請求書をメールで送付する際の例文・件名や送り方を解説【例文あり】
監修者： 高崎文秀（税理士）
更新
インボイス制度の開始や電子帳簿保存法「電子取引のデータ」保存義務化により、請求書を紙ではなくデータで発行し、メールで送付するケースが増えています。
本記事では、請求書をメールで送るときに使える例文と、送付にあたっての注意点、メール送付のメリット・デメリットなどを紹介します。また、請求書をデータ保存する際に満たすべき要件や、請求書のメール送付に関するよくある質問と回答についてもまとめました。請求書をメールで送りたいときにお役立てください。
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請求書はメールで送付できる
ビジネスの取引において請求書を発行するときは、郵送のほかにメールで送ることもできます。
請求書とは、取引先に納品した商品やサービスの対価を、期日までに支払ってもらうために発行する書類です。取引の確定後、または商品の納品後に、基本的には取引先の締日に合わせて発行します。
前払いや店頭などでの即時払いを除き、一般的には商品などを納品後、請求書を発行することで取引先から代金が支払われます。これは、法人でも個人事業主でも同様です。
請求書は紙の原本を郵送する場合もありますが、メールで送付すれば郵送費を削減できるうえ、送付にかかる時間も手間も大幅に短縮できます。現在、郵送で請求書を送付している事業者は、取引先の承諾を得たうえでメールに切り替えることを検討してもよいでしょう。
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パターン別・請求書をメールで送る際の例文
請求書をメールで送付する場合は、メールの本文にその旨を記載しましょう。ここでは、パターンごとのメールの例文を紹介します。
例文1.請求書をメールのみで送り、原本は郵送しない場合
件名：
○月分請求書送付のご案内
本文：
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
□□□デザインの田中です。
「◯◯◯」の件について、添付にて請求書を送付させていただきます。
ご査収の上、◯月◯日までに請求書記載の振込先にお振込みいただくようお願い申し上げます。
請求書番号：0000-00000
請求金額：10,000円
支払期限：○○年○月○日
不明点等については田中までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
□□□デザイン
デザイナー 田中
TEL：000-000-000
メールアドレス：xxxx@example.com
例文2.請求書をメールと郵送の両方で送る場合
件名：
○月分請求書送付のご案内
本文：
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
□□□デザインの田中です。
「◯◯◯」の件について、添付にて請求書を送付させていただきます。
ご査収の上、◯月◯日までに請求書記載の振込先にお振込みいただくようお願い申し上げます。
また、こちらの請求書の原本を郵便にてお送りしておりますので、併せてご確認ください。
請求番号：0000-00000
請求金額：10,000円
支払期限：○○年○月○日
不明点等については田中までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
□□□デザインデザイナー 田中
TEL：000-000-000
メールアドレス：xxxx@example.com
請求書をPDFなどの電子データと紙のそれぞれで送付する場合、電子データと紙の請求書の内容が完全に一致しないことがあります。例を挙げると、金額は同じでも備考欄が追加されているケースや、明細がより詳しく記されているケースです。内容が異なる場合は、事前に取引先にその旨を伝え、紙と内容が一致したデータを再送するか、送付状に電子データ版との差異や変更情報を記載し、補完するようにしましょう。また紙とデータで内容が一致しない場合は、発行した側と受け取った側の双方が、紙とデータの両方を保存しなければなりません。
例文3.請求書の原本を郵送している場合
件名：
○月分請求書送付のご案内
本文：
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
□□□デザインの田中です。
「◯◯◯」の件について、請求書を郵送にてお送りいたしました。
ご査収の上、◯月◯日までに請求書記載の振込先にお振込みいただくようお願い申し上げます。
請求書番号：0000-00000
請求金額：10,000円
支払期限：○○年○月○日
不明点等については田中までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
□□□デザインデザイナー 田中
TEL：000-000-000
メールアドレス：xxxx@example.com
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請求書をメールで送る際の事前チェックポイント
請求書は郵送とメールのどちらで送っても、民法や消費税法において、法的な効力に違いはありません。ただし、メールで送る場合は、以下のポイントを事前にチェックしておきましょう。
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参照：e-Gov 法令検索「民法 第五百二十二条（契約の成立と方式）
」
参照：e-Gov 法令検索「消費税法 第三十条の九（仕入れに係る消費税額の控除）」
参照：e-Gov 法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 第七条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）」
取引先からの了承
請求書をメール送付する場合は、事前に了承を得ておくことが大切です。請求書のメール送付は民法や消費税法に問題ありませんが、事業者によっては、事務処理の都合上、メール送付ではなく紙での送付を求められることもあります。特に、新しい取引先に初めて請求書を送るときは、事前確認を怠らないようにしましょう。
また、同じ取引先と継続してやりとりしている場合も、担当者や担当部署が変わった際には再度確認しておくと安心です。もちろん、取引先の方から「請求書はメールで送ってください」と言われた場合は、事前確認は必要ありません。
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参照：e-Gov 法令検索「民法 第五百二十二条（契約の成立と方式）」
参照：e-Gov 法令検索「消費税法 第三十条の九（仕入れに係る消費税額の控除）」
参照：e-Gov 法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 第七条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）」
ファイルの形式
請求書をWordやExcelで作成した場合は、そのままメールに添付せず、PDF形式に変換してから送りましょう。WordやExcelの場合、バージョン違いでファイルを開けなかったり、ファイルが壊れていて確認できなかったりする可能性があります。
また、WordやExcelは簡単に書き換えができるため、不正につながりやすいという問題もあります。請求書のような大切な書類をメールで送る際には、書き換えができないPDF形式にすることが基本です。
メールに添付する以外に、ファイル送信サービスや請求書作成システムのURLを送信し、そこからダウンロードしてもらう方法もあります。この場合も、請求書はPDF形式にしましょう。PDFファイルは互換性が高いため、先方のパソコンでファイルが開けないなどのトラブルを避けられます。
押印の有無
請求書に押印がなくても法律上は問題ありません。しかし、日本のビジネス慣習として、依然として押印を求める事業者もあります。取引先が請求書への押印を必須としているかどうか、送付前に確認しておきましょう。押印を求められた場合は、紙の請求書に押印したのち、スキャンしてPDFファイル形式に変換し、送付するのが一般的です。
また、押印の有無のほか、電子署名法に基づく電子署名や電子印鑑（印影）について確認しましょう。事業者によっては押印を電子署名や電子印鑑（印影）で代用できる場合もあります。
請求書への押印については、こちらでも詳しく解説しています。
原本の郵送
事業者によっては、メールで請求書を送付した後、紙の原本の郵送を求められるケースもあります。請求書の送付時には、メール送信のほかに原本も郵送すべきかを確認し、送ってほしいと依頼された場合には、速やかに対応しましょう。その際は、メールの本文にも追って原本を郵送する旨を記載しておくとよいでしょう。
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請求書をメールで送るメリット
請求書を郵送ではなくメールで送付する方法には、送る側と受け取る側の双方にメリットがあります。主な2つのメリットを以下に詳しく紹介します。
郵送にかかる手間やコストを削減できる
請求書をメール送付する大きなメリットは、郵送にかかるコストや手間を削減できることです。
紙の請求書を郵送するには紙代、印刷代、封筒代、切手代などの費用がかかります。また、封入や宛名書き、ファイリングなどの手間も発生するうえ、保管スペースも確保しなければなりません。請求書を発行する枚数が多い事業者ほど、メール送付によって削減できるコストや手間が大きくなります。
未着を防げてスピーディーに送れる
請求書をメールで送付することで、宛先の書き間違いや投函し忘れなどによる未着も防げます。
郵送の場合、遠方であれば届くまでに時間がかかることもありますが、メール送付であればどんなに遠くてもすぐにデータが届きます。そのため、すぐに送って内容を確認してもらいたいときや、必着日が近いときも安心です。
また、万が一請求書の内容に間違いがあったとしても、すぐに修正して再送できるため、送る側も受け取る側も迅速に業務を進められます。
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請求書をメールで送るデメリット
請求書をメール送付するとコストや手間を削減できる反面、デメリットもあります。主な3つのデメリットについて、以下に詳しく解説します。
システムの導入・運用にコストがかかる
請求書をデータで送付する場合、電子帳簿保存法における「電子取引のデータ保存」の要件を満たす必要があり、そのためのシステム導入・運用にコストが発生する場合があります。送付済みの請求書のデータはすぐに削除せず、法律に基づき電子データで一定期間保存しておきましょう。
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参照：国税庁「法第10条（（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存））関係」
また、2023年10月より開始されたインボイス制度により、請求書の記載項目は増え、管理も複雑になりました。 そのためシステムを検討する際は、単に自社の業務に合うだけでなく、電子帳簿保存法の「電子取引のデータ」の要件と「インボイス制度」の双方に対応しているかが重要です。さらに、将来的な税制改正にもスピーディかつ正確に対応（アップデート）できるかどうかも、選定の必須条件といえるでしょう。
情報漏洩対策を行わなければならない
請求書をメールで送付すると、宛先（メールアドレス）の間違いやコンピューターウイルスの侵入などによって、情報漏洩が発生する可能性もあります。
情報漏洩を防ぐためには、社内で電子データの取り扱いについて規程を設けたり、セキュリティソフトを導入したりするなどして、適切な情報管理体制を構築しましょう。またメールの送信先間違いといったヒューマンエラーについては、送信ボタンを押してから数分間はトレイに留まり、すぐに送信されないような設定にしておくことも対策の1つです。
紙での請求書を求める取引先がいる
請求書のメール送付は一般的になってきたとはいえ、紙での請求書を希望する事業者も一定数存在します。そのような取引先には従来どおり郵送で対応することになり、かえって二度手間になってしまうかもしれません。
しかし、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に伴い、「請求書は紙のみ」という事業者は減少傾向にあります。これまで紙の請求書を郵送していた取引先には、メール送付に切り換えられるかどうか、まずは相談してみるとよいでしょう。
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参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
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請求書に記載する内容
請求書に記載する内容は、紙の請求書でもメール送付でも同じです。請求書のサンプルは以下の通りです。
ここでは、請求書の記載項目について詳しく解説します。
なお、適格請求書（インボイス）については、こちらの記事をご一読ください。
①請求書の宛名
請求書の宛名欄には、請求相手（取引先）の会社名や氏名を正式名称で記載します。「株式会社」や「一般社団法人」などの名称も、「（株）」「（一社）」のように略さず、正式名称で記載します。また、部署名や担当者名の記載も求められる場合があるため、請求書を発行する前に確認しておきましょう。
請求書の宛名の書き方については、こちらでも詳しく解説しています。
②請求書を発行する側の会社名（氏名）、住所、連絡先、登録番号など
請求書には、発行者である自社の社名（個人事業主の場合は氏名や屋号）、住所、連絡先を記載します。適格請求書（インボイス）の場合は、登録番号も忘れずに記載しましょう。法人の場合の登録番号は「T＋13桁の法人番号」です。
押印はなくても法的には問題ありませんが、「請求書には押印が一般的」と考える事業者は少なくありません。改ざんを防止するうえでも、押印しておいた方が安心です。
③請求書作成（発行）日
請求書を作成または発行した日付を記載します。西暦、和暦のどちらでも問題ありません。「2025.4.1」「令和8年4月1日」のように、西暦や年号は正確に記入しましょう。
なお、請求書の発行日に関しては、事業者ごとにルールが決まっていることが多いため、事前に取引先へ確認するようにしてください。
④請求書番号
請求書番号とは、社内で管理するための番号です。必須ではありませんが、請求書番号を付けておくことで、後から管理や検索をする際の利便性が向上します。見積書や納品書などの番号と揃えて管理する方法もあります。
請求書番号については、こちらでも詳しく解説しています。
⑤税率ごとに合計した請求金額（税込）
合計請求金額の欄には、税込金額の総額を記載します。複数の税率（消費税の10%と軽減税率8%）がある場合は、それぞれの税率ごとに、税抜金額と対応する消費税額を分けて記載しましょう。
消費税の記載方法については、こちらでも詳しく解説しています。
⑥取引内容
取引内容には、納品した商品やサービスごとの品名・数量・単価・金額（単価×数量）を記載します。品名は商品名や品番など、わかりやすく記載してください。また、数量は個数を記すのが一般的ですが、具体的な数量の記載が難しい場合は「一式」でも構いません。
消費税の軽減税率（8%）が混在していれば、その旨も明記します。
⑦消費税や源泉徴収
請求書を発行する側が個人事業主の場合は、取引の種類によって、報酬や料金から所得税と復興特別所得税が源泉徴収されます。その場合は、所得税と復興特別所得税の金額を記載したうえで送付したほうが親切です。消費税や源泉徴収に関する記載は、事前に取引先と確認しましょう。
⑧支払期限
支払期限（振込期限）を記載します。締め日と支払日は、基本的に「月末締めの翌月末払い」などのように事業者ごとに決まっているため、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。
⑨振込先
支払い方法が銀行振込の場合は、銀行名や支店名、口座番号、口座名義人などの振込先情報を記載します。振込手数料の負担についても事前に取り決めのうえ、請求書に記載しておきましょう。
請求書の書き方については、こちらでも詳しく解説しています。
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請求書をメールで送る際の注意点
取引先の了承を得て請求書をメール送付する際にも、留意したいことはいくつかあります。中でも以下の3つのポイントには注意しましょう。
わかりやすい件名にする
請求書のように重要な書類を送るときには、シンプルでわかりやすい件名にすることが大切です。もしも他のメールに埋もれてしまうと、見落としによる未払いにつながる可能性があります。例えば、「◯月分請求書送付のご案内」など、内容がひと目でわかり、なおかつ検索しやすい件名がおすすめです。
ファイルを添付していることを明記する
メールに請求書のファイルを添付して送付するときには、どのようなファイルを添付したかをメールの本文に明記しましょう。また、請求書番号や支払期限といった請求書情報も、併せて記載しておきます。こういった工夫により、先方の担当者が添付ファイルを確認し忘れてしまうことも防げます。
請求書のPDFにパスワードをかけるなどの保護をする
請求書には、取引内容や振込先口座といった機密情報が記載されています。送付の際は請求書のPDFにパスワードをかけ、パスワードは別のメールで送るようにするなど、慎重なセキュリティ対策を講じましょう。
また、ダウンロード用のURLを送付する場合も同様で、パスワードや合言葉を設定することで安全性が高まります。例えば弥生のクラウド請求書作成ソフト「Misoca」では、閲覧用Webページ表示の際に入力する合言葉を設定できます。
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メールで請求書を送付する際は、Excelで作成されているテンプレートやクラウドサービスを活用すると便利です。品名や金額などを入力するだけで、簡単に見やすくわかりやすい請求書が完成します。
弥生では無料で使える請求書のExcelテンプレートを提供しています。ぜひこちらのページからダウンロードしてご活用ください。
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請求書に関する電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法により、2024年1月からは電子取引で授受した書類のデータ保存が完全義務化されています。つまり、電子メールやクラウドサービスなどで受け渡しした請求書などの取引データは、印刷して保存するのではなく、電子データのままで保存することが義務付けられました。
受け取った側だけでなく、送った側も電子データで保存しなければなりません。メールでやり取りした場合だけでなく、ダウンロード用URLから取得した場合も同様です。電子帳簿保存法における「電子取引のデータ保存」に関するルールを具体的に説明します。
電子帳簿保存法については、こちらの記事もご一読ください。
電子データ化した請求書は一定期間保存する
請求書の保存期間は、紙の請求書かデータかは関係ありません。どのような形式であっても請求書は、税法で定められた期間（法人は7年、個人事業主は5年または7年）の保存が必要です。
ただし、法人かつ青色申告で赤字決算の場合や、法人かつ青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金額が生じた場合は、10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）保存します。
個人事業主の場合、請求書の保存期間は確定申告期限の翌日から原則として5年間です。なお、2023年10月のインボイス制度により、適格請求書（インボイス）発行事業者の個人事業主は、適格請求書（インボイス）を7年間の保存が必要です。
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参照：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
検索機能を備えた保存
電子帳簿保存法では、電子取引のデータ保存要件として電子取引のデータ保存をする際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たさなければなりません。「可視性の確保」の要件として検索機能の確保が求められています。
検索機能を備えるためには、取引先名称、取引年月日、取引金額などで検索ができる状態にしなければなりません。例えば、ファイル名を付ける際にこういった情報を含む名前にするなど、ファイルの保存に関するルールを定めて周知しておくことが大切です。また、ファイル名をまとめた一覧表なども作成し、管理・検索しやすい状態にしておきましょう。
電子帳簿保存法における請求書の検索機能の確保、ファイル名については、以下の記事で詳しく解説しています。
訂正・削除などによる改ざんを防ぐ
電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存の要件には、「真実性の確保」があります。真実性の確保は、保存された電子データが改ざんされないようにすることを目的とした要件です。
たとえば、「訂正や削除ができないシステムまたは訂正・削除履歴が確認できるシステム」やタイムスタンプの付与、事務処理規程などの対応が求められます。そのため、ルールの明確化が必要です。
クラウド請求書作成ソフトの「Misoca」では、「スマート証憑管理」を利用することで、訂正・削除履歴が確認できますので、真実性の確保が満たせます。
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請求書のメール送付に関するよくある質問
請求書をメール送付する場合、データ形式や受領・保存に関するルールで疑問が生じることは少なくありません。以下によくある質問と回答を紹介します。
請求書の受領メールは必要ですか?
請求書をメールで受け取ったときは、できるだけ受領した旨を返信しましょう。メールを見落としていないことが相手に伝えられるだけでなく、こまめに連絡を取ることで取引先との信頼関係も構築できます。文面は簡単なもので構いません。
請求書の受領メールについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。
メールに添付する請求書はExcelでも問題ない？
請求書をデータで送る場合は、ExcelやWordではなく、PDFに変換してから送付します。適切な設定（パスワード設定や読み取り専用設定など）が行われていないExcelやWordは簡単に編集できるため、改ざんの可能性があるからです。
データの改ざんを防ぐ方法については、本記事の「訂正・削除などによる改ざんを防ぐ」でも詳しく紹介しています。
メールで送った請求書を印刷して保管しても問題ない？
データ化した請求書のメール送付は、電子帳簿保存法における電子取引に該当するため、電子データのままで保存することが求められます。電子データで適切に保存したうえで、確認用や閲覧用として紙に印刷することは問題ありません。電子帳簿保存法においては電子データが原本となるため、誤って削除しないよう注意しましょう。
電子取引のデータ保存については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
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この記事の監修者高崎文秀（税理士）
高崎文秀税理士事務所 代表税理士／株式会社マネーリンク 代表取締役
早稲田大学理工学部応用化学科卒
都内税理士事務所に税理士として勤務し、さまざまな規模の法人・個人のお客様を幅広く担当。2019年に独立開業し、現在は法人・個人事業者の税務顧問・節税サポート、個人の税務相談・サポート、企業買収支援、税務記事の監修など幅広く活動中。また通常の税理士業務の他、一般社団法人CSVOICE協会の認定経営支援責任者として、業績に悩む顧問先の経営改善を積極的に行っている。
