労務管理と勤怠管理の違いとは？それぞれの目的や仕事内容を解説
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「労務管理と勤怠管理の違いがよく分からない」「どのような目的や業務内容があるのだろう」と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。労務管理と勤怠管理は、どちらも企業にとって重要な業務ですが、その目的や範囲、具体的な仕事内容には明確な違いがあります。それぞれの業務内容を正しく理解することが、業務の効率化やコンプライアンスの遵守につながります。
本記事では、労務管理と勤怠管理の違いに焦点を当て、それぞれの目的や業務内容、さらに労務管理・勤怠管理システムを導入することによるメリットについて解説します。総務・人事担当者にとってすぐに役立つ知識をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
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労務管理と勤怠管理の違い
労務管理と勤怠管理は、どちらも従業員の働き方にかかわる業務ですが、業務の範囲に大きな違いがあります。
労務管理は、従業員の雇用契約から給与・社会保険・福利厚生・安全衛生管理など、労働に関するあらゆる業務を含みます。
勤怠管理は、労務管理の一部で、主に出退勤や休暇、残業時間などの勤務実績の記録・管理を指します。
適切な労務管理を行うには、正確な勤怠管理が不可欠です。例えば、「時間外労働の上限を超えていないか」「有給休暇が適切に取得されているか」を確認するには、正確な勤怠管理によって収集されたデータが必要です。
労務管理とは？
労務管理とは、従業員が安心して働けるよう、労働条件や職場環境を整備するための業務です。法律に基づき、就業規則の作成、労働契約の締結、福利厚生の管理などを行い、働きやすい職場づくりを目指します。
労務管理は企業にとって欠かせない業務ですが、その担当部門は企業の規模や組織体制によって異なります。中小企業では総務部が労務管理を兼任するケースが多く、大企業では専任の人事・労務担当者が管理するのが一般的です。
労務管理の具体的な業務やポイントについては、以下の記事でも解説しています。
労務管理の目的
労務管理の最大の目的は、コンプライアンスの遵守です。企業は、労働基準法、労働契約法、労働者災害補償保険法（労災保険法）ど、数多くの法律に基づいて労務管理を行う義務があります。適切な労務管理を行うことで、コンプライアンス遵守の徹底につながり、未払い残業や不適切な雇用契約といった法令違反のリスクを防げます。
また、労務管理は従業員の働きやすさに直結しています。例えば、福利厚生が充実している企業では、従業員の満足度が向上しやすくなり、結果としてモチベーション向上や定着率の改善が期待できます。これにより、組織全体の生産性向上にも寄与します。
このように、労務管理は単なる管理業務ではなく、企業の成長を支える重要な経営基盤です。
労務管理の主な仕事内容
労務管理にはさまざまな業務があり、そのすべてが従業員の働きやすい職場環境づくりに直結します。企業がコンプライアンスを遵守しながら安定した経営を続けるために、労務担当者の役割は非常に重要です。
以下では、労務管理の代表的な業務について解説します。
就業規則の作成や管理
就業規則とは、勤務時間や休暇、賃金、服務規律など、企業と従業員との間で取り決める労働条件や職場内の規律等を明文化したものです。
労働基準法第89条では、常時10人以上の従業員を雇用する事業場に対し、就業規則の作成と所轄労働基準監督署への届出を義務付けています。10人未満の事業場において届出義務はありませんが、企業のルールを明確にしてトラブルを防ぐためにも、就業規則を作成しましょう。
就業規則が整備されていない場合、労務トラブル時に適切な対応が取れない場合があります。そのため、就業規則の整備および定期的な見直しは、リスク回避と従業員との信頼関係構築の両面において不可欠です。
就業規則については、こちらの記事で詳しく解説しています。
労働契約の管理
労働契約の管理も、労務管理の仕事です。主に労働条件通知書や雇用契約書の作成・発行を行います。また、労働契約内容に変更が生じた場合には、労働者の合意を得たうえで文書による更新・再通知を行う必要があります（労働契約法第8条）。
労働条件通知書は、企業が従業員に対して賃金や労働時間などの労働条件を通知する文書です。労働基準法第15条第1項により作成が義務付けられています。
雇用契約書は労働者と企業が合意のうえで取り交わす契約書です。法的な作成義務はないものの、実務上は多くの企業が作成しています。
いずれの文書にも、勤務時間、賃金、業務内容、契約期間といった重要な情報が記載されており、労使間の認識のずれを防ぐ役割を果たします。
労働条件通知書・雇用契約書については、以下の記事で詳しく解説しています。
福利厚生や安全衛生の管理
福利厚生を整備し、従業員が安心して長く働ける環境を整えることは、モチベーション向上や離職防止につながります。福利厚生は以下の2種類に分類されます。
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- 法律で義務付けられている福利厚生：健康保険、厚生年金、労災保険など、法律で加入が義務付けられている制度
- 法律上の義務がない福利厚生：企業が任意で提供する福利厚生（例：社宅制度、家賃補助、社員旅行など）
また、安全衛生の管理も法律上の義務です。定期的な健康診断の実施や、作業環境の点検・改善などを通じて、従業員の健康と安全を守ります。
勤怠管理や給与計算
従業員の勤務状況を正確に把握し、適切に給与を支払うためには、勤怠管理と給与計算が欠かせません。
勤怠管理では、始業・終業時間、休日出勤、残業、休暇の取得状況などを記録・管理します。
給与計算では、勤怠データを基に基本給、各種手当、残業代、賞与などを正確に計算し、従業員への支給額および控除額を適切に算出します。
法定三帳簿の整備
法定三帳簿の整備・保管も労務管理の業務です。法定三帳簿である「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の作成と管理は法律で義務付けられています。
法定三帳簿は労働基準法により原則5年間（経過措置として3年間）の保存が必要であり、適切な労務管理を行っていることを証明する基礎資料となります。
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- 労働者名簿（労働基準法107条）：従業員ごとの氏名、生年月日、性別、雇用日、従事する業務の種類などを記載
- 賃金台帳（労働基準法108条）：賃金の金額、支給日、支給方法、手当・控除の内訳など、給与に関する記録
- 出勤簿（労働基準法109条）：従業員の出勤・退勤時間などを記録
これらの法定三帳簿は、単に作成するだけで終わりではありません。法改正や就業実態の変化に応じて内容を見直し、適宜更新する必要があります。
- 参照：e-Gov 法令検索「労働基準法」
労働者名簿・賃金台帳・出勤簿については以下の記事で詳しく解説しています。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時刻を始めとした労働時間に関する情報を記録・管理する業務のことです。労務管理の一部として、企業の人材マネジメントにおいて重要な役割を担います。
勤怠管理は単なる記録業務ではなく、労働基準法を始めとする関連法令に基づいた法的義務でもあります。未払い残業代や過重労働といった労務トラブルを防ぐためにも、正確かつ適切な勤怠管理を行うことが重要です。
勤怠管理の具体的な方法や運用上のポイントについては、こちらの記事でも解説しています。
勤怠管理の目的
勤怠管理にはさまざまな目的があります。
正確な給与計算のため
企業は、従業員の労働時間に基づいて基本給や各種手当、残業代、休日出勤手当などを正確に算出し、所定の期日に支給する責任があります。
給与計算に使用される主なデータは、以下のとおりです。
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- 出勤日数、労働時間
- 残業、深夜労働、休日出勤の有無と時間数
- 遅刻、早退、欠勤の記録
- 有給休暇・特別休暇の取得状況
これらの情報を正確に管理し活用することで、従業員への適正な給与支払を実現します。勤怠管理は、企業が正確な給与支払を行い、健全な人材マネジメントを実現するうえで、重要な役割を果たします。
労働基準法・労働条件を守るため
労働基準法第32条第1項では、法定労働時間として「1日8時間・1週40時間」が定められています。この基準を超えて労働させる場合には、いわゆる36（サブロク）協定の締結および労働基準監督署への届出が必要です（労働基準法第36条）。これらの法令を守るには、日々の労働時間を正確に記録し、適切に把握することが前提です。
働き方改革の推進により、企業における勤怠管理の重要性はいっそう高まっています。労働時間の実態を正しく把握することで、法令遵守はもちろん、従業員の働きやすい環境づくりにもつながります。適切な勤怠管理は、企業の信頼性や生産性を高めるうえで欠かせない取り組みです。
従業員の長時間労働を防ぐため
長時間労働は、従業員の心身に大きな負担を与え、健康を損なうリスクがあります。また、長時間労働による影響は健康リスクにとどまりません。労働生産性の低下や人件費の増加、離職率の上昇など、企業にとって大きな損失をもたらします。勤怠管理は、これらのリスクを防ぎつつ、コストを適正に管理するうえでも重要な業務です。
正確な勤怠管理を行うことで、だれがどの程度働いているのかを「見える化」でき、過剰な残業や休日出勤を早期に把握・是正することができます。これにより、従業員の健康を守り、心身の負担を軽減することが可能です。さらに、従業員が安心して働ける環境を整えることは、ワークライフバランスの維持やモチベーションの向上、生産性の改善にもつながります。
従業員の有給休暇を管理するため
2019年4月の労働基準法改正により、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員については、年5日以上の有給休暇を取得させることが企業に義務付けられました（労働基準法第39条第7項）。
企業は従業員の有給休暇の取得状況を正確に把握し、取得が進まない場合には時季を指定して休暇を与えなければなりません。日々の勤怠データと併せて、有給休暇の残日数や取得状況の一元的な管理が求められます。
勤怠管理の仕事内容
勤怠管理では、従業員の労働時間に関するさまざまなデータ（始業時刻・終業時刻・実労働時間・休憩時間・残業時間など）を正確に記録・管理します。また、出勤日・欠勤日・休日の日数管理や、有給休暇の取得状況の把握も欠かせません。これらの情報は、給与計算や法令遵守、労働時間の適正な管理の基礎となります。
また、勤怠管理には以下のような業務も含まれます。
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- 新入社員や異動者に対する勤怠ルールの説明・教育
- 勤怠管理システムの導入時や変更時の社内周知
- 打刻ミス（打刻漏れ・誤打刻）への対応と修正処理
- 申請忘れ・承認漏れなどのフォローアップ
いずれも毎月発生する対応であり、正確かつていねいな処理が求められる、きわめて重要な業務です。
労務管理・勤怠管理システムを活用するメリット
労務管理や勤怠管理は、Excelやタイムカードなどで対応する方法もありますが、専用のシステムを活用することで、より効率的かつ正確な管理が可能です。中には、タイムレコーダーやデジタル端末と連携できるシステムもあります。以下では、システムを利用することで得られる具体的なメリットを紹介します。
業務を効率化できる
一般的に、従業員数が増えるほど、従業員情報の管理や勤怠データの処理、給与計算にかかる手間は増加します。特に、大量の勤怠データを扱う企業や、複雑な計算が必要な場合は、手作業での運用には限界があるでしょう。
労務管理・勤怠管理システムを活用すれば、限られた人員でも出退勤や休暇申請などのデータを一元的に管理可能です。残業手当、深夜手当、休日手当といった複雑な計算もシステムで自動化できます。これにより、従業員が増加しても柔軟な対応が可能になります。
リアルタイムで勤怠状況を把握できる
多店舗展開している企業や、テレワーク・在宅勤務を導入している企業では、「だれが・どこで・いつ・どのように働いているか」の把握が難しくなります。労務管理・勤怠管理システムでは、以下のような管理が可能です。
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- 出勤・退勤時刻をリアルタイムで把握できる
- 打刻漏れ、遅刻、欠勤を即時に確認できる
- 勤務状況を一覧で確認・集計できる
システムを活用することで、トラブルの早期発見・是正が可能となり、従業員の労働環境の改善やコンプライアンスの強化にもつながります。有給休暇の取得促進にも効果があり、管理職や人事担当者にとっても、報告や集計作業の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。
法改正に対応しやすい
労務管理や勤怠管理の分野では、労働基準法を始めとする法令が頻繁に改正されるため、常に最新のルールに対応する必要があります。しかし、手作業やExcelでの管理では、法改正のたびに運用ルールを見直したり、帳票フォーマットを修正したりする手間がかかり、対応漏れのリスクもあります。
その点、勤怠管理システムを導入すれば、法改正にもスムーズに対応可能です。特にクラウド型のシステムであれば、法令対応のアップデートが自動で反映されるため、担当者が個別に修正・更新する必要がありません。こうした自動アップデートにより、法令違反のリスクを未然に防ぎ、安心して業務に集中できる環境が整います。人事・労務担当者が少ない企業にとっては、特に大きなメリットです。
不正やミスを防げる
従来の紙やExcelによる管理では、入力ミスや打刻漏れ、さらには虚偽の申告が発生しやすく、管理の信頼性に課題がありました。
労務管理・勤怠管理システムには、以下のような機能を備えているものもあります。
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- ICカード・スマートフォン・顔認証などを活用した正確な打刻機能
- 過剰な残業や勤務日数の超過などの異常値を自動検知し、アラートで通知
- 勤怠ログの改ざん履歴を記録し、不正の可視化
管理者がリアルタイムで異常に気づけることで、早期の対応やトラブル防止が可能です。企業としても、コンプライアンスの強化や従業員の公平性の確保といった面で大きなメリットを得られます。
労務管理には正しい勤怠管理が必要
労務管理とは、労働条件や職場環境を整備するための業務です。コンプライアンスを遵守しながら、働きやすい職場づくりを目指します。また、勤怠管理は労務管理の一部であり、特に重要な役割を担っています。適切な勤怠管理を行うことで、未払い残業代や過重労働といった労務問題を未然に防ぎ、健全な職場環境の維持につながります。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
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