検収書とは？納品書や受領書との違い、書き方のポイントを徹底解説

2023/03/10更新

検収書は、商取引において発行される書類の1つです。ただし、発行が義務付けられているわけではないため、発行したことがない、あるいは受け取ったことがないということもあるのではないでしょうか。

ここでは、検収書の役割や、取引の中で作成するその他の書類との違い、書き方などについて詳しく解説します。

検収書とは商品が注文どおりの内容であることを証明する書類

検収書は、商品を受け取った後に、その内容が注文内容に合致していることを証明するために発行する書類です。

そもそも「検収」とは、納品された品物やサービスに間違いや破損、不足などがないかを確認し、受領することです。ある商品を100個購入し、段ボールが1箱届いたとします。この時点では、あくまでも「注文した側から何か荷物が届いた」ということしかわかりません。段ボールを開封して、注文した商品の一部が見えたとしても、わかるのは「どうやらあのときに注文した商品が届いたらしい」ということまでです。段ボールから中身を取り出し、100個あるかどうか、すべての商品に傷や破損がないかどうかを確認して、初めて検収が完了します。

そのため、検収書は商品が届いた時点で発行してはいけません。必ず、検品して検収作業が完了してから発行します。

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検収書の目的と役割

検収書の発行は義務ではありませんが、発行することで以降の手続きをスムースに進められます。また、売手側から、請求処理のための検収書の発行を求められる可能性もあります。検収書の主な役割は、下記のとおりです。

売上を計上するタイミングを伝えるため

商品の注文を受けた事業者は、注文内容に応じて商品の納入やサービスを行い、その後、該当の注文に対する請求を行います。しかし、請求をするためには、その前に売上を計上しなければいけません。売上をどのタイミングで計上するのかは、業種や取引内容によって変わりますが、多くは下記のいずれかです。

検収基準で売上を計上している企業では、取引先（買手側）の検収が完了した日を売上日とします。商品を納入したり、サービスを行った相手から検収書が届かないと、いつまでも売上を立てることができません。このような企業との取引では、必ず検収書を発行する必要があります。

検収基準を採用する企業は、納品から品質の確認までに一定の時間がかかる業種に多くなっています。例えば、ITシステムなどは納入された時点で問題なく動くかどうかがわかりません。運用テストを行い、問題がないことが確認されて初めて検収完了となります。

トラブル・クレーム防止目的

納入した商品やサービスについて、どこまで責任を持つのかは受注企業にとって大きな問題です。「1か月前に納品してもらった商品が1つ破損していたので交換してほしい」と言われても、それが最初から壊れていたのか、先方に到着した後で壊れたのか判断がつかないでしょう。

そのとき、受け取った側が検収書を発行していれば、納品・検収時点で問題がなかったことが証明されます。通常、検収書を発行した後は、原則として返品やクレーム、無償での修正依頼などができなくなります。検収書は、納品物やサービスに問題がなく、注文どおりであったことを証明する書類だからです。これによって、商品を納品した側は、一般的には、隠れた瑕疵（かし）があるなどの場合を除いて、それ以降の対応が不要になるという区切りをつけられます。

また、商品やサービスを受け取った側も、検収書を発行するために納品物やサービス内容を早期にチェックする習慣がつけば、その後の業務がスムースに進めやすくなります。中身を確認しないまま受け取って、いざ使おうとしたときに不具合に気づくといったトラブルも、検収書が発行され検収が確かに完了していることを確認できれば回避できるので、業務フロー改善のためにもおすすめです。

検収書と納品書、請求書、受領書の違い

見積書や請求書など、検収書の他にも商取引のために取り交わす書類は数多くあります。その中で、特に検収書と内容の似ている「納品書」「請求書」「受領書」の3点について、どのような書類で、検収書とは何が違うのかを解説します。

納品書は注文を受けた側が商品に同梱する書類

納品書は、注文を受けた側（受注側）が発行する書類で、注文された商品を発注側に納品する際に商品に同梱するのが一般的です。検収書の発行者は注文をした側（発注側）ですから、誰が発行するのかという点がそもそも違います。

納品書の目的は、納品物の内容を明らかにすることです。注文書と同じ内容を記載した納品書を同封することで、商品を見なくても何が届いたのかをすぐに確認してもらえます。納品書には商品名や数量が記載されているので、納品物のチェックをする際にも役立つでしょう。

請求書は納品した商品の代金を支払ってもらうための書類

請求書も、納品書と同様に注文を受けた側（受注側）が発行する書類です。請求書に記載する主な項目は、請求金額や支払期限、支払い先の名称などです。納品書が商品の納品を証明するものであるのに対し、請求書は納品した商品やサービスの代金を支払ってもらうために発行します。

商品やサービスの対価として金銭を支払うという契約を結び、商品を受け取った場合、商品を渡した側は金銭を受け取る権利（債権）を得て、商品を受け取った側は金銭を支払う義務（債務）を負います。

請求書の主な目的は、商品やサービスを渡した側が持つ権利を明確にし、請求した事実を証明することです。なお、法律上、債権の有効期限は請求日から5年間（2020年4月1日以降に発生した取引。それ以前は2年）。請求書の発行は、債権の期限を明らかにするためにも役立ちます。

受領書は注文した側が商品を受け取ったことを示す書類

受領書は、商品を受け取った際に、注文した側が発行する書類です。検収書と同様に発注側が発行する書類ですが、受領書はあくまでも受け取ったという事実だけを証明します。内容を確認したうえで発行するものではないので、受領書発行後に「納品物が注文と違う」「破損している」といった連絡を入れても問題ありません。

商品が納品されたタイミングで受領書を発行することで、確かに商品が届いたことを先方に伝えられます。検収書を発行するためには内容物の確認が必須ですから時間がかかりますが、まず、確かに荷物を受け取ったことだけを先行して伝えるために受領書が利用されます。

検収書を発行する基本的な流れ

注文をした側が、商品やサービスを受け取ってから検収書を発行するまでの流れはどのようなものなのでしょうか。商品が納品されてからの流れを解説します。

1. 納品物が発注どおりか検収する

納品された商品やサービスなどを確認し、発注どおりかチェックします。相違点や不明点があった場合は、検収書を発行する前に売手側に問い合わせをしてください。なお、このステップの前に、受領書を発行するケースもあります。

2. 検収書を作成する

納品物に問題がなければ、検収書を作成します。詳細は後述しますが、検収書に決まったフォーマットはありません。納品物の名称や数量、金額、検収日などがわかるような書式が基本です。

ただし、社内的にはフォーマットを統一しておくべきです。その都度テンプレートを探したり、一から作ったりするのではなく、決まったやり方で作成します。

3. 検収書を売手側へ送付する

作成した検収書を売手側に送付します。印刷して郵送する方法の他、PDFデータをメールで送付したり、システム上で発行したりする方法もあります。

一般企業においては検収書を発行するまでの期限に決まりはありません。しかし、あまり長い期間待たせてしまうと、売手側に迷惑がかかる可能性があります。双方合意のもと検収期限を定め、それにもとづいて検収書を発行してください。

なお、検収書の発行期間に定めはありませんが、下請法によって、下請け先への支払いは受領日から60日以内と定められています。検収の遅れによって、結果として60日以内の支払いに間に合わなくなるようなことがないような配慮が必要です。

検収書に記載する項目

検収書には決まったフォーマットはなく、各企業が自由に作成可能です。WordやExcel、手書き、検収書を出力できるシステムなどを利用してください。

ただし、WordやExcelで自らフォーマットを作る場合は、検収書に記載すべき内容に漏れがないように注意する必要があります。基本的な項目は、下記のとおりです。

検収書のフォーマット例

（1）タイトル

書類上部に「検収書」と記載します。発注書や受領書など、取引の間に交わされる書類は数多くあり、どれも商品名や金額が記載されていて、内容が似ているため、間違えてしまう可能性もあります。わかりやすく、大きめにどのような書類なのかを明記してください。

また、タイトルの下に「下記のとおり検収いたしました。」など、検収を行った事実がわかる文言を併記します。

（2）受注者の名称

検収書の宛先を記載します。敬称は、企業であれば「企業名＋御中」、個人であれば「個人名＋様」と記載しましょう。

（3）発注者の情報

自分の情報を記載します。企業名や屋号などの名称、所在地、電話番号、メールアドレスなど、基本的な情報を記載してください。

（4）検収書の発行日

検収書を発行した日を書きます。売手側が検収基準で売上を計上している場合、発行日が売上日ということになります。検収後はすみやかに検収書を発行してください。

なお、郵送で送付する場合も、到着予定日や投函日ではなく、あくまでも検収書を発行した日を記入します。

（5）検収した商品・サービスの詳細

受領後、検収した商品の名称と数量、単価、商品ごとの金額、小計、消費税率と税額、合計額などについて記載します。この部分が検収内容にあたるため、見積書などから自動でデータを引用できるシステムを使って正確に作成するのがおすすめです。

（6）検収担当者の氏名・捺印

担当者の氏名や捺印をしておくと、誰が検収を行ったのかが明確になります。万が一、後から不明点が出た際も、スムースなやりとりが可能です。

検収書は一定期間の保管が必要

検収書は、取引の証拠となる「証憑書類」に該当します。検収書を受け取った場合はもちろん、発行した場合も控えを保管することになりますが、控えの作成は義務ではありません。検収書の保管期間は下記のとおりです。

検収書や見積書、発注書などは、取引をするたびにどんどん蓄積していきます。紙の書類の保管についても、ただ取っておけば良いというわけではありません。必要に応じて内容を確認できるように、相手先ごとや書類の種類ごとにファイリングするのがおすすめです。

とはいえ、莫大な量の書類を5～10年の間保管するとなると、かなりの場所を取ってしまいます。スペースの確保が難しい場合や、管理コストを下げたい場合は、書類を電子化して保存することを検討しましょう。ただし、電子データで保存を行うためには、一定の要件を満たさなければいけません。

紙で受け取った検収書や、紙で発行した検収書の控えをデータとして保存するための要件は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」という区分で定められています。一方、データとして受け取った検収書は、「電子取引」の区分に該当します。また、自社発行の検収書の控えは電子帳簿保存法の電子データ保存に該当します。
2022年1月からは、電子取引で電子データによって受領した書類は電子データ保存することが義務付けられているため、要件の確認が必要です。ただし、2023年12月31日までは猶予期間（正確には宥恕）となっています。

• 電子帳簿保存法に対応したシステムとは？概要や選び方などを解説

商品を受け取ったら検収書を作成しよう

検収書の発行をすることで、受け取った商品の状態や個数をなどの内容を明確にし、相手側に取引が滞りなく行われたことを伝え、以後の手続きを円滑にできます。これまで検収書を発行してこなかった事業者も、発行を検討してみてはいかがでしょうか。

またすでに取引がある会社へ検収書を発行する場合は、「Misoca」などのクラウド請求書作成ソフトを活用するのがおすすめです。

「Misoca」は、請求書情報をもとに検収書を作成するため、発行の手間を省くことができます。

手書きや表計算ソフトでの作成が、面倒くさいと感じる方は、システム導入を検討してみるのも良いでしょう。

「Misoca」は、見積書や納品書、請求書などをかんたんに作成できるシステムです。取引先などをあらかじめ登録しておけば、必要な情報を選択、入力するだけで、条件を漏れなく満たしたフォーマットの書類が作成できます。請求書情報をもとに検収書を作成することもできるため、検収書の発行から請求までを一連の業務としてスムースに行えるでしょう。

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この記事の監修辻・本郷税理士法人

国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
Webサイト：https://www.ht-tax.or.jp

この記事の監修辻・本郷ITコンサルティング

国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。