弥生で始めよう!ペーパーレス経理
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スキャナ保存制度の適用を受けるには

スキャナ保存制度の対象となる書類

日々の業務を行っていると、会社で作成した書類や帳簿のほかに、取引先から送られてきた書類なども溜まっていきます。それらすべての書類が、スキャナ保存制度の対象となるわけではありません。

スキャナ保存制度の対象となる書類は、下図のとおりです。領収書や請求書、契約書、見積書、納品書といったものが対象です。日々の営業活動で取引先に渡す書類や、物などを購入したことを証明する書類となります。これらの書類は金額の大小にかかわらず、電子データとして保存できます。

反対に、総勘定元帳や仕訳帳といった帳簿、決算書や決算に関して作成される書類などの決算関係書類は、スキャナ保存制度の対象外です。帳簿や決算関係書類などはシステムで作成されたデータによる保存ができるので、スキャナ保存の対象外となります。一言でいえば、帳簿と決算書はスキャナ保存の対象外ということ。会計ソフトに入力して出力されるような書類はデータ保存で電子化することになります。

日々の業務で発生する、取引の証明となる取引関係書類がスキャナ保存制度の対象となります。

国税関係帳簿書類

書類の名称・内容 スキャナ保存
制度の対象
国税関係帳簿 仕訳帳・総勘定元帳 など 対象外
国税関係書類   貸借対照表・損益計算書・棚卸表 などの決算関係書類
重要度 高 契約書・領収書 およびこれらの写し 対象
重要度 中 預金通帳・請求書・納品書・送り状 など
重要度 低 見積書・注文書・検収書 など

スキャナ保存制度を利用するために必要な条件

スキャナ保存制度に対応するために必要なものは、以下のとおりです。作成した電子データの解像度や階調など、細かな条件を満たしていないといけません。

スキャナ

スキャナ、デジタルカメラ、スマートフォンなど、一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取りができるもの

電子データ

電子データについても要件が決まっています。電子データを作成するタイミングは、早期入力方式(7日以内)か業務サイクル方式(37日以内)のいずれかでなくてはなりません。早期入力方式とは、書類を受け取ってから1週間以内に電子化するやり方です。業務サイクル方式とは、一般的な経理業務のスケジュール“月締め”に則ったやり方です。毎月、書類を整理し帳簿を締めるタイミングから1週間以内に電子化します。また契約の申込書、見積書、注文書などについては、グレースケールで保存することも可能です。

なお、領収書等を受領した従業員等が電子データを作成する場合には、領収書等に署名をし3日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。ただし、受領者と別の者が原本とスキャンデータの内容が同じことを全件確認する体制がある場合は、早期入力方式や業務サイクル方式を採用することも可能です。

  • 早期入力方式か業務サイクル方式のいずれかを採用
  • 解像度は200dpi相当以上
  • 色は、赤・緑及び青の階調がそれぞれ256階調以上(24ビットカラー)

必要な環境

スキャナ保存制度を利用するには、次のシステム的な要件を満たす必要があります。これらのシステム環境を独自に構築するとなると膨大なコストがかかりますが、「あんしん保守サポート」を利用すれば、お手元にあるPCだけで実現可能です。

PC

「あんしん保守サポート」なら、これらの機能はすべてサポート!

スキャナ保存制度のための機能を備えた専用ソフト

  • 電子データを訂正・削除した履歴管理
  • 解像度・階調・書類の大きさを記録
  • タイムスタンプを付与
  • 仕訳と電子データ間に関連性
  • 電子データ取込者などの情報を記録
  • 一定条件の検索機能
  • 弥生株式会社は、「認定タイムスタンプを利用する事業者に関する登録制度」に登録しています。

U00009-001
(登録日2017.7.25)
事業者名:弥生株式会社

その他のルール

上記のほかに、システムのマニュアルの備え付け、取り込んだ電子データの信ぴょう性と正しい運用が行われているかを確認する体制が整っているかなどの要件が存在します。

「あんしん保守サポート」に加入していれば、こういった煩雑な要件やルールを気にすることなく、スキャナ保存制度を無償で活用することができます。

さらに詳細な情報は、国税庁または弊社法令改正情報ページもご覧ください。

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