見積書をメール送付する際の書き方の例文｜件名や添付における注意点も解説

監修者： 中川 美佐子（税理士）

2025/06/10更新

見積書は、商取引の成否を左右する重要な文書の1つです。販売したい商品やサービスの特徴、正確な金額を伝えるための書類であり、あらゆるビジネスシーンで活用されています。受注側と発注側、双方における認識のズレを防ぎ、口約束で発生しがちなトラブルを回避するのにも役立ちます。

近年のビジネスシーンでは、見積書をメール送付するケースも珍しくありません。メールであれば、郵送に比べてスピーディーな意思伝達ができる他、コスト削減にも有効です。本記事では、見積書のメール送付を検討している企業の担当者や経営者を対象に、具体的な書き方や文例、送付する際の注意点などについて詳しく解説します。

見積書をメール送付する際の書き方【例文】

これまで、見積書を紙で作成していたのであれば、メールで送付する際には本文をどう書けばよいのか、頭を悩ませてしまうかもしれません。そこで、ここでは見積書をメール送付する際の具体的な書き方を、ケースごとに紹介します。

見積書1通をメールで送る場合

見積書が複数あり、製品資料も併せて送る場合

郵送で送る場合

■文例1

■文例2

見積書をメールで送付する際の事前チェックポイント

見積書をメールで送付する際には、取引先の了承を得ることを忘れないようにしましょう。また、ファイルはPDF形式にし、押印についても確認します。原本の郵送が必要かどうかも事前に確認しておきましょう。

取引先の了承を得る

初めて見積もりメールを送るときには、取引先の了承を得ましょう。企業によっては、稟議などの関係で紙の見積書が必要となるケースがあるためです。確認をとらずに見積もりメールを送付してしまうと、紙の見積書提出を改めて求められる可能性があり、二度手間が発生します。

継続的に取引している企業で、普段から見積書をメールで送付している場合でも、担当者や部署が変わった際には確認をとりましょう。担当者や部署によっては、紙の見積書を求められる可能性があります。

PDFファイル形式で送る

作成した見積書は、PDFファイルに変換してから送付します。PDFファイルは、PDF編集ソフトを用いたきめ細かなセキュリティ対策が可能です。パスワードの設定や操作制限などが可能であるため、見積もり内容の改ざんリスクを軽減できます。

見積書には、取引の対象となる商品名や具体的な金額など、重要な情報が記載されています。改ざんされると、自社が金銭的損害を被る恐れがあるだけでなく、組織の信用失墜も招きかねません。

また、ExcelやWordで作成した見積書の場合、取引先が使用しているソフトウェアのバージョンによってはファイルを開けない可能性もあります。PDFに比べて改ざんリスクも高まるため、PDFファイル形式での送付が基本です。

押印について確認する

見積書をメールで送付する際には、押印が必要か取引先に確認しましょう。併せて、電子印鑑でも問題ないかどうかを確認します。見積書に押印がなくても法律上は問題ありませんが、日本の商習慣として、古くから見積書などの文書には角印、担当者印を押印するケースがほとんどでした。そのため、取引先によっては押印のない見積書は受け取ってもらえない場合もあります。

電子印鑑が認めてもらえないのであれば、プリントアウトした紙の見積書に押印し、スキャンしたうえでPDFファイルへ変換、添付します。

原本の郵送が必要かどうか確認する

見積書をメールで送付する際には、原本の郵送が必要かどうかを取引先に確認しましょう。企業によっては、紙の原本が必要なケースがあるためです。必要な場合は、なるべく早いタイミングで送付しましょう。

後から原本を郵送するのなら、その旨を見積もりメールに明記することも忘れないようにしましょう。原本がおよそいつごろ届くのか、目安となるタイミングを記載しておくとより親切です。

見積書をメールで送付する際の注意点

見積書のメール送付は、スピーディーなやり取りを実現できる他、コスト削減にもつながるメリットがあります。その一方で、いくつか覚えておくべき注意点があるため、ここで把握しておきましょう。

わかりやすい件名にする

メールの件名は、具体的かつわかりやすく記載しましょう。件名がわかりにくいと、迷惑メールと勘違いされたり、後回しにされたりする可能性が高まります。日々、大量のメールが届いている取引先の担当者は迅速かつ効率的に処理を行うため、わかりにくい件名では読んでもらえないかもしれません。

取引先の担当者が、ひとめ見て見積もりメールであると判断できる件名を記載しましょう。例えば、以下のような件名があげられます。

ファイルを添付していることを明記する

メール本文には、見積書のデータファイルを添付している旨を明記しましょう。ファイル添付の旨を明記していないと、取引先の担当者がファイルを見落としてしまうリスクがあります。どのようなファイルを添付したのか、有効期限や見積書番号なども併せて記載しておきましょう。

添付ファイルを開けないときや、クラッシュしたときなどの対処法も記載します。見積書の内容に不明点があった際の連絡先なども併記しておくと親切です。

見積書の改ざんを防ぐ

見積書は、WordやExcelファイルではなくPDFに変換して送付します。WordやExcelファイルは編集による上書きが容易であり、改ざんリスクがあるためです。PDFファイルも編集が可能ではあるものの、強固なセキュリティ対策が可能であり、安全性は格段に高まります。

PDFの保護策として有効なのは、パスワードの設定です。設定によって、ファイルを開く際にパスワードの入力を求められるため、第三者による不正アクセスや情報漏えいを回避できます。より安全性を高めるため、パスワードは別のメールで送信しましょう。さらにセキュリティを高めたいのなら、編集やコピーの制限設定が有効です。

返信がなければ確認の連絡をする

見積もりメールを送信後、数日待っても返信がなければ、電話やメールで確認をしましょう。担当者が見積もりメールを見落としている場合や、迷惑メールフォルダーに振り分けられている可能性もあります。

そもそも、本来送るべき取引先に見積もりメールを送信できていない可能性もあります。こうしたメールの送り間違いは少なくないため、注意が必要です。数日待っても返信がないときは、まず送信済みメールの宛先を確認し、問題なく送信できているようなら、送付先の担当者へ連絡して確認をとりましょう。

見積書は受注前に発行する証憑の1つ

見積書は、商品やサービスの発注者に対し、受注者が取引内容を伝えるための書類です。見積書には、対象となる商品・サービスの金額や数量、納期などの情報が記載されます。発注側は、見積書に記載されている内容を精査したうえで、本格的に発注するかどうかを判断します。

見積書に記載した内容を基に、納期や金額の交渉が行われるケースもビジネスシーンでは珍しくありません。交渉を重ね、双方が見積書の内容に合意したら、初めて正式な契約を交わします。また、見積書には双方における認識のズレを防ぎ、トラブルを回避する役割もあります。

• 見積書の書き方・作り方｜発行する理由や注意点を解説

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見積書に記載する内容

見積書の記載内容に統一的なルールなどはないものの、一般的には送付先と発注先の情報、受注内容、合計金額、納期などを記載します。支払条件や見積書の有効期限を記載するケースも多々あります。

送付先の情報

見積もりを依頼してきた取引先の情報を記載します。送付先が個人なら氏名を、企業などの組織なら正式な社名や団体名を記載しましょう。このとき、株式会社を「（株）」一般社団法人を「（一社）」と省略するのは先方に失礼となるため、避けた方が良いでしょう。送付先の部署や担当者が指定されているときは、部署名や担当者名も記載してください。

発行者の情報

発行者は、見積書の作成と送付を行う自社のことです。個人事業主の場合は氏名や屋号を、企業なら社名および部署名、担当者名、住所などを記載しましょう。送付先から、不明点に関する問い合わせなどがある可能性を考え、窓口となる部署や担当者の電話番号、メールアドレスなども記載します。

見積書作成日

見積書を作成した日を記載します。見積書には有効期限を設けるケースが多いため、作成日を明記しないと期限の設定が困難です。「見積書作成日　〇年〇月〇日」のように、正確な情報を記載しておきましょう。

見積書番号

見積書番号は、発行した見積書を社内で管理するために割り当てる番号です。必須ではないものの、見積書番号を記載しておくと管理がしやすく、検索も容易です。請求書や納品書と番号をあわせて管理するのもおすすめです。

合計金額

合計金額は、小計と消費税を足して算出した金額です。送付先が最終的に支払う総額であるため、間違いがないよう記載しましょう。わかりやすくするため、合計金額の数字を大きくしたり、色を濃くしたりといったケースもあります。

見積もりの内容

見積もりの内容は、商品の品番・品名や単価、数量、金額などを記載します。サービスの場合は、具体的な作業や内容を容易に把握できるよう、金額を項目ごとに分けるなどの工夫をしましょう。

納期

商品やサービスを発注先に納品する期限です。購入や契約を決断する際の重要な判断材料であるため、慎重かつ実現可能な日時を記載しましょう。在庫がなく次回入荷の目途が立っていない、サービスの性質上正確な納期を明言できないといったケースでは、「別途ご相談」のように記載します。

支払条件

支払方法や支払期限を記載します。商取引の場合は、銀行振込や現金払いが一般的です。手形や小切手での支払いも可能である場合は、その旨も明記しておきましょう。

自社のキャッシュフローにも影響を与えるため、支払期限も明記します。「請求後〇日以内」や「月末締め翌25日支払い」といった具合に、明確な期限を記載しましょう。

見積書の有効期限

見積書に記載された内容が、いつまで有効なのかを示す項目です。原料や燃料価格の高騰、災害によるスケジュールの変動など、見積書提出時と状況が変わるケースは起こり得ます。有効期限を定めていないと、こうした事態に直面した際に対応できなくなる恐れがあります。

見積書をメールで送るメリット

見積書のメール送付は、従来発生していたコストや手間の削減を実現できる他、トラブル防止になるのもメリットです。スピーディーなやり取りが可能であり、自社だけでなく取引先もメリットを得られます。

郵送にかかるコストや手間を削減できる

紙の見積書は、作成および郵送にさまざまなコストが発生します。紙代や印刷代、切手代、封筒代をはじめ、封入や送付作業に要する人的コストです。また、見積書を保管するための空間を用意しなければならず、ファイリング作業などの手間もかかります。

メール送付の場合は、郵送にかかっていた各種コストの圧縮が可能です。コンピューターなどで作成する手間こそかかるものの、紙代や印刷代、切手代はかからず、保管場所やファイリング作業もなくせます。郵送に要していた労力を別の作業に割り振ることができ、生産性の向上にもつながります。

トラブルの防止につながる

見積書を郵送することで考えられるリスクとして、配達遅延や未着があげられます。住所の書き間違いや郵便事故、社内機器の故障や人的ミスによる発送の遅れなど、配達遅延や未着が発生するリスクが常につきまといます。見積書の配達遅延や未着が発生した結果、取引先が別の企業と契約してしまうといった、機会損失も起こりかねません。

メールで見積書を送付すれば、配達遅延や未着による機会損失のようなリスクを軽減できます。メールはスピーディーにやり取りできるため、契約の締結を早められる可能性があるのもメリットです。ただ、メールでも送信先の設定ミスなどで見積書を送付できないケースも考えられるため、送信後は必ず送信済みメールのフォルダーで確認をしましょう。

見積書をメールで送るデメリット

見積書のメール送付にはいくつものメリットがある反面、デメリットもあります。情報漏洩のリスクやシステム導入、運用におけるコストの発生が主なデメリットです。

情報漏洩のリスクがある

見積書のメール送付には、情報漏洩のリスクがつきまとうことを理解しておきましょう。例えば、宛先間違いによるメールの誤送やマルウェアによる攻撃、従業員の不適切なデータの扱いによる情報漏洩などが考えられます。

見積書の内容が外部へ流出すると、取引先や顧客からの信用を失い、業績の悪化にもつながりかねません。こうしたリスクを避けるため、パソコンやネットワークのセキュリティ強化、電子データ取り扱いに関するルールの策定などにも取り組まなければなりません。

システムの導入や運用にコストがかかる

見積書データの作成や送付、管理などに用いるシステムの導入には費用が発生します。導入コストだけでなく運用コストに加えて、従業員へのトレーニングなども必要になります。

しかし、見積書のメール送付はメリットが多いため、今後導入を進める企業はさらに増加すると考えられます。ペーパーレスの促進にもつながるため、コストをデメリットと捉えるのではなく、必要な費用だと考えてみてはいかがでしょうか。

見積書に関する電子帳簿保存法への対応

2022年1月1日、改正電子帳簿保存法が施行され、電子データでやり取りを行った見積書は、そのまま電子データの状態での保存が義務づけられました。経過措置として設けられていた期間も既に終了しており、すべての事業者は改正電子帳簿保存法に対応しなければなりません。メールを用いた見積書データの送付や受領、PDFデータのダウンロードなどが対象となるため、同法に則った電子保存が求められます。

• 電子帳簿保存法で見積書はどう保存する？保存方法や保存期間を解説

電子データ化した見積書の保存期間

法人における見積書の保存期間は7年間です。ここで注意しなければならないのが、見積書発行から7年ではない点です。法人税申告期限の翌日から7年間保存しなければなりません。なお、紙と電子データの見積書、どちらも同じ期間です。

適用事業年度が2018年4月1日以前の場合は、9年間の保存が義務づけられます。また、欠損金の繰越控除を適用する場合の保存期間は10年です。なお、個人事業主の見積書保存期間は、青色・白色申告を問わず申告期限翌日を起点に5年間です。

電子データ化した見積書の保存方法

見積書を電子データのまま保存する場合、「真実性の確保」と「可視性の確保」、2つの要件を満たさなければなりません。以下で詳しく解説します。

真実性の確保

真実性の確保とは、データの真実性を担保するための措置をとることです。見積書を電子データで保存するには、以下にあげた措置のいずれかを実行しなければなりません。

4つすべてを満たすことなく、いずれかを満たせば問題ありません。どの要件に対応するかによって、発生するコストなどが変わってくるため、慎重に検討を進めましょう。

可視性の確保

可視性の確保とは、電子保存された見積書のデータがいつでも必要に応じて検索・閲覧できるような措置をとることです。

具体的には、以下の要件3つを満たす必要があります。

システム概要に関する書類の備えつけは、自社開発したプログラムを使用するケースで適用されます。システムの基本設計書やシステム概要書などを備えつけましょう。見読可能装置とは、ディスプレイやプリンター、パソコン、操作説明書などです。

検索機能の確保は、必要な情報を迅速に取り出すための措置です。取引年月日や取引金額、取引先の情報、複数の記録項目を組みあわせて検索できる機能を備えていなければなりません。

訂正・削除など改ざん防止

真実性の確保要件として、訂正・削除など改ざん防止の措置が求められています。見積書の電子データが簡単に改ざんされるような状態では、データの真実性を確保できません。適切な事務処理規定を策定し対策を講じましょう。電子データの取り扱いに関するルールの策定をはじめ、紛失や盗難防止対策など適切な措置が求められます。

クラウドサービスの活用で見積書を効率よく作成・送付しよう

見積書のメール送付は、取引の迅速化やコスト削減などさまざまなメリットをもたらします。その一方で、情報漏洩のリスクが高まるデメリットがあるため、メリットとデメリットを理解したうえで運用を進めましょう。

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この記事の監修者中川 美佐子（税理士）

税務署の法人税の税務調査・申告内容の監査に29年勤務後、令和3年「

たまらん坂税理士法人」の社員税理士（役員）に就任。法人の暗号資産取引を含め、法人業務を総括している。