電子帳簿保存法あんしんガイド

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを認める法律です。

法令上、帳簿や書類は原則として紙で保存することとされていますが、紙での保存は整理・ファイリングの手間や保管スペースのコスト負担、あるいは電子データになっている文書をわざわざ紙に印刷するなど、事業者の業務非効率を招いているという課題もあります。こうした「紙からの脱却」を促進し、業務効率化を図ろうという目的で1998年に電子帳簿保存法が成立しました。当初はその適用要件が厳しく、導入企業が広がらない状況がありましたが、徐々に要件緩和が繰り返されてきたことで導入を検討する企業が年々増えてきています。

さらに令和3年度の改正(2022年(令和4年)1月1日施行)では、テレワーク普及により露呈してきた「紙での業務の非効率」などを背景に、これまでになく抜本的な要件見直しが行われました。また、請求書をPDFでメール添付して授受したり、インターネットで物品購入をするなど多くの事業者が日常的に行っている「電子取引」について、その取引情報を紙に出力して保存することが認められなくなるといった大きな改正内容も含まれています。すなわち、電子帳簿保存法はこれまで「ペーパーレス化に取り組みたい事業者が検討するもの」でしたが、これからはすべての事業者に関係してくる法律へと位置づけが変わってきています。

なお、2021年(令和3年)12月27日に財務省令が改正されました。この改正により、2022年(令和4年)1月1日から2年間の電子取引情報について、一定の要件下で、引き続き出力した書面での保存が認められることとなりました。
ただし、2024年(令和6年)1月1日以降は令和3年度の改正内容に基づいた保存が必須となりますので、着実に準備を進めましょう。

電子帳簿保存法の対象と区分

電子帳簿保存法が対象とするのは、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類です。
これらを実際の業務の中で見てみると、会計ソフトや販売管理ソフトなどで作成したものもあれば、取引先と紙でやり取りしたもの、あるいは電子データでやり取りしたものまで、さまざまな取引記録が管理の対象となります。したがってどの書類やデータがどの条項に該当するのか、そしてどのような保存措置を求められているのかを正しく理解する必要があります。

国税関係帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など 電帳法第4条1項 国税関係書類 決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など 取引関係書類 自己発行の写し 請求書(控)、見積書(控)、納品書(控)、注文書(控)、領収書(控)など 電帳法第4条2項 電子帳簿等保存(電子データ保存) 自己が最初からPC等で作成した帳簿書類 相手先から受領 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第4条3項 スキャナ保存 紙で発行・受領した書類 電子取引 電子メール、EDI、クラウドサービス等による授受 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第7条(旧第10条) 電子データ保存 データで授受された取引情報

本サイトでは上記の表に基づき、電子帳簿保存法について次の3つの区分で詳しく説明します。

電子帳簿等保存(電帳法 第4条1項・2項)

  • 最初からPC等で作成した帳簿や書類(決算関係書類、取引関係書類)を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存すること
  • 本条項は「容認規程」(=取り組みたい事業者が任意で行うもの)

スキャナ保存(電帳法 第4条3項)

  • 相手先から受領した取引関係書類、もしくは自社が紙で作成・発行した取引関係書類をスキャナで電子化して、一定の保存要件のもとに保存すること
  • 本条項は「容認規程」(=取り組みたい事業者が任意で行うもの)

電子取引(電帳法 第7条)

  • 電子データで相手先へ送付または相手先から受領した取引情報を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存すること
  • 本条は「義務規程」(=該当する場合には、必ず要件を満たすべきもの)