領収書の紛失に対して再発行はできる？依頼された場合の対処法
監修者： 宮川 真一（税理士）
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取引先や顧客から「領収書を紛失した」との連絡を受けたとき、どのように対処すればよいのでしょうか。本記事では、中小企業の経理・請求関連担当者、個人事業主の方に向けて、領収書の再発行に伴うリスクや適切な対処法について詳しく解説します。領収書の再発行に関する疑問や不安を解消し、安心して業務に取り組むための知識が得られる内容ですので、ぜひお読みください。
領収書の紛失に対して再発行はできる？
領収書の再発行を依頼されるケースは、２つ考えられます。１つ目は、小売、飲食店、タクシーなど不特定多数の相手が得意先であるケース、２つ目は、卸や製造業など特定の相手が得意先であるケースです。
１つ目のケースである不特定多数の相手への再発行は、現実的に不可能です。期日があとになってから領収書の再発行を依頼されても、不特定多数の相手である得意先に対して、その人が過去に支払ったことを証明してもらうことは現実的に難しいでしょう。特に現金払いの場合は困難です。法律的にも、民法において領収書の発行は、同時履行の原則が適用されます。同時履行の原則とは、代金の受け取りと領収書の発行を同じタイミングで行うことです。よって、得意先から再発行を求められても、再発行する義務は生じません。
2つ目のケースである特定の相手への再発行は、状況によります。得意先とは、日ごろ取引があり、実態も分かっています。そのため、状況によっては、再発行に応じることもあるでしょう。
その場合は、再発行した領収書に「再発行」と明記し、元の領収書が無効であることを明確にする必要があります。
領収書の再発行を依頼された場合の対処法
不特定多数の相手への再発行は拒否できます。特定の相手へ再発行する場合、以下のような対処法があります。
- 再発行は基本的にできないことを伝える
- 代わりに支払証明書を作成するよう提案する
それぞれの方法について解説します。
再発行は基本的にできないことを伝える
再発行を依頼された場合、まずは基本的に対応できないことを丁寧に伝えましょう。同時履行の原則から、再発行の義務はないため、依頼に応じる必要はありません。
再発行を依頼された際には、以下のように説明してください。「申し訳ありませんが、領収書の再発行は基本的に行っておりません。再発行には二重利用のリスクが伴うため、ご了承いただけますようお願い申し上げます」。このように「できない理由」を明確に伝えることで、相手も納得しやすくなります。基本的には再発行しないことが原則であることを理解してもらいましょう。
領収書に、紛失などの場合でも再発行ができない旨を明記しておくのも、のちのちのトラブルを防ぐ有効な方法です。
領収書の代わりに支払証明書を作成するよう提案する
代替案として、領収書を紛失した相手方に対し、支払証明書を作成するよう勧めることも可能です。
支払証明書は、支払いが行われたことを証明する文書であり、その点では領収書と同じような役割を果たします。両者の大きな相違点は、領収書は支払いを受け取った側が作成するものであるのに対し、支払証明書は支払った側が作成する点です。
発行する際には、以下の4項目を記載する必要があります。
- 支払先：支払いを受けた相手の名前や会社名
- 日付：支払いが行われた日付
- 内容：支払いの目的や内容
- 金額：支払った金額
これらの項目を詳細に記載することで、領収書の補完的役割を果たします。相手方に対して支払証明書の有効性を説明し、理解が得られるよう努めましょう。
領収書を再発行する場合の注意点
やむを得ず領収書を再発行することになった際、以下の点に注意しましょう。
- 再発行であることがわかるようにする
- 再発行の領収書にも収入印紙を貼付する
- 紛失以外の原因であれば、元の領収書を必ず回収する
3つの注意点について解説します。
再発行であることがわかるようにする
再発行する際には、そのことが明確にわかるようにすることが重要です。具体的には、上述したように「再」や「再発行」といった文字を追記することで、初回発行分との区別がつきやすくなります。
再発行に伴うトラブルを未然に防ぐためには、再発行の理由や依頼日、相手方の情報を詳細に記録しておくことをおすすめします。後日何らかの問題が発生した場合でも、適切に説明できる資料が手元に残ります。
再発行の領収書にも収入印紙を貼付する
再発行する際には、元の領収書と同様に収入印紙を貼付する必要があります。5万円以上の現金払いの場合には、収入印紙の貼付が印紙税法で義務付けられています。
領収書に収入印紙を貼付した後、必ず割印（消印）してください。シヤチハタやゴム印でも問題ありませんし、押印が難しい場合は署名でも差し支えありません。
収入印紙の貼付に関する決まりについては、以下の記事で詳しく解説しています。
紛失以外が原因の場合は元の領収書を必ず回収する
本記事では紛失を理由とした再発行について主に解説していますが、再発行の理由が紛失ではない場合は、特に注意が必要です。例えば相手方の破損や自社の手違いが原因で再発行する場合などが考えられます。
その場合、元の領収書がまだ相手方の手元に残っているはずなので、必ず回収しなければなりません。回収しなければ、不正利用されるリスクがあります。
回収した領収書は、再発行した日付や理由などを明記のうえ、紛失しないよう適切に保管してください。
【補足】領収書を紛失して再発行してもらう側について
以下では、領収書を紛失して再発行を依頼する立場になった際の対処法や注意点について解説します。
領収書を紛失した場合の対処法
主な対処法は以下のとおりです。
- 再発行を依頼してみる
- 支払証明書を作成する
- クレジットカードの明細で代用する
対処法の詳細を解説します。
再発行を依頼してみる
領収書を発行した相手方に対し、可能かどうか分かりませんが、念のため再発行できるか確認してみます。断られるかもしれませんが、対応してくれる可能性はゼロではないため、まずは依頼してみるのも一案です。
その際には、購入時の詳細な情報（購入日、購入金額、購入品目など）を提供すると、対応してもらいやすくなるかもしれません。
支払証明書を作成する
通常、領収書の発行されない慶弔費や交通費などについて、領収書の代わりに支払証明書を利用することがあります。そこで再発行してもらえなかった領収書の代用として、支払証明書を作成することを検討します。
これらの書類は領収書とは異なり、代金を受け取った側ではなく支払った側が作成するものです。領収書と同様に、支払先、日付、サービスや商品名、支払金額を記載します。これらは支払いの事実を証明する書類として利用することが考えられます。
ただし、高額な支払いや頻繁な利用は、税務調査などでチェックされる可能性が高くなります。支払いの事実が確認できないと、経費として認められない可能性があります。可能な限り他の証拠書類（例えば、銀行の振込明細やクレジットカードの利用明細など）を揃えておくことが重要です。
クレジットカードの明細で代用する
クレジットカードで支払いを行った場合には、利用明細書で代用することも考えられます。クレジットカードの明細書には、購入日、購入先、金額が記載されており、これらの情報は補完的な書類として認められることがあります。
まず、クレジットカードの明細書を確認し、該当する取引を特定したうえで、当該明細書を印刷し、必要に応じてメモを添えます。例えば、購入の目的や詳細を補足すれば、より明確な証拠となります。
領収書を再発行してもらう場合の注意点
再発行してもらう場合には、以下の点に注意してください。
- 受け取った経緯を記録しておく
- 元の領収書は返却する
それぞれの点について解説します。
受け取った経緯を記録しておく
後からトラブルにならないように、再発行の経緯をしっかりと記録しておくことが重要です。例えば、領収書を紛失した場合や破損してしまった場合、その状況を具体的に説明できるようにしておきます。後日何らかの確認が必要になった場合に役立ちます。
まず、紛失・破損した日時や場所、状況を具体的にまとめまたうえで、再発行を依頼し、新たな領収書を受け取った経緯を記録しておきます。後から再発行に関するトラブルが発生した場合でも、迅速に対応できるようにするためです。
元の領収書は返却する
元の領収書を返却することも重要です。紛失していた領収書が後から見つかった場合や、何らかの理由で手元にある領収書を再発行してもらう場合でも、元の領収書を返却します。二重発行による混乱や不正利用を防ぐためです。
紛失したと思っていた領収書が見つかった場合は、速やかに再発行を依頼した先に連絡し、元の領収書を返却する旨を伝えます。再発行された領収書と元の領収書が両方手元にあると、経理処理や税務申告の際に問題が生じる可能性があるためです。
手元にある領収書が破損してしまったり、記載内容に誤りがあったりして再発行を依頼する際は、再発行された領収書と引き換えに返却する必要があります。
領収書に再発行の義務はない！依頼されたら慎重に対応しよう
領収書の再発行を依頼されるケースは、２つ考えられます。１つ目は、小売、飲食店、タクシーなど不特定多数の相手が得意先であるケース、２つ目は、卸や製造業など特定の相手が得意先であるケースです。
１つ目のケースである不特定多数の相手への再発行は、現実的に不可能です。期日があとになってから領収書の再発行を依頼されても、不特定多数の相手である得意先に対して、その人が過去に支払ったことを証明してもらうことは現実的に難しいでしょう。
2つ目のケースである特定の相手への再発行は、状況によります。得意先とは、日ごろ取引があり、実態も分かっています。そのため、状況によっては、再発行に応じることもあるでしょう。
再発行を依頼されても、基本的に再発行はできないことを理由と共に伝えましょう。領収書を再発行する代わりに、支払証明書を作成するよう提案することもできます。
どうしても再発行が必要な場合は、「再発行」と明記し、元の領収書が無効であることを明確にするなどの対策が必要です。再発行の理由や依頼日、相手方の情報を詳細に記録しておきましょう。
領収書を紛失して再発行を依頼する立場になった場合には、再発行を依頼する、支払証明書を作成する、クレジットカードの明細で補完するといった方法が考えられます。再発行してもらう場合には、受け取った経緯を記録し、元の領収書が見つかった場合は即座に返却することが重要です。
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この記事の監修者宮川 真一（税理士）
税理士法人みらいサクセスパートナーズ代表
税理士/CFP®
1996年一橋大学商学部卒業、1997年から税理士業務に従事。現在は、税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、M&Aや事業承継のコンサルティング、税務対応をはじめ、CFP®（ファイナンシャルプランナー）の資格を生かした個人様向けのコンサルティングも行っている。また、事業会社の財務経理を担当し、会計・税務を軸にいくつかの会社の取締役・監査役にも従事する。
