見積書の書き方・作り方｜発行する理由や注意点を解説
監修者： 宮川 真一（税理士）
更新
見積書は取引の最初のステップとなる重要な書類です。見積書を通して、顧客に提供する商品・サービスの料金や条件を明確に示すことで、取引をスムーズに進めることができます。その一方で、事務作業に不慣れで、「見積書の書き方がわからない」「何を記載すればいいのか迷う」といった悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、見積書の作り方や具体的な記載項目、注意点、送付時のマナーまで、わかりやすく解説します。これを読むことで、適切な見積書を作成するための基本知識を得ることができます。
見積書を書くとき・送るときに必要なもの
見積書の作成・送付時には、一般的に以下のものが必要になります。
- 見積書
- 見積書はエクセルで作成してメールに添付して送ったり、クラウドのシステムを利用して送ったりすることが一般的です。紙で印刷した見積書を使用する場合は、市販のものを購入する他、自社で作成したり、インターネット上で公開されているフォーマットをダウンロードしたりすることで入手できます。
- 送付状
- 見積書をメールに添付して送信する場合は、メール本文が送付状の役割を担います。紙の見積書を郵送する場合は、送付状を同封します。
- 封筒
- A4の見積書を三つ折りにして封入する場合は、「長形3号」の封筒を使用します。書類を折らずに送付したい場合は「角形2号」の封筒を選ぶのがおすすめです。とはいえ、封筒サイズに特に決まりはないので、会社固有のルールがあるならそれに従いましょう。
- 郵便切手
- 見積書は信書なので、原本を送付する場合は郵便を利用します。郵便料金は、長形3号の封筒の場合、50グラムまでなら110円の郵便切手で送付可能です。角形2号の場合は140円になります。郵便料金は2024年10月1日から改定されているので、以前の料金基準で送付しないように注意しましょう。
こちらの記事も参考にしてください。
- 「見積書在中」のスタンプ
- 封筒には何の書類が入っているのかわかるように、「見積書在中」と明記します。手書きでも問題ありませんが、スタンプを使用すると効率的で見栄えも良いです。
こちらの記事も参考にしてください。
見積書の書き方・記入すべき項目
見積書の書き方には法的な決まりはありません。そのため、記載項目やフォーマットは自由に設定できますが、取引先から信頼を得るためには、基本的なポイントを押さえたうえで、必要な情報を記載することが大切です。
1.見積もり先の宛先
見積書の宛先には、相手の会社名、屋号、担当者名などを正確に記載します。法人宛の場合は「～御中」、個人または担当者宛の場合は「～様」という敬称を使用しましょう。「株式会社〇〇 総務部 ××様」というように、会社名と担当者名を併記することもあります。
2.見積書の発行日
見積書の発行日は、取引の基準となる重要な項目です。発行日が記載されていないと、後述する見積書の有効期限の設定にも不都合が生じます。後で確認した際に困らないように、年月日を正確に記載しましょう。
3.見積書番号/通し番号
見積書番号や通し番号は必須ではありませんが、書類の整理・管理の利便性を考えると、番号を振っておくのがおすすめです。通し番号があると、数多くの見積書を発行していても、特定の見積書を検索しやすくなります。
4.提出者の会社名、住所、電話番号など
見積書には、提出者側の会社名、住所、電話番号、メールアドレスなども明記しましょう。担当者の情報を併記しておくのもおすすめです。これらの連絡先を記しておくと、取引先が連絡を取りやすくなるので、発注につながる可能性も増します。
5.提出者の会社印押印
見積書に押印することは、法的には必須ではありません。しかし、日本の商慣習では、押印は正式な文書であることを示す重要な手段として認知されているので、押印が望ましいです。
6.見積書の有効期限
見積書には必ず有効期限を設定しましょう。これは、見積もり金額などが有効な期間を明確にすることで、価格変動によって損失するリスクを減らすと共に、相手先に早期の意思決定を促せます。
7.見積もり金額
見積書には、提供する商品・サービスの見積もり金額を明記することが必要です。一般的に金額は税抜で記載し、別途、消費税がかかる旨を付記しておきます。
8.商品名
商品名やサービス名は、業種、業態によって適切な用語を使用しましょう。あとで齟齬がないように明記することが大切です。
9.商品の数量
提供する商品・サービスの数量を品目ごとに記載します。数量を具体的に示すのが困難なサービスの場合は、「1式」などと記載することも可能です。
10.商品の単価
品目ごとの商品単価を記載します。数量が「1式」の場合は、単価を空欄にしても構いません。
11.商品の金額
商品の金額欄には、品目ごとの「数量×単価」で計算した金額を記載します。
12.小計
小計欄は、すべての品目の小計金額を記載する箇所です。この金額は消費税を含まない金額であり、見積書全体の税抜金額を指します。
13.消費税など
見積書は消費税を記載しないケースが一般的ですが、消費税を記載する業種、業態ではこの行を使用します。小計から消費税額を計算して記載します。小数点以下となる端数が発生した際は、切り捨て、四捨五入、切り上げから選択できます。
14.合計金額
合計金額は、「小計＋消費税額」の合計金額です。
15.備考
備考欄は、納期や納品先、支払方法、消費税の扱いなど、上記の項目で記載しきれなかった特記事項を記載する箇所です。契約条件など特殊な要求や注意事項がある場合は、ここに記載しておくと、後になって取引先とトラブルが起きるリスクを減らせます。
見積書の書き方における注意点
見積書は取引の検討材料となる重要書類です。見積書の内容が不明瞭でわかりにくかったり、必要な情報が不足していたりすると、受注まで結びつけるのは困難になります。取引先に好印象を与えたり、取引を円滑に進めたりするためには、以下の点に注意することが大切です。
前提条件を明確にしておく
見積もり段階で金額や納期などに不確定性がある場合は、どのような想定で見積書を作成したのか前提条件を記載しておくことが大切です。特に長期に及ぶ複雑なプロジェクト案件の場合、納期（契約期間）も人件費も後になって大きく変動する可能性があります。
こうした場合、見積書に前提条件が記載されていないと、当初の予定以上にコストが発生しても、見積もり金額を盾にされて、追加の支払いを受けるのが困難になりかねません。見積もりの前提条件を記載することは、こうしたトラブルを未然に防ぎ、取引先との信頼関係を確保するために役立ちます。
見やすさを意識する
見積書の作成時は、取引先が一見して内容を理解できるように、見た目のわかりやすさに注意することも重要です。WordやExcelで作成する場合は、金額などの重要な項目を太字や大きなフォントで強調すると、見やすさが向上します。
もちろん、全体のレイアウトに関しても、項目ごとの明細がひとめでわかるように工夫することが欠かせません。見た目の悪い見積書は、取引先からの悪印象につながると留意しましょう。
見積もりの有効期限を記載する
記載項目にも挙げましたが、見積書には有効期限を記載することを推奨します。有効期限は一般的に、2週間から6か月程度の範囲で設定されることが多いです。
有効期限を設けることで、価格や取引条件が変わる可能性があることを示唆し、発注者側に購入の早期の意思決定を促すことができます。これは、実際に価格変動が生じて自社が損をしないために必要な措置です。もし有効期限内に発注が出なかった場合、その見積書は効力を失います。そのため、有効期限が過ぎたあとで発注を受ける際は、取引条件を確認し、見積書を再発行することなどが必要です。
支払期限・支払方法を明記する
見積書には、支払期限や支払方法などの条件も記載しましょう。分割払い可の場合は支払回数の制限なども記載しておくのがおすすめです。また、受注時に前払いを求める場合には、その旨をはっきりと記載し、取引先に納得してもらう必要があります。支払条件があいまいなままだと、後々トラブルになる可能性があるため、見積書の段階で明確にしておくことがポイントです。
納期・工期を記載する
見積書には、納期または工期も記載した方が望ましいです。商品・サービスの提供がいつまでに完了するかは、発注の判断に大きくかかわります。例えば、「受注から3日以内に納品」といった仕方で納期の目安が明記されていると、取引先はどれだけ早く商品が手に入るか、その商品が必要な時期までに間に合うか確かめたうえで発注の判断ができます。
特定の手続きや状況によって納期が変動する可能性がある場合は、「必要書類の受領後、約1週間後に納品」「オプションの特急サービスを利用した場合は最短3日納品」などと変動の条件を明記しておきましょう。
相見積もりの内容を反映させる
他社との相見積もりが行われる場合は、取引先の要望を事前にヒアリングし、その内容に合わせた見積書を発行することが求められます。というのも、相見積もりでは通例、複数の会社を公平に比較するために、発行日や取引内容などの諸条件を同一に揃える必要があるからです。
取引先の設定した公平な条件下で、より優れた価格設定や納期などの提案を見積書に盛り込むことで、競合他社と差別化し、発注を得る可能性が高まります。
データを保存しておく
見積書は法的に発行の義務はありませんが、発行した場合は税法上の国税関係書類として扱われるため、一定期間の保管義務があります。具体的な保管義務期間は、法人が原則7年間、個人事業主の場合は原則5年間です。
契約が成立しなかった見積書は保管しておく必要はありませんが、顧客情報の管理という面から、保存しておくことをおすすめします。いずれにしても、長期間にわたって大量の証憑書類を適切に管理するためには、効率的な情報管理体制の確立が必要です。
計算間違い・書き間違いに注意する
見積書を作成する際には、計算間違いや書き間違いをしないように細心の注意が必要です。特に手書きやWord・Excelで作成する場合は、金額の計算ミスや項目の漏れ、誤字脱字などが発生しやすいため、作成後に必ず内容を確認しましょう。
見積書の発行は、受注を得るための重要なプロセスです。ここで不手際があると、取引先に不信感を与え、受注は遠のいてしまいます。見積書発行業務の正確性と効率性を両立するなら、システムを導入するのがおすすめです。
見積書の主な作り方
見積書の作成方法としては、主に「手書き」「Excel・Word」「見積書作成ソフト」の3つがあります。選ぶ方法によって作業効率や精度に違いが生じるため、自社に合わせて最適な方法を選びましょう。
手書き
見積書は市販品に手書きで作成する方法もあります。
パソコンに不慣れな場合や、急遽発行が必要になった場合、取引が少ない場合など手間なく作成できるメリットが手書きにはあります。その一方で、手書きは作成に時間がかかることや、誤字・計算ミスが発生しやすいのがデメリットです。
Excel（エクセル）・Word（ワード）
見積書はExcelやWordを使って作成する方法が一般的です。ExcelやWordで見積書を作成する際は、インターネット上で公開されているテンプレートを流用することをおすすめします。これらをベースにカスタマイズすることで、簡単に自社専用の見積書を作成することができます。
ExcelやWordは最も使われているビジネスソフトのひとつなので、多くの方に使いやすく、追加コストがかかりにくいこともメリットです。特にExcelならば、合計金額や税額などを関数で自動計算できるため、正確な見積書を作成しやすいという利点も見逃せません。
見積書作成ソフト
見積書を頻繁に作成する場合や、業務の効率化を図りたい場合には、見積書（帳票）の作成に特化した専用ソフトを使うのがおすすめです。こうした専用ソフトは、必要な項目を入力するだけで簡単に見積書を作成できます。
例えば、弥生が提供する帳票作成ソフト「Misoca」なら、操作感も快適で使いやすく、スマートフォンやタブレットでも見積書を作成・発行可能です。PDF化やメール送信をワンクリックでしたり、見積書を基に納品書・請求書を自動作成したりもできるので、帳票の作成業務全体を大幅に効率化できます。
見積書の発行が必要になる理由
見積書は本格的に取引が開始される前段階において、取引先と信頼関係を築くための大事な手段として捉えられます。というのも、見積書には以下のような役割があるからです。
トラブルを防ぐため
見積書は、取引先とのトラブルや認識のズレを防ぐ役割を担っています。口約束だけで取引を進めると、後になって「約束した金額が違う」「サービス内容が異なる」といったクレームになるなど、最終的には「言った/言わない」のトラブルになりかねません。
その点、金額や取引条件などの諸情報が明記された見積書があれば、情報の確認や共有が客観的に行えるので、こうしたトラブルを避けやすくなります。
発注の検討材料にしてもらうため
見積書は、発注者にとって発注先を決める重要な検討材料です。取引先は、見積書に記載された金額や条件を基に、購入や契約の判断を行います。特に大規模な取引や高額な契約の場合は、複数の業者に見積書を依頼し、価格やサービス内容を比較する「相見積もり」を行うのが一般的です。
見積書があれば、発注者は具体的な費用の見通しが立てやすく、予算や条件に合致するかどうかを客観的に判断できます。また、見積書を発行する速さや対応のていねいさなどを見ることでも、取引先として信頼できるかどうかチェック可能です。そのため、見積書の発行は決して軽視すべき業務ではありません。
インボイス制度導入で見積書の書き方はどう変わる？
2023年10月1日から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、売手側が買手に対して正確な消費税額や適用税率を伝えるための制度です。この制度によって見積書の書き方を変更する必要はありません。
なぜなら、従来の請求書や領収書を適格請求書とすることが一般的であり、適用税率や消費税額の記載のない見積書を適格請求書とすることは無いからです。そして、見積書を適格請求書としないのであれば、適用税率や消費税額、登録番号などの記載も不要となります。
以上のことから、見積書に関しては従来どおりのフォーマットやテンプレートを引き続き使用できます。ただし、見積書の書式を請求書や納品書などと統一することを望むなら、任意でインボイス登録番号などの項目を見積書に記載することは可能です。
見積書の作成には見積書作成サービスがおすすめ
見積書は発注の検討材料になる重要書類ですが、その分、多数の記載項目や注意点があります。見積書の作成に負担を感じる場合は、業務効率化のために、見積書作成サービスを導入するのがおすすめです。
弥生の提供する見積書作成ソフト「Misoca」 なら、シンプルな操作で迅速に見積書や納品書、請求書などの帳票を作成できます。「Misoca」は、消費税や源泉税などの計算式も自動で設定できるため、手計算によるミスを防げるのも大きな点です。作成した見積書は、そのまま納品書や請求書に変換できるので、書類作成の時間を大きく短縮できます。特に頻繁に見積書の作成業務が発生する場合、「Misoca」は大いに役立ちます、ぜひ導入をご検討ください。
クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる
クラウド請求書作成ソフトを使うことで、毎月発生する請求業務をラクにできます。
今すぐに始められて、初心者でも簡単に使えるクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の主な機能をご紹介します。
「Misoca」は月10枚までの請求書作成ならずっと無料、月11枚以上の請求書作成の有償プランも1年間0円で使用できるため、気軽にお試しすることができます。
見積書・納品書・請求書をテンプレートでキレイに作成
Misocaは見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が可能です。取引先・品目・税率などをテンプレートの入力フォームに記入・選択するだけで、かんたんにキレイな帳票ができます。
各種帳票の変換・請求書の自動作成で入力の手間を削減
見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成もクリック操作でスムーズにできます。固定の取引は、請求書の自動作成・自動メール機能を使えば、作成から送付までの手間を省くことが可能です。
インボイス制度（発行・保存）・電子帳簿保存法に対応だから”あんしん”
Misocaは、インボイス制度に必要な適格請求書の発行に対応しています。さらに発行した請求書は「スマート証憑管理」との連携で、インボイス制度・電子帳簿保存法の要件を満たす形で電子保存・管理することが可能です。
確定申告ソフトとの連携で請求業務から記帳までを効率化
Misocaで作成した請求書データは、弥生の確定申告ソフト「やよいの青色申告 オンライン」に連携することが可能です。請求データを申告ソフトへ自動取込・自動仕訳できるため、取引データの2重入力や入力ミスを削減し、効率的な業務を実現できます。
会計業務はもちろん、請求書発行、経費精算、証憑管理業務もできる！
法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」では、請求書作成ソフト・経費精算ソフト・証憑管理ソフトがセットで利用できます。自動的にデータが連携されるため、バックオフィス業務を幅広く効率化できます。
「弥生会計 Next」で、会計業務を「できるだけやりたくないもの」から「事業を成長させるうえで欠かせないもの」へ。まずは、「弥生会計 Next」をぜひお試しください。
この記事の監修者宮川 真一（税理士）
税理士法人みらいサクセスパートナーズ代表
税理士/CFP®
1996年一橋大学商学部卒業、1997年から税理士業務に従事。現在は、税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、M&Aや事業承継のコンサルティング、税務対応をはじめ、CFP®（ファイナンシャルプランナー）の資格を生かした個人様向けのコンサルティングも行っている。また、事業会社の財務経理を担当し、会計・税務を軸にいくつかの会社の取締役・監査役にも従事する。
