2021/11/29更新 会計ソフトの代わりにエクセルを使う、メリットとデメリットは?

最近は、会計業務の効率化のために、会計ソフトを導入する企業が増えています。その一方で、「会計ソフトの代わりに慣れ親しんだExcel(エクセル)で会計業務を行いたい」と考えている担当者もいるでしょう。
ここでは、Excelを使った会計業務のメリットとデメリットをご紹介します。併せて、会計ソフト導入のメリットもご紹介しますので、どちらが最終的に自社のプラスになりそうか、判断材料にしてください。

会計業務にエクセルを使用するメリットとは?

表を作成し、それを使って便利に計算ができるExcel(エクセル)は、ビジネスシーンで最もポピュラーな表計算ソフトです。そのExcelを会計業務に使用する際のメリットとしては、下記のようなものがあります。

導入コストがかからない

Excelがインストールされているパソコンが、社内に1台もないという企業は珍しいかもしれません。もし、Excelで会計業務を行いたいとなった場合でも、ソフト導入のためのコストがかかることは少ないでしょう。

データの互換性が高い

Excelは、パソコン環境によって仕様が大きく変わるようなことはありません。データの互換性も高いので、社内外とのデータ共有、自身のパソコンを新しくした際のデータ移行などが、スムーズに行えます。

会計業務にエクセルを使用するデメリットとは?

Excel(エクセル)で会計作業を行う場合、メリットに比べ、デメリットの方が多いものです。具体的には、下記のような問題が起こりがちでしょう。

帳簿のフォーマットを一から作らなければならない

Excelは、あくまでも表計算ソフトであり、会計専用ソフトではありません。会計業務に必要な帳簿のフォーマットがインストールされているわけではないので、一から作成する必要があります。
一般的に会計帳簿は、総勘定元帳や仕訳帳といった主要簿と、現金出納帳をはじめとする補助簿が必要です。これらのフォーマットを一から作成するのは、時間も手間もかかります。

既存のテンプレートが実用的でない

一から帳簿のフォーマットを作成するのが面倒だという場合、インターネットで入手できる無料のテンプレートを使うという手もあります。ただし、欲しい機能がついていなかったり、使いやすいようアレンジしづらかったりということが多いので、注意が必要です。

簿記とエクセル両方の知識がないと使いこなせない

Excelで帳簿付けをするためには、必要な項目やその記入ルール、各帳簿の関係性など、簿記に関するさまざまな知識が必要です。さらに、関数やマクロ、セルの参照などでデータの集計や転記を行うための、Excelのスキルも欠かせません。その両方を持ち合わせている人でなければ、Excelで会計作業を行うのは難しいでしょう。

業務の引き継ぎがスムーズにできない

Excelで一から帳簿のフォーマットを作成した場合、作成者以外に説明の機会を設けないと、使いこなすのは難しいでしょう。また、そもそも企業の会計業務を常に同じ人が担当するということも、少ないはずです。ですから、マニュアルの作成などが必要となりますが、そこまでの時間は割けないのが現実だと思います。そうして、特に対策をとらずに会計業務が属人化していくと、Excelに詳しい担当者の異動や退職により、次の担当者に引き継がれた途端に業務が滞ることも起きかねません。

法改正などに自力で対応しなければならない

税制の改正や会計ルールの変更などがあったときは、Excelがそれに対応してアップデートされることはないので、自分で設定し直さなければなりません。ルール改正のたびに内容を調べて対応するのは手間がかかりますし、マクロの変更など、簡単に修正できないケースも起こります。

会計業務にはエクセルよりも会計ソフトがおすすめ!

Excel(エクセル)を使った会計業務で起こる問題を解決したいならば、会計ソフトの導入がおすすめです。
会計ソフトなら、Excelのように特定の知識が必要だったり、複雑な設定をしたりする必要はありません。会計業務や会計ソフトの初心者でも、最初から作業を効率化させることができるのです。

初心者でも使いやすく設計されている

多くの会計ソフトは初心者でも簡単に使えるように、操作性や画面設計、機能が工夫されています。ガイド機能に従えば、導入時の設定などは迷わずに行えます。あとは、日付や金額などを入力するだけで、ソフトが自動でデータの集計や転記を行ってくれ、帳簿が作成できるのです。Excelのスキルや、簿記・会計の知識がなくても、驚くほどスムーズに会計処理が完了します。

法改正ごとにバージョンアップされる

法改正があった場合は、会計ソフト側でバージョンアップが行われるため、Excelのように自分でフォーマットを修正する必要はありません。
会計ソフトには、インターネットに接続する「クラウドアプリ」と、パソコンにインストールして使用する「デスクトップアプリ」があります。基本的に自動でバージョンアップが行われるのが、クラウドアプリ型の会計ソフトです。なお、デスクトップアプリ型の会計ソフトには、サポートプランに加入することで、法改正や機能改善ごとにバージョンアップが受けられるものがあります。必要ならば、そのタイプを選びましょう。

計算ミスや入力ミスを軽減できる

Excelで数値を手入力していると、入力ミスや転記ミスなどが起こりやすくなるものです。その点、会計ソフトなら、仕訳(取引を借方と貸方に分け、帳簿などに記載すること)の時点で矛盾があればアラートが表示されるので、単純なミスは防げます。さらに、入力したデータは自動で集計・転記が行われるため、計算ミスや転記漏れも大幅に減るはずです。
また、会計ソフトの中には、銀行口座やクレジットカードなどの取引データを自動仕訳できるものもあります。そうしたソフトを選べば、やはり日付や金額の入力ミスが起こらない上、記帳の手間と時間もかなり削減できるでしょう。

サポートサービスが受けられる

サポートサービスが設けられている会計ソフトは、導入や操作が不明な場合に相談することができます。会計ソフトの料金プランによっても、サポートの有無や内容が変わることもあり、中には、会計業務の相談に関するアドバイスが受けられる場合もあります。
また、会計ソフトによって、電話、チャット、メールと、相談のツールもさまざまなので、初めてソフトを導入する際には、自社にどのようなサポートが適しているか検討してみるといいでしょう。

会計ソフトを選ぶ際のポイント

Excel(エクセル)とは異なり、会計ソフトは会計業務の効率化に特化しています。具体的に、どのような機能が効率化につながるのかを見ていきましょう。

取引データが自動で仕訳される

会計ソフトの中には、銀行口座やクレジットカード、交通系のICカードなどの取引データを、自動取込や自動仕訳してくれるものがあります。さらに、紙の領収書やレシートも、スキャンやスマートフォン撮影で内容を読み込み、自動仕訳ができるものも。この自動仕訳機能がついていれば、わざわざ数字を手打ちしたり、仕訳に悩んだりすることが減り、単に自動入力された内容に間違いがないかを確認し、必要があれば修正するだけで済みます。

他のシステムとの連携がとりやすくなる

帳簿や決算書の作成以外の会計システムと、連携がとりやすい会計ソフトを選ぶのもおすすめです。例えば、入力データと連携して、クラウドで見積もり・納品・請求書などの作成ができるソフトもあります。他にも、販売管理ソフトや給与計算ソフトとのデータ連携が行えるソフトもありますので、自社の会計システムに合ったものを選びましょう。

税理士とのデータ共有がスムーズになる

クラウド上にデータを保存、共有ができる会計ソフトなら、自社の顧問税理士や会計事務所とのデータのやりとりが非常にスムーズになります。リアルタイムに会計データを共有できることで、アドバイスなどが受けやすいというメリットもあるでしょう。

弥生の会計ソフトで会計業務の効率化を

Excel(エクセル)での会計作業は、さまざまな問題が起こりやすく、高い専門知識がないと使いこなすことが難しいもの。会計業務の効率化を目指すなら、初心者でも作業の手間とミスが削減できる、会計ソフトを導入すべきでしょう。
弥生の会計ソフトには、クラウドアプリの「弥生会計 オンライン」と、デスクトップアプリの「弥生会計 22」があります。

どちらのタイプでも、銀行口座やクレジットカードの取引データのほか、スキャンした領収書やレシートのデータ、オンライン請求書データ、POSレジシステムで入力したお店の売上データなどを、クラウド経由で自動的に取り込むことができます。
取り込んだデータは、AIによって自動仕訳されるため、記帳の手間と時間を大幅に削減可能です。さらに、豊富な税理士・会計事務所とのネットワークは、信頼度の高さを裏付けています。業界最大規模のカスタマーセンターによる充実したサポートサービスも、弥生の会計ソフトの特長です。

弥生会計オンライン データをクラウド経由で取り込める。 業界最大規模のカスタマーセンターによる充実したサポートサービス 取り込んだデータはAIによって自動仕訳

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