「弥生会計」「弥生給与」を活用して経理の完全テレワーク化を実現

「実務翻訳」「出版翻訳」「映像翻訳」の3大分野すべてをカバーする翻訳の専門校「フェロー・アカデミー」と、翻訳者の仕事をサポートするネットワーク「アメリア」を運営する株式会社アメリア・ネットワーク。翻訳学校事業を統括している鶴巻貴子さんと経理担当の野畑絵里さんにテレワークへの取り組み方などを伺った。

今年2月の移転後、すぐに緊急事態宣言のため休校

地下鉄半蔵門駅からほど近いビルの2Fにある「フェロー・アカデミー」は、前身の日本翻訳学院開校から数えると45年近くの歴史を持つ老舗の翻訳専門校。入口をくぐるとすぐ脇にはゆったりとしたカフェスペースがあり、廊下の奥には出身者が手がけた映画のDVDや絵本から文芸書、専門書までと幅広いジャンルの本が並ぶスタディースペース。その間に背後がガラス張りのオープンな雰囲気の教室が並び、さまざまな世代の生徒さんたちが講師の話に聞き入っている。まさに〝大人の学び場〟という印象だ。

翻訳学校事業を統括している鶴巻貴子さんいわく、

「実はこの場所に移転してきたのは今年の2月。当校は仕事帰りに寄って勉強をしていく社会人の生徒さんが多いため、なるべくくつろいだ雰囲気でリラックスしつつ、テンションをあげて楽しく学んでいただきたいと、木目を基調にした内装に一新したんです」

ところがその後、新型コロナウイルスの感染拡大を抑えるための緊急事態宣言が発出され、5月末までは休校を余儀なくされる。移転とテレワークへの切り替えが重なったことで、さぞや苦労したのではないかと思いきや、実はテレワークの準備は万全だったという。

「本当にたまたまなんですが、昨年、社長の発案で『2020年のオリンピックまでに社員全員がテレワークできる体制を整えておこう』ということになって、既に準備を進めていたんです。2月の移転段階で、社員全員のパソコンもデスクトップからノートPCに切り替えていたので、テレワークへの移行はスムーズでした」

そう話してくださったのは、経理担当の野畑絵里さん。さらに新型コロナ騒動以前からZoomを使ったオンライン講座も運営していたため、そのまま問い合わせや受講相談などに活用できたそう。

決算処理から年末調整業務まで全員の会計作業を１人でクリア

「弥生会計」「弥生給与」の機能が増えるにつれて作業量が減り、以前は5〜6人いた経理担当者が現在は2人。しかも実際に「弥生給与」「弥生会計」を使っているのは野畑さん1人だそう。かれこれ20年以上の弥生ユーザーだが、基本は独学。操作方法や業務案内が確認できるサポートサイトや「弥生 マイポータル」に表示される法令改正情報やお知らせなどを最大限に活用して、自力で使い方を身につけていったという。

「1人で業務を行っていますが、実は困ったことはないんです。わからないことがあるときは、いつもサポートサイトで調べて解決しています。イラストが使われていて、とてもイメージしやすいですね。法令改正などの情報は『弥生 マイポータル』のメッセージが、パソコンを起動するたびに教えてくれます（笑）。決算処理も年末調整業務も1人でやっていますが、毎日残業しなければならないというようなこともないですね。」

野畑さんが1人で効率よく業務遂行するために、特に活用しているのは辞書機能。特定の取引は[伝票辞書]や[摘要辞書]にほぼ登録済みで、決まった引き落としに関しては月初に1か月分の伝票番号を付番せずに仮入力しているそうだ。

「事前に辞書登録しておけば時間短縮になりますし、次期の経費見込みを弥生会計の中だけで予測が立てやすくなるんですよ。後々、検索をかけやすいように摘要に入れるキーワードはルール化して絶対に同じものを入れるようにしています。2期前まではデータが閲覧できるので、たとえば2年ぶりの取引などでも決まったキーワードですぐに検索して抽出することができ、とても助かっています。また、毎日社長と部長に情報を共有しているんですが、予算管理や予算比較がクリックひとつで出せるのも便利ですね」

経理仕事も完全テレワーク化

その野畑さん、自粛期間が明けた今も基本的に出社するのは週1日。残りの4日は自宅でテレワークをしているそうだ。ハードルが高いと言われる経理仕事のテレワーク化が実現できている最大の理由は、社長をはじめ各部署長の理解があるからだという。

「決済にハンコを必要とせず、すべてデータでやりとりができるんです。この4月以降は、外部の方からの請求書もすべてデジタルでくださいとお願いしています。もちろんセキュリティに関しては社内でガイドラインを作っていて重要文書には特定の社員しかアクセスできませんし、アクセスできる端末も一人一台。社員が自宅で使うネット回線もすべて会社で用意していて、テレワークも基本自宅のみです」

もともと女性スタッフが多い会社なので、育休後に在宅で復帰できるような体制を少しずつ整えてきていたこともテレワークの実現を後押ししたそうだ。

鶴巻さんによれば、新型コロナウイルスの影響により受講人数は若干、増加傾向にあるという。

「この機に転職を考えたり、副業として目指される方が増えたように思います。翻訳という仕事は若さが武器にならないんです。むしろ人生経験を積んでいるからこそ選べる言葉もある。50代から始める方もいらっしゃいますよ。また、オンライン授業のニーズが高まっているので、今後はさらにオンライン講座の数を増やしたいですね。今までの通信講座は自宅でテキストを読み課題を提出するという、いわば独学に近い学び方だったのですが、そういった方々がオンライン授業に参加することで先生とコミュニケーションがとれる楽しさを感じてくださるようになりました。授業再開後は、通常の講座も自宅からオンラインで参加できるようにしていますし、今はオンラインの充実が皆さんの希望に沿っているのではないかと思っています」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。