請求業務はどう効率化する？請求書作成システムの機能や選び方も解説

監修者：小林祐士（税理士法人フォース）

2024/09/19更新

請求業務には複数のプロセスがあります。紙に手書きで作成・発行すると、取引量が多い場合には計算や配送の過程でミスが起きやすくなり、取引が決定した証拠となる証憑管理や、債権管理も手作業では多くの時間を割かれます。請求業務を効率化すれば、より多くの業務を遂行できると感じている方もいるのではないでしょうか。

効率化すると、各プロセスをスピーディーに進めることができるうえ、人件費や送料、管理スペースの確保といったコストも軽減できます。
本記事では、請求業務の基本的な流れとよくある課題を解説。請求業務を効率化する方法や、請求書作成システムの機能などについても併せてご紹介します。

目次: 請求業務の流れ; 紙請求書の場合によくある課題; 発行側が請求業務を効率化するための方法; 請求書作成システムでできること; 請求書作成システムのメリット; 請求書作成システムのデメリット; 請求書作成システムの選び方; ビジネスの加速と効率化には、請求業務の改善が有効; クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる

請求業務の流れ

請求業務とは、商品・サービスの提供後、買手側である取引先に対して請求書を発行し、代金の回収や証憑の保管を行うことも含む一連の業務を指します。
請求書の発行は義務ではありませんが、取引が行われたことを証明する証憑書類の１つとして発行するのが一般的です。

なお、適格請求書発行事業者は、買手側から適格請求書等保存方式（以下、インボイス制度）の発行を求められた場合には、適格請求書（インボイス）を発行しなくてはなりません。
適格請求書は記載要件を満たす形式で作成・発行する必要があり、受領側は定められた期間の保存が必要です。こうした事情からも、請求業務は効率化へシフトしたほうが望ましいといえるでしょう。
ここではまず、請求業務の基本的な流れを確認していきます。

1. 請求金額を確定させる

まずは、取引内容と商品・サービスの単価、数量などの情報を基に、請求金額を確定させます。取引先からの信用を失わないためにも、正確な算出が必須です。

なお、商品・サービスを提供した後に代金を請求する掛け売りの請求方法は、特定の期日までの取引分を一括請求する「締め請求」と、取引が発生するたびに請求する「都度請求」に分けられます。取引先と請求方法を事前に取り決めておきましょう。

2. 請求内容の承認を得る

一般的には、作成した請求書を、確認者に承認してもらい、さらに上層部の承認も受けます。
部署をまたぐこともあるため、特に押印が必要な場合は、承認に時間がかかることも想定し、余裕を持って作成する必要があるでしょう。

3. 請求書を発行・送付する

続いて、請求書を発行・送付します。近年はクラウド上や電子メールで請求書のデータを授受する事業者も増えていますが、紙に印刷してFAXや郵便で送るケースもいまだ存在するため、請求書の発行・送付の方法は取引先とすり合わせましょう。なお、請求書に記載すべき要件は、以下のとおりです。

請求書の記載項目

請求書作成者の氏名または自社の名称
取引先（請求書を受け取る業者）の担当者の氏名または会社の名称
取引年月日
取引内容
取引金額（税込）
支払期限
振込先口座番号

なお、適格請求書の場合は、さらに以下の項目も記載します。

適格請求書に必要な記載項目

適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
税率ごとに区分した消費税額等

請求書を電子データで送付する場合は、タイムラグなく送信できる点が魅力ですが、宛先を間違えないよう注意が必要です。FAXや郵便で送る場合も同様に、送り先は複数回、確認をしておきましょう。
なお、請求書を郵送する場合は、当然ながら印刷や封入などの作業が発生します。取引先が多いほど手間や時間がかかり、請求業務だけで多くの工数を割くこととなります。

4. 入金確認・消込処理をする

請求書を送付した後は、取引先から支払期日までに入金されたかどうかを確認する必要があります。入金されたか否かだけでなく、請求金額と入金額が一致しているかもチェックしましょう。仮に、金額が一致しなかった場合は取引先へ連絡し、追加で入金してもらったり、返金したりしなければなりません。

消込処理とは、請求した金銭が相手先から支払われたとき、帳簿上の売掛金額と照合し、該当する売掛金を帳簿から消していく作業です。帳簿上で長期間にわたり売掛金のままでは回収可能性がある債権とはならず、経営上も好ましい状態ではありません。売掛金の消込処理を行うことで、月次決算や締め作業ができるようになります。

紙請求書の場合によくある課題

紙の請求書は、手書きで作成するか、パソコン（ExcelやWordなど使用）で作成・発行できますが、その作業過程にはさまざまな課題があります。ここでは、紙の請求書の業務においてよくある課題を見ていきましょう。

手計算でミスが起きやすい

手書きで請求書を作成する際は、手計算を行うことになりますが、計算に時間がかかるうえ、計算間違いや税金の処理を間違えるといったヒューマンエラーが起こる課題があります。
取引先ごとに取引内容を照合しながら請求金額を計算した後は、フォーマットに必要事項を入力しなければならず、そこでミスが発生する可能性もあります。

発行・発送に時間と手間がかかる

紙の請求書の印刷や封入、郵送を手作業で行うとなると、人的コストに加えて用紙代や封筒代、郵送代といった物理的コストがかかります。
請求書1通あたりの手間やコストはわずかだとしても、取引先件数と毎月の請求書の発行数次第では、年間に換算すると相応の経費がかかることでしょう。

発送ミスが起きることがある

請求書を別の取引先に誤って送ってしまうといった、発送ミスにも注意しなければなりません。誤発送によって請求書が自社に戻ってきた場合は、取引先だけではなく、誤発送先へも謝罪の連絡を入れたうえで請求書を送り直さなければならず、そのための手間やコストもかかります。
また、発送ミスは、取引先からの信用を損なう可能性もあるため、可能な限り避けなくてはなりません。

書類の管理コストがかかる

請求書は証憑書類に該当するため、発行した請求書の控えは一定期間の保管が必要です。紙の請求書を発行している場合は、必要に応じて取引先や期間ごとにファイリングして保管することも求められます。

紙で保存する場合は、紛失や経年劣化を避けるためにも適切な方法での管理が必須です。また、保管のためのスペースを確保する必要もあります。

発行側が請求業務を効率化するための方法

請求書発行側が業務効率化を目指す際には、いくつかの方法があります。ここでは、業務効率化に有効な、4つの方法を見ていきましょう。

プロセスを改善する

まずは、現行の請求業務フローを見直して、効率化できる部分はどこにあるのかを検討してみましょう。
業務フローごとに課題を洗い出し、各課題を解決するための方法を考えていきます。業務の担当者や業務に必要な作業、時間などの情報を基にプロセスを改善します。

請求書を電子化する

これまで請求書を紙で管理している場合は、電子データ化することで請求業務の効率化につながります。紙の請求書を印刷・封入して送付や保管する必要性がなくなり、パソコン上やクラウド上のみで保存できるようになるため、オフィス内のスペースに余裕が持てます。
さらに、請求書や必要書類を電子化できれば、部署をまたぐやりとりもスムースになるでしょう。

請求業務代行サービスを利用する

請求業務代行サービスを利用すれば、請求書の作成や発行をアウトソーシングすることが可能です。取引内容や請求金額などのデータを準備するだけで、請求書の作成や発行、さらには送付、管理なども代行業者へ一任すれば、業務効率化につながるでしょう。
代行業者によっては、入金確認から代金回収、与信審査まで代行するサービスを提供していることもあります。

請求書作成システムを導入する

請求書作成システムを導入すれば、システム上での自動計算が可能となり、手作業と比べて入力が確実かつ楽になります。請求書の発行、送付や消込などの業務も自動化できるうえ、会計ソフトや販売作成システムと連携できる製品であれば、会計処理まで一気に行えるようになる点も魅力です。
請求業務の一切を効率化できれば、担当者の業務負担が減り、他の業務へと注力できる時間が長くなるでしょう。

請求書作成システムでできること

請求業務の効率化を叶える請求書作成システムは、さまざまな機能を搭載しています。ここでは、請求書作成システムの役割を、大きく2つに分けて見ていきましょう。

請求書の作成

請求書作成システムであれば、搭載されたテンプレートを使って、請求書を作成することができます。取引内容や金額などの必要事項を入力するだけで、計算ミスや入力ミスの心配もなく自動的に請求書を作成できる点が魅力です。
また、既存の会計システムや販売作成システムと連携して、金額などの請求書情報を自動的にインポートする機能を搭載した請求書作成システムもあります。

入金ステータス管理

請求書作成システムには、入金の追跡・管理ができる機能を搭載した製品もあります。取引先からの支払状況をリアルタイムで確認できるため、キャッシュフロー管理もシステム上でできるようになる点が魅力です。
また、金融機関との連携によって、請求書の消込処理を自動化できる機能を搭載したシステムもあります。

請求書作成システムのメリット

請求書作成システムを導入することで、他にどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、4つのメリットについて詳しくご紹介します。

請求書の発行・送付・管理を効率化できる

紙の請求書にはさまざまな課題があります。「手計算や入力の際にミスが起きやすい」「発行・発送に時間と手間がかかる」「発送ミスが起きることがある」「書類の管理コストがかかる」など、すぐに想起される課題ばかりです。

一方、請求書作成システムであれば、金額計算や取引内容、取引先などの入力を自動化できて、システム上でそのまま取引先へ送付することも可能です。人為的ミスのリスクが減り、請求業務の確実性が高まる点も大きなメリットです。
また、作成した請求書はクラウド上で保存・管理できるため、紙の請求書とは異なり保管のためのコストやスペースも不要となります。

ペーパーレス化が進む

請求書作成システムを導入すれば、ペーパーレス化を推進できる点もメリットです。請求書作成システムはクラウド上で請求業務が完結するため、紙を使用する必要がありません。従来の請求書業務は紙のやりとりが主流だったため、担当者の出社が必須な面もありました。
しかし、請求書作成システムは、インターネット環境と端末さえあれば、どこでも請求業務ができるようになります。

コストを削減できる

請求書作成システムで請求書の作成から発行・送付まで可能になるので、印刷にかかる費用（インク、用紙代）や、郵送にかかる費用（封筒、切手代）を削減できます。
取引先や取引件数が多い事業者は、特に大きなコスト削減が期待できるでしょう。

テレワークを推進できる

紙の請求書を作成・発行する場合は、印刷や押印、上長の承認、発送手続きなどのために出社する必要がありました。
しかし、請求書作成システムであれば請求書業務がクラウド上で完結するため、テレワークにおいても請求業務に対応しやすくなります。今までテレワークに対応できていなかった従業員も出社の必要がなくなれば、全社的なテレワークの推進につながります。

請求書作成システムのデメリット

請求書作成システムを導入する際は、デメリットも知っておく必要があります。請求書作成システムは、下記の2点も留意して導入を検討しましょう。

導入・運用のコストがかかる

新たに請求書作成システムを導入・運用するとなると、相応のコストがかかります。
導入時には初期コストが発生し、さらには請求書作成システムの多くは運用していくと月単位または年単位でランニングコストがかかります。

取引先の承諾が必要

取引先によっては、請求書の電子データでのやりとりに対応しておらず、紙でのみ行うルールを設けているケースもあります。
請求書作成システムを導入したら必ずしも紙の請求書の印刷や封入、郵送などの手作業がゼロになるわけではありません。取引先とのトラブルが発生するのを避けるためにも、紙の請求書での対応が必須な取引先はないか、事前に調べておく必要がある点は手間といえます。

請求書作成システムの選び方

自社の請求業務に合った請求書作成システムを選ぶには、どのような点を比較すればよいのでしょうか。ここでは、請求書作成システムを選ぶ際に注目したい5つのポイントをまとめました。

機能で選ぶ

請求書作成システムは、製品によって請求書の作成管理に必要な基本機能はほぼ同じですが、細かい機能は異なります。そのため、自社の請求業務に必要な機能と不要な機能を明確にしたうえで、求めている機能が必要最低限に揃ったシステムを選ぶことが大切です。
不要な機能が多いシステムを選ぶと、導入や運用にかかるコストに対して費用対効果が低く、効率化にもつながらないおそれがあるためです。

なお、請求書作成システムによっては、回収保証なども付帯サービスとして提供しているものもあるため、求めている付帯サービスがあるか否かも検討ポイントとしておきましょう。

使い勝手で選ぶ

請求書作成システムを導入して効率化につなげるためには、担当者にとって使いやすいかどうかも重要です。請求書作成システムは、操作性も実際に確認したうえで検討をしましょう。
実際の操作性を確認するには、トライアルサービスの利用がおすすめです。

サポート体制で選ぶ

請求書作成システム利用中にトラブルが発生しても適切に対応してもらえるよう、サポート体制もチェックしましょう。請求書作成システムのサポート体制を比較する際は、導入実績や顧客からの評判と併せて以下のような点をチェックします。

サポート体制のチェックポイント

サポートデスクの受付時間
電話対応やメール返信の速さ
対応スタッフの専門知識のレベル

他システムとの連携性で選ぶ

請求書作成システムは、現在自社で利用している既存の業務システムと、データ連携できるかどうかも確認しましょう。
会計システムや請求管理システムとデータ連携ができる請求書作成システムであれば、請求金額や取引先を自動入力できるようになり、業務効率化につながります。

ビジネスの加速と効率化には、請求業務の改善が有効

請求業務は毎月必ず発生するものであり、取引先や取引件数が増えるほど請求金額の計算や書類の送付などに手間と時間がかかります。請求書発行後も入金確認や消込処理などの作業が発生するため、効率化できる部分を積極的に見つけて改善していくことが大切です。

そこで検討したいのが、請求書作成システムの導入・運用です。請求書作成システムがあれば、請求業務の効率化と人的ミスの軽減を実現できます。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応をきっかけに請求書の電子化や業務効率化を目指すのであれば、自社の課題を解決するシステムの導入をぜひ検討してみてください。

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