請求書のサイズは何が正しい？用紙選びの注意点や封筒の選び方も解説
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請求書は、取引の過程でやりとりされる書類です。売り手側が商品・サービスを納品したタイミングで交わされる書類であり、該当する商品・サービスの対価を明記した重要なものです。
そのような重要書類である請求書には、サイズの決まりはあるのでしょうか。また、請求書の用紙や封筒はどのような観点で選ぶべきか、迷う方もいるかもしれません。
そこで本記事では、請求書のサイズの決まりや、請求書の用紙選びの注意点、請求書に記載すべき事項などを解説。請求書に使用される帳票の種類や、封筒で請求書を送る際の注意点も併せて見ていきます。
請求書の用紙サイズに決まりはない
請求書のサイズに決まりはありません。一般的にはA4サイズが主流ですが、B5サイズであるからといって、請求書として問題となることはないといえます。
しかしなぜ、一般的に請求書はA4サイズが主流となっているのでしょうか。まずは、A4サイズが請求書の主流となった背景や、請求書の用紙サイズの決め方などについて見ていきましょう。
A4サイズが請求書の主流になった背景
請求書などのビジネスで使用される書類のサイズが一般的にA4となったのは、行政文書の用紙規格の影響によるものといわれています。
1993年、厚生労働省は「各省庁で使われるすべての行政文書の規格をA4とする」という指針を定めました。「行政文書の紙のサイズが混在していると文書管理が非効率となる」として、行政文書を国際規格のA判に統一していったのです。
このように、官公庁が書類をA4サイズに統一していった影響により、民間でも正式な書類はA4を使用することが一般的となったと見られています。
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※厚生労働省「行政文書の用紙規格のA判化に係る実施方針について
」
請求書の用紙サイズは、交付相手の事情に配慮して選ぶ
請求書は、取引先に商品やサービスの対価の支払いを要求する文書です。自社で特別な規定などがない限り、交付相手の事情に配慮して、請求書はA4サイズにしたほうが良いでしょう。
一般的な請求書サイズであるA4サイズであれば、取引先も請求書をファイリングする際にイレギュラーな対応が不要になり、管理しやすくなります。
請求書として使用される帳票のサイズ
帳票とは、請求書をはじめ、給与明細や賃金台帳など事務的な用途に使用される用紙です。2枚、3枚といった複写形態となっているものが多く、1度の記入で請求書の「控え」なども同時に作成することが可能です。手書きの帳票は、小売店舗の領収書として受け取ったことがある方もいるのではないでしょうか。
デジタル化、ペーパーレス化が進んでいる現代社会においても、帳票を請求書として使用する会社もあるかもしれません。帳票には請求書だけでなく、納品書や受領書などさまざまな種類があり、それぞれ用途に合わせて使い分けることができます。
帳票には、B5、B4、A5、A4、A3、A2のサイズがあります。前述のとおり帳票の多くは複写形態になっていますが、請求書や納品書、受領書などで使用する際は、2～3枚の複写形態のものを選ぶことが一般的です。請求書で帳票を使用する際のサイズは、やはりA4が無難といえるでしょう。
請求書の用紙選びのポイント
請求書に使用する用紙には、どのようなものが適しているのでしょうか。請求書を送付する際に押さえておきたい、請求書の用紙選びのポイントを紹介します。
長期保存に耐えられる用紙を選ぶ
請求書は法人で原則7年間、個人事業主でも原則5年間は保存義務があります。そのため、破損などの可能性がある薄い用紙は、保存の観点から請求書として使用するには不向きです。薄い紙を使用したほうがコスト削減につながるかもしれませんが、コスト削減の目的だけで薄い用紙を使うことは避けましょう。
請求書は、一般的に印刷用紙として販売されている用紙であれば問題ないでしょう。
請求書で一般的な用紙を選ぶ
請求書で一般的に使われる用紙には、「普通紙」「上質紙」「再生紙」があります。それぞれの特徴は以下のとおりです。
普通紙
普通紙は、最低限の厚みを確保したうえでコストを抑えられる用紙です。一般的にはコピー紙とも呼ばれ、正式にはPPC（Plain Paper Copier：普通紙複写機）用紙といいます。
上質紙
上質紙は、印刷の仕上がりが良く高級感がある用紙です。化学パルプ配合率100％の紙で、文字をきれいに印字します。品格のある請求書を送付したいときは、上質紙が適しているといえます。
再生紙
再生紙は、上質紙と比較すると用紙の白さが劣ります。しかし、環境への配慮に積極的な企業などであれば、請求書に再生紙を使用することもあるでしょう。
請求書に記載すべき事項
請求書に記載すべき項目は、請求書の種類によって異なるため注意が必要です。
適格請求書（インボイス）と区分記載請求書、それぞれの記載項目は必ず押さえておきましょう。
請求書に記載すべき事項についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
請求書に印鑑は必要？
請求書には印鑑が必須だと思われることがありますが、請求書への押印は義務ではありません。
印鑑のない請求書であっても、正式なビジネス文書としての効力を持ちます。
請求書の印鑑についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
請求書を入れる封筒の選び方
請求書を作成したら、その請求書を入れる封筒を決めなくてはなりません。封筒にもさまざまな種類があるため、請求書を入れる封筒は根拠をもって選ぶ必要があります。ここでは、請求書を入れる封筒の選び方を紹介します。
封筒のサイズ
請求書を入れる封筒のサイズは、「角形2号（332mm×240mm）」または「長形3号（235mm×120mm）」が一般的です。角形2号と長形3号のそれぞれの特徴は以下のとおりです。
角形2号の特徴
角形2号の封筒であれば、A4サイズの請求書を折らずに入れることができます。請求書を折りたくない場合や枚数が多い場合は、角形2号の封筒が適しているといえるでしょう。
長形3号の特徴
長形3号の封筒は、A4サイズの請求書が三つ折りでちょうど収まるサイズです。郵便料金を抑えたい場合や請求書の枚数が少ない場合は、長形3号が適しています。なお、請求書を三つ折りにする際は、送付先の担当者が封筒を開いた際に「請求書」という表題が一番上になるよう、最初に下から折った後、均等に上から折りましょう。
封筒の形状
請求書を入れる封筒の形状は、「縦型封筒」と「横型封筒」いずれでもかまいません。封筒にフィルムなどの窓がついている「窓空き封筒」も使用されますが、窓なしの封筒と比べるとコストがかかります。それぞれ自社に適した封筒の形状を選びましょう。
封筒の色
一般的に、請求書では白か薄い青色の封筒が使用されていますが、これも決まりではありません。宛名が明確に読める状態であれば茶封筒などを使用しても問題ありませんが、カジュアルすぎる印象を抱かれない色を選んだほうが無難でしょう。
請求書の封筒に記載すべき事項
請求書を入れた封筒は、請求書が入っていることがひとめで伝わることが何よりも重要です。一般的には「請求書在中」と封筒の表面に記載するケースが多く、英語で表記する場合は「INVOICE ENCLOSED」と記載するのが通例です。
請求書の封筒についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
封筒で請求書を送る際の注意点
封筒で請求書を送る際には、記載すべき事項以外にも押さえておきたい注意点があります。封筒で請求書を送る際の注意点は下記のとおりです。
送付状（送り状）を同封する
請求書を郵送する際は、送付状を封筒に同封しましょう。送付状に記載する内容は宛先や日付、差出人、挨拶文、請求書の概要などです。送付状は請求書の記載ミスや誤発送を防ぐ効果もあるため、できるだけ同封を習慣化していくことが大切です。
封筒に「請求書在中」と記載する
「請求書在中」の記載は手書きでも問題ありませんが、封筒に印刷するか、スタンプを押すほうが作業の手間が軽減します。
なお、請求書在中の記載の色は、一般的に黒、赤、青が使用されます。しかし、黒は宛名などの他の黒い文字と同化しやすく、赤は「赤字」という損益を連想させるおそれもあるため、青色を選んだほうが無難といえるでしょう。
紙の請求書は必ず郵送する
請求書は、郵便法と信書便法において「信書」の扱いとなります。信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。信書の扱いである請求書は、信書便物として配送する「特定信書便」を除き、「ゆうパック」や「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」「レターパック」などに封入して送付はできないと定められています。
請求書の他には見積書や納品書、申込書、契約書なども信書に該当します。信書である請求書は、正しい様式である郵送で送付することが重要です。
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※郵便局「信書の送付について」
切手の料金を確認する
封筒に貼る切手の料金は、封筒のサイズや紙の枚数によって変わるため注意しましょう。長形3号の封筒は定形郵便物の扱いとなるため、重量が25g以内であれば84円、50g以内であれば94円です。なお、2024年10月1日からは郵便料金が新料金となり、いずれの重量も110円に値上がりします。
一方、角形2号の封筒は定形外郵便物となります。角形2号サイズの場合、重量が50g以内であれば120円、100g以内は140円、150g以内は210円です。2024年10月以降の新料金になると、50g以内は140円、100g以内は180円、150g以内は270円となります。
ルールが多い請求書の作成は、専用システムに任せよう
請求書は、提供した商品やサービスの対価を明記した重要書類です。売り手側が納品した商品やサービスの明細を記載して、買い手側が発注した内容と照らし合わせるためにも重要な役割を果たしています。
しかし、印刷や手書きの請求書を作成し続けることは、経費や工数の面で非効率的であることは否めません。クライアントや商品内容ごとに紙の請求書の控えを仕分けして管理し続けていると、紛失のリスクや照合などの作業工程の負荷を下げることは困難です。
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