「見積書在中」は必要？記載方法とポイントを図解解説

監修者： 市川 裕子（ビジネスマナー監修）

2024/09/09更新

「見積書在中って何？」
「どのように書けばいいの？」

「見積書在中（みつもりしょざいちゅう）」とは、見積書を郵送する際に、封筒の中に見積書が入っているということを示すために封筒に記載する文言です。取引先へ失礼がないように「見積書在中」を正しく使いこなしたいですよね。

ただし、見積書を郵送する際に「見積書在中」だけに注意を払っていると、宛名書きやその他のマナーで取引先に失礼な印象を与えてしまう恐れがあります。

そこで、この記事では、宛名書きで注意すべきことや見積書の郵送時に覚えておきたいことを、ビジネスマナーを踏まえてご紹介します。

見積書の郵送時に知っておくべき「見積書在中」とは

「見積書在中」とは取引先の方が封筒を受け取った際に、中に見積書が入っていることを示すために封筒の表面に記載する文言です。

どんなときに記載すればいいのか、なぜ記載しなければならないのか、詳しくご紹介します。

「見積書在中」は見積書を郵送する際に封筒の表（宛名）面に記載する

見積書を郵送する際は、以下のように、封筒の表面に「見積書在中」と記載しましょう。

この一言を書くだけで、受領側は封筒を開けなくても、受け取った時点で中に見積書が入っていることがわかります。

企業によっては毎日大量の郵便物(封筒)が届きます。封筒を見ただけでは判断がつかず、他の封筒に埋もれてしまい、しばらく放置されてしまう可能性があります。

取引先の担当の方に速やかに見積書を見てもらえるように、見積書を郵送する際は「見積書在中」の記載を忘れないようにしましょう。

ビジネスマナーとして記載しましょう

「見積書在中」はビジネスマナーとして記載したほうが良いでしょう。

なぜなら、「見積書在中」と記載すると、封筒を開けなくても中に見積書が入っていることが一目で判断できるため、取引先担当の方の手元にスムーズに届くからです。

取引先にとっては書類分類業務の効率化に繋がります。送付した側にとっても、見積書を早く見てもらえる可能性が高まります。

見積書は、新しい仕事の獲得につながる可能性のある重要な書類です。より好印象を与えられるためにも、取引先の業務を進みやすくする「見積書在中」を記載しましょう。

「見積書在中」を記載するための5つのポイント

「見積書在中」を記載する際の5つのポイントをご紹介します。

• 1.
  長形3号の封筒がおすすめ
• 2.
  縦書きなら左下、横書きなら右下に記載する
• 3.
  文字の色は青がおすすめ
• 4.
  文字を四角で囲むとわかりやすい
• 5.
  送付数が多い場合は、スタンプを利用すると便利

1.長形3号の封筒を使う

A4の見積書を郵送する際は、一般的には長形3号（120×235mm）の封筒を使います。

長形3号であれば定形郵便物となるので、25gまでなら84円、26～50gまでなら94円の郵便料金で郵送できます。※料金は2024年9月30日までの郵便料金

2024年10月1日から郵便料金が変更されます。

2024年10月1日以降は重量区分が統合されて、定形郵便物は50gまで110円の郵便料金で郵送できます。

定型郵便物の条件は以下の通りです。

• 出典：郵便局

見積書を郵送する際の封筒の詳しいマナーや封筒の準備を効率化する方法については、「見積書の封筒の書き方｜宛名や送付するときの注意点も紹介」でご紹介しています。参考にしてください。

2.縦書きなら左下、横書きなら右下に記載する

「見積書在中」は、以下の図のように封筒が縦書きなら表面の左下、横書きなら右下に記載します。

毎回、異なる位置や裏面に記載すると、取引先の人が見逃してしまう可能性があるため、記載位置は表面で統一しましょう。

3.文字の色は青がおすすめ

「見積書在中」の文字の色は、黒・赤・青が使われますが、青がおすすめです。

なぜなら、宛名書きの黒字と同じでは「見積書在中」の文字が目立ちにくく、すぐに認識できない可能性があるからです。

また、お金に関する書類の場合は赤色の文字が「赤字」を連想させると言われています。不快に感じる方もいるので、 お金に関係する送付物では赤色は避けるほうが無難です。

「見積書在中」の文字は目立つだけでなく、人によって不快感を覚えない青を選ぶとよいでしょう。

4.文字は四角く囲む

「見積書在中」は手書きでもスタンプでも構いませんが、手書きする場合は、丁寧に四角く囲むようにしましょう。

文字色を青や赤にするのと同様に、四角く囲むことで目立ちやすくなるからです。

5.送付数が多い場合はスタンプを活用する

見積書の送付数が多い場合はスタンプを活用すると非常に便利です。

記載する手間を大幅に軽減でき、作業効率を高めることができます。

文房具店やディスカウントショップなどでも販売されているので、この機会に揃えておくことをおすすめします。

見積書の郵送時の宛名書きで注意すべきポイント3つ

見積書の郵送時に宛名書きで注意すべき3つのポイントについて詳しくご紹介します。

• 1.
  会社宛ての場合は「御中」を付ける
• 2.
  個人宛ての場合は「様」を付ける
• 3.
  裏面の記載を忘れない

なお、封筒に書類を入れた状態で宛名書きをすると、字が歪んだり、スタンプのインクが中の書類に染みたりするので、書類を入れる前に記載しましょう。

1.会社宛ての場合は「御中」を付ける

特に決まった担当者がおらず会社宛てにする場合は、会社名に必ず「御中」を付けましょう。
以下の手順で記載すると、バランス良く宛名書きができます。

会社名を記載する際、（株）や（有）と略すのはマナー違反なので、必ず「株式会社」や「有限会社」「合同会社」など、正式な名称を記載しましょう。

2.個人宛ての場合は「様」を付ける

担当者がいて個人宛てにする場合は、必ず担当者名に「様」を付けましょう。以下の手順で記載するとバランス良く宛名書きができます。

会社名に御中を付けて、担当者名に様を付けるのは不適切なので、担当者名に「様」を付けるだけにしましょう。

なお、住所、会社名、氏名の頭位置は、一文字分空けるようにするとよいでしょう。

3.裏面の記載を忘れない

裏面の記載も忘れずに記載しましょう。

どこから来た見積書なのか？また万が一、郵送物が戻ってくる際も発送元が確認できます。

以下の手順で記載します。

裏面の郵便番号は縦書きではなく横書きが通常です。
日付の位置は左部高めにして、郵便番号は住所～氏名の幅を基準に横に記載するとバランスよく書けるでしょう。

封締めとは、取引先に対して「確かに封をしました」ということを示すために行うものです。

「〆」と「×」は異なることに注意しましょう。

裏面まで丁寧に記載することで、取引先により良い印象を与えられるでしょう。

見積書の郵送時に覚えておきたいビジネスマナー

納品書や請求書と比べて、見積書の郵送業務はこれからの新しいビジネスの獲得が影響しているため、スピードや信頼度を高める丁寧な対応が必要となります。

そこで、見積書の郵送時に覚えておきたいビジネスマナー4つをご紹介します。

• 1.
  送付状を同封する
• 2.
  送付状と見積書を三つ折りにする
• 3.
  書類の重さに応じた切手を貼る
• 4.
  郵送した旨を送付相手に別途連絡をする

1.送付状を同封する

見積書だけを封筒に入れて郵送するのはビジネスマナーに反します。必ず送付状を同封しましょう。

送付状を付けるのには、以下の2つの目的があります。

• あいさつ状の役割
• 取引先の担当者が見積書を確認しやすくする（書類枚数を記載するため）

送付状の記載項目は以下の通りです。

送付状の詳しい内容やテンプレートは、「請求書の送付状、送り状、添え状テンプレート」でご紹介しているので、参考にしてみましょう。

2.送付状と見積書を三つ折りにする

送付状と見積書を封筒に入れる際には、きれいに三つ折りにしましょう。

取引先の担当者の方が封を開けたらすぐ読めるように、三つ折りにして見積書上部が右向きになった状態で、裏向きにした封筒に入れましょう。

3.書類の重さに応じた切手を貼る

規定の重量を超えてしまうと、取引先に不足料金を負担させてしまう可能性あります。
書類を正しく量り、重さに応じた切手を貼りましょう。

一般的な長形3号（120×235mm）の封筒の場合、定形郵便物となるので、25gまでなら84円、26～50gまでなら94円の郵便料金で郵送できます。
なお、2024年10月1日から郵便料金が変更されます。
2024年10月1日以降は重量区分が統合されて、定形郵便物は50gまで110円の郵便料金で郵送できます。

書類枚数が多く50gを超える場合や、1cmを超える厚さになってしまった場合は、追加料金が必要です。
不安な場合は、郵便局の窓口で確認いただいてから送付しましょう。

4.郵送した旨を別途連絡する

より丁寧な対応をするのであれば、見積書を郵送した旨を別途連絡するのがおすすめです。

「本日見積書を郵送いたしました。お手元に届きましたら、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」と連絡するとよいでしょう。以下のようなメリットがあります。

• 取引先の人との馴染みが深まる
• 相見積もりの状況をヒアリングするきっかけになる
• 取引先の担当者の方の雰囲気で、検討度合が推し量れる

商品やサービスの内容や価格も大切ですが、ビジネスの場では「信頼できる人と一緒に仕事したい」と、最終的には「人」で選ばれることは少なくありません。

より丁寧で細やかな対応で、ビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。

見積書在中を正しく記載して送付しよう

「見積書在中」は、取引先の人が封筒を受け取った際に、中に見積書が入っていることを示すために記載するものです。見積書の郵送時のビジネスマナーとして心得て記載を忘れず、受け取った担当者にマイナスな印象を持たれないようにすることで、商談をスムースにすすめられるようにしたいですね。

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この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）

マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。