2022年施行の改正電子帳簿保存法で注文書の保存方法はどう変わる？

2023/03/15更新

2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法によって、注文書をはじめとした証憑（しょうひょう）書類の保存に関するルールが変わりました。これまで紙の注文書をファイリングして保存していた事業者も、電子帳簿保存法の改正に伴い、新たな対応をとらなければいけなくなる場合があります。電子帳簿保存法の改正によって、これらの書類を電子取引でやりとりした場合には、そのデータについては、電帳法の要件に従って保存することが義務付けられました。

ここでは、電子帳簿保存法の改正に対応した注文書の保存方法や保存期間、注文書を保存する際の注意点などを、改正電子帳簿保存法のポイントと併せて解説します。

改正電子帳簿保存法による注文書保存の変更点

まず、注文書などの書類は国税関係書類の中でも取引関係書類に該当します。また、これらの書類に通常書かれる情報を電子的にやりとりした場合には、電子取引に該当します。

商品やサービスを発注する際に注文者側が発行する書類が注文書です。注文書は取引を証明する証憑書類の1つで、法律によって一定期間の保存が義務付けられています。2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法によって、これらの書類を電子取引でやりとりした場合には、そのデータについては、電子帳簿保存法の要件に従って保存することが義務付けられました。

2022年1月施行の電子帳簿保存法の改正の大きな変更点が、電子取引における電子データ保存が「義務規定」として、すべての事業者に義務付けられたことです。電子取引とは、注文書などの書類を電子メールやクラウドサービスなどを利用してやりとりすること。電子帳簿保存法の改正に伴い、電子データで発行または受領した注文書はデータのまま保存しなければなりません。

ただし、電子取引の保存に関しては施行から2年間の猶予期間（正確には宥恕）が設けられていますので、2023年12月末までは従来どおり紙での保存も認められます。宥恕（ゆうじょ）とは「大目に見て許す」といった意味です。「電子保存への対応が難しい場合は2年間に限り大目に見てもらえる」というだけで、義務そのものは2022年1月1日の改正された電子帳簿保存法施行とともに発生しています。

なお、令和5年度税制改正大綱において、電子帳簿保存法での電子取引の電子データ保存に関して、二つの改正が示されています。

• ①
  電子取引の電子データを電子帳簿保存法の要件に従って保存できなかったことについて「相当の理由がある」場合には、電子データの出力書面を保存しておくなどの条件を満たしたうえで、他の要件を満たさずに電子データを保存することができる
• ②
  電子取引の電子データの出力書面を取引年月日等及び取引先ごとに整理・保存するなどの要件を満たしたうえで、検索機能なしに電子データの保存を可能とする。※電子帳簿保存法の他の要件を満たす必要はあります。

いずれも2024年（平成6年）1月1日以後に保存が行われる電子取引に関してのものです。②の条件は示されております。①は、条件は明示されているものの「相当の理由がある」がどのような場合が該当するかについては、現時点では、必ずしも明らかではありません。そのため、税制改正が可決され、詳細情報が公開された段階で、本記事を更新予定です。

いずれにしろ、法人・個人事業主にかかわらず、電子データで受領した領収書や請求書、電子データとして保存することが必須になります。

なお、上図の「電子帳簿等保存（電子データ保存）」の「スキャナ保存」に関しては「任意規定」（＝取り組みたい事業者が任意で行うもの）です。

法人の注文書の保存期間は7年

法人の注文書の保存期間は、法人税法によって7年と定められています。これは、注文書を発行または受領した日から7年ではなく、その事業年度の確定申告期限の翌日から7年間です。

なお、青色申告法人で赤字決算の場合や、青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金額が生じた場合は、10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保存が必要です。法人の赤字（繰越欠損金）は10年間繰越ができ、繰越控除を受けるうえで証憑書類の保存が要件となるためです。

個人事業主の注文書の保存期間は5年

個人事業主の場合は、所得税法によって、注文書の保存期間は5年と定められています。

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電子帳簿保存法の対象文書は3種類

電子帳簿保存法の対象となる文書は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類です。紙の注文書やパソコンなどで作成した注文書は国税関係書類に、電子データでやりとりした注文書は電子取引に該当します。それぞれどのような文書なのか、詳しく見ていきましょう。

電子帳簿保存法の対象文書

国税関係帳簿

国税関係帳簿とは、法人税法や所得税法など、国税に関わる法律によって保存が義務付けられている帳簿のことです。仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳などが該当します。

国税関係書類

決算関係書類と取引関係書類をまとめて「国税関係書類」と呼び、注文書はこのうち、取引関係書類にあたり、相手先から受領したものと自身が発行した控えの両方が対象となります。決算関係書類には貸借対照表や損益計算書、試算表、棚卸表などが、取引関係書類には注文書の他、請求書、見積書、納品書、領収書などが挙げられます。

電子取引

電子取引とは、取引に関してやりとりした取引関係書類に通常記載される事項（「取引情報」といいます）を電子的にやりとりする取引をいいます。請求書を電子メールやEDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）、クラウドサービスなどによって受け取ったり送付したりすることは電子取引にあたります。注文書、見積書、納品書、領収書などの書類についても同様です。取引関係書類と同じく、相手先から受領したものと自身が発行した控えの両方が対象となります。

電子帳簿保存法に則った注文書の保存方法

注文書の保存方法は、それらが紙でやりとりされたものか、電子的にやりとりされたものかで異なります。下記で、詳しく解説していきましょう（上図の緑の区分に従って説明します）。

自己が最初からPCで作成した注文書などの国税関係書類

自己が最初からパソコンなどで作成した（※）、注文書などの国税関係書類は、一定の保存要件のもと、その控えを電子データのまま保存することが可能です。例えば、注文書を販売管理ソフトや帳票作成ソフトで作成・発行して取引先に送付した場合などは、その控えを紙ではなくデータで保存することができます。ただし、電子データの保存にあたっては、保存しているデータを表示・印刷できる機器の設置など、電子帳簿保存法において定められた要件を満たす必要があります。

なお、後述する電子取引に該当しなければ、紙で保存していても問題はありません。

• ※ 「自己が最初からパソコンなどで作成した」とは、正しくは「自己が一貫して電子計算機を使用して作成した」場合を指します。

電子帳簿保存法で定められた電子データ保存の要件

• 訂正・削除履歴の確保
• 相互関連性の確保
• 関係書類等の備付け
• 見読可視性の確保
• 検索機能の確保

紙で発行・受領した注文書などの取引関係書類

自身が紙で発行した注文書や、相手から受領した紙の注文書は、原本をスキャンして電子データに変換してから保存することができます。スキャナやスマートフォン、デジタルカメラなどで読み取ってデジタル化した注文書のデータを所定の要件を満たす形で保存していれば、紙の原本は処分しても問題ありません。なお、データ化せずに紙のまま保存することも可能です。

紙の注文書をスキャンする際の要件は、下記のとおりです。

紙の注文書をスキャンする際の保存機器（スキャナ）に関する要件

電子データを適切に管理するシステムの要件

• ※1 国税関係書類の重要度については、「国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分 」をご参照ください
• ※2 すみやかに表示できるシステムである必要があります
• ※3 税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられる場合は、「二以上の任意の記録を組み合わせての条件設定」等の検索機能に係る一部要件は「不要」となります
  （注1）最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。
  （注2）受領等の後、休日等をまたいで入力することも勘案して、7営業日を基本とされましたが、業種業態によっては必ずしも7営業日以内に入力することができない場合に一律に排除することは経済実態上合理的ではないことと判断された結果、「おおむね」7営業日以内とされています。
  自社の事例においてどのように取り扱われるかについては、所轄税務署にお尋ねください。

電子データでやりとりした注文書

電子データで送付または受領した注文書は、上記で紹介した所定の要件に従って電子データのまま保存することが義務付けられており、紙での保存は認められません。電子取引は義務規定のため、事業規模を問わずすべての事業者に適用され、電子データのまま保存するのが基本です。

電子帳簿保存法の保存要件の改正点

電子帳簿保存法の改正について、「スキャナ保存」と「電子取引」の変更点について取り上げます。

• ※ 国税庁「電子帳簿保存法が改正されました 」

電子帳簿保存法に従って注文書を保存する際、特に気を付けたい点について下記で解説します。

電子データを表示・印刷できる機器の設置

文書の種類にかかわらず、電子データの保存にあたっては、保存しているデータを表示・印刷できる機器の設置が必要です。例えば、PDFデータであれば、PDFを閲覧・印刷できるパソコンやプリンターなどを事務所に設置しておきましょう。

また、データはきちんと整理し、税務調査などで求められた場合はすぐに印刷できる状態にしておかなければなりません。

検索機能の確保

紙の注文書をスキャナ保存する場合や、電子取引の注文書を電子保存する場合は、取引年月日、取引金額、取引先の項目で検索できるようにしておく必要があります。ファイル名に各項目を含めるか、該当する情報を含めた一覧表などを作成しておきましょう。

従来は、取引年月日や勘定科目、取引金額など、保存する帳簿・書類に応じた主要項目を検索要件として設定したうえで、「日付や金額を範囲指定して検索」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索」などの条件が必要でしたが、電子帳簿保存法の改正により、検索要件が大きく緩和されました。

なお、基準期間の売上高が1,000万円以下の場合は、税務職員の求めに応じて書類をダウンロードできる状態になっていれば、これらの検索要件を満たさなくても問題ありません。基準期間とは、電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度（個人事業主は前々年の1月1日～12月31日）を指します。

改ざん防止措置

紙の注文書をスキャナ保存する場合や、電子取引の注文書を電子保存する場合、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存など、電子データの改ざんや不正を防ぐための措置が必要です。タイムスタンプとは、その電子データがある時刻に存在していたこと、それ以降改ざんされていないことを証明する仕組みのことです。

• ※ 電子取引の場合、訂正・削除の記録が残るなどの一定のシステムを使用することによって改ざん防止のための措置を講じていることとするためには、保存だけでなく、データの授受も当該システム内で行う必要があります。

なお、電子取引を電子保存する場合において、「正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理の規程」を定め、これに沿った運用を行い、その備付を行っている場合には、上記のタイムスタンプの付与等の改ざん防止措置に代えることができます。

これまでは、取引関係書類をスキャナ保存する場合、受領者の自署と3営業日以内のタイムスタンプ付与が必要でしたが、法改正によってタイムスタンプの付与期間が最長約2か月まで延長され、自署も不要になりました。

また、データの訂正や削除の履歴が残る（または訂正や削除ができない）システムに保存していれば、タイムスタンプの付与も必要ありません。

改正電子帳簿保存法のメリット

改正電子帳簿保存法に則って、帳簿や書類のデータ保存を新しく進める必要があります。その際に生まれる主なメリットを解説します。

コスト削減

紙の書類を保存していると、用紙代や印刷代に加え、保管スペースや書類管理に関わるコストなどが発生します。電子帳簿保存法に従ってペーパーレス化を進めれば、これらのコストを大幅に削減することができます。

業務の効率化

電子帳簿保存法に従って帳簿や書類をデータで保存すれば、出力やファイリングの手間や保管スペースの管理作業などが不要になります。確認したい書類を探し出すときにも、容易に検索ができるようになるのは大きなメリットです。決済の迅速化で、人員削減も期待できます。書類管理にかかる時間が大幅に短縮され、業務効率化につながるでしょう。

働き方改革の推進

近年では、テレワークやフレックスタイム制など、働き方が多様化しています。いわゆるはんこ文化からの脱却や、企業活動のDXを後押しすることも、改正電子帳簿保存法の目的の1つです。

また、書類の電子化によって人的ミスが減少し、税務調査や会計監査などの時間短縮にもつながります。

セキュリティの強化

電子帳簿保存法によってペーパーレス化が進むと、書類の紛失や盗難といったリスクが軽減します。さらに、電子化に伴って社内ルールの設定やセキュリティ教育などを行うことで、自ずとセキュリティが強化されます。ただし、システム上のセキュリティは確保してください。

電子帳簿保存法に則した注文書の保存の注意点

注文書を改正電子帳簿保存法に従って保存する際、注意したいポイントが3つあります。下記で詳しく解説しましょう。

注文書、発注書など、名称は統一する

会社によっては、注文書のことを発注書と呼ぶケースもあります。注文書も発注書も相手先に依頼の意志を示すものであり、役割は同じです。書類の呼び方はどちらでもかまいませんが、注文書と発注書が無秩序に混在しているような状況は好ましくありません。どちらかに名称を統一するか、社内ルールを定めて使い分けるようにしましょう。

注文書は受け取った形で保存

取引相手から注文書を受領した場合は、受け取った形で保存が基本となります。ただし、紙の注文書を受け取った場合は、スキャナ保存も可能です。紙と電子データ、それぞれで受領したときの対応の違いは、下記のとおりです。

紙で発行した注文書

受け取った紙の注文書は、そのまま紙で保存してかまいません。また、紙の注文書をスキャンして電子化し、一定の保存要件のもとに保存することも可能です。

電子データで受領した注文書

電子データで受け取った注文書は、原則として電子データのまま保存する必要があります。電子帳簿保存法では、データで受け取った注文書を紙に印刷して保存することは認められていません。ただし、2023年12月末までは、「税務署が認めるやむをえない事情がある」「保存すべき電子データを書面で出力し、税務調査等の際に提示できるようにしておく」という2つの条件を満たす場合、引き続き紙による保存が認められる宥恕措置があります。やむをえない事情や出力された書面については、必要に応じて税務調査などで確認が行われることになっており、税務署への事前申請は不要です。

改ざん防止措置は依然存在している

紙の注文書をスキャナ保存する場合に、これまで必要とされていた相互チェックや定期検査は、電子帳簿保存法の改正によって廃止されました。また、スキャナ保存におけるタイムスタンプの付与についても、データの訂正や削除の履歴が残る（または訂正や削除ができない）システムに保存していれば不要になりました。これらの要件緩和により、誰でもスキャナ保存を行いやすくなっていますが、改ざん防止措置は依然存在しています。税務処理上の不備があった場合のペナルティは重くなっているため、十分に注意しましょう。

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この記事の監修辻・本郷税理士法人

国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
Webサイト：https://www.ht-tax.or.jp

この記事の監修辻・本郷ITコンサルティング

国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。