納品書の鏡（かがみ）とは？テンプレートや記載項目、作成のポイントを紹介

監修者： 市川 裕子（ビジネスマナー監修）

2024/09/26更新

納品書の鏡（かがみ）とは、取引先へ納品書を送付する際に添付する文書のことです。ビジネスマナーとして、納品書の鏡（かがみ）は作成しなければなりません。

本記事は、納品書の鏡（かがみ）を初めて作成する方や、作成に慣れていない方々に向けて、納品書の鏡（かがみ）の概要と、必要な記載事項を詳しく解説します。また、作成方法やテンプレートについても実例をあげて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

納品書の鏡（かがみ）とは、納品書の最初に添付する説明用紙のこと

納品書の鏡は、漢字で「鑑（かがみ）」と表記する場合や、ひらがなで「かがみ」と表記する場合があります。鏡（かがみ）とは、納品書や請求書などの書類の送付時に同封し、日付・宛名・送信元（自社）の情報などを記載する文書のことです。鏡（かがみ）は納品書や請求書の「表紙」に該当し、同封する書類の中身を取引先にチェックしてもらう役割を持っています。

納品書や請求書を送る際には、鏡（かがみ）を添えることがビジネスマナーです。鏡（かがみ）を付け、あいさつ文や注意書きを加えることによって、取引先に対する思いやりのある対応となります。この対応が「規範とするべきもの」という意味合いから鏡（かがみ）と呼ばれる由来といわれています。

鏡（かがみ）は、「送付状」や「添え書き」と基本的に同じです。納品書や請求書をメールに添付して送る場合、メールの本文に要点を記載することで本文が鏡（かがみ）の代わりを果たします。

納品書の鏡（かがみ）の記載項目

鏡（かがみ）には法的な決まりなどありませんが、記載する主な項目は以下の通りです。

• 日付
• 宛名
• 送付元（自社）の情報
• タイトル
• 前文
• 主文
• 末文

それぞれ詳しく紹介していきます。

日付

納品書の鏡（かがみ）の上部に、日付を記載します。鏡（かがみ）の日付は実際の発送日です。納品書の発行日と異なる場合があるので注意してください。

また、鏡（かがみ）の日付の形式は、和暦・西暦のどちらでもかまいません。ただし、納品書の日付の形式と統一してください。

宛名

納品書の鏡（かがみ）には、納品書を送付する取引先の企業名・部署・電話番号・担当者名を間違えないように記載します。ビジネスマナーとして、会社名は省略せず、「株式会社」と必ず正式名称で記載してください。さらに、担当者名もフルネームで書くよう心がけてください。

送付元（自社）の情報

送付元（自社）の情報は記載しなくても問題はありません。実際の納品書の鏡（かがみ）には記載されていないことがよくあります。ただし、取引先が連絡する際に便利なので、記載することがていねいな対応です。担当者のフルネーム・所属部署・電話番号・メールアドレスなどを記載しておきましょう。

タイトル

取引先が内容を一目で理解でき、かつ簡潔なタイトルを記載してください。ただし、「納品書について」のようにあまりに簡潔すぎるタイトルでは、どの納品書についてなのかわからなくなります。取引先には毎月数多くの納品書の鏡（かがみ）が送られることも予想されます。そのため、「◯◯に関する納品書について」のように、どの取引に関する納品書なのかを具体的に記載しましょう。

前文

前文には、日ごろから付き合いのある取引先に対するあいさつ文を記載します。ただし、ビジネスレターの場合は季節の言葉などは不要です。その一方で、「拝啓」「謹啓」といった頭語や、文に「敬具」といった結語は必要です。頭語の後に、「時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます」「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」といった決まり文句を添えて記載します。

主文

何に関する納品書を何通送ったのかを通知するのが鏡（かがみ）の主文です。納品書の内容と相違がないか、送付する前にしっかりとチェックしてください。文章の締めとして、「ご査収ください」といった決まり文句がよく使用されます。

末文

主文の後に締めの文章として末文を記載します。「今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます」といった決まり文句がよく使用されますが、納品書に不備があった場合に連絡が欲しい旨を書くのもていねいな対応です。その後、「敬具」といった結語で締めます。同封する書類を詳細に通知する場合、さらに「記」と記載して、書類の種類を記載します。そして最後に「以上」と記載してください。

納品書の鏡（かがみ）の作り方

作り方として、以下の2通りがあげられます。

• 自分で作成する
• テンプレートを利用する

それぞれの特徴について詳しく解説していきます。

自分で作成する

手書きで納品書の鏡（かがみ）を作成するか、Word（ワード）やExcel（エクセル）などのソフトウェアを使用して作成するかの２通りがあげられます。

かつては、手書きで鏡（かがみ）を作成するのが礼儀だとされていた時代もありました。しかし、字を綺麗に書く必要があることや、作成に手間がかかるといったデメリットがあり、文書作成ソフトが普及した現在では、ソフトウェアを使用して作成することが一般的になりました。

ソフトウェアを使用する場合、上述した記載項目を入力します。ビジネスレターはA4サイズの用紙を使用するのが一般的になっていますので。書類を作成する前に、ソフトウェアの用紙設定をA4サイズにしておきましょう。

テンプレートを利用する

何度も納品書の鏡（かがみ）を作成する機会がある場合、テンプレートの活用が大変便利です。簡単に鏡（かがみ）を作成することができ、時短にもつながり効率的です。また、初めて鏡（かがみ）を作成する方にも最適な方法です。テンプレートを利用することで、鏡（かがみ）に必要な記載事項が一目でわかります。

初めてテンプレートを利用する際、まず記載事項を確認し、必要な事項が揃っているかをチェックしましょう。そして、テンプレートをベースに送付元（自社）の情報を自社の内容を登録し、使用したい文言があれば差し替えるなど、自社用にカスタマイズして利用しましょう。ただし、日付や宛名をその都度変更することも忘れないでください。

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納品書に合わせた鏡（かがみ）のテンプレート

納品書の鏡（かがみ）のテンプレートとして、以下の一例があげられます。

※1：日付です。納品書の日付の様式と合わせてください。

※2：宛名です。会社名は正式名称、担当者名はフルネームで記載してください。

※3：送付元（自社）の情報です。連絡先も含めて正確に記載してください。

※4：タイトルです。簡潔でわかりやすいものにしてください。

※5：前文です。頭語（拝啓など）を忘れないようにしてください。

※6：主文です。何に関する納品書なのかを記載してください。

※7：末文です。結語（敬具など）を忘れないようにしてください。

※8：記書きです。同封する書類が複数になる場合、箇条書きにして記載してください。

※9：以上と記載することで、取引先に通知することがすべて完了したことを知らせます。

納品書の鏡（かがみ）・送付状のテンプレートは以下の記事もご確認ください。

• 納品書の送付状テンプレート｜送付状の役割、書き方と例文も紹介

納品書の鏡（かがみ）を作成する際のポイント

納品書の鏡（かがみ）は、送付する取引先にわかりやすく、かつ簡潔に書くことが基本です。一般的にはA4サイズで横書きにして、なるべく1枚で収めます。これは法的要件ではなく、あくまでビジネスマナーに基づくものです。もし、2枚になってしまう場合は、頁数を記載するなどの配慮をしましょう。送付時には、A4サイズの用紙が入る長形3号封筒を用意し、三つ折りにして封筒に収めます。取引先が封筒を開けた際にすぐに内容がわかるように、最初の1枚目に納品書の鏡（かがみ）を配置します。また、納品書が複数に分かれて送られる場合は記載された順番に従って封入します。

納品書の作成は入力するだけで作成できる「Misoca」が便利

納品書の鏡（かがみ）は、納品書の「表紙」に該当する書類です。これにより、取引先は何が送付されてきたのかを明確に把握できます。納品書の鏡（かがみ）には、日付・宛先・送付元（自社）の情報・主文など、幅広い項目の記載が必要です。初めて自分で作成する場合には手間がかかることもありますが、テンプレートを利用することで効率的に作成できます。

また、納品書の鏡（かがみ）に同封する納品書の作成もていねいに行う必要があります。そのようなときに役立つのが、弥生が提供しているクラウド請求書作成ソフト「Misoca」です。「Misoca」では、納品書・請求書・見積書のテンプレートが登録されており、簡単かつ迅速に作成できます。ぜひご検討ください。

この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）

マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。