弥生で始めよう!ペーパーレス経理
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スペースを節約したいという気持ちでした
検索性が高いDocuWorksを活用しています

今回はスキャナや文書管理ソフト、クラウドサービスを連携させ、自身の仕事にフル活用している税理士の白川先生にお話しをうかがいました。達人が実践しているペーパーレスの極意とは?

そもそも白川先生がペーパーレスを意識し始めたきっかけは何だったのだろうか。

「私は基本的に面倒くさがり屋なんです。以前勤めていた会計事務所はぜんぶ紙でやっていたので、ファイルを取るために1回席を立ってキャビネットを探して、ということをやっていました。ものの本によると、オフィスでビジネスマンがモノを探す時間が1年間で150時間もあるといわれています。だいたい1か月分くらいの労働時間になりますよね」

税理士事務所に所属していた頃から、会計ソフトと連動するITシステム系の開発担当もしていたという白川先生。いわゆるプロダクトマネージャーのような立場で仕事をされていたとのことで、デジタルガジェットやツールに関してはずっと興味があったのだ。

「パソコンは昔から好きで、初めて買ったのは1998年、税理士試験を通った後ですね。そのパソコンを全部ばらして、もう1回組み立て直してとかやっているうちに、パソコンの自作もやり始めて。当時は作った方が自分の好きなスペックにできて、なおかつ安かったんですよね。大阪の日本橋によく通っていました」

仕事上ではペーパーレスを実現するために、開業時から申告はすべてe-Tax(電子申告)を利用しているという。

「今までは税務署に出す分、お客さまに渡す分、会計事務所で保管する分と、申告書を3部作っていましたが、電子申告なら添付書類以外の紙を減らせます。私にとっては、1人で業務を回すためにもe-Taxは欠かせません。e-Taxも当初は電子署名するのに税理士と納税者さんの両方の電子署名が必要で、修正する際にはまたお客さまに署名をもらわないといけないなど、使いものになりませんでした。それが税理士の代理署名だけで申告できるようになってから、飛躍的に広まりましたね」

現在、白川先生が使っているパソコン(VAIO)には「FeliCaポート」が付いているので、税理士用の電子署名用のカードを非接触でそのまま読み取ることができるが、電子申告には他にもメリットがあるという。

「とにかくスピーディですよね。お客さまに税額を示すための申告書をPDFで作成して、確認がとれた5分後には確実に申告が終わっています。出し忘れといったアクシデントもないですし。極端な話、申告書を郵便で出したとしても、事故で期限内に届かないリスクもあるわけです。前の事務所にいた頃からe-Taxは試していて、これを使えば独立しても1人でやっていけるな、という感触は掴んでいました」

FeliCaポート付きの機種なので、電子署名用のカードをそのまま読み取ることができる

5年前に独立して事務所を構えた直後から、ペーパーレスを意識的に実践し始めたとのことだが、具体的にはどういった取り組みから始めたのだろうか。

「独立してすぐに「DocuWorks」というソフトと「ScanSnap」を買って使い始めました。あとは「Dropbox」ですね。とにかく最初はスペースを節約したいという気持ちでした。事務所立ち上げのときには念のために書類用のキャビネットも買っていたんですが、想像以上に紙が発生しなくて中身はスカスカのままでした(笑)。結局、使わないので捨ててしまって、いま書類は家の本棚にぜんぶ収まる量しかありません。お客さまとのFAXでのやり取りもほぼなくなっているので、新しい名刺にはFAX番号は載せていません」

白川先生のペーパーレス環境の中心に位置している「DocuWorks」はパソコン上で文書をデジタル管理できるソフトだ。紙の書類を「DocuWorks文書」形式に変換して保存しておけば、印刷したり、PDFに変換したり、文書上にメモ書きしたり、後から自由に加工できる。検索性にも優れており、膨大な量の文書を保存しておいても、キーワードですぐに見つけ出すことができる。

「探す手間が省けますよね。あの書類どこにあるかな、と思ったときにパソコンの中を検索すればすぐに見つかります。お客さまにお渡しする分は必要に応じて、印刷するか、PDFに変換してメールで送っています。DocuWorksはソフト単体で売っていて、すぐに使えます。ゼロックスのコピー機がないと使えないと勘違いしている人も多いんですが、そんなことはありません(笑)」

一方で「Dropbox」はクラウドストレージの定番ともいえるサービスだ。Dropbox上にデータを保存しておけば、パソコンでもスマートフォンでも、端末を選ぶことなく最新のファイルをいつでもどこでも利用できる。ただし、白川先生がいちばんメリットを感じているのは別の部分にある。

「やはりバックアップという意味合いが重要ですよね。万が一、使っているパソコンが壊れてデータが取り出せなくなったとしても、Dropboxに入れておけばクラウド上にデータが残っていますから。Dropboxを利用することで、自然とバックアップを取っていることになります。通常、バックアップというものは意識的に行うものですが、無意識のうちにバックアップできるというのが非常に便利です。いまはDocuWorksの文書すべてをDropboxに保存しています。もちろん弥生ドライブも使って、外付けのハードディスクも使って、二重三重にバックアップは取っています」

そしてペーパーレスを進めるうえで紙の書類を電子化するという部分でいえば、スキャナは欠かせない。白川先生が愛用しているのがドキュメントスキャナの「ScanSnap」だ。

「何枚もある書類を電子化するには、やはりドキュメントスキャナが圧倒的に速いですよね。最近はScanSnap Cloudというサービスができて、取り込んだデータを自動分別してくれるんです。たとえば文書、名刺、写真、レシートといった具合に。普段はクレジットカードの明細、税理士会の書類、紙のものはひとまず全部スキャンしておきますね」

ペーパーレスを図るには、ScanSnapも欠かせない存在だ

弥生の「スキャンデータ取込」機能を使えば、スキャナで読み取ったレシートをそのまま仕訳データに変換して弥生会計に取り込める。この機能について、白川先生はどう感じているのだろうか。

「スキャンデータ取込については、まずは1回試してみてということで自分の分のレシートでやってみました。読み取り精度はまずまずだったので、これなら使っていけるかなと感じました。それなりにストレスですからね、データの打ち込みというのは。大量のレシートや伝票の束を見て、くじけそうになることもありますから。どのみち日々の仕事には弥生会計を使いますし、まずは自分の分からスキャンデータ取込を継続していきます。近い将来はお客さまの分もスキャンして取り込めるようになるだろうと思っていて、準備段階ですね。最近の弥生さんの機能では、スマート取引取込はすごく活用しています。預金とカードはぜんぶ取り込んで、自分の分の申告はあっという間に終わるようになりました」

紙を減らすことで十分な業務効率化を図れている白川先生だが、この先、ペーパーレス化はどのように続けていくつもりなのだろうか。

「私の場合、紙はまったく不要とは思っていなくて、ムダな紙は出したくないという感じで、あまり極端に突き詰めようとは思っていません。紙にも便利なところはあるので、必要に応じて使い分けていければいいのかなと。たとえば以前はパソコンで書いていた業務日報を最近、手で書いてからEvernoteに保存し始めたんです。以前は手書きなんて時間のムダだろうと思っていたんですが、やはり自由度が高いんですよね。パパッとメモができるフレキシブルさに改めて気づきました」

取材場所:コモンルーム中津

達人技

レシートをスキャンデータで保存

スキャンしたレシートをDocuWorks上で保存している状態。データが残っているので、必要なときに素早く探せる

ScanSnapとDocuWorksは連携できるので、レシートはスキャンしたものをそのままDocuWorks文書として保存していました。こうしておけば時系列で並んでいるし、すぐに検索できます。これからは弥生の「スキャンデータ取込」が出てきたので、そちらに期待しています。今は自分の分のレシートは「スキャンデータ取込」でやっていて、準備段階です。お客さまの分も全部できるようにしてしまえば、業務効率はさらに上がると思っています。

プロフィール

白川 浩しらかわひろし

税理士法人に勤務後、2011年独立して新大阪に白川浩税理士事務所を開業。前事務所時代から会計ソフトの開発アドバイザーなどを担当しており、IT技術に関する造詣も深い。IT系税理士としてクラウドサービスやデジタルガジェットに関する情報をブログ発信している。

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