電子定款とは？自分で作成して署名・認証を受けるやり方も解説

監修者： 森 健太郎（税理士）

2025/11/28更新

会社を設立するときに、必ず作成しなければいけない書類の1つが定款（ていかん）です。
定款の作成方法は、紙と電子でそれぞれ異なります。さまざまな分野で電子化が進む近年では、定款作成においても電子定款が選ばれるケースが増えています。

ただ、定款の作成方法を選ぶ際は、紙の定款と電子定款にはどのような違いがあるのか、メリットやデメリットなども理解しておきたいものです。
本記事では、紙と比較した際の電子定款のメリット・デメリットと共に、電子定款の作成や認証の方法も解説します。

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電子定款とは、電子ファイル化された会社を運営するためのルールのこと

電子定款とは、会社を経営していくためのルールをまとめ、電子ファイル形式（PDF）で保存した書類のことです。紙の定款はパソコンで作成して印刷・保存するのに対し、電子定款はパソコンで作成後、電子署名を付与してPDFファイル形式で保存します。

株式会社や合同会社といった会社形態にかかわらず、会社設立時には定款の作成が義務付けられており、法律で定められた項目を記載しなければなりません。また、株式会社を設立する場合は、定款の作成後、公証役場での定款の認証手続きも必要です。

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電子定款のメリット

会社設立時に電子定款を作成すると、紙の定款に比べてどのような違いがあるのでしょうか。具体的には、以下のようなメリットがあります。

紙で作成した場合にかかる印紙税4万円が不要

電子定款のメリットは、紙の定款に必要な印紙税（収入印紙代）4万円がかからないことです。
紙の定款の場合は印紙税法上の課税文書に該当するため、4万円の印紙税がかかります。しかし、電子定款は課税文書と見なされないので印紙税が不要になり、その分、会社設立費用を抑えることができます。
なお、株式会社の定款認証にかかる手数料は資本金の金額に応じて3万～5万円ですが、これは紙の定款でも電子定款でも同じ金額です。

オンラインシステムでの申請が可能

オンライン上での申請手続きが可能になるのも、電子定款のメリットの1つです。紙の定款の場合は公証役場まで申請に出向かなければなりませんが、電子定款であれば、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」、またはデジタル庁のマイナポータル「法人設立ワンストップサービス」からオンライン上で認証の申請ができます。

オンラインシステムを利用した手続きなら、自宅からでも申請ができますが、登記・供託オンライン申請システムには利用時間の制限があるため注意しましょう。

紙の定款よりも作成の手間がかからない

電子定款には、紙の定款に比べて、作成の手間がかからないというメリットもあります。
紙の定款の場合は、すべてのページを印刷して製本しなければなりません。さらに、製本した定款は、抜き取りや改ざんがないことを証明するため、各ページの見開きに発起人割印が必要です。

それに対して、電子定款なら、パソコンで作成した定款をPDFファイルに変換すればいいだけなので、このような手間がかかりません。データなので管理もしやすく、ペーパーレス化にも役立ちます。
また、株式会社で発起人が複数いる場合、紙の定款は発起人全員の署名または記名押印が認証申請に必要ですが、電子定款では代表者の電子署名のみで認証申請が可能です。

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電子定款のデメリット

電子定款にはメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。電子定款の作成を検討する場合は、以下のようなデメリットがあることも知っておきましょう。

必要な機器やソフトウェアを準備する必要がある

電子定款のデメリットの1つが、事前に所定の機器やソフトウェアを準備しなければならないことです。
電子定款を作成する際は、電子署名を付与するために、Adobe Acrobatなどのソフトウェアが必要になります。また、電子証明書が保存された代表者のマイナンバーカードや、読み込むためのICカードリーダー／ライターなどの機器も必要です。

電子定款のためだけにこれらの機器を揃えたくない場合には、行政書士などの専門家への依頼や、会社設立のクラウドサービスなどの利用をおすすめします。

申請後に訂正や修正があった場合には再度申請が必要

認証の申請後に訂正や修正ができないことも、電子定款のデメリットです。
紙の定款であれば、公証役場に直接提出して認証申請を行うため、軽微な誤りであればその場で訂正することも可能です。それに対して、電子定款の場合、電子署名を付与した後は、どれほどわずかな変更も加えることはできません。もし申請後に誤りが見つかった場合は、元データを訂正したうえで再度電子署名を付与し、改めて申請し直さなければならず、認証手数料などの費用も二重にかかってしまいます。

電子定款は、認証申請する前に、内容に誤りがないかをしっかりと確認することが大切です。また、申請のやり直しを防ぐため、電子署名を付与する前の段階で公証役場に連絡し、内容に不備がないか確認するようにしましょう。

オンラインで申請しても受け取りに出向く必要がある

電子定款の認証申請はオンラインでできますが、認証済みの定款をインターネット経由で受け取ることはできず、原則として、公証役場まで取りに行かなければならないこともデメリットと言えるでしょう。
さらに、公証役場に出向く際には、予約したうえで、発起人全員の印鑑証明書や電子署名をした発起人以外の委任状などが必要です。このようにすべての手続きをオンラインで完結できないことを、デメリットと感じる方もいるかもしれません。

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電子定款を作成する際に必要なもの

電子定款を作成するには、以下のような機器やソフトウェアが必要です。電子定款を作成する前に準備しておきましょう。

PDF編集ソフトとは、Wordなどの文書作成ソフトで作りPDFファイルに変換した定款データに、電子署名を挿入するために必要なもので、代表的なソフトウェアにAdobe Acrobatがあげられます。また、PDF署名プラグインソフトとは、PDFファイルに電子署名を付与するためのソフトウェアのことです。
なお、Adobe Acrobatを利用すれば、登記・供託オンライン申請システムが提供するPDF署名プラグインソフトを使って電子署名を付与できます。

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電子定款を作成する方法

ここからは、電子定款の作成方法について解説していきます。電子定款を作成する大まかな流れは、以下のとおりです。

STEP1. パソコンで定款を作成する

まずは、パソコンで文書作成ソフトなどを使用して、定款の原本を作成します。
定款の記載事項は「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3つに分けられます。このうち絶対的記載事項は法律で定款への記載が義務付けられており、漏れやミスがあると定款そのものが無効になるため、注意しましょう。

なお、定款を作成したら、PDFに変換する前に、公証役場で事前にチェックを受けることをおすすめします。また、チェックを受ける際は、公証役場への予約が必要です。

定款の記載内容については以下の記事を併せてご覧ください。

• 定款とは？意味と作り方、記載事項をわかりやすく解説

STEP2. 定款のデータをPDFファイルに変換する

定款が作成できたら、PDFファイルに変換します。
例えば、Wordで定款を作成した場合には、保存する際にファイルの種類をPDFにして別名保存（名前を付けて保存）すれば、PDFファイルに変換できます。なお、電子署名を付与するためには、前述したように、会社設立を行う代表者のマイナンバーカードやICカードリーダー／ライター、各種ソフトウェアなどが必要です。

ただし、専門家に作成を依頼したり、クラウドサービス「弥生のかんたん会社設立」を活用したりする場合には、専用の機器やソフトウェアは必要ありません。

STEP3. マイナンバーカードに保存された電子証明書を読み込む

続いて、ICカードリーダー／ライターを利用して、マイナンバーカードに保存されている電子証明書を読み込みます。
もしお持ちのマイナンバーカードに電子証明書が記録されていない場合には、住民票のある市町村役場で申請しましょう。電子証明書を発行し、マイナンバーカードに記載してもらうことができます。

STEP4. PDFファイルの電子定款に電子署名を付与する

STEP3で読み込んだ電子証明書を、PDF署名プラグインソフトを使用して、PDFファイルの電子定款へ挿入します。PDFファイル形式の定款に電子署名が付与され、電子定款が完成となります。

会社設立手続きについては以下の記事を併せてご覧ください。

• 会社設立の流れを解説！株式会社設立や法人設立に必要な手続き
• 合同会社設立の流れは？自分で手続きする方法や必要書類、期間も解説

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電子定款を認証する方法

株式会社を設立する場合は、電子定款の作成後、公証役場で認証を受ける必要があります。合同会社であれば定款の認証は不要です。
ここからは、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」を利用して、電子定款の認証をオンラインで申請する方法を解説していきます。

合同会社の定款については以下の記事を併せてご覧ください。

• 合同会社の定款の作成方法と注意点は？株式会社との違いも解説

STEP1. 電子定款の認証に必要なものを用意する

認証済みの電子定款を受け取る際には、以下のものが必要になります。認証申請をする前に、不足や不備のないように確認しましょう。

STEP2. 事前にオンラインシステムに登録しておく

定款を認証する前に、「登記・供託オンライン申請システム」への登録が必要です。続いて、システムから申請用総合ソフトをダウンロードして、パソコンにインストールします。

STEP3. オンラインで電子定款を送信して認証を受ける

インストールした申請用総合ソフトの手順に従い、認証する電子定款のデータを送信します。申請先は、本店所在地を管轄する公証役場（公証人）です。
なお、公証役場によっては、電子定款の送信前に連絡が必要なことがあるため、各公証役場のWebページなどで事前に確認するようにしてください。

STEP4. 公証役場に認証済みの電子定款を受け取りに行く

申請した定款の認証が終わると、公証役場から連絡をもらえます。その後、予約したうえで、電子定款を受け取りに行きましょう。公証役場で認証済みの電子定款を受け取れば、認証手続きは完了です。

なお、テレビ電話を利用して定款認証を受ける場合は、「登記・供託オンライン申請システム」を通じて認証済みの定款データを受け取れるため、公証役場に出向く必要はありません。
ただし、定款認証にテレビ電話の利用を希望する際には、公証役場に連絡して予約を取り、指定された必要書類などを事前に郵送しておく必要があります。

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電子定款を手軽に作成する方法

電子定款は紙の定款にはないメリットがありますが、すべて自分で作成しようとすると、煩雑で手間がかかります。また、会社を設立するには、定款の他にも多くの書類の作成や提出をしなければなりません。
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電子定款は、紙の定款のような収入印紙代や印刷・製本の手間がかからないうえ、オンラインでの認証の申請も可能です。そのため、会社設立にあたって、紙ではなく電子定款を選ぶケースが増えてきています。
しかし、電子定款を作成・認証するには、電子署名のための機器やソフトなどが必要になるため、ハードルが高いと感じている方も多いかもしれません。

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