初めて人を雇うときに必要な手続きとは？税金や社会保険について解説

監修者：税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

2024/06/03更新

初めて人を雇うときには、行わなければならない多くの手続きがあります。会社を設立したり、個人事業主として事業を立ち上げたりして、「従業員を雇いたい」と考える方もいるでしょう。しかし、これまで人を雇ったことがない場合、どのような手続きを行えばよいのか、戸惑ってしまうことが多いかもしれません。

人を雇う際の手続きは、労働基準法の定めによるもの、社会保険や労働保険、税金にかかわるものなど多岐にわたります。慌てずに手続きができるよう、人を雇うときにやらなければいけないことを事前にチェックしておくことが大切です。

本記事では、企業や個人事業主が人を雇うときに行う手続きや必要書類、期限などのほか、人を雇うことでかかる費用の目安についても解説します。

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人を雇う際に必要な書類

人を雇うときには、労働条件の明示が必要です。労働基準法では、従業員を雇用する際、給与（賃金）や勤務時間といった労働条件について、原則として書面で明示しなければならないと定められています。

人を雇用する事業主は、これらの労働条件を明記した「労働条件通知書」を作成し、従業員に交付しなければなりません。労働条件通知書を交付するタイミングは、労働契約（雇用契約）の締結時とされていますが、採用が決まったタイミングで発行するケースが多いでしょう。

また、労働条件通知書に加えて、事業主と従業員の間で、雇用契約の内容を明らかにするために取り交わす「雇用契約書」という書類を用意する場合もあります。

労働条件通知書

労働条件通知書に記載すべき事項は、法律によって定められています。ただし、必要事項さえ記載されていれば、書式に定めはありません。厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」から労働条件通知書のテンプレートをダウンロードすることもできるので、参考にしてみるとよいでしょう。

なお、労働条件通知書には、必ず記載しなければいけない「絶対的記載事項」があります。絶対的記載事項の内容は、以下のとおりです。

労働条件通知書は、法改正により2024年4月1日以降、就業場所、業務の変更の範囲の明示が必要になりました。

また、パートやアルバイトなどの短時間労働者、契約社員などの有期雇用労働者の場合は、上記事項に加えて、昇給・賞与・退職手当の有無や、雇用に関する相談窓口についても記載しなければなりません。

さらに、有期雇用労働者を雇い入れる際には、法改正により2024年4月1日以降、「更新上限の有無と内容」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」の記載が必要になりました。

絶対的記載事項は、原則として書面による明示が必要です。従業員が希望した場合はFAXや電子メールでの交付も可能ですが、その場合も、書面としてプリントアウトできる形式で送らなければなりません。

この他にも、退職手当や賞与に関することなど、制度として定めている場合は記載が必要な「相対的記載事項」があります。

労働条件通知書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 労働条件通知書とは？作成方法や記載事項などを解説

雇用契約書

雇用契約書とは、事業主（雇用する側）と労働者（雇用される側）の間で、雇用契約の内容を明らかにするために取り交わす書類です。給与（賃金）、就業場所、時間、業務内容、昇給、退職などの労働条件に関する重要事項を取り決めて書面化し、会社と労働者の双方が署名捺印（または記名押印）をして締結します。

雇用契約自体は、会社と従業員双方の合意があれば口頭だけでも成立するため、雇用契約書を作成しなくても法的に問題はありません。しかし、入社後のトラブルを避けるためにも、雇用契約書を締結・保管しておくと安心です。労働条件通知書と雇用契約書の記載事項には重複する内容も多いため、両者を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」を発行するケースもあります。

雇用契約書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 雇用契約書とは？労働条件通知書との違いや記載事項、注意点を解説

人を雇う際に必要な社会保険の手続き

人を雇う際には、社会保険の適用事業所に該当し、雇用する従業員が条件を満たす場合、社会保険の加入が必要です。ここからは、社会保険の加入義務がある事業者や加入対象となる従業員の条件を、詳しく見ていきましょう。

社会保険の加入義務がある事業者

社会保険の適用対象となった事業所のことを、適用事業所といいます。以下の条件に該当する場合は適用事業所となり、健康保険・介護保険・厚生年金保険への加入義務が生じます。

社会保険（健康保険・介護保険・厚生年金保険）に初めて加入するときには、適用事業所になった日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」を年金事務所へ提出します。法人（会社）の場合は、従業員の有無にかかわらず適用事業所になるため、設立から5日以内に届出が必要です。個人事業主の場合は、従業員の雇用によって適用事業所の要件を満たしたら、届出を行いましょう。

加入対象となる従業員

適用事業所で、社会保険の加入要件を満たす従業員を雇用した際には、社会保険の資格取得手続き（従業員の社会保険加入手続き）が必要です。社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入が必要な従業員の条件は、以下のとおりです。

上記のいずれかの条件に当てはまる場合は、加入が必要になります。なお、40歳以上の人は健康保険と併せて、原則、介護保険の加入も必要です。

また、1年のうち6か月間以上、社会保険の被保険者である従業員が101人以上（2024年10月以降は51人以上に拡大予定）いる「特定適用事業所」は、1週間の所定労働時間または1か月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3未満である短時間労働者のうち、以下をすべて満たす場合は社会保険に加入させる必要があります。

従業員の社会保険加入手続きは、入社日から5日以内に、年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を提出します。協会けんぽ（全国健康保険協会）以外の健康保険組合に加入している場合は、各健康保険組合でも手続きが必要です。

社会保険についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 社会保険とは？種類や加入条件、その他の公的制度との違いを解説

人を雇う際に必要な労働保険の手続き

労働保険とは、労災保険（労働者災害補償保険）と雇用保険のことです。従業員を1人でも雇ったときには、労働保険の適用事業所になります。初めて人を雇い、適用事業所になったときには、労働基準監督署に「適用事業報告」を提出します。これは、労働基準法の適用を受けることになった、つまり労働者を雇い入れたことを、管轄の労働基準監督署に報告するための書類です。

ここからは、労働保険の加入対象となる従業員や書類の提出先を見ていきましょう。

加入対象となる従業員

労災保険の加入対象になる従業員は、以下のとおりです。

雇用保険の加入条件は、以下の3つの条件にすべて当てはまる従業員になります。

書類の提出先は業種によって異なる

初めて人を雇ったときには、雇用してから10日以内に「労働保険 保険関係成立届」の提出が必要です。労災保険と雇用保険の申告・納付を一元的に扱う一元適用事業の場合、提出先は管轄の労働基準監督署へ申告し、その後、受理された控えとなる書類を管轄のハローワークへ提出します。

一方、事業の実態（建設業など）によって労災保険と雇用保険の適用の仕方が区別される二元適用事業の場合、労災保険については労働基準監督署へ、雇用保険についてはハローワークへ独立して提出します。さらに、50日以内に「労働保険概算保険料申告書」を労働基準監督署または所轄の都道府県労働局、もしくは金融機関などに提出します。

加えて、雇用保険の加入対象となる従業員を初めて雇う場合は、「雇用保険適用事業所設置届」と「雇用保険被保険者資格取得届」を管轄のハローワークに提出します。提出期限は、雇用した日の翌月10日までです。

労働保険についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 労働保険とは？加入条件や手続き、特別加入制度について解説

雇用保険についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 雇用保険とは？給付の種類や加入条件、保険料の計算方法などを解説

人を雇う際に必要な所得税と住民税の手続き

従業員を雇用すると、給与を支払う際に所得税や住民税を徴収することになります。そのため、人を雇うときには税金に関する手続きも必要です。

初めて従業員を雇用したときに所轄の税務署に提出しなければいけない書類が、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」です。給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書は、給与や賞与から所得税の源泉徴収を行うために必要な書類です。提出期限は、雇い入れた日から1か月です。

なお、法人（会社）の場合は、従業員がいなくても、会社から経営者に役員報酬が支払われる場合は、設立後1か月以内に給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書を提出します。既に届出書を出している場合は、従業員を雇用するときに再提出する必要はありません。

また、所得税と住民税を徴収する際には、以下のような確認事項があります。

所得税の徴収を行う際の確認事項

所得税の源泉徴収を行う際には、従業員の配偶者や子供などの扶養状況を確認する必要があります。そのため、入社時は従業員に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を忘れずに提出してもらいましょう。この申告書の内容を基に、毎月の給与から控除する所得税額が算出されます。

所得税についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 所得税とは？計算方法や税率、仕組みをわかりやすく解説

住民税の徴収を行う際の確認事項

住民税の納付方法には、「普通徴収」と「特別徴収」の2つがあります。普通徴収とは、納付書などを使って、納税者自身が市区町村に直接住民税を納める方法です。特別徴収とは、会社などの雇用主が従業員の給与から控除して市区町村に納める方法です。

会社員などの給与所得者は、原則として特別徴収で住民税を納めます。入社した従業員が、それまで普通徴収で住民税を納めていた場合は、「特別徴収切替届出（依頼）書」と従業員から回収した普通徴収の納税通知書を居住地の各市区町村へ提出し、特別徴収への切り替え手続きを行います。

また、従業員が前職で特別徴収をしており、入社後も継続して特別徴収とする場合は、前職の職場で作成した「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」に所定の加筆し、居住地の市区町村に提出します。

住民税の特別徴収についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 住民税の特別徴収とは？普通徴収との違いや納付の手順を解説

1人でも雇用するなら法定三帳簿の作成が必要

法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことです。労働基準法では、従業員を1人でも雇い入れた場合、法定三帳簿を作成することが義務付けられています。法定三帳簿にはそれぞれ必要な記載項目が定められており、原則5年間（当分の間は3年間）の保存が必要です。

労働者名簿

労働者名簿は、従業員の氏名や生年月日、性別、住所などの個人情報を記録する帳簿です。法令で定められた記載項目のほか、会社が従業員を管理するうえで必要な事項を任意で設けることもできます。

賃金台帳

賃金台帳は、従業員一人ひとりの賃金の支払い状況をまとめた帳簿です。従業員の氏名や性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数のほか、基本給や手当等の種類と額といった事項を、賃金支払いのたびに記載します。

出勤簿

出勤簿は、従業員の出退勤に関する状況を記録する帳簿です。記載事項は、出勤日や労働日数、始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働を行った日付や労働時間などです。

法定三帳簿についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 労務管理とは？仕事内容や目的、人事管理との違いなどを解説

人を雇う際に従業員に提出・提示を依頼するもの

新しく人を雇うときには、従業員本人に必要書類の提出やマイナンバーの提示を依頼する必要があります。必要なものは新卒入社や中途入社、扶養家族の有無など、従業員の状況によっても変わりますが、一般的には以下のような書類の提出やマイナンバーの提示などを依頼します。

人を雇うことでかかる費用の目安

従業員を雇用すると、当然のことながら給与の支払いが発生します。また、給与以外にも、人を雇うことで必要になる費用があります。人を雇うときには、どれくらいの費用がかかるのか、わかりにくいものです。無理のない資金計画を立てるためにも、費用の目安を知っておきましょう。

労働者1人に対する労働費用は、1か月当たり平均40万円ほど

厚生労働省「令和3年就労条件総合調査の概況」によれば、労働者1人にかかるコストの平均は、1か月約40万円です。かかるコストは業種によっても異なり、事業規模が大きくなるほど金額も高くなります。そのため、中小企業や個人事業主であれば、費用はもう少し抑えられるかもしれません。ただ、目安として1人当たり月40万円という金額を想定しておくとよいでしょう。

給与以外の労働費用

前述した厚生労働省「令和3年就労条件総合調査の概況」によれば、1か月40万円の費用のうち、給与以外の労働費用は約7万円となっています。給与以外の労働費用には、法定福利費や法定外福利費、教育訓練費、募集費などが含まれます。この中でも金額が大きいのが、法定福利費（約5万円）と法定外福利費（約5,000円）です。

法定福利費とは、従業員を雇っている事業者に負担が義務付けられている保険料などのことです。具体的には、全額が事業主負担となる労災保険料や、健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料の事業主負担分などが該当します。一方、法定外福利費とは、事業主が従業員のために支出する給与以外のお金のことで、通勤手当や健康診断費用、社宅の提供、慶弔見舞金などがあげられます。

法定福利費は従業員の給与等の額によっても増減しますが、事業主の負担割合が決まっているため、削減するのはなかなか難しいでしょう。また、法定外福利費も、快適な職場環境と従業員のモチベーション維持のためには、ある程度必要な費用といえます。

初めて人を雇うときには、このような給与以外の費用についても具体的に想定しておくことが大切です。

人を雇う際には助成金の活用がおすすめ

人を雇うことでかかる費用負担に対応するため、助成金を活用する方法もあります。初めて人を雇う場合に利用できる可能性がある助成金には、厚生労働省の「トライアル雇用助成金」や「中途採用等支援助成金」などがあげられます。

申請にあたってはさまざまな要件が設けられているため、初めて人を雇う事業主にとってはややハードルが高いかもしれませんが、活用を検討してみるのもよいでしょう。

初めて人を雇うときの注意点

初めて人を雇うときには、各種手続き以外にも気を付けるべきことがあります。具体的にどのような注意点があるのか、詳しく見ていきましょう。

毎月の人件費の出費がある

従業員を雇用すると、毎月給与の支払いが必要になります。また、見落としがちなのが、事業主が負担する社会保険料や労働保険料です。これらは毎月固定で発生する費用なので、無理なく支払い続けることができるか、よく検討することが大切です。

従業員を容易に解雇することはできない

一度、人を雇い入れると、容易に解雇することはできません。従業員の雇用は労働契約（雇用契約）に基づいて行われるものであり、一度締結した契約を簡単に破棄することはできないのです。同様に、一度決めた給与額を、合理的な理由なく一方的に減額することもできません。

人を雇うときは、「長く働いてもらえるか」「問題なく給与を払い続けられるか」を考えたうえで、採用する人材や人数を決めましょう。

初めて従業員を雇うなら、給与計算ソフトの導入がおすすめ

初めて人を雇うときには、社会保険や税金など、さまざまな手続きを行う必要があります。法律にかかわるものや、期限が定められているものも多いので、漏れがないように手続きを進めていくことが大切です。

また、従業員を雇用すると必ず行わなければいけない業務が、給与計算です。給与計算では、給与から控除する社会保険料や税金なども計算しなければならず、とても手間がかかります。特に初めて人を雇う場合、給与計算に時間を取られて、本業が圧迫されてしまう可能性もあります。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

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