初めて従業員を雇用する時の手続きとは？必要書類や社会保険・税金について

監修者： 税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人古田土人事労務

2025/05/19更新

会社の設立や事業の拡大に伴い、従業員を雇用したいと考えるのは自然なことです。従業員を雇用することで、経営者は業務を分担し、ビジネスのさらなる発展を目指せます。

しかし、これまで一度も従業員を雇用したことがない場合、どのような手続きを行えばよいのか戸惑ってしまうこともあるでしょう。初めて従業員を雇う際には、労働基準法に基づく手続き、社会保険・労働保険の加入、税務手続きなど、多くの対応が必要になります。スムーズに雇用を進めるためにも、事前に必要な手続きを把握し、計画的に進めることが大切です。

本記事では、企業や個人事業主が従業員を雇う際に必要な手続きを整理し、提出・提示が必要な書類や期限、雇用にかかる費用の目安について解説します。

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従業員を雇用する時に必要な書類

従業員を雇用する際には、労働条件の明示が必要です。労働基準法第15条1項では、従業員を雇用する際に、給与（賃金）や勤務時間といった労働条件について、原則として書面で明示しなければならないと定められています。

参照：e-Gov 法令検索「労働基準法」

そのため、従業員を雇用する事業主は、これらの労働条件を明記した「労働条件通知書」を作成し、従業員に交付しなければなりません。労働条件通知書を交付するタイミングは、労働契約（雇用契約）の締結時とされています。採用が決まったタイミングで内定通知書を交付され、その後、労働契約が正式に締結される段階で労働条件通知書が発行されるのが一般的です。

また、労働条件通知書に代えて、「雇用契約書」を取り交わす場合もあります。これは事業主と従業員の間で雇用契約の内容を明確にするための書類です。雇用契約書は法律上の義務ではありませんが、作成するのが一般的です。

労働条件通知書

労働条件通知書に記載すべき事項は、法律（労働基準法第15条1項、労働基準法施行規則第5条1項）によって定められています。ただし、必要事項が記載されていれば、書式に定めはありません。厚生労働省の「主要様式ダウンロードコーナー」から労働条件通知書のテンプレートをダウンロードできます。初めて従業員を雇用する際は、ぜひ参考にしてください。

なお、労働条件通知書には、必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」があります。絶対的記載事項の内容は、以下のとおりです。

参照： 厚生労働省「労働条件通知書（2024年（令和6年）4月1日以降）」
参照：厚生労働省「労働基準法に関する基礎知識」

労働条件通知書は、法改正により2024年4月1日以降、「就業場所、業務の変更の範囲の明示」が必要になりました。

また、アルバイトやパートなどの短時間労働者、契約社員などの有期雇用労働者の場合は、以上の事項に加えて、「昇給・賞与・退職手当の有無」や「雇用に関する相談窓口」についても記載しなければなりません。

さらに、有期雇用労働者を雇い入れる際には、法改正により2024年4月1日以降、「更新上限の有無と内容（有期労働者の通算契約期間または更新回数の上限）」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」の記載が必要になりました。なお、定年に達した従業員を引き続き雇用するケースでは、有期雇用特別措置法により、認定申請を行った場合に限り、無期転換ルールの特例が適用されます。定年後も同じ企業に所属して働き続ける有期契約労働者には、無期転換申込権が発生しません。

絶対的記載事項は、原則として書面による明示が必要です。従業員が希望した場合はFAXや電子メールでの交付も可能ですが、その場合も、書面としてプリントアウトできる形式で送らなければなりません。この他にも、退職手当や賞与に関することなど、事業者が制度として定めている場合には記載が必要な「相対的記載事項」があります。

労働条件通知書についてはこちらの記事で解説しています。

• 労働条件通知書とは？記載事項や記入例、交付方法を解説【法改正対応版】

雇用契約書

雇用契約書とは、事業主（雇用する側）と労働者（雇用される側）の間で、雇用契約の内容を明らかにするために取り交わす書類です。当該書類には賃金や業務内容、労働時間などに関する重要事項を盛り込み、会社と労働者の双方が署名捺印（または記名押印）をして締結します。

雇用契約自体は、会社と従業員双方の合意があれば口頭だけでも成立するため、雇用契約書を作成しなくても法的に問題はありません。ただし、交付が義務付けられている労働条件通知書を、雇用契約書として兼ねる場合もあるため、法的要件を満たす形で内容を明記することが求められます。しかし、入社後のトラブルを避けるためにも、雇用契約書を締結・保管しておくと安心です。

雇用契約書についてはこちらの記事で解説しています。

• 雇用契約書とは？労働条件通知書との違いや記載事項、注意点を解説

従業員を雇用する時に必要な社会保険の手続き

従業員を雇用する際に、事業所が社会保険の適用対象となり、雇用する従業員が一定の条件を満たす場合、社会保険の加入が義務付けられています。ここからは、社会保険の加入義務がある事業者や加入対象となる従業員の条件について解説します。

社会保険の加入義務がある事業者

社会保険の適用対象となった事業所を、「適用事業所」と呼びます。以下の条件に該当する場合は適用事業所となるため、健康保険・介護保険・厚生年金保険への加入義務が生じます。

社会保険（健康保険・介護保険・厚生年金保険）に初めて加入する際は、適用事業所になった日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」を年金事務所へ提出します。法人（会社）の場合は、従業員の有無にかかわらず適用事業所になるため、事実発生から5日以内に届出が必要です。個人事業主の場合は、従業員の雇用により適用事業所の要件を満たした時点で、速やかに届出を行いましょう。ただし、サービス業の一部（クリーニング業、飲食店、ビル清掃業等）や農業、漁業などの事業所は適用対象外の場合があります。

提出方法は、電子申請、郵送、または窓口持参のいずれかを選択できます。事業所所在地が登記上の住所と異なる場合には、実際に事業を行っている所在地を管轄する事務センター（年金事務所）へ提出してください。

加入対象となる従業員

適用事業所で、社会保険の加入要件を満たす従業員を雇用した際には、社会保険の資格取得手続き（従業員の社会保険加入手続き）が必要です。社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入が必要な従業員の条件は、以下のとおりです。

上のいずれかの条件に当てはまる場合は、加入が必要になります。なお、40歳以上の従業員は、原則として健康保険と併せて介護保険の加入が必要です。

また、1年のうち6か月間以上、社会保険の被保険者である従業員が51人以上（法改正により2024年10月1日以降変更されました）いる「特定適用事業所」は、1週間の所定労働時間または1か月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3未満である「短時間労働者」のうち、以下をすべて満たす場合は社会保険に加入させる必要があります。

従業員の社会保険加入手続きは、入社日から5日以内に、年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届／厚生年金保険 70歳以上被用者該当届」を提出します。また、協会けんぽ（全国健康保険協会）以外の健康保険組合に加入している場合は、各健康保険組合でも手続きが必要です。

社会保険についてはこちらの記事で解説しています。

• 社会保険とは？種類や加入条件、その他の公的制度との違いを解説

従業員を雇用する時に必要な労働保険の手続き

労働保険とは、労災保険（労働者災害補償保険）と雇用保険を総称したものです。従業員を1人でも雇用した時点で、労働保険の「適用事業所」になります。

初めて従業員を雇用し、適用事業所になった際には、原則として「保険関係成立届」と「労働保険 概算保険料申告書」を労働基準監督署または労働局に提出する必要があります。また、「適用事業報告」は、労働基準法の適用を受けることになったことを報告するための書類ですが、提出が必要かどうかは事業内容や状況により異なります。

ここからは、労働保険の加入対象となる従業員や、必要な書類の提出先を解説します。

加入対象となる従業員

労災保険の加入対象になる従業員は、以下のとおりです。

雇用保険は、以下の3つの条件をすべて満たす従業員が加入対象となります。

書類の提出先と提出物

初めて従業員を雇用した際には、保険関係の成立日の翌日から起算して10日以内に労働保険の「保険関係成立届」の提出が必要です。

労災保険と雇用保険の申告・納付を一元的に扱う「一元適用事業」の場合、保険関係成立届の提出先は管轄の労働基準監督署です。その後、受理された控えを管轄のハローワークへ提出します。

その一方で、事業の実態（建設業など）によって労災保険と雇用保険の適用の仕方が区別される「二元適用事業」の場合、労災保険の保険関係成立届については労働基準監督署へ、雇用保険の保険関係成立届についてはハローワークへ提出します。

労働保険の成立手続について詳しくは、厚生労働省のサイトをご覧ください。

参照：厚生労働省「労働保険の成立手続」

また、保険関係の成立日の翌日から起算して50日以内に、労働保険の「概算保険料申告書」の提出が必要です。一元適用事業の場合、概算保険料申告書を労働基準監督署、所轄の都道府県労働局、金融機関に提出します。二元適用事業の場合、労災保険の概算保険料申告書については労働基準監督署、所轄の都道府県労働局、金融機関へ、雇用保険の概算保険料申告書については所轄の都道府県労働局、金融機関へ提出します。

さらに、雇用保険の加入対象となる従業員を初めて雇用する場合は、「雇用保険適用事業所設置届」と「雇用保険被保険者資格取得届」の提出も必要です。提出先は一元適用事業、二元適用事業共通で、管轄のハローワークです。提出期限は、雇用保険適用事業所設置届が設置の日翌日から起算して10日以内、雇用保険被保険者資格取得届が資格取得の事実があった日の翌月10日までとなります。

一元適用事業、二元適用事業の労災保険に係る手続、雇用保険に係る手続それぞれの場合の届・申告書と提出先をまとめたものが下表です。

・一元適用事業

• 注1）保険関係成立届の手続を行った後または同時に、概算保険料申告書の手続を行う
• 注2）保険関係成立届の手続を行った後に、雇用保険適用事業所設置届および雇用保険被保険者資格取得届の手続を行う

・二元適用事業（労災保険に係る手続）

• 注）保険関係成立届の手続を行った後または同時に、概算保険料申告書の手続を行う

・二元適用事業（雇用保険に係る手続）

• 注）保険関係成立届の手続を行った後に、概算保険料申告書、雇用保険適用事業所設置届、雇用保険被保険者資格取得届の手続を行う

参照：厚生労働省「労働保険の成立手続」

労働保険についてはこちらの記事で解説しています。

• 労働保険とは？加入条件や手続き、保険料の計算方法について解説

従業員を雇用する際に必要な所得税と住民税の手続き

従業員を雇用すると、給与を支払う際に所得税や住民税を徴収する義務が発生します。そのため、従業員を雇用する際には、税金に関する手続きも行わなければなりません。

まず、初めて従業員を雇用したときに、所轄の税務署に提出しなければならない書類が、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」です。給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書は、給与や賞与から所得税の源泉徴収を行うために必要な書類です。提出期限は、給与等の支払事務を取り扱う事務所等を開設した日から1か月です。

なお、法人（会社）の場合は、従業員がいなくても、会社から経営者に役員報酬が支払われる場合は、設立後1か月以内に給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書を提出します。既に届出書を出している場合は、従業員を雇用する際に再提出する必要はありません。

また、所得税と住民税を徴収する際には、以下のような確認事項があります。

所得税の徴収を行う際の確認事項

所得税の源泉徴収を行う際には、従業員の配偶者や子供などの扶養状況を確認する必要があります。そのため、入社時は従業員に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を忘れずに提出してもらいましょう。この申告書の内容を基に、毎月の給与から控除する所得税額が算出されます。

住民税の徴収を行う際の確認事項

住民税の納付方法には、「普通徴収」と「特別徴収」の2つがあります。普通徴収とは、納付書などを使って、納税者自身が市区町村に直接住民税を納める方法です。特別徴収とは、会社などの雇用主が従業員の給与から控除して市区町村に納める方法です。

会社員などの給与所得者は、原則として特別徴収で住民税を納めます。入社した従業員が、それまで普通徴収で住民税を納めていた場合は、「特別徴収切替届出（依頼）書」と従業員から回収した普通徴収の納税通知書を居住地の各市区町村へ提出し、特別徴収への切替手続きを行います。

また、従業員が前職で特別徴収をしており、入社後も継続して特別徴収とする場合は、前職の職場で作成した「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」に所定の事項を加筆し、居住地の市区町村に提出します。

住民税の特別徴収についてはこちらの記事で解説しています。

• 住民税の特別徴収とは？普通徴収との違いや手続き、納付方法を解説

従業員を1人でも雇用するなら法定三帳簿の作成が義務

法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことです。1人でも従業員を雇用したら、事業者はこれらの三帳簿を作成しなければなりません。各帳簿には記載すべき項目が定められています。保存期間は起算日から5年間ですが、法改正による経過措置として当分は3年間の保存が認められています。これらは労働基準法で定められているため、遵守しなければなりません。

労働者名簿

労働者名簿は、従業員の氏名や生年月日、性別、住所などの個人情報を記録する帳簿です。法令で定められた記載項目の他、会社が従業員を管理するうえで必要な事項を任意で設けることもできます。

賃金台帳

賃金台帳は、従業員個々の賃金の支払状況をまとめた帳簿です。従業員の氏名や性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数の他、基本給や手当などの種類と額といった事項を、賃金支払のたびに記載します。

出勤簿

出勤簿は、従業員の出退勤に関する状況を記録する帳簿です。記載事項は、出勤日や労働日数、始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働を行った日付や労働時間などです。

法定三帳簿についてはこちらの記事で解説しています。

• 労務管理とは？仕事内容や目的、人事管理との違いなどを解説

従業員を雇用する時に提出・提示を依頼しなければならないもの

新しく従業員を雇用する際には、必要書類の提出およびマイナンバーの提示を依頼しなければなりません。会社が職種などに応じて独自に提出を求めている書類がある場合は、漏れなく回収しましょう。以下に、従業員に提出・提示を依頼する書類を整理しました。

提出や提示を求める書類は、時代と共に変化しています。例えば、身元保証書や誓約書、SNSに関する守秘義務の合意書なども必要になるケースがあります。必要に応じて、これらの書類の提出・提示も検討しましょう。

従業員を雇用することでかかる費用の目安

従業員を雇用すると、当然ながら給与の支払いが発生します。また、給与以外にも、雇用に伴い必要となる費用がいくつかあります。従業員を雇用する際にどれくらいの費用がかかるのかはわかりにくいものです。無理のない資金計画を立てるためにも、あらかじめ費用の目安を把握しておきましょう。

労働者1人に対する労働費用は、1か月当たり平均40万円ほど

厚生労働省「令和3年就労条件総合調査の概況」によれば、労働者1人にかかるコストの平均は、1か月約40万円です。かかるコストは業種によっても異なり、事業規模が大きくなるほど金額も高くなります。そのため、中小企業や個人事業主であれば、費用はもう少し抑えられるかもしれません。ただ、目安として1人当たり月40万円という金額を想定しておきましょう。

給与以外の労働費用

前述した厚生労働省「令和3年就労条件総合調査の概況」によれば、1か月40万円の費用のうち、給与以外の労働費用は約7万円となっています。給与以外の労働費用には、法定福利費や法定外福利費、教育訓練費、募集費などが含まれます。この中でも金額が大きいのが、法定福利費（約5万円）と法定外福利費（約5,000円）です。

法定福利費とは、従業員を雇用している企業や個人事業主が負担する保険料などを指します。具体的には、全額が事業主負担となる労災保険料や、健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料の事業主負担分などが該当します。それに対して法定外福利費とは、事業主が従業員のために支出する給与以外のお金のことで、通勤手当や健康診断費用、社宅の提供、慶弔見舞金などが挙げられます。

法定福利費は従業員の給与などの額によっても増減しますが、事業主の負担割合が決まっているため、削減するのはなかなか難しいでしょう。また、法定外福利費も、快適な職場環境と従業員のモチベーション維持のためには、ある程度必要な費用といえます。初めて人を雇うときには、このような給与以外の費用についても具体的に想定しておくことが大切です。

従業員の雇用時に利用できる可能性がある助成金

人材採用にかかるコストを抑える方法の1つとして、助成金の活用が挙げられます。代表的な助成金には、厚生労働省が実施する「キャリアアップ助成金」「中途採用等支援助成金」「トライアル雇用助成金」などがあります。助成金の制度によって、助成金の趣旨、受給要件、申請方法や支給上限額、支給までの流れ、支給期間などが異なります。そのため、事前に要件を確認し、自社に適した助成金の活用を検討しましょう。

初めて従業員を雇用する時の注意点

初めて従業員を雇用する際には、各種手続きだけでなく、労務管理や経費計画など、さまざまな点に注意が必要です。具体的にどのようなポイントに気を付けるべきか、解説します。

毎月の人件費の出費がある

従業員を雇用すると、毎月給与の支払いが必要になります。また、見落としがちなのが、事業主が負担する社会保険料や労働保険料です。社会保険料は毎月発生する固定費ですが、労働保険料は原則として年1回の概算・確定申告で納付し、延納することも可能です。無理なく支払い続けられるか、よく検討しなくてはなりません。

従業員を容易に解雇することはできない

一度従業員を雇い入れると、容易に解雇することはできません。従業員の雇用は労働契約（雇用契約）に基づいて行われるものであり、一度締結した契約を破棄することは困難です。同様に、一度決めた給与額を、合理的な理由なく一方的に減額することもできません。

従業員を雇うときは、「長く働いてもらえるか」「問題なく給与を払い続けられるか」を考えたうえで、採用する人材や人数を決めましょう。

初めて従業員を雇用するなら、給与計算ソフトの導入がおすすめ

初めて従業員を雇用する際には、労働条件通知書や雇用契約書の作成が必要です。特に労働条件通知書については、法改正により2024年4月1日以降、就業場所や業務の変更範囲の明示が義務化されました。また、社会保険・労働保険の手続きも行わなければなりません。社会保険・労働保険の提出先は、事業が一元適用事業か二元適用事業かによって異なるため、事前に確認しましょう。

さらに、所得税や住民税の手続き、法定三帳簿の作成も必須です。こうした手続きを漏れなく進めるためにも、事前に準備を整えておきましょう。加えて、従業員を雇うことで発生する費用の目安を把握し、活用できる助成金を検討することも重要です。

特に、従業員を雇用すると給与計算の業務が発生します。給与計算業務は時間と手間がかかるため、給与計算ソフトの導入を検討してみましょう。給与計算ソフトの導入によって給与計算業務を効率化でき、経営者は経営業務に注力できます。弥生のクラウド給与サービス「弥生給与 Next」は、給与計算業務に必要な機能を網羅しており、給与明細や源泉徴収票のWeb配信も可能です。自社に合ったツールを活用して、業務の効率化を目指しましょう。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務

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