領収書の後日発行は可能！レシートのあり・なしの重要性や注意点を解説
監修者： 高崎文秀（税理士）
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領収書の後日発行は可能ですが、それには取引の証拠となるレシートが必要です。本記事では、中小企業の経理担当者や個人事業主が直面する悩みを解決するために、領収書の後日発行の可否や注意点について詳しく解説します。本記事を参考に、後日発行について理解し、適切な対応方法を確認しましょう。
領収書の後日発行とは
領収書の後日発行とは、金銭の授受が行われた当日ではなく、後日になってから領収書を発行することを指します。例えば、飲食店で食事をした際、その場で領収書を受け取らず、後日改めて発行を依頼する場合が該当します。
後日発行の依頼には、取引の確認や領収書のもらい忘れ・依頼忘れなどの理由があります。いずれの場合も、正確な経理処理および取引の透明性確保のために、発行日と取引日との一致を保つことが重要です。
後日発行を依頼する際には、発行元に取引内容や金額、日時などの詳細を正確に伝える必要があります。
領収書の後日発行の可否にはレシートのあり・なしが重要
領収書は原則として金銭の授受と同時に発行しますが、金銭取引の確認が取れる場合に限り後日発行が可能です。具体的には、取引の証拠となるレシートがあれば認められます。
その一方で、金銭取引の日付や内容を確認できるものがなければ、後日発行はできないと考えましょう。取引の証拠がない場合には、経理処理や税務申告の際に実際には存在しなかった取引や不正確な情報が含まれる可能性があるためです。領収書の後日発行を希望する際には、必ずレシートや取引を証明する書類を保管し、発行元の規定に従って適切に依頼する必要があります。
後日発行と再発行の違い
再発行とは、一度発行された領収書を紛失や破損などの理由で再度発行することを意味します。後日発行は未発行のものを後日に発行すること、再発行は既に発行されたものを再度発行することです。
金銭を受け取った側は、領収書の発行依頼があれば応じる必要があります。しかし、再発行については、応じる義務はありません。再発行はあくまでも一度発行した領収書をもう一度発行する行為であり、二重発行による不正行為につながる可能性があります。この点を踏まえ、自社でどのように対応するのか明確にしておきましょう。相手方に対し、後述する代替案を示すのも方法です。
このような理由から、金銭を支払った側は、再発行を希望しても相手方が応じてくれないことがあることを知っておきましょう。そのうえで、依頼する場合は正確な事情を説明し、理解を得ることが重要です。
領収書の後日発行・再発行における注意点
後日発行や再発行に際しては、日付の変更をしないこと、二重発行を防ぐことが重要です。これらのポイントを押さえることで、適切な対応ができ、不正行為を防げます。
後日発行では日付の変更をしてはならない
領収書の日付は、金銭の授受が行われた日を記載するものであり、任意で変更できるものではありません。後日発行を依頼された場合でも、金銭取引が行われた実際の日付を記載する必要があります。変更を要求することも、それに応じることもできません。
ただし、元の領収書の日付に誤りがあった場合には、正しい日付で後日発行してもらえる可能性があります。この場合も、正確な取引日を記載することが求められます。日付を正しく記載することで、経理処理や税務申告の際に正確な情報を提供でき、不正行為を防げます。
再発行では二重発行を防ぐ
再発行する際には、二重発行を防ぐことが重要です。これにより、取引の信頼性を確保し、不正行為を防止できます。
具体的には、再発行する場合には必ず領収書に「再発行」と明記することが求められます。こうすることで、再発行されたものと元の領収書とが区別され、不正な二重発行を防げます。
また、元の領収書と再発行された領収書の控えを両方保管しておくことも重要です。これにより、必要に応じて取引履歴を確認しやすくなり、経理処理や監査の際に正確な情報を確認、提供できるようになります。
領収書がない場合の後日発行・再発行以外の対処方法
紛失した場合や、後日発行・再発行が難しい場合には、他の方法で取引の証明を行う必要があります。以下で、代替手段を紹介します。
レシートや利用明細で代用する
領収書が手元にない場合でも、レシートがあれば代用することが可能です。特に、以下の4つの情報が明記されていれば、領収書の代替として使用できます。
- 発行日時：取引が行われた日時
- 金額：支払われた金額
- 但し書き：取引の内容（何に対する支払いかを明記）
- 発行者名：レシートを発行した企業や店舗の名前
クレジットカード決済や銀行振り込みの場合には、利用明細にもこれらの情報が記載されているため、代替として使用できます。
購入証明書・支払証明書の発行を依頼する
領収書がない場合、購入証明書や支払証明書の発行を依頼する方法もあります。これらの証明書は、領収書と同等の効力を持ち、取引の証明として使用できます。取引先に依頼すれば、購入や支払いが確かに行われたことを証明する書類を発行してもらえる場合があります。
ただし、証明書の発行には手数料がかかることがあります。依頼する前に、発行手数料や手続きについて確認するようにしましょう。
出金伝票へ記入する
領収書が手に入らない場合、出金伝票を代替として利用することが可能です。出金伝票には、以下の内容を正確に記入する必要があります。
- 支払日
- 金額
- 支払先
- 取引内容
- 勘定科目
これらの情報を詳しく記載することで、領収書の代わりに経理上の証明書類としての役割を果たし、取引の透明性と信頼性を確保できます。
ただし、出金伝票はあくまで社内用の書類です。支払先に対する事実確認（税務署の反面調査）が行われた際に、支払った事実が確認できない場合には、経費として計上できない可能性がある点には注意してください。
税務書類は電子化がおすすめ
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法（2024年１月には、電子取引データの電子保存が完全義務化）や、2023年10月に開始されたインボイス制度により、税務書類の電子化がますます重要になってきています。電子化を進めることによって、紙の領収書をもらい忘れたり、紛失したりする問題も解消しやすくなります。
今後も税務書類の電子化が推奨される方向に進んでいくことが予想されることもあり、早いうちから電子化に対応しておくことをおすすめします。
税務書類電子化のメリット
税務書類を電子化すれば、以下のようなメリットが得られます。
- ・コスト削減
- 税務書類の電子化は、紙の使用や印刷コストの削減に直結します。保管スペースも不要になるため、オフィスの効率的な運用が可能です。
- ・業務効率化
- 電子データによる管理によって、書類の検索や整理が容易になります。書類のファイリングや印刷などの作業も削減可能です。手作業による入力ミスも減少し、正確なデータ処理が実現します。
- ・テレワーク・在宅勤務の推進
- 電子化により、インターネット経由で書類の確認や共有が可能になります。時間や場所による制約が減少し、テレワークや在宅勤務など柔軟な働き方を推進できます。
領収書の後日発行は法令に則った対応が大切
領収書の後日発行や再発行は、レシートの有無や法令遵守が重要です。不正防止のため日付変更や二重発行を避け、証明書や出金伝票での代用も検討してみてください。また、税務書類は電子化することで保管や検索が効率化します。領収書管理には、弥生の見積書作成サービス「Misoca」を活用することをおすすめします。
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この記事の監修者高崎文秀（税理士）
高崎文秀税理士事務所 代表税理士／株式会社マネーリンク 代表取締役
早稲田大学理工学部応用化学科卒
都内税理士事務所に税理士として勤務し、さまざまな規模の法人・個人のお客様を幅広く担当。2019年に独立開業し、現在は法人・個人事業者の税務顧問・節税サポート、個人の税務相談・サポート、企業買収支援、税務記事の監修など幅広く活動中。また通常の税理士業務の他、一般社団法人CSVOICE協会の認定経営支援責任者として、業績に悩む顧問先の経営改善を積極的に行っている。
