弥生で始めよう!ペーパーレス経理
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スキャナ保存制度のメリットとデメリット

スキャナ保存制度のメリットとデメリット

スキャナ保存制度の最大のメリットは、一定のルールに従って作成した電子データを保存・管理していれば、領収書などの書類を保管せずに済むことです。さらに、作成した電子データから文字情報を読み取るOCR機能を利用すれば、会計処理に必要な仕訳もかんたんに作成できます。

大企業

書類保管コストの削減、経理業務の効率化促進なども可能です。

個人事業主・中小企業

書類の管理がラクになります。

また、スキャナ保存制度では、帳簿と書類の電子データとが相互に確認できる関係にないといけません。電子データと仕訳とが、常に紐づいた関係になっていることが必要となります。この要件にはメリットもあります。電子データと仕訳が紐づくことにより、検索性が大幅にアップするのです。段ボールや封筒から目的の書類を探す手間がなくなり、PC上でかんたんに領収書等の確認ができます。
さらに、バックアップを行っていれば災害等が発生しても電子データを無くす心配がありません。

このほか、素早く財務諸表を出せるため経営判断に活かせる、税務調査の信ぴょう性が高くなるなどのメリットもあります。

一方でスキャナ保存制度のデメリットは、書類保管料はかからない反面、書類の信ぴょう性等を担保するためのタイムスタンプの付与、スキャナ保存制度に適合したシステムの構築、日々のバックアップ費用など、導入コストがかかってしまうことです。また、各社ごとに経理業務などのルールを決め、そのルールにしたがって運用する必要もあります。

「あんしん保守サポート」にご加入のお客さまなら最小のコストでスキャナ保存制度が利用可能!

現実的な問題として、スキャナ保存制度のための導入コストを自社ですべて負担できる企業は限られてしまうでしょう。そこで、弥生では個人事業主や中小企業の方でも、お手軽にスキャナ保存制度を利用できるサービスを開始しました。
「あんしん保守サポート」のメニューとして、タイムスタンプ、バックアップなどを無償で利用できます。OCR機能を使うことで、作成した電子データからそのまま仕訳を生成できます。日々の業務量も減り、会計業務の効率化が進むでしょう。さらに、作成に手間のかかる申請書類も一式ひな型などをダウンロードし利用することができます。

(単位:円)/税抜金額

自社で開発した場合 弥生の仕組みを利用する場合 備考
イニシャルコスト 一般的な導入コンサルティング費用(各社事情により変動) 300,000 0 弥生の提案する規程等をそのまま利用できれば、コスト負担なし
スキャナ装置購入費用(ScanSnap iX100) 25,000 25,000  
自社独自の文書管理等システム開発費用 1,500,000 0 参考金額
セイコーソリューションズ(株)TSA認証登録費 5,000 0  
小計 1,830,000 25,000  
ランニングコスト セイコーソリューションズ(株)タイムスタンプ料金 96,000 0 従量課金:年間12,000件まで
一般的なシステム保守費用(開発費15%) 225,000 0  
小計 321,000 0  
合計 2,151,000 25,000

「あんしん保守サポート」に加入していれば、スキャナ保存制度のメリットだけを享受できるといっても過言ではありません。

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