退職時の手続きには何がある？従業員側と会社側それぞれを解説
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従業員が退職する際には、本人と会社の双方でさまざまな手続きを行います。特に、会社側での手続きには提出期限が定められているものも多く、漏れや遅れがあると退職者に不都合が生じる可能性があります。社会保険や雇用保険、所得税に関する手続きなど内容は多岐にわたるため、正しく理解し、漏れなく進めることが求められます。
本記事では、従業員が退職までに行う手続きの流れと、会社側が対応すべき退職関連の手続きをわかりやすく解説します。初めて退職手続きを担当する方や、全体の流れを整理して確認したい方は、ぜひ参考にしてください。
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従業員が退職までに行う手続きの一般的な流れ
従業員は退職することを決めたら、まず上司に意向を伝えたうえで退職願や退職届を提出し、退職日までに手続きを行います。
退職願と退職届はいずれも、従業員が退職時に勤務先へ提出する書類です。ただ、退職願が一方的に辞めるのではなく、会社の同意ないし承諾を得て「退職を願い出る」書類であるのに対し、退職届は従業員による一方的な意思表示であり、「退職の意思を通告する」書類です。退職願は、従業員の意思が到達した時点では効果は生じず、会社が承諾しなければ効果が生じないため、会社からの承諾を得る前なら提出した従業員が撤回できます。その一方で、退職届は会社に到達すれば効果が生じる書類のため、提出した従業員は原則として撤回できません。
なお、退職には自己都合退職のほか、解雇などの会社都合退職や有期雇用契約の満了による退職もありますが、本記事では自己都合退職のケースについて解説します。
- 自己都合退職における手続きの一般的な流れ
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- 退職意向の意思表示、退職日の決定（～2か月前）
- 退職届の提出と引き継ぎ（～1か月前）
- 退職書類の受取、備品の返却（最終出社日）
- 社会保険や税金などの手続き
退職意向の意思表示、退職日の決定（～2か月前）
退職を決めた従業員は、退職希望日の2か月前を目安に直属の上司に退職の意向を伝えます。法律上は、退職を申し出てから2週間で退職が可能です。しかし、後任者の手配や業務の引き継ぎをスムーズに進めるために、退職希望日の1～2か月前までの届け出を就業規則で定めている企業が多いでしょう。一般的には、退職届や退職願を書面で提出する前に、上司と相談のうえで退職日を決定します。
退職届の提出と引き継ぎ（～1か月前）
退職日の約1か月前を目安に、退職届（または退職願）を会社に提出します。退職届は法律で義務付けられている書類ではありませんが、就業規則で提出を求めている場合があります。一般的に退職届には、氏名、退職日、退職理由などを記載しますが、詳細な退職理由は不要で、自己都合退職の場合は「一身上の都合」と記載すれば問題ありません。
退職届を提出した後は、業務の引き継ぎや取引先へのあいさつを行います。余裕をもって引き継ぎを終えられるよう、最終出社日から逆算してスケジュールを立てることが望ましいでしょう。
退職届の例
退職書類の受取、備品の返却
最終出社日または退職日までに会社から書類を受け取り、貸与されていた備品を返却します。書類によっては後日郵送される場合もあります。
- 会社から受け取る主な書類
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- 雇用保険被保険者資格喪失確認通知書
- 離職票
- 源泉徴収票
- 退職証明書（本人が希望する場合）
- 健康保険の資格喪失証明書（本人が希望する場合）
- 会社へ返却する主な書類・備品
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- 健康保険証または健康保険資格確認書（扶養家族分を含む）
- 社員証
- 名刺
- 携帯電話
- パソコン
- 業務で使用した書類
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- 業務上の作成物
- 制服
- 鍵
健康保険証または健康保険資格確認書は退職日までに返却します。最終出社日の後に有給休暇を消化する場合は、郵送での返却が一般的です。
源泉徴収票についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
社会保険や税金の手続き
退職にあたっては、会社側で社会保険や税金の手続きが行われます。会社での手続き完了後、従業員自身でも対応が必要な手続きがあります。これらの手続きは、退職後に再就職するかどうかによって内容が異なります。退職後に再就職する場合としない場合、それぞれのケースについて解説します。
退職後に再就職する場合
退職後に再就職する場合、社会保険に関する手続きは就業内容によりますが、一般的には新しい勤務先の会社が行います。主な手続きとしては、健康保険・厚生年金保険の資格取得手続きや、雇用保険の資格取得の手続きなどがあります。
手続きの際には、従業員はマイナンバー（または基礎年金番号）や雇用保険被保険者証を会社へ提出します。また、従業員は扶養控除等申告書を提出したうえで、その再就職先の給与を受けることが一般的です。住民税については、退職と再就職の時期によりますが、会社が特別徴収に切り替えるため、自治体へ異動の届け出を行う場合があります。12月には会社が従業員から提出された源泉徴収票を基に年末調整を実施します。
退職後に再就職しない場合
退職後に再就職しない場合や、再就職先で社会保険に加入しない場合は、社会保険や税金に関する手続きを自分で行うことになります。主な内容は、健康保険から国民健康保険への切り替えや、厚生年金保険から国民年金への切り替え、そして失業手当（基本手当）の受給申請などです。なお、家族が加入している健康保険の被扶養者となる場合は、国民健康保険への切り替えではなく、その健康保険の扶養に入る手続きを行います。また、年の途中で退職して年内に再就職しなかった場合は、翌年2月16日から3月15日までの期間に確定申告を行います。
主な手続きと窓口は、以下のとおりです。
| 手続き | 手続きの場所 |
|---|---|
| 失業保険の申請 | 居住地を管轄するハローワーク |
| 年金の切り替え | 居住地の市区町村役所の国民年金課もしくは年金事務所 |
| 健康保険の切り替え | 居住地の市区町村役所の国民健康保険課 |
| 住民税の納付 | 住民税の納付 |
| 確定申告 | 税務署、e-Tax |
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会社側が行う退職関連の手続き
従業員から退職の申し出を受けた会社側は、手続きを速やかに進めなければなりません。会社が行う退職関連の手続きには、期限が定められているものも多いため、漏れや遅れのないように注意しましょう。
- 自己都合で退職する場合の会社側が行う手続き
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- 退職届の受理
- 備品や健康保険証または健康保険資格確認書の回収
- 社会保険、雇用保険の喪失手続き
- 住民税などの手続き
- 源泉徴収票や健康保険の資格喪失証明書などの交付
- 退職金などの支給
退職届の受理
従業員の退職日が決まったら、就業規則に定められた期日までに退職届を提出してもらい、受理します。法律上、退職の意思表示は口頭でも認められますが、将来的なトラブルを防ぐためにも退職届の提出があった方がいいでしょう。遅くとも、法律上有効とされる2週間前までには、退職届を提出してもらうようにしてください。その際、有給休暇が残っている場合は、有給休暇の消化についての話し合いを行います。
備品や健康保険証の回収
従業員の退職日までに、健康保険証または健康保険資格確認書（扶養家族分を含む）や備品を従業員から回収します。例えば、社員証、名刺、携帯電話、パソコン、仕事に関するデータなどがあります。
健康保険証または健康保険資格確認書は、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」とともに、全国健康保険協会（協会けんぽ）は管轄の年金事務所または事務センター、健康保険組合は保険者へ速やかに返却します。従業員の最終出社日から退職日までの間に有給休暇の消化がある場合は、退職日以降に郵送などで回収を行ってください。
社会保険、雇用保険の喪失手続き
従業員が退職した際、会社は社会保険（健康保険・厚生年金保険）および雇用保険の資格喪失手続きを行います。いずれも法定期限があるため、遅れのないように対応することが求められます。以下で、それぞれの手続きの概要を解説します。
社会保険（健康保険・厚生年金保険）の資格喪失手続き
退職日の翌日から5日以内に、管轄の年金事務所または事務センターへ「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届
」を提出します。全国健康保険協会（協会けんぽ）の場合は、扶養家族分の健康保険証または健康保険資格確認書も併せて返却します。もし、紛失などにより退職者から健康保険証を回収できない場合は、「健康保険 被保険者証回収不能届」を添付します。
健康保険組合に加入している場合は、健康保険証を保険者（健康保険組合）に提出してください。
雇用保険の資格喪失手続き
退職日の翌日から10日以内に、管轄のハローワークへ「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出します。退職者に離職票を交付する場合は、併せて「雇用保険被保険者離職証明書」も提出します。手続きが完了すると、ハローワークから離職票が発行されるので、退職者に送付しましょう。
雇用保険被保険者資格喪失届についてはこちらの記事で解説しています。
所得税、住民税などの手続き
従業員の退職に伴い、会社は住民税の徴収方法の切り替えなど、税金に関する手続きを行います。なお、年の途中で退職する場合、多くのケースでは年末調整を行わないため、所得税の精算は従業員自身が確定申告で行うことになります。これらの対応は、従業員の退職時期によって異なります。
所得税に関する手続き
会社は、退職後「遅滞なく」従業員に「給与所得の源泉徴収票」を交付することが求められます。その年の1月1日から退職日までに支払った給与などが250万円を超える場合は、税務署にも「給与所得の源泉徴収票」を提出します。なお、税務署への提出は在職者分とまとめて翌年1月31日までに行っても問題ありません。
また、翌年1月31日までに「給与支払報告書」を従業員の居住地の市区町村へ提出します。ただし、市区町村によっては受付期間を前倒ししている場合もあるため、事前に提出先の自治体へ確認しておくと安心です。
給与支払報告書についてはこちらの記事で解説しています。
住民税に関する手続き
退職者が住民税を特別徴収（給与天引き）で納付していた場合、退職後は特別徴収を継続できないため、市区町村への届出を行います。翌月10日までに「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を、従業員の居住地の市区町村へ提出し、転職先が未定の場合は普通徴収への切り替えを記載します。
また、退職する月によって住民税の扱いが異なります。1〜4月退職の場合は未徴収分を原則一括徴収、5月退職は通常どおり特別徴収、6〜12月退職では翌月から普通徴収、または本人の希望により一括徴収とする方法があります。これらの違いを把握し、誤りのないよう適切に処理を行いましょう。
住民税の特別徴収についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
源泉徴収票や健康保険の資格喪失証明書などの交付
退職者の最終出社日や退職日には、源泉徴収票や健康保険の資格喪失証明書などの書類を交付します。もし、退職日までに発行することができない場合は一般的に郵送になるため、あらかじめ従業員に伝え、後日郵送する住所を確認しておきましょう。退職者に渡す主な書類は以下のとおりです。
給与所得や退職所得の源泉徴収票
従業員が退職した際には、1か月以内に「給与所得の源泉徴収票」を交付することが求められます。これは、退職した年に支払った給与額や、源泉徴収された所得税額を記載した書類です。
また、退職金を支給した場合は、「退職所得の源泉徴収票」を別途作成して交付します。退職手当に対する所得税や住民税は給与とは合算されないため、給与分とは分けて手続きを行い、それぞれの源泉徴収票を交付する流れとなります。
退職所得の源泉徴収票
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引用：国税庁「令和 年分 退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」
退職所得の源泉徴収票について詳しくはこちらの記事で解説しています。
健康保険の資格喪失証明書
健康保険資格喪失証明書は、退職後に健康保険（協会けんぽや健康保険組合）から国民健康保険へ切り替える際に必要となる書類です。退職者自身で発行手続きを行うことも可能ですが、退職者から会社に交付を依頼された場合は、会社が申請手続きを行い、退職者へ送付します。
なお、資格喪失証明書は、日本年金機構のWebサイトから「健康保険・厚生年金保険 資格取得・資格喪失等確認請求書（通知書）」をダウンロードして事前申請する方法のほか、会社独自のフォーマットも使用できます。
離職票
離職票とは、正式には「雇用保険被保険者離職票」といい、雇用保険に加入している人（被保険者）が退職したことを証明する公的な書類です。退職後に失業手当（基本手当）や高年齢雇用継続給付の受給手続きを行う際に使用します。離職票には「離職票－1」と「離職票－2」の2種類があり、両方を退職者に送付します。
離職票についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
退職証明書
退職証明書は、従業員が退職した事実を証明する書類です。退職者から交付を求められた場合、会社は速やかに発行することが求められます。
離職証明書と退職証明書の違いについては、こちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
退職金などの支給
退職金制度がある企業では、退職金などの支給手続きも行います。確定給付企業年金（DB）や企業型確定拠出年金（DC）など、導入している制度によって手続きが異なるため、就業規則等に基づいて進めましょう。
退職金を支給する際は、従業員から「退職所得の受給に関する申告書」を提出してもらいます。この申告書によって退職金に対する「所得税・住民税」の源泉徴収税額が正しく計算され、適切な税額が差し引かれます。
ただし、申告書が提出されない場合は、退職金の支給額に対して一律20.42％の所得税が源泉徴収されます。この場合はその従業員が確定申告をすることで精算がされることとなります。退職金の支給時期や計算方法は、就業規則や退職金規程にしたがって適切に処理しましょう。
（従業員が外国人の場合）外国人雇用状況届出書の提出
外国人の従業員が退職する際は、雇用保険資格喪失届内の外国人雇用状況届出書を提出します。離職の場合は、翌日から起算して10日以内に手続きを行わなければなりません。
なお、雇用保険被保険者である場合は、ハローワークへの書面での提出のほか、e-Gov（電子政府の総合窓口）から電子申請が可能です。その一方で、雇用保険被保険者でない場合は雇用保険の手続きがないため、ハローワークに「外国人雇用状況届出書」を書面で提出します。厚生労働省の「外国人雇用状況届出システム」を利用した電子申請も可能です。
外国人労働者の雇用状況を適切に届け出ることは、事業主の義務として法律で定められています。提出期限を守り、確実に手続きを完了させましょう。
外国人雇用状況の届出について、詳しくは厚生労働省のページを参照してください。
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参照：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」
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従業員の退職手続きに関するよくある質問
従業員の退職手続きに関して、退職書類の保存や退職代行を利用した場合の対応など、会社側が知っておくと安心なよくある質問とその回答を紹介します。
退職した従業員に関する書類はいつまで保存する？
労働者名簿や賃金台帳、契約書や履歴書などは、従業員が退職した後も、原則として5年間（経過措置で3年）保存することが定められています。労働基準法第109条や労働基準法施行規則により、保存期間が決められている主な書類は以下のとおりです。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 雇用契約書（労働条件通知書）
- 出勤簿やタイムカード
- 履歴書
- 扶養控除等申告書
- 源泉徴収票
- 健康診断の記録
なお、マイナンバーが記載された書類（扶養控除等申告書など）については、番号法により、その書類の法定保存期間が経過した後、できるだけ速やかに廃棄または削除することが求められています。
これらの書類には個人情報が含まれています。個人情報保護の観点から、不要になった書類を長期間保管し続けることは望ましくないため、保存期間が過ぎたら適切に削除するようにしましょう。
従業員が退職代行を使った場合に行う手続きはある？
退職にあたり、従業員が退職代行サービスを利用する場合があります。代行業者から連絡があった際は、まず業者の名称・担当者名・連絡先などの情報を確認しましょう。弁護士でない退職代行業者が残業代や賃金の交渉などを行うことは非弁行為に該当し、法律で認められていません。非弁行為とは、弁護士資格を持つ者しか行えないと定められた行為を弁護士の資格がない人が行うことを指します。
次に、従業員本人から正式な委任を受けているかどうかを委任状などで確認します。これによりトラブルの防止につながります。問題がなければ、通常と同様の退職手続きを進めます。健康保険証または健康保険資格確認書の返却や退職書類の送付などは、代行業者を通じて従業員本人の意思を会社に伝達する形で対応し、円滑に退職手続きを完了させます。このような対応の流れを理解したうえで、冷静かつ適切に手続きを進めることが大切です。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
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