弥生で始めよう!ペーパーレス経理
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クラウドサービスごとの特性を見極めて
しっかりと使い分けていきたいですね

Evernoteをはじめとするクラウドサービスに詳しい花岡さんはドキュメントスキャナの定番、PFUの「ScanSnap」のアンバサダーも務めている。ファイナンシャルプランナーとして顧客の相談に応える過程で、効率的にクラウドサービスを使う秘訣とは?

ブログを拝見していると、デジタルガジェットやクラウドサービスに関する話題も多い花岡さんだが、本人はそれほど意識しているわけではないようだ。

「デジタルガジェット自体がすごく好きというわけではありません。ただ、人がより便利になるために必要なものなので、ツールを使って楽になったり便利になったりしたいという気持ちが強いですね。そういう意味ではスキャナとかパソコン、スマホの最新機種を追いかけるというよりも、ソフト面で便利になっていく方がいいですね」

社会人になった当初はプログラマーとしての経験もあるという花岡さん、効率的な働き方を追求するという意味では、プログラマー思考みたいなところもあるのかもしれない。

「自分ではわからないですけど、うちは親が両方とも理系ですし、そういう素養、環境はあったのかもしれません。作業時間を極力減らしていきたいという気持ちはつねにあります。効率的に仕事を進めていくのが好きなんです」

これまで数々のクラウドサービスの使い勝手を試しているというが、業務効率化という意味では、どんな風に活用しているのだろうか。

「基本的にはEvernoteとDropboxを使います。Evernoteの方が使用頻度は高いです。スキャナ取り込みはもう習慣のようになっていて、スキャンした書類はEvernoteに保存しています。取材で撮影した写真はDropboxに入れていますね。逆に会計や個人情報に関わるものについては専用のディスクに入れる、という風に保存先は使い分けています。こういった情報はむやみに持ち出しできないので、バックアップを取ったものもさらに別のディスクに置いています」

すべての情報をクラウドに置いておくわけではないというが、どういった理由があるのか。

「EvernoteもDropboxも便利で素晴らしいサービスだと思っています。ただ、アメリカの無料サービスから始まったもので、何かが起こったとき海外に問い合わせたりしなきゃいけないし、突然サービスが終了したり仕様や料金が変更になる可能性もあるので。顧客情報をクラウドに保存するのであれば、国内で専用のセキュアなサービスがあれば使いたいという考え方です」

Evernoteには具体的にどういったものを保存しているのだろうか。

「取説や処方箋、駐禁の切符までみんなEvernoteです。いただいた名刺もすべてEvernote。文字検索してくれるから楽ですね。私の場合はスキャナで読み込んで保存するときにタイトルに必要なこと、キーワードをぜんぶ入れておきます。ただ紙で読んだ方がいいものもあります。PDFの状態だとデータが残っている安心感からか、どうしても内容を読み込めないというか、読み飛ばしてしまうことも多いんです。なので、PDF編集ができるAdobe Acrobatで開いて、重要な部分にマーキングして目印を付けるようにしています」

「まだ利用はしていなかったのですが、今日説明を聞いてみて安全だということが分かったので、弥生ドライブをバックアップに使ってみたいですね」
(花岡さん)

ライターとしても活躍中だが、3年前にファイナンシャルプランナーの資格を取得して、現在はライフプランニング業務へと軸足を移しつつある。税理士とともに確定申告の手伝いだったり、保険の乗り換え、不動産、高校無償化、ふるさと納税といった相談を受けたりしているという。

「お客さまのほとんどが、ライター時代に取材を通じて知り合った人たちです。もともと20代の頃から自分で確定申告をしていたので、やり方について相談されることは多かったんです。ライターというのは先が見えない商売ですし、これまでの自分の知識を役立てることができるんじゃないか、と勉強を始めて」

紹介もあって、お客さまの数は順調に増えていっているというが、今でも税制や法令関連の勉強は続けているという。

「私は税理士ではないですけど、税制、法令改正は毎年ありますから、つねに最新知識をキャッチアップしていかないと、お客さまの相談に対して適切に対応することもできません。この仕事をやっていくうちに、勉強している人とそうでない人では知識にかなり差がある業界なんだな、と気づきました。まだまだ取りたい資格もありますし、勉強はしっかり続けていかないといけません」

すでにペーパーレスに関しては相当の達人である花岡さんだが、この先どんな風に仕事の効率化を進めていくのだろうか。

「新しいサービスが登場したら、まずは試して、というのが基本です。そのうえで便利であれば積極的に使っていきたいですね。ただ、いまいちばん気をつかうのはお客さまのマイナンバーなんです。まだまだ重要性に気づいていなくて、誰にでもすぐに教えちゃいそうな人もいます。マイナンバー管理をどうするかは真剣に考えています。これだけは便利だからという理由で一般的なクラウドサービスに保存しておくわけにはいかないかなと。特性を見極めて、サービスごとの使い分けをしっかりとしていきたいですね」

取材場所:アカデミーヒルズ六本木ライブラリー

達人技

預金通帳もスキャナ読み取り

通帳やレシートは大型のスキャナよりはハンディスキャナの方が断然読み取りやすいですね。

お客さまの申請用の書類を揃えたりすることが多くて、預金通帳もScanSnapでデータ化しています。通帳って意外と厚みがあるんですが、しっかりと固定すれば問題なく読み取れるんですよ。

プロフィール

花岡 貴子はなおかたかこ

長野県生まれ、東京都出身。COBOLプログラマー、現在はファイナンシャルプランナーとして活動するほか、ライターとしても活躍中。

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