見積書と発注書の違いとは？取引で発行する書類の種類や流れも解説
監修者： 高崎文秀（税理士）
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見積書と発注書は、発行者や発行目的が異なる書類です。また、見積書・発注書・請求書など、取引時に必要となる書類には、やり取りする際の基本的な流れがあります。
本記事では、見積書と発注書の違いや発行手順、発注書に書き換えできるかといった、担当者が特につまずきやすいポイントをわかりやすく解説します。
経理・請求関連の担当者の方や個人事業主の方で、取引時に必要な書類の扱い方や手続きの流れを整理したい方は、ぜひ参考にし、スムーズな取引にお役立てください。
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見積書と発注書の違い
見積書と発注書は、取引において担う役割や位置付けが異なる書類です。見積書は受注側（売手側）が取引条件を提示するため、発注前の段階で作成されます。一方、発注書は発注側（買手側）が取引を正式に依頼する意思を示すため、見積内容に合意した後に作成されます。
見積書とは
見積書とは、商品やサービスを提供する受注側（売手側）が、提供する予定の商品・サービスの内容や金額の目安を記載した書類です。法人・個人を問わず、取引条件を事前に共有する目的で用いられます。
発注者は見積書で購入費用の概算や条件を確認し、発注の可否を判断します。内容に問題がなければ、発注側（買手側）企業が発注書（注文書）を発行し、正式に依頼を行います。
見積書は、発注側（買手側）が費用や条件を確認するための書類です。複数社の見積りを比較検討することが一般的であるため、見積書を提出しても必ず受注につながるわけではありません。
発注書とは
発注書とは、発注側（買手側）が受注者から購入する商品やサービス、金額、納期などを記載した書類です。契約に発注書は必須ではなく、たとえ口頭でも当事者間の合意があれば成立します。
ただし、以下の法律に定められた要件に当てはまる場合は発注書の発行義務があります。
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- 特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（通称「フリーランス新法」）
- 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（略称「中小受託取引適正化法」、通称「取適法」）（※）
- （※）以降は「取適法」と呼称。なお、改正前は「下請代金支払遅延等防止法」（通称「下請法」）。
フリーランス新法は2024年（令和7年）11月1日から、取適法は2026年（令和8年）1月1日から施行されています。
取適法3条では、資本金が一定規模以上の事業者が、より小規模な事業者に対して製造や修理、サービス提供などを委託する場合、発注内容を明記した書面（3条書面）を交付することが義務づけられています。
上記に当てはまらなくとも、取引内容や条件を明確にするために、発注書は発行しておくと安心です。
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参照：e-Gov 法令検索「下請代金支払遅延等防止法第3条
」
参照：政府広報オンライン「フリーランスが安心して働ける環境づくりのための法律、2024年11月からスタート！」
参照：公正取引委員会「中小受託取引適正化法（取適法）関係」
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受領した見積書を発注書に書き換えて使うことも可能
見積書は受注者が作成する書類であり、発注者は受領した見積書をもとに取引内容を確認します。
見積書と発注書は記載内容に共通している部分が多いため、発注側（買手側）が書類作成の手間を減らす目的で、受領した見積書を書き換えて発注書として使用するケースがあります。見積書に発注書として必要な項目がすべて含まれていれば、書類名を「発注書」に変更して使用することも可能です。また、「見積書兼発注書」として両方の役割を兼ね備えた書式を用意している事業者もあります。
ただし、こうした運用が可能なのは、取引条件が確定しており、内容の修正や追記が不要な場合です。一方で、金額や納期の変更が発生する可能性がある場合や、入力・書き換え作業による記載ミスを避けたい場合には、見積書と発注書を別々に作成する運用が適しています。
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取引で発行する主な書類の種類と流れ
取引では、書類を発行する順番が決まっています。取引は、発注側（買手側）の見積依頼から始まります。これを受けて、受注側（売手側）は見積書を発行し、提供予定の商品やサービスの内容や金額を提示します。提示された条件に発注側（買手側）が合意すると、発注書が発行され、取引条件が正式に確定します。
その後、受注側（売手側）は商品やサービスを提供し、あわせて納品書を発行するのが一般的です。発注側は、納品内容に誤りがないかを確認したうえで、受領書や検収書を発行します。
確認が完了すると、受注側が請求書を発行し、それを受けて発注側が代金を支払います。支払いが行われたことを受注側が確認した後、領収書が発行され、発注側がこれを受領して一連の取引が完了します。
以下では、それぞれの手順をより詳細に解説します。発行する書類と順番、書類のやり取りの流れを把握し、スムーズな取引に役立てましょう。
1.見積書
受注側（売手側）は、商品やサービスの見積依頼を受けると、費用や条件を示した見積書を作成します。発注者側は、その見積書の内容を確認し、契約するかどうかを検討します。
見積書には有効期限が記載されている場合があります。有効期限が過ぎると、見積書に記載の条件は無効となります。
見積書については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
2.発注書
発注書は、発注側（買手側）が見積書に同意し、正式に注文するために作成する書類です。発注書は注文書とも呼ばれます。
なお、フリーランス新法や取適法に該当する取引では、発注側は発注内容を書面で提示する義務があります。一方、これらの法律の対象外となる取引では、発注書を作成しなくても契約自体は成立します。
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参照：公正取引委員会「2026年1月から「下請法」は「取適法」へ！」p.2
参照：中小企業庁「知っていますか？フリーランスの取引に関する新しい法律「フリーランス・事業者間取引適正化等法」が2024年11月１日に施行されました。」
発注書については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
3.納品書
発注書（注文書）を発注側（買手側）から受け取った受注側（売手側）企業は、商品・サービスを発注者に納品し、納品時に納品書を発行します。
納品書には、納品日・個数・単価などを記載し、商品と同梱することが一般的です。納品書は発行義務がありませんが、納品書があれば発注側（買手側）は納品された商品やサービスが注文内容と一致しているかを確認しやすくなります。また、納品書は取引の事実を示す証憑としても役立つため、後日の確認や社内管理において重要な書類とされています。納品書は発注側（買手側）の確認負担を軽減する目的や、納品物と取引内容を納品時にすぐ確認できるように、という目的から受注側（売手側）が発行するのが一般的です。
納品書については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
4.受領書
商品やサービスが納品された事実を証明するために、発注側（買手側）は受注側（売手側）に対して受領書を発行します。受領書には法的な発行義務はありませんが、納品書と同様に、取引が行われた事実を示す証憑となるため、受注側（売手側）から発行を依頼するケースも多くあります。
受領書については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
5.検収書
商品の納品やサービスの提供を受けた後に、内容が発注内容と合致していたことを証明するために発注側（買手側）が発行する書類です。受領書が商品の到着や、サービスの提供が行われたことを証明するのに対し、検収書は検収作業の結果、その内容に問題がなかったのかどうかを証明します。
受取書が商品10点で発行されていたとしても、検品の結果不良品が2点見つかれば、検収書では数量が8点と記載されます。実務上は、この検収書の交付をもって「売上が確定し、請求が可能になる」とするケースが多く見られます。
6.請求書
受注側（売手側）は、商品やサービスを納品した後、発注側（買手側）に対して請求書を発行します。
ただし、受注側（売手側）がインボイス発行事業者であり、発注側（買手側）からインボイスの交付を求められた場合には、インボイス（適格請求書）の交付と控えの保存をする義務が生じます。
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参照：国税庁「インボイス制度について」
請求書については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
7.領収書
発注側（買手側）から商品・サービスの代金が支払われると、受注側（売手側）企業は領収書を発行します。領収書は代金を受け取った事実を示す証憑のひとつであり、税務処理や経理処理に欠かせない書類です。
領収書は、受注側（売手側）が代金を受け取った事実を証明するために発行する書類です。経理処理においては、支払いを裏付ける重要な証憑の1つとして扱われます。
なお、税抜5万円以上の代金について紙の領収書を交付した場合は、印紙税の課税対象となり、所定の収入印紙を貼付する必要があります。印紙税額は、代金によって異なります。一方で、クレジットカード決済で記載要件を満たす場合や、PDFなどの電子データで発行・送付する場合は、金額にかかわらず収入印紙は不要です。
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参照：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」
参照：国税庁「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」
領収書については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
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見積書と発注書の無料エクセルテンプレート
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見積書と発注書の無料エクセルテンプレートについては、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
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見積書と発注書に関するよくある質問
見積書と発注書を発行するにあたり、疑問が生じやすい点をまとめました。発行時の注意点を確認し、適切に書類を作成しましょう。
発注書と見積書はどちらが先ですか？
先に発行するのは見積書です。注文の依頼を受けてから発行し、受注側（売手側）が目安として金額を提示します。その後、発注側（買手側）が納品依頼をする際に発注書を発行します。
詳しくは以下をご覧ください。
見積書を発注書に書き換えるとき、気を付けたい点や条件はありますか？
見積書を発注書として使用するには、発注書に必要な項目がすべてそろっており、内容に誤りがないことが前提となります。特に、発注日・発注番号・納期・数量・金額などが欠けている場合、認識のずれが生じやすく、数量や金額の齟齬（そご）、誤った商品やサービスの提供といった行き違いにつながるおそれがあります。
また、見積書を書き換えて発注書として使用する運用を行う場合は、「書き換えによる発注で問題ないこと」を発注側（買手側）・受注側（売手側）の双方で事前に合意しておくと安心です。書き換えが難しい場合や、必要な項目が不足している場合には、あらためて正式な発注書を作成することをおすすめします。
詳しくは以下をご覧ください。
見積書と発注書の違いは何ですか？
発行者と、発行する目的が異なります。見積書は、受注側（売手側）企業が商品・サービスの内容、金額などを知らせるために発行します。一方で発注書は、発注側（買手側）企業が注文内容を記載して発行する書類です。
詳しくは以下をご覧ください。
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見積書は受注側（売手側）が提供内容や概算費用を示す書類で、発注書は発注側（買手側）が正式に注文するための書類です。このほか、納品書や請求書なども企業間でやり取りします。
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この記事の監修者高崎文秀（税理士）
高崎文秀税理士事務所 代表税理士／株式会社マネーリンク 代表取締役
早稲田大学理工学部応用化学科卒
都内税理士事務所に税理士として勤務し、さまざまな規模の法人・個人のお客様を幅広く担当。2019年に独立開業し、現在は法人・個人事業者の税務顧問・節税サポート、個人の税務相談・サポート、企業買収支援、税務記事の監修など幅広く活動中。また通常の税理士業務の他、一般社団法人CSVOICE協会の認定経営支援責任者として、業績に悩む顧問先の経営改善を積極的に行っている。
