出勤簿とは？保存期間や記載項目、電子化のポイントなどを解説
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給与計算担当者にとって重要な書類の1つが出勤簿です。出勤簿は、従業員の労働日数や労働時間を把握し正しく給与計算を行うために欠かせない帳簿で、従業員を雇用した際には必ず作成します。労働基準法により、一定期間の保存も義務付けられています。
本記事では、企業が出勤簿を作成する目的や保存期間、記載項目、電子化のポイントなどについて詳しく解説します。勤怠管理や給与計算の基礎知識として、正確な出勤簿の作成と管理方法を確認していきましょう。
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出勤簿とは労働基準法の法定三帳簿の1つ
出勤簿は法定三帳簿の1つで、従業員の労働日数・出退勤時間などを記録する書類です。厚生労働省のガイドラインでは、出勤簿について次のように記載されています。
労働時間の記録に関する書類の保存
使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならないこと。
- 引用：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
p4」
2020年（令和2年）4月の労働基準法改正によって、出勤簿は保存期間が5年間に変更されました。ただし、経過措置として、2025年（令和7年）12月時点以降でも3年間の保管も認められています。
出勤簿は、従業員の給与を正しく計算するために欠かせない書類です。企業は、従業員ごとに出勤簿を正確に記録し、定められたルールを守って保存しましょう。
出勤簿を作成する目的
出勤簿を作成する主な目的は、従業員の勤怠情報を正確に把握・管理することです。企業には、従業員に対して正しく給与を支払う義務があり、労働日数や労働時間を把握できていないと、給与計算に過不足が生じるおそれがあります。
また、出勤簿は、企業が適切な労務環境を整えるための判断材料にもなります。残業時間や休日出勤の状況を把握することで、業務改善や人員配置の見直しにつなげることができます。
出勤簿とタイムカードの違い
出勤簿とタイムカードの大きな違いは用途にあります。タイムカードは、従業員の出退勤時刻を記録するためのツールです。近年では、時間外労働や休日出勤を把握できるタイプのタイムカードもありますが、打刻忘れが発生すると正確な記録ができません。
一方で、出勤簿は、出退勤時刻だけでなく、労働時間や出勤状況を総合的に管理するための帳簿です。時間外労働や休日労働の管理まで行えるものや、出勤状況のみを把握するものなど、運用方法は企業によって異なります。
労働基準法で定められているのは「労働時間の適正な把握」です。企業には、実態に応じて出勤簿・タイムカードを適切に活用し、法令に基づいた勤怠管理が求められます。
出勤簿と賃金台帳の違い
出勤簿と賃金台帳は、労働者名簿とあわせて「法定三帳簿」と呼ばれます。出勤簿と賃金台帳の違いは、記載する項目と役割にあります。
賃金台帳は、賃金の支払いに関する事項を記録する台帳で、賃金計算期間、労働時間、基本給、賃金の種類ごとの金額などを記載します。
一方、出勤簿は、労働者の出退勤時間や残業時間などを記録する帳簿です。給与計算や労務管理の基礎資料として使用します。
賃金台帳は主に賃金の支払い情報を管理するための書類であり、出勤簿は出勤状況や労働時間を把握するための書類である点が大きな違いです。
賃金台帳については、こちらの記事で詳しく解説しています。
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出勤簿の記載対象者と保存期間
出勤簿には、基本的にすべての従業員を記載し、法律で定められた期間保存します。記載対象者や保存期間のルールを理解しておきましょう。
出勤簿の記載対象者
出勤簿の記載対象者は、基本的にすべての従業員です。正社員、パートタイム、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず、出勤簿には従業員全員の勤怠情報を記録します。
2019年（平成31年）4月に施行された改正労働基準法および改正労働安全衛生法により、労働基準法の「管理監督者」に該当する管理職に関しても、労働時間の把握が義務化されました。そのため、管理監督者についても、安全管理などの面から出勤簿による労働時間の管理が求められます。
管理監督者とは
管理監督者とは、労働条件の決定などにおいて、経営者と一体的な立場にあり、相応の地位や権限を付与されている人を指します。「勤務形態にとらわれない働き方をしていること」や、「賃金などの待遇が見合っていること」といった条件もあります。役職名ではなく、権限や職務内容、賃金などから総合的に判断されます。
管理監督者は労働基準法第41条第2号における「労働者」に該当しますが、時間外労働や休日労働に関する法定労働時間の規定が適用されません。ただし、過重労働防止の観点から、企業には管理監督者の労働時間の把握が義務付けられています。
-
参照：e-Gov 法令検索「労働基準法第41条第2号」
参照：厚生労働省「管理監督者の範囲の適正化」
管理監督者の条件や残業代支給などについて、こちらの記事で詳しく解説しています。
出勤簿の保存期間
出勤簿は、労働基準法により一定期間の保存が義務付けられています。従来の保存期間は3年間でしたが、2020年（令和2年）4月の労働基準法改正で5年間に延長されました。労働基準法109条では、保存期間について次のとおり定められています。
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
- 引用：e-Gov 法令検索「労働基準法
また、経過措置として保存期間を3年間とすることが、同第143条で規定されています。
第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。
- 引用：e-Gov 法令検索「労働基準法
将来的には保存期間が5年間となるため、早めに運用を切り替えておきましょう。
出勤簿の保存期間の起算日
出勤簿の保存期間の起算日は、当該従業員が最後に出勤した日です。例えば2025年（令和7年）11月末日退職者の場合、当該従業員の出勤簿は原則として2030年（令和12年）11月末日まで（現在は、経過措置により2028年（令和10年）11月末日まで）保存します。
ただし、最終出勤日よりも賃金の支払期日が遅くなる場合、賃金の支払期日が起算日となります。保存期間終了前に破棄しないよう、起算日を正確に把握しておきましょう。
出勤簿を正しく保存しなかった場合のペナルティ
出勤簿を適切に保存していない場合、故意でなくても30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。出勤簿は破棄・紛失せず、期間を守って管理しましょう。
また、出勤簿の改ざんなどにより割増賃金が未払いとなった場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金の対象となることもあります。未払いは従業員からの信頼を損ね、企業にとって大きなデメリットとなります。
直ちに罰則が適用されない場合でも、労働基準監督署による是正勧告や指導の対象となる可能性があるため、適切な管理が求められます。
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出勤簿の記載事項と書き方
出勤簿の記載事項は、法律で細かく様式が定められているわけではありません。ただし、厚生労働省のガイドラインでは、労働日ごとの始業・終業時刻の記録について言及されています。適正な勤怠管理のために、これらの項目を漏れなく記載しましょう。
始業・終業時刻の確認及び記録
使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること。
- 引用：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン
出勤日および労働日数、日別の労働時間数と始業・終業時刻、休憩時間
出勤簿にはまず、次の項目を記載します。
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- 出勤日および労働日数
- 日別の労働時間数
- 始業・終業時刻
- 休憩時間
これらの情報は、給与を正しく算定するための基礎となります。なお、労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」から、始業・終業時刻は1分単位で管理することが求められています。
有給休暇や特別休暇など、休暇取得状況の管理は企業によって異なりますが、出勤簿に休暇取得状況を併記するケースもあります。
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参照：e-Gov 法令検索「労働基準法第24条第2号」
時間外労働を行った日付・時刻・時間数
出勤簿には、従業員が行った時間外労働について、日付・時刻・時間数を記載します。時間外労働には、次のような時間が含まれます。
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- 企業が定めた所定労働時間を超過して働いた時間
- 労働基準法で定められた法定労働時間を超過して働いた時間
労働基準法における労働時間の上限は、「1日8時間・週40時間」です。原則として、企業は労働時間の上限を超えて従業員を働かせることはできません。法定労働時間を超えて時間外労働をさせる場合には、36協定（労働基準法36条によって求められる労使協定）の締結・届出を行います。
ただし、36協定の締結・届出により、協定の定める時間まで規制が解除され、時間外労働をさせることが可能です。この規制解除の効果を36協定の「免罰効果」または「免罰的効力」といいます。ただし、法定労働時間を超える労働に対しては、割増賃金を支払わなければなりません。
時間外労働について、こちらの記事で詳しく解説しています。
休日労働（休日出勤）を行った日付・時刻・時間数
出勤簿には、休日労働（休日出勤）を行った日付や時刻、時間数も記載します。
休日には、労働基準法により「週に1回または4週間で4回」と規定されている「法定休日」と、企業が任意で定める「所定休日」があります。出勤簿には、法定休日と所定休日のそれぞれを区別して記載してください。
深夜労働を行った日付・時刻・時間数
深夜労働を行った場合は、その日付や時刻、時間数を記載します。深夜労働とは、労働基準法において例外の場合を除き、午後10時から午前5時までの労働を指します。労働基準法により、深夜労働を行った場合は割増賃金の支払いが求められます。
深夜労働と割増賃金について、こちらの記事で解説しています。
月60時間超の法定時間外労働時間数
「月60時間超の法定時間外労働時間数」とは、労働基準法で定められている労働時間（1日8時間、1週間40時間）を超えた時間外労働のうち、月60時間を超えた部分の時間数を指します。
2023年（令和5年）4月1日から施行された改正労働基準法では、月60時間を超える法定時間外労働に対する割増賃金率が、大企業・中小企業ともに50%に引き上げられました。出勤簿には該当時間数を正確に記載し、適切な割増賃金を支払うことが求められます。
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参照：厚生労働省「2023年4月1日から月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます」
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出勤簿の無料エクセルテンプレート
エクセルを使って出勤簿を作成する場合は、テンプレートを活用すると便利です。弥生では、出勤簿の無料エクセルテンプレートをご用意しています。1か月間の出勤、退勤を入力していくシンプルな出勤簿テンプレートです。無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
出勤日数、有給休暇取得日数、時間外労働時間などの集計欄を設けています。
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出勤簿は電子化できる！勤怠管理システムの導入によるメリット
出勤簿は、電子的な方法で作成・管理することも可能です。近年は、勤怠管理システムを導入し、出勤簿を電子化する企業が増えています。従業員の労働時間を客観的かつ正確に把握するために、ICカードやパソコン、スマートフォンなどを活用した、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られる主なメリットを解説します。
さまざまなシーンでの勤怠管理に対応できる
勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証など、複数の打刻方法に対応しており、企業の勤務形態に合わせて選択できます。
近年は、リモートワークや在宅勤務など出社を伴わない働き方が増えるなか、紙のタイムカードへの打刻といった方法では出退勤の把握が難しい場合があります。勤怠管理システムを活用すれば、従業員は出社せずにパソコンやスマートフォンからクラウドサービスにログインして打刻できるため、出勤簿を電子化することで勤務場所にかかわらず勤怠管理が可能です。
また、勤怠管理システムであれば、事業所ごとにタイムカードを管理する必要がなく、勤怠情報の一元管理が可能です。
ミスや不正を防ぎ業務効率化も期待できる
勤怠管理システムは、記録された実労働時間や残業時間が自動で集計されるため、手入力によるミスを防ぎやすくなります。
また、手書きやタイムカードと比べて不正が行われにくい点も、勤怠管理システムを導入する大きなメリットです。給与計算ソフトと連携できる製品を利用すれば、勤怠データを基に自動で給与計算が行われ、業務の効率化につながります。
法改正に迅速かつ正確に対応できる
勤怠管理システムを使えば、法改正や制度変更にも迅速かつ正確に対応できます。手書きやエクセルによる勤怠管理では、健康保険料率やや雇用保険料率の変更といった法令・制度の改定があった際に、計算方法などを手作業で修正する必要があり、担当者の負担が大きくなります。また、対応漏れによるミスも起こり得ます。
勤怠管理システムなら、こうした法令や制度の変更に対応したアップデートが行われるため、最新の制度に沿った勤怠管理が可能です。
紛失や破損の心配がなく保管スペースも不要になる
紛失や破損の心配がないことも、勤怠管理システムを導入する大きなメリットです。
出勤簿は原則として、従業員が最後に出勤した日から5年間保存しなければなりません（現在は経過措置として3年間）。
紙で出勤簿を保存する場合、紛失や破損のリスクに加え、保管スペースの確保も課題となります。勤怠管理システムで電子保存すれば、出勤簿をデータとして安全に保管できるため、紛失や破損のおそれがなく、物理的な保管スペースも不要です。
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出勤簿を電子化する際のポイント
出勤簿を電子化すると、業務の効率化が期待できますが、自社に合った方法を選ばないと、かえって運用しづらくなることもあります。電子化を進める際のポイントを確認してみましょう。
自社の雇用形態や就業ルールに合っているか
勤怠管理システムで出勤簿を電子化する際は、自社の雇用形態や、変形労働時間制によるシフト制やフレックスタイム制などの就業ルールに対応しているかを確認しましょう。
勤怠管理システムの種類によって、採用されている打刻方法は異なります。出社する従業員が多い企業ではICカードや生体認証を使った打刻が適している場合があります。一方で、直行直帰多い業種やフルリモートや在宅勤務が中心の企業であれば、パソコンやスマートフォンからの打刻に対応したシステムが向いています。
自社の雇用形態や就業ルールを踏まえ、従業員が使いやすいシステムを選びましょう。
他のシステムと連携できるか
出勤簿の電子化では、既存システムとの連携ができるかという点もチェックするべきポイントです。
勤怠データは、給与計算や人事、会計などの業務と連動します。勤怠管理システムによっては、API連携やクラウドでのリアルタイム同期に対応しています。給与計算システムに自動でデータが反映されると、入力作業や転記ミスを減らせます。既存システムとの連携が可能かは、電子化の検討時に確認することをおすすめします。
セキュリティ対策が万全か
出勤簿には個人情報が含まれているため、電子化にあたってはセキュリティ対策も重要なポイントです。IDやパスワードによるアクセス制限やログの管理、データの改ざん防止などの機能があるシステムを選びましょう。併せて、障害発生時のバックアップ体制も、システム選定時に確認しておきたいポイントです。
セキュリティ対策を徹底して、情報漏えいや不正アクセスを防ぎましょう。
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【導入事例】給与計算ソフトで勤怠管理業務を効率化
2019年（令和1年）に熊本県熊本市で設立された、マンションの管理業務、設備修繕業務、清掃業務などを請け負う株式会社すまいるサポートには、正社員2名、マンション管理人のパートタイマー11名が在籍しています。同社では勤怠管理や給与計算の業務効率化を目的として、「弥生給与 Next」を導入しています。
導入以前は紙の出勤簿で出退勤を記録して勤務時間を計算しており、以下の課題がありました。
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- パートタイムがシフト勤務で出勤日が不規則、かつ勤務地が違うため出勤簿の回収に3～4日かかる
- 出勤簿の記載内容の確認にほぼ1日を費やしている
課題解決に役立ったのが、「弥生勤怠 Next」のMyレコーダー機能です。Myレコーダー機能により、従業員がスマートフォンから出退勤を打刻できるため、出勤簿を回収する手間が削減できます。
システムの導入によりミスがなくなり、勤務時間の取りまとめから集計まで30分程度と、作業時間が大幅に短縮されました。
詳しくはこちらをご覧ください。
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出勤簿で押さえておきたい注意点
出勤簿は、作成方法によっては適切なものとして認められない場合があります。また、労働時間の端数処理には明確なルールもあります。ここでは、出勤簿作成にあたって押さえておきたい注意点を解説します。
労働時間を切り捨てない
出勤簿に記載された労働時間の端数を切り捨てることは認められていません。たとえ1分であっても同様です。労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」により、労働者が実際に労働したすべての時間に対して賃金を支払うよう定められています。15分単位や30分単位で労働時間を切り捨てることは同条への違反となり、罰金が科される可能性があります。
例外として、1か月の時間外労働・休日労働・深夜労働時間の合計に1時間未満の端数がある場合に限り、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる端数処理が認められています。ルールを把握し、適切に労働時間を計算しましょう。
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参照：厚生労働省「労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう」
手書きの出勤簿は違法になる可能性がある
手書きの出勤簿は、運用方法によっては適切な労働時間管理と認められない可能性があります。手書きに代表される自己申告の出勤簿は改ざんが容易であり、厚生労働省の定める「客観的な記録」に該当しないと判断される場合があります。
ただし、厚生労働省が公表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には、自己申告制でも許容される場合が定められています。
（2）やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合（一部抜粋）
① 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
② 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
③ 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること
- 引用：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
出勤簿の改ざんを防ぐには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。ICカードやパソコン・タブレットなどで打刻を行うと、従業員の労働時間を客観的な記録として残せます。
ハンコを押すだけの出勤簿は認められない
出勤簿に押印のみを行い、出退勤時刻を記録していない場合、労働時間の把握として不十分と判断される可能性があります。労働基準法では、「労働時間のわかる出勤簿の作成」が義務付けられているためです。
2019年（平成31年）4月施行の改正労働基準法により、時間外労働には上限が定められました。上限規制を遵守するためにも、出勤簿で出退勤時刻を明確にすることが求められます。
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出勤簿に関するよくある質問
出勤簿の作成や保存について、実務でよく寄せられる質問とその回答をまとめました。
出勤簿は必ず作成するもの？
従業員の雇用形態にかかわらず、出勤簿は必ず作成します。出勤簿は、労働者名簿や賃金台帳と併せて「法定三帳簿」といわれる、重要な書類です。出勤簿がなければ、正確な給与計算を行うことができません。
出勤簿に記載するのは、労働日数や出退勤時間などの項目です。作成した出勤簿は、労働者の最終出勤日から5年間の保存が求められます（現在は経過措置により3年間）。
作成や保存を正しく行わないと、是正勧告や指導の対象となる可能性もあります。出勤簿は、正しく作成・保存しましょう。
出勤簿を紙に書くことは違法？
紙の出勤簿自体が違法となるわけではありません。ただし、紙による自己申告制の出勤簿は、正確な時間の管理が困難であることから、「労働時間管理の手段として適切ではない」と判断される可能性があります。特に、印鑑を押すだけの出勤簿は、正確な労働時間を証明する手段として不十分だと考えられています。
客観的で信頼性の高い勤怠管理を行うために推奨されているのが、デジタル打刻です。厚生労働省のガイドラインでも、タイムカード、ICカード、パソコンなどによる客観的な記録を基本とするよう求めています。正確で信頼性の高い労働時間管理を行うため、客観的な事実に基づいた記録を徹底しましょう。
タイムカードは出勤簿の代わりになる？
原則として、タイムカードだけでは出勤簿の代わりにはならないとされています。出勤簿には、時間外労働時間や休日出勤日数などの記載が求められるためです。タイムカードを出勤簿代わりに使用する場合は、以下の条件を満たすことが求められます。
- 時間外労働や休日出勤の記録が可能である
- 分単位での時間管理ができる
- 残業申請書やその他の書類を添付できる
タイムカードの機能が限定されている場合は、残業申請書などの書類を添付して、正確な労働時間を記録しましょう。
出勤簿はエクセルでも問題ない？
出勤簿は、エクセルによる作成も可能です。使い勝手がよい出勤簿を自作することもできますし、無料のテンプレートを利用すれば、集計作業を効率化できます。
ただし、エクセルの場合は手入力が中心となるため、入力ミス等の可能性があります。また、法改正があった際には、計算方法や管理方法を見直す必要があります。正確性や効率性を重視する場合は、勤怠管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
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正しい出勤簿で適正な勤怠管理を行おう
適正な労務管理を行うには、正確な出勤簿の作成が求められます。出勤簿は労働基準法で作成・保存が定められている重要な帳簿です。労働時間や休憩時間、残業時間などを正確に記録しましょう。
紙やエクセルによる出勤簿は入力ミスや改ざんの可能性があるため、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムは労働時間を正確に記録し、法改正にもスムーズに対応できるため、労務管理の効率化につながります。適正な出勤簿の管理を通じて、健全な職場環境を築きましょう。
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※本記事は2025年12月24日時点の情報を基に制作しています。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
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解決できない経営課題がありましたら、ぜひ私たちにお声掛けください。必ず力になります。
