請求書業務を自動化するメリットとは？方法やサービスの選び方も解説
監修者： 小林祐士（税理士法人フォース）
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請求金額の計算や取引内容の入力、発送に入金管理など、一連の請求業務にはさまざまな作業があります。取引先や取引件数が多ければ多いほど手間と時間は増えますが、こうした業務の負担を軽減するには請求書業務の自動化がおすすめです。
本記事では、請求書業務を自動化することで得られる効果や、自動化する方法を解説。請求書を自動化するサービスの選び方も併せて紹介します。
請求書業務の自動化をおすすめする理由
請求書業務は、自動化することで業務フローにおけるさまざまな負担を軽減できるようになります。請求書業務の自動化を実現できれば、各担当者は他の業務に注力でき、その結果として事業の成長も期待できるでしょう。
請求書業務は反復的な作業や定型作業が多いため、自動化できる範囲が多いのも事実です。まずは具体的にどのような作業の負担が自動化可能であり、業務を軽減できるのか見ていきましょう。
請求内容の確認・作成の時間が削減できる
請求書業務では、受注データを基に請求内容を照合し、請求書のテンプレートへ必要事項を入力して作成していく流れが一般的です。
しかし、内容に変更があった場合や不明点がある場合は各担当者へ確認しなければならず、請求内容を確定させるまでには手間と時間がかかります。
また、請求の締め日や支払日に合わせて一括請求をする場合は、取引先ごとに受注内容をまとめたうえで請求金額を合算しなければならず、さらに負担が大きくなります。
そこで効果を発揮するのが、請求業務の自動化です。請求業務を自動化できれば、以上のような請求書作成までの過程での業務負荷を軽減できます。
作業工程でのミスを低減できる
請求書作成を自動化できれば、誤発送といった作業工程でのミスの低減が期待できます。Excelに明細のデータを都度入力していたり、手書きの請求書であれば電卓で計算をしたりしている場合は、ヒューマンエラーが発生しやすいという問題があります。しかし、自動化を導入すれば、そうした人的ミスのリスクを大きく抑えられるでしょう。
印刷や発送のコストを抑えられる
紙の請求書を取引先へ送付する場合は、印刷代（インク、用紙代）や郵送代（封筒、切手代）がかかります。請求書の印刷や郵送にかかるコストは、取引先や取引件数が増えるほど膨らんでしまいます。さらに、印刷時のトラブル対応やインクや紙などの消耗品の管理などにも人的コストがかかるのが現実です。
その点、請求書を電子化して発行や送付も自動化できれば、以上のようなコストを削減することができます。
入金・債権管理の負担が軽減する
請求書を発行した後は、入金・債権管理をする必要があります。発行した請求書に基づいて債権管理表に記載をしたり、支払期日までに入金が確認できた場合は消込処理が必要であったりと、それらの業務にも従業員の工数がかかっています。
しかし、入金・債券管理までカバーできる請求書管理システムを導入すれば、そうした作業も自動化が可能です。
請求書保存の手間が軽減する
請求書は一定期間の保存が義務付けられており、法人であれば7～10年間、個人事業主であれば5～7年間と長期間保存しなければなりません。紙の請求書の場合は、取引先や期間ごとにファイリングし、保管場所を確保したうえで管理する必要があります。
その点、請求業務を自動化して電子化できれば、クラウド上に請求書を保管できるようになり、ファイリングの手間が省け保管スペースの確保も不要になります。
請求書業務の自動化の代表的な方法
請求書業務を自動化するにはさまざまな方法があるため、ここでは代表的な方法をご紹介します。
なお、自動化を実現したとしても、請求業務には請求内容や金額の確認といった自動化できない作業が存在することに注意しましょう。
請求書作成システムを導入する
請求書作成システムの導入は、最も代表的な方法です。請求書作成システムによっては、請求データのCSVファイルやPDFファイルをアップロードするだけで、クラウド上で請求書を自動的に作成・発行できることもあります。請求書の作成・発行から管理までクラウド上で完結できる点も魅力です。
ほかにも、会計システムや販売管理システムとのデータ連携機能や入金確認および消込処理機能など、システムによってさまざまな機能を搭載したサービスがあります。
請求業務代行サービスを利用する
請求業務代行サービスとは、請求書関連の業務を外注できるサービスです。請求業務代行サービスを利用すれば、取引内容や取引先のデータを準備するだけで、請求書の作成から発行、発送までを一任できます。
各社サービスの中には、受領代行や入金確認、与信審査、督促業務の代行までを依頼できるケースもあります。
請求書作成システム導入のメリット・デメリット
請求書業務を自動化するために請求書作成システムを導入すると、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。請求書作成システムを導入する際は、ぜひメリット・デメリットの両面を押さえたうえで検討をしてください。
メリット：請求書作成システムであればコストを削減できる
請求書業務の自動化を目的に請求書作成システムを導入して電子データ化すれば、コストの削減も期待できます。例えば、請求書に押印するため印刷する場合は、用紙代やインク代など必要ですが、そのコストを削減できます。また、紙の請求書を郵送している場合であれば、用紙やインク代だけでなく、封筒代、切手代も削減できます。
請求書業務を自動化すると、システム上で請求書を作成することとなるため、請求金額はもちろん、内容の照合やデータ転記などにかかっていた工数も短縮できるでしょう。請求書業務の自動化のメリットは、請求書発行業務に費やしていた経費や人件費の削減効果だといえます。
デメリット：請求書作成システム選びには失敗する可能性もある
自社の請求業務に適した請求書作成システムを選ぶ際には、自社で課題となっているニーズやウィークポイントを明確に整理する手間がかかります。システムの選定が曖昧だと、自動化を導入してもうまく運用できずに、かえってデメリットとなる可能性もあります。
デメリットを避ける重要なカギは、自社で利用している既存のシステムやツールと連携できる請求書作成システムを選ぶこと。利用中の会計システムや販売管理システムなどとデータ連携ができれば、自動化はスムースに実現できるでしょう。
請求業務代行サービスのメリット・デメリット
請求業務自動化の方法のひとつである請求業務代行サービスにも、メリットとデメリットがあります。請求業務代行サービスを検討する際には、下記のような点もぜひ押さえておいてください。
メリット：請求データを渡せば一任できる
請求業務代行サービスを利用するメリットは、手間のかかる請求業務をアウトソーシングすることで、自社の担当者が他の業務に注力できるようになることです。請求書の作成や発行に必要なデータを業者へ渡せば、請求業務にかかる定型的な業務は社外に一任することができます。
また、請求業務代行サービスによっては、取引先ごとに決められたフォーマットや送付方法で請求書の作成をするだけでなく、送付代行を任せることも可能です。
デメリット：コストがかかる
請求業務代行サービスへの外注費は、請求書作成システムの導入よりもコストがかかる可能性があります。また、請求書の数が多いほど手数料のコストはかさんでいくでしょう。
実際のコストは、請求業務のどの作業を委託するのかによっても変わるため、導入する際には料金プランの見積もりを出してもらうようにしてください。
請求書を自動化する際に押さえておきたい請求書業務に関する法令
請求書を自動化する場合は、請求書を一定の要件を満たす形式で作成・保存する必要があります。そこで押さえておきたいのが、請求書に関わる法令です。
請求書を電子データで保存する場合には「電子帳簿保存法」や「e-文書法」、インボイスの作成については「適格請求書等保存方式（以下、インボイス制度）」の内容を押さえておく必要があります。ここでは各法令で、どのような対応が求められるのか、詳しく見ていきましょう。
電子帳簿保存法に必要な対応
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子データによる保存を認める法律です。
電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3つの保存区分があり、電子化された請求書は「電子取引のデータ保存」に該当します。そのため、請求業務を自動化する際は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。
なお、2024年1月からは電子取引のデータ保存が完全義務化されています。請求書作成システムを導入する際は、改正電子帳簿保存法に対応できているシステムを選ぶことが大切です。
e-文書法に必要な対応
e-文書法とは、法人税法や会社法などで保管が義務付けられている請求書や領収書などについて、紙媒体だけでなく電子データでの保存を認める法律です。
電子帳簿保存法への対応と同様に、請求業務の自動化によって請求書を電子化する場合は、法令要件を満たせる形式にする必要があります。
インボイス制度に必要な対応
インボイス制度とは、複数税率に対応した仕入税額控除の方式です。
2023年10月にスタートしたインボイス制度において、インボイス発行事業者は適格請求書（インボイス）を作成・発行することとなります。
適格請求書は従来の区分記載請求書よりも記載項目が多く、登録番号や、税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率、税率ごとに区分した消費税額等を記載しなければなりません。請求業務の自動化に際しては、適格請求書の作成・発行に対応できる請求書作成システムを選ぶ必要があります。
請求書作成システムと請求業務代行サービスの選び方
最後に、請求書作成システムと請求業務代行サービスの選び方を紹介します。請求書にまつわる業務を見直す際には、下記のような点を押さえておきましょう。
請求書作成システムの選び方
請求書作成システムを導入する場合は、以下の3点を押さえておくことが重要です。請求書作成システムの選定は、機能の内容を確認して慎重に比較検討してください。
自社の業務に合ったものを選ぶ
自社の請求業務に合ったシステムを導入するためにも、まずは請求関連の業務フローにシステムをどのように組み込むのかを検討します。既存の会計システムなどとの連携が可能かどうかも確認しましょう。
料金で選ぶ
請求書作成システムは、導入時の初期費用と、運用のためのランニングコストがかかります。
自社にとって不要な機能が多いシステムを導入すると、費用対効果は期待できません。自社にとって本当に必要な機能が揃っており、不必要な機能が追加されていないシステムを選びましょう。
サポート体制の充実度で選ぶ
請求書作成システムは利用中にトラブルが発生する可能性もあります。請求書にまつわる業務は、自社の事業に大きな影響を持っています。そのため、サポート体制の充実した製品を選んだほうが安全です。導入実績や利用者による評判だけでなく、サポートデスクの受付時間や電話のかかりやすさ、対応スタッフの専門知識レベルなどもチェックしてください。
請求業務代行サービスの選び方
請求業務代行サービスの利用を検討している際も、選定の根拠を明確にしておくことが大切です。
以下に紹介する3つのポイントは、比較検討の重要要素として押さえておきましょう。
対応してもらえる範囲で選ぶ
請求業務代行サービスが対応してくれる業務は、サービス提供者によってさまざまです。まずは自社がカバーしてほしい業務を明確にしたうえで、その期待に応えるサービスや機能を揃えたサービス提供者を探しましょう。
決済手段の豊富さで選ぶ
請求書における決済手段の選択肢が多く、利便性の高いサービスを選ぶことも重要なポイントです。決済手段が豊富な請求業務代行サービスを利用すれば、取引先拡大も期待できるでしょう。
未回収リスクへの対応力で選ぶ
請求代金の未回収リスクへの対応力も、請求業務代行サービスを選ぶうえでの重要な選択肢になります。
請求業務代行サービスによっては、未回収に対する保証が用意されていなかったり、金額の保証範囲が限られていたりする場合もある点には注意してください。請求業務代行サービスを選ぶ際は、未回収保証が付帯しているかどうかも確認しましょう。
請求業務を自動化すれば、請求業務の効率化やコスト削減につながります
自社の請求業務に合ったシステムやサービスを利用して請求業務自動化を実現できれば、担当者の負担を軽減できるだけでなく、コスト削減や従業員の他業務への専念といったさまざまなメリットが期待できます。まずは自社の請求業務の課題を洗い出し、自動化するために最適な方法は何なのかを検討してみてはいかがでしょうか。
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この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
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