの各事務の処理に関する規程

スキャナ保存は、書類の作成や受領から概ね7営業日以内の入力が原則です。ただし、書類を作成・受領してからスキャナ保存するまでに行う各事務の処理に関する規程を設けている企業等は、最長2か月以内の業務処理サイクル経過時から、概ね7営業日以内の入力が認められます。

なお、「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」は、国税庁の「参考資料(各種規程等のサンプル)新規タブで開く」からサンプルをダウンロードできます。

完全義務化された電子取引のデータ保存に対応しよう

改正電子帳簿保存法によって、2024年1月1日以後、ほぼすべての事業者は電子取引のデータ保存の対応が必要です。電子取引のデータ保存要件の1つである「真実性の確保」を満たすためには、一定の機能を有するシステムの導入、または事務処理規程の作成とそれに沿った運用が必要です。自社に合った対応方法を検討し、実施しましょう。

なお、事務処理規程を設けて運用を行っていた事業者が、後からシステムを導入することも可能です。事務処理規程を設けてしばらく運用を続けた後、システム化のメリットが自社にとって大きいと感じたときは、システムの導入を検討してみてください。

なお、弥生製品をお使いの場合に無料で利用できる「スマート証憑管理」では、電子取引のデータ保存とスキャナ保存の対応が可能です。書類のペーパーレス化と電子帳簿保存法への対応に、ぜひお役立てください。

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この記事の監修者小林祐士(税理士法人フォース)

東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース 代表社員

お客様にとって必要な税理士とはどのようなものか。私たちは、事業者様のちょっとした疑問点や困りごと、相談事などに真剣に耳を傾け、AIなどの機械化では生み出せない安心感と信頼感を生み出し、関与させていただく事業者様の事業発展の「ちから=フォース」になる。これが私たちの法人が追い求める姿です。

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