納品書を電子化するメリットとは？インボイス制度と改正電子帳簿保存法を踏まえて解説

2023/05/12更新

商品やサービスを取引先や顧客に納めたときに発行する納品書。「納品のたびに納品書を作成・発行するのは手間がかかる」と感じている事業者も多いかもしれません。これまで紙でやりとりしていた納品書を電子化することができれば、ペーパーレス化はもちろん、発行側・受領側の双方の手間を省くことが可能になります。ただし、納品書の電子化にあたっては、2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法のルールを把握しておくことが大切です。さらに2023年10月から開始するインボイス制度に対応できることも重要です。

ここでは、納品書を電子化する方法と電子化のメリットの他、電子化のためのシステム導入のポイントなどを、改正電子帳簿保存法とインボイス制度対応を踏まえて解説します。

改正電子帳簿保存法により納品書の電子化・データ保存が容易になった

電子帳簿保存法は、税法上（所得税法や法人税法）、紙で保存することとなっている国税関係の帳簿や取引関係の書類について、一定の要件を満たすことにより、電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律です。納品書も、この電子帳簿保存法の対象となる書類の1つです。2022年1月1日施行の電子帳簿保存法の改正により、紙で発行された納品書を電子保存する場合の要件が緩和され、電子化を導入しやすくなりました。

一方、メール添付など電子データで発行された納品書は、2022年1月から電子データのまま保存することが義務付けられました（2023年12月末まで宥恕期間）。電子データによる納品書の注意点について、下記で詳しく解説します。

納品書の保管期間についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

• 納品書の保管期間とは？保存年数や電子化について徹底解説

電子データによる納品書は、電子データで保存が必要

納品書は法律で発行が義務付けられている書類ではありませんが、発行または受領した場合は、証憑書類として一定の期間保存しなければなりません。納品書の保存期間は、法人は法人税法、個人事業主は所得税法によってそれぞれ定められています。これは、紙の納品書も電子データの納品書も同様です。

法人の場合、納品書の保存期間は「事業年度の最終日から2か月（事業年度の確定申告書の提出期限）が経った翌日から7年間」と定められています。なお、青色申告で赤字決算の場合や、青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金額が生じた場合は、10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保存が必要です。

一方、個人事業主の場合は青色申告・白色申告共に、「確定申告期限の翌日から5年間」です。ただし、消費税課税事業者である個人事業主は、仕入税額控除を受けるための納品書は7年間保管しなければいけません。（消費税法施行令第50条）

そして、インボイス制度の開始後は、納品書をインボイスとして取り扱う場合の保管期間は7年間となります。

電子データによる納品書の保存方法

電子納品書をどのような形で保存するかは、その納品書が作成・授受された形態（紙かデータか）や、発行・受領のどちらのケースかなどによって分けられます。電子帳簿保存法上分けられている3つの区分は下記のとおりです。

納品書の電子化で関わるのは、最初からPCなどで作成した納品書の写しの「電子帳簿等保存（電子データ保存）」、紙の納品書を発行・受領した場合の「スキャナ保存」、電子データとして納品書を受領した場合の「電子取引の電子データ保存」の3つです。最後の「電子取引の電子データ保存」は、任意ではなく電子データでの保存が義務となっていますのでご注意ください。

「電子帳簿等保存（電子データ保存）」、「スキャナ保存」に関しては、「任意規定」（＝取り組みたい事業者が任意で行うもの）です。

• 電子帳簿等保存【任意規定】
  自社が最初からPC等で作成した納品書は、一定の保存要件のもと、電子データのまま保存することができます。
• スキャナ保存【任意規定】
  相手先から受け取った納品書、または自社が紙で作成・発行した納品書（の控え）は、一定の保存要件のもと、スキャナで電子化して保存することができます。
• 電子取引の電子データ保存【義務規定】
  電子データで相手先へ送付または受領した納品書は、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存しなければなりません。2023年12月31日までは猶予期間（正確には宥恕）期間となっているため紙の保存も許されますが、2024年1月1日以降は電子データのまま保存してください。

なお、令和5年度税制改正において、電子帳簿保存法での電子取引の電子データ保存に関して、以下の改正が行われています。

• ①
  電子取引の電子データを電子帳簿保存法の要件に従って保存できなかったことについて「相当の理由がある」場合には、税務職員の質問検査権に基づく電子取引データのダウンロードの求め及びそのデータの出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしていれば、その他の要件を満たさずに電子データを保存することができる。
• ②
  電子取引の電子データを整然とした形式及び明瞭な状態で出力し、取引年月日等及び取引先ごとに整理・保存していれば、検索機能を確保することなしに電子データの保存を可能とする。※電子帳簿保存法の他の要件を満たす必要はあります。
  その電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力され、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものに限る。） の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている保存義務者

いずれも2024年（平成6年）1月1日以後に保存が行われる電子取引に関してのものです。①の「相当の理由がある」場合とは、どのような場合が該当するかについては、現時点（2023年4月10日）では、必ずしも明らかではありません。そのため、詳細情報が公開された段階で、本記事を更新予定です。

法人・個人事業主にかかわらず、電子データで受領した納品書は、電子データとして保存することが必須になりますので、納品書の電子化は避けられないと認識しておきましょう。

納品書の電子化は、外部のサービスを使うことが多い

納品書の電子化とは、主に「紙で受け取った納品書のスキャナ保存」および「データでの納品書の授受（電子取引）による電子保存」を指します。いずれにしても、電子化を適切に進めるためには、専用システムの導入が不可欠といえます。

方法としては、自社で独自のシステムを構築するか、外部の納品書作成・管理システムを利用するか、大きく2つの選択肢があります。とはいえ、自社でシステムを組むのは、サーバーや運用コストを考えると現実的とはいえません。そのため、多くの中小企業や個人事業主は、クラウド型システムなどの外部サービスを導入しています。

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納品書を電子化するメリット

紙でやりとりしていた納品書を電子化すると、発行側だけではなく、受領する側にもさまざまなメリットがあります。具体的なメリットは、下記のとおりです。

業務の効率化につながる

納品書を紙で作成・発行していると、入力から確認、印刷、封入、発送まで、多くの業務が必要となり、時間もコストもかかってしまいます。また、前述したように、納品書は法人なら7年～10年間、個人事業主なら5年間の保存義務があります。それだけの期間、紙の納品書を保存するには、ファイリング作業や保管スペースの確保、キャビネット・棚の購入、管理体制の構築など、やはり多大な手間とコストが必須です。過去の納品書を確認したいときも、わざわざ保管場所に出向き、棚やファイルを探さなければなりません。

納品書を電子化すれば、このような手間や費用が一切不要になります。電子化した納品書はシステム上で一元管理できるので情報の共有もしやすくなり、検索もかんたんになります。さらに、各取引先から届く納品書の書式を統一して保存できたり、会計システムや販売管理システムと連携できたりする機能があれば、納品に関わる業務全般の効率化につながります。

発行したその日に受領できる

紙の納品書は、発行日から、郵送して先方に到着するまで時間がかかります。また、受領した納品書の内容を確認するには、オフィスや事務所に出社して開封しなければなりません。届いた納品書に誤りがあった場合、発行元に再発行を依頼して再送を待たなければならず、さらに時間がかかってしまいます。

しかし、電子化された納品書なら、発行されたその日にオンライン上で確認が可能です。誤りがあった場合もすぐに修正したものを再発行できるので、双方の業務がスムースに進みます。

送付・修正の手間やコストが大幅削減

取引先や取引内容によっては、発行した納品書に対して受領書の返信が必要なケースがあります。さらに、場合によっては、納品書発行の前後に金額や数量に変更にが生じることもあります。そうなると、作成・印刷・送付のコストと手間が余計にかかってしまいます。

システムで発行した納品書であれば、発注書や受領書といった帳票類とも連動して作成でき、やりとりもオンライン上で完結します。自社の手間やコストはもちろん、先方に受領書の返信をお願いする必要もなくなり、取引先の作業も軽減できます。

セキュリティの強化ができる

紙の納品書は、劣化や破損のリスクを伴います。また、納品書は納品のたびに発行する書類なので数が多いため、誤って破棄してしまったり紛失してしまったりすることも心配です。また、どんなに適切にファイリングして保管していても、誰でも情報を見ることができてしまう可能性があります。

このようなセキュリティ面の課題にも、納品書を電子化すればしっかりと対策できます。例えば、電子納品書なら、データ閲覧のアクセス制限をかけることで、決められたスタッフのみがデータを扱えるようになります。同時に、長期間の管理も適切かつ容易に行えるようになり、税務調査で提示を求められたときにもすぐに対応できます。盗難や災害といった突発的な事故からも、大切な書類を守ることができるのもメリットです。

リモートワーク、働き方改革の推進

紙の納品書は、発送するにも受領するにも、担当者がオフィスに出勤する必要があります。しかし、クラウド型のシステムを使って納品書を電子化すれば、自宅や出張先など、インターネット環境のある場所ならどこからでも納品書の発行や管理が可能になります。経理スタッフがオフィスに縛られる必要がなくなり、働き方改革の後押しにもつながるのもメリットでしょう。また、「店舗に届いた納品書を事務所で確認したい」という場合も便利です。

納品書を電子化するデメリット

納品書の電子化はメリットが多い一方で、知っておきたいいくつかのデメリットもあります。電子化を検討する際には、メリットとデメリットの両方を把握しておきましょう。

納品書発行システムを導入するコストがかかる

納品書の電子化のためにシステムを導入するには、一定のコストがかかります。クラウドサービスの多くは月額または年額で利用料金が発生するため、ランニングコストとして見込んでおく必要があります。
また、新しいシステムを導入しても、従業員の中にはなかなか馴染めない方がいるかもしれません。システム導入の意義や操作方法、データ共有の仕方などについて丁寧に説明し、社内の理解を深めることが大切です。

納品書の完全な電子化は難しい

ペーパーレス化が推進されているとはいえ、紙の納品書を求める企業はまだまだ多いのが現実です。また、商品に納品書を同封する場合は、紙の納品書が必須。業種や業態によっては、システムを導入しても、納品書の完全な電子化が難しい可能性があります。

とはいえ、紙で発行・受領した納品書も、スキャナ保存を行うことによって、ペーパーレス化や業務効率化につながります。完全電子化ができなくても、システムの導入はメリットがあるといえそうです。

納品書を電子化する方法は大きく2つある

納品書を電子化するには、「紙の納品書をスキャナ保存する」または「システムを利用して電子納品書を作成・授受する」という2つの方法があります。それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

紙の納品書をスキャナ保存する

スキャナ保存とは、紙の納品書を、自社でスキャンして保存する方法です。スキャナーやスマートフォン、デジタルカメラなどで納品書を読み取ってデジタル化し、そのデータを所定の要件に従って保存していれば、紙の原本は処分しても問題ありません。

スキャナ保存については、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たして取引先から受領した領収書をスキャナ保存することをいいます。改正電子帳簿保存法で定められている「真実性の確保」と「可視性の確保」については下記を参考にしてください。

なお、納品書をスキャナ保存するうえで必要な解像度は、200dpi以上と定められています。

スキャナに関する要件

書類を読み取り、画像データとして保存する機器（スキャナ）に関する要件は、以下のとおりです。

• ※1 国税関係書類の重要度については、「国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分 」をご参照ください

システムに関する要件

• ※1 国税関係書類の重要度については、「国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分 」をご参照ください
• ※2 すみやかに表示できるシステムである必要があります
• ※3 税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられる場合は、「二以上の任意の記録を組み合わせての条件設定」等の検索機能に係る一部要件は「不要」となります
  （注1）最長2か月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととされています。
  （注2）受領等の後、休日等をまたいで入力することも勘案して、7営業日を基本とされましたが、業種業態によっては必ずしも7営業日以内に入力することができない場合に一律に排除することは経済実態上合理的ではないことと判断された結果、「おおむね」7営業日以内とされています。
  自社の事例においてどのように取り扱われるかについては、所轄税務署にお尋ねください。

納品書を電子データに変換するにはそれなりに手間がかかり、スキャンする方によって保存の精度が整わなかったり、スキャン漏れが発生したりするリスクがあることも知っておきましょう。

電子データで納品書を作成できるサービスを利用する

納品書を電子化できるシステムなどのクラウドサービスを導入すると、ペーパーレス化と同時に、改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応もかんたんになります。納品書だけではなく、見積書や請求書といった他の証憑書類もまとめて発行・管理できることが多く、業務の大幅な効率化につながるでしょう。納品書の発行や受け取りもクラウド上で行えるため、手間とコストの削減にも役立ちます。さらに会計システムとのスムースな業務が行えます。

納品書を電子化して業務効率化を図ろう

納品書の電子化は、自社にとって使いやすいシステムの導入がカギになります。クラウド型請求サービス「Misoca」なら、納品書をはじめ、請求書、見積書、注文書、領収書、検収書といったビジネスに必要な書類をすべて電子的に作成可能。取引先や品目、税率などをフォームに入力するだけで、かんたんにきれいな帳票を発行することができます。

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• ※ スマート証憑管理は、「あんしん保守サポート」にご加入中のお客さま、もしくは弥生のクラウドアプリのいずれかをご契約中のお客さまのみご利用いただけます。

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この記事の監修辻・本郷税理士法人

国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
Webサイト：https://www.ht-tax.or.jp

この記事の監修辻・本郷ITコンサルティング

国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。