領収書のペーパーレス化で収入印紙代が0円！手間とコストを削減する電子化のやり方とルール
監修者： 小林祐士（税理士法人フォース）
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領収書のペーパーレス化は、発行・整理・保存の手間を少なくできるだけでなく、郵送代や収入印紙代の節約にも直結する有効な手段です。便利なクラウドツールを使って領収書の発行を電子化し、受け取る領収書についても電子帳簿保存法を正しく理解して保存することで、経理業務を効率化できます。本記事では、領収書のペーパーレス化の具体的な方法や法律ルールについて解説します。
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領収書のペーパーレス化とは？押さえておきたい基本
領収書のペーパーレス化とは、PDF形式などの電子データとして領収書を発行・受領したり、紙で受け取った領収書を画像データとして保存したりして、紙で取り扱うことをなくしたり減らしたりすることです。
領収書のペーパーレス化には、「もらう側」と「発行する側」の2つの側面があることをまず理解しておきましょう。
「もらう領収書」と「発行する領収書」はどちらも電子化できる
領収書をもらう側にとってのペーパーレス化ももちろん重要ですが、業務効率化やコスト削減の観点では個人事業主や法人が「発行する領収書」のペーパーレス化も大事です。ペーパーレス化と聞くと、経費精算のために領収書やレシートを処理するシーンを想像しがちですが、発行する側の観点でもとらえておくことが重要です。
領収書のペーパーレス化は義務？
領収書のペーパーレス化は義務化されているわけではありません。領収書を紙で発行する、あるいは紙で受け取ることに問題はありません。
ただし、領収書の保存については、電子帳簿保存法（電帳法）で一定のルールが次のように定められています。
- 「電子データでもらった領収書」を電子データのまま一定の要件の下で保存すること（電子取引のデータ保存）は義務
- 「紙でもらった領収書」や「紙で発行した領収書の控え」をスキャナで電子化し一定の要件の下で保存すること（スキャナ保存）は任意
- 自己が最初から一貫してパソコンなどで電子的に作成した領収書の控えなどの電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）は任意
つまり、もともとデータとして受け取った領収書は、データのまま保存することが2024年1月以降、義務化されています。データの領収書を紙に印刷し、「紙の領収書のみを保存」することは認められません。
なお、電子取引で受け取った領収書データは、ルールに従ってデータ保存していれば、印刷して紙の領収書を別で保存していても問題はありません。
その一方、紙でもらった領収書は紙のまま保存しても問題ありません。また、領収書を発行する側が、電子データとして作成した領収書の控えを紙に印刷して保存することも可能です。
領収書の電子保存についての詳細は以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
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領収書をペーパーレス化するメリット・デメリット
領収書のペーパーレス化には、収入印紙代や郵送代のコスト削減、十分な保管場所の確保不要などのメリットがある一方、正しいルールに対応したり設備を整えたりするための手間がかかることがデメリットです。しかし、そうした手間を上回るだけのメリットがあります。
メリット1：収入印紙代や郵送代のコスト削減
領収書を発行する側がペーパーレス化に取り組むメリットとして、コスト削減は大きな魅力です。
額面5万円以上の領収書を紙で発行する際には収入印紙の貼付が必要です。しかし、PDFや電子レシートなど電子的に発行した領収書には印紙税がかからず、収入印紙代が0円（印紙税の対象外）になります。さらに、紙の領収書を取引先に送付する必要があるなら、メールなどでデータで送付することで切手代や封筒代といった郵送コストも削減できます。
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参照：国税庁「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い
」
電子領収書における収入印紙の取り扱いについての詳細は以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
メリット2：PCやスマホで作成と送付が完結
領収書のデータなら、スマホアプリやPCを使い、 移動中やすき間時間に作成し、すぐに取引先へメールなどで送信できます。出先から事務所に戻って印刷して郵送する、といったタイムラグも解消できます。つまり、領収書の発行側にとってのペーパーレス化のメリットは、作成・送付の手間軽減もその一つです。
メリット3：領収書の保管場所や確定申告に向けた入力の手間から解放
領収書のペーパーレス化によって、紙の領収書を保管するために必要なファイルを用意したり、長期間保存するための場所を確保する必要がなくなります。
また、領収書の記載内容をOCR（光学文字認識）で自動読み取りできるツールなど、専用のシステムを導入することで経費情報を手入力する手間やミスを少なくでき、確定申告や決算の作業が楽になります。
デメリット：ペーパーレス化のルール理解と慣れが必要
領収書のペーパーレス化は、電子帳簿保存法などのルール理解と電子化ツールやシステム操作に慣れが必要な点がデメリットです。
しかし、ペーパーレス化をサポートしてくれる仕組みを一度構築してしまえば、その後の作業やルール対応のハードルはそこまで高くなることはないでしょう。
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領収書のペーパーレス化と電子帳簿保存法への対応
領収書をもらう側のペーパーレス化では、電子帳簿保存法の理解と対応がカギです。ここでは、電子取引のデータ保存と紙でもらった領収書の電子保存（スキャナ保存）について解説します。
「スキャナ保存」と「電子取引のデータ保存」の違いをおさらい
もらった領収書の保存に関係する「スキャナ保存」と「電子取引のデータ保存」の違いを理解することが、領収書をもらう側には必要です。
電子帳簿保存法では、3つの保存区分があります。このうち、もらった領収書に関係する2つの違いを簡単にまとめると以下のようになります。
| 保存区分 | 対象となる領収書 | 保存の仕方 |
|---|---|---|
| 【任意】スキャナ保存 | 紙で受け取ったレシートや領収書 | ルールに従ってデータ化して保存することが可能 要件を満たせば紙の領収書（原本）の廃棄も可能 |
| 【義務】電子取引のデータ保存 | メールやWebサイトからのダウンロードなどで受け取ったPDFなどデータの領収書 | ルールに従って、データのまま保存することが義務 |
紙でもらった領収書は画像データ化すれば破棄して良い？
紙でもらった領収書は「スキャナ保存」で定められた要件を満たして保存すれば、原則的に紙の領収書を破棄できます。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の代表的な要件として以下のようなものがあります。
- 画質の要件： 解像度200dpi以上で読み取ること
- 真実性の確保： タイムスタンプを付与するなど、改ざんを防止する措置を講じること
- 検索機能の確保： 取引年月日・取引金額・取引先といった条件で画像データを検索できること
ただし、紙でもらった領収書をスキャナ保存すれば、すべて原本を廃棄できるわけではありません。条件によっては、原本が廃棄できないケースもあります。
スキャナ保存の要件や原本が廃棄できないケースなどについての詳細は以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
要件を満たすことができれば、スキャナ保存で紙の領収書もペーパーレス化を進めることが可能です。弥生の対象製品をお使いなら使用できる「スマート証憑管理」なら、スマホで撮影した画像をアップロードするだけでOCR機能で領収書の情報が自動入力でき、スキャナ保存の要件に準拠した形でかんたんに保存できます。
PDFなど電子的に受け取った領収書の保存方法
PDFや電子レシートなどデータで受け取った領収書は、2024年1月1日以降の取り引きからはデータのまま保存することが義務化されています。
電子メールやWebページからのダウンロード、クラウドサービスを経由してデータで領収書を受領した場合は「電子取引」に該当します。そのため、電子帳簿保存法「電子取引のデータ保存」により要件に従ってデータのまま保存することが必要です。したがって、領収書をデータ保存することなく、紙に印刷した領収書だけを保存することはできません。
「電子取引のデータ保存」にも「スキャナ保存」と同じように要件があります。電子取引データが正確に保存され、後から改ざんされないことを保証する「真実性の確保」や、目的のデータをすぐ検索で探せるようにする「可視性の確保」といった要件を満たす形で保存する必要があります。
領収書を「電子取引のデータ保存」として保存する際の要件については以下の記事でも解説していますので、参考にしてください。
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領収書をペーパーレス化して発行・送付を効率化する方法
領収書の発行・送付を効率化するには、領収書作成ができるクラウドサービスを活用してスマホアプリやPCから直接メール送付できる仕組みを作るのが最も効果的です。
ここからは、領収書を発行する側の視点で、ペーパーレス化の具体的な方法やおすすめツールを紹介していきます。
Excelなどでの領収書作成・送付は手間とコストがかかる
領収書を手書きではなくExcelなどで作成しても、紙に印刷するやり方では郵送代や金額によっては収入印紙代のコストがかかります。
Excelで作成した領収書をPDF化してメールに添付する運用なら、そうしたコストは削減できます。しかし、件数が増えると領収書作成時の転記ミスやメールの宛先間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすく、かかる手間を大きく減らすことはできません。また、インボイス制度などの法改正があるたびにフォーマットを自力で修正する面倒も生じます。
クラウド請求書ソフトを活用するのが最短ルート
領収書を発行する側のペーパーレス化を効率よく進めるなら、クラウドサービスの活用がおすすめです。
領収書や請求書などをクラウド上で作成できるサービスなら、件数が増えても一元的な管理がしやすくなります。領収書の作成・PDF化・メール送信も一気通貫で完結するので、転記ミスなどの予防にもつながります。また、制度や法令の改正にもシステム側が自動で対応してくれるので、トータルでかかる手間や時間を大きく削減できます。
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作成・送付がスマホでも完結！領収書のペーパーレス化なら「Misoca」
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- 【スマホでも完結】アプリを使えば、外出先やスキマ時間にスマホからでも領収書を作成・送信できます。
- 【ワンクリック変換】見積書から納品書、請求書、そして領収書へとデータをかんたんに変換でき、転記ミスも減らせます。
- 【法令対応も万全】インボイス制度や電子帳簿保存法に準拠した運用や法改正にもしっかり対応。
また、領収書をもらう側のペーパーレス化と電帳法対応については、先述した弥生の「スマート証憑管理」との連携がおすすめです。
無料で使い勝手を試すこともできるので、経理業務の負担を減らして本業に集中できる環境づくりとペーパーレス化を進めるためにまずは気軽にお試しください。
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よくあるご質問
PDFで発行した領収書（電子領収書）は原本として認められますか？
はい、認められます。電子取引のデータ保存のルールに従ってデータを保存すれば有効な原本として扱われます。電子取引のデータ保存の要件について、詳細はこちらの記事でも解説しています。
PDFで送る領収書にも、電子印鑑（ハンコ）は必要ですか？
領収書への押印は必須ではありません。ただし、日本のビジネス慣習として信頼性を高めるために、PDFの領収書にも電子印鑑を押すケースは多く、領収書作成クラウドサービス「Misoca」でもかんたんに印影を追加できます。
紙の領収書をスマホのカメラで撮影して保存しても問題ないですか？
電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件（解像度、タイムスタンプ、検索機能など）を満たせば問題ありません。詳細はこちらでも解説しています。
領収書を電子化したら、紙の領収書はすぐに捨てていいですか？
スキャナ保存の要件を満たす形でデータが正しく保存されたことを確認した後は、原則的に元の紙の領収書は破棄してかまいません。ただし、条件によっては紙の原本を廃棄できないこともあります。詳細はこちらでも解説しています。
電子発行した領収書に収入印紙の貼付は必要ですか？
不要です。印紙税は紙の「文書」に対して課税されるため、PDFなどのデータで発行した領収書には課税されません。詳細はこちらでも解説しています。
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この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース 代表社員
お客様にとって必要な税理士とはどのようなものか。私たちは、事業者様のちょっとした疑問点や困りごと、相談事などに真剣に耳を傾け、AIなどの機械化では生み出せない安心感と信頼感を生み出し、関与させていただく事業者様の事業発展の「ちから＝フォース」になる。これが私たちの法人が追い求める姿です。
