請求書電子化のメリット・デメリットとは？ケースごとに解説
監修者： NA税理士法人
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近年、多くの企業で業務のデジタル化やテレワークが浸透しています。さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正といった動きがあり、請求書の電子化が進んでいる状況です。請求書を電子化することで、事業者には請求業務にかかる手間やコストを省けるメリットがありますが、導入するにあたって注意したいデメリットもあります。
本記事では、請求書の電子化に関するメリット・デメリットを、ケースごとに解説。また、電子化を進める際のポイントについても併せて見ていきましょう。
請求書の電子化とは請求書を電子データでやりとりすること
請求書の電子化とは、請求書をPDFなどの電子データで発行・保存することです。電子化された請求書は「電子請求書」「電子インボイス」「Web請求書」などと呼ばれます。
電子請求書の形式は、大きく2つに分けられます。1つは、電子データとしてオンラインで取引先と共有する形式。もう1つは、紙で入手した請求書を電子化してデータ保存する形式です。
現在、請求書の電子化が急速に進んでいますが、その背景にあるのは電子帳簿保存法の改正です。2024年1月1日以後の電子取引からは、電子データで受領した請求書は、要件に従って電子保存することが義務化されました。
その一方で、紙で受領した請求書については、紙のままで保存しても問題ありません。紙で受領した請求書をスキャナなどで画像データとして保存することも可能です（任意）。その場合、スキャナ保存制度に則った保存をすれば、紙の請求書は破棄できます。
電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子化された請求書は、e-文書法および電子帳簿保存法の要件を満たせば、送付・保存が認められます。
e-文書法とは、会社法や商法、証券取引法、法人税法などにおいて、紙で保管が義務付けられている文書を、電子データ（電磁的記録）で保存することを認める法律です。
電子帳簿保存法とは、国税関係（法人税法や所得税法など）の帳簿や書類を電子データで保存する際の取り扱いなどを定めた法律です。国税関係の帳簿とは、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿のことを指します。また、国税関係の書類とは、決算関係書類（損益計算書、貸借対照表）や請求書、領収書などのことです。
電子帳簿保存法には3つの保存区分があり、電子データでの保存が義務付けられているものと任意のものに分けられます。それぞれどのようなものか、確認していきましょう。
電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子取引のデータ保存【義務】
電子取引のデータ保存は、電子取引を通じて授受した請求書などを、電子データのまま保存することです。電子取引のデータ保存は義務となっており、電子メールやクラウドサービスを利用して取引を行う場合は、法人・個人、一定の収入規模となる副業の雑所得などにかかわらずほぼすべての事業者が対応する必要があります。ただ、データで保存すればよいわけではなく、要件に従った保存が必要です。
詳しくは、以下の記事をご覧ください。
スキャナ保存【任意】
スキャナ保存は、売手側から紙で受領した請求書や領収書などの書類、自社で作成・発行した紙の請求書などの控えをスキャナで電子化して保存することです。スキャナ保存の要件に従って保存が必要です。スキャナ保存の対応は義務ではなく、任意となります。
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）【任意】
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）は、会計ソフトなどで作成した国税関係の帳簿や書類を、電子データのまま保存することです。スキャナ保存と同様、電子帳簿等保存の対応は義務ではなく任意となります。
請求書には保存義務期間がある
請求書はもともと保存義務期間が定められているため、把握しておく必要があります。
請求書の保存義務期間は、下記のとおりです。
請求書の保存義務期間
- 法人：7年（欠損金の繰越控除適用の場合は10年）
- 個人事業主：5年
- 副業の前々年の収入が300万円を超える方：5年
上記とは別に、適格請求書（インボイス）発行事業者の場合、適格請求書（インボイス）の保存は法人・個人などを問わず、保存期間は7年となります（適格請求書発行事業者が買手側で簡易課税制度を選択している場合は、除く）。
また、電子請求書を送付・保存するにあたり満たすべき要件は、e-文書法では「見読性（情報を読み取れる）」「完全性（改ざん・消失等の防止）」「機密性（第三者の不正アクセスや情報漏えい等の防止）」「検索性（必要な情報を探せる）」の確保、電子帳簿保存法では「真実性の確保（データが改ざんされないようにする）」「可視性の確保（データを検索・表示できるようにする）」などが定められています。
電子取引のデータ保存では、「真実性の確保」については下図の①～④のいずれかの措置を行えば要件を満たすことが可能です。「可視性の確保」については原則、下図に記載されている措置をすべて行う必要があります。
ただし、税務調査の際に、税務署員から電子データのダウンロードを求められる場合があります。この求めに対応できる状態であれば、可視性の確保「検索機能を確保すること」の②・③は不要です。また、基準期間の売上高が1,000万円以下の方（2024年1月1日以後に行う電子取引からは、基準期間の売上高が5,000万円以下の方）は、同様に税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合、検索要件のすべてが不要とされます。
電子化された請求書を発行するメリット・デメリット
請求書を電子化し、発行することで、具体的にどのようなメリットとデメリットが生じるのでしょうか。それぞれについて詳しく解説します。
請求書を電子化して発行するメリット
請求書を電子化して発行することには、下記のようなメリットがあります。
業務効率化につながる
請求書を電子化すれば、郵送に必要な印刷や封入などの作業がなくなり、送付にかかる時間と手間を短縮可能です。ほかの業務に時間を割けるようになります。
コスト削減につながる
電子請求書なら、従来かかっていた印刷費（インク代）や郵送費（切手代・封筒代）、作業や確認の人件費、保管スペースなどのコストがかかりません。年間で考えると大きなコスト削減になります。
検索、再発行、修正が容易
紙で発行した請求書の場合、再発行や修正が必要となると再度請求書を印刷し、郵送しなければなりません。手間も時間もかかる上、最新の請求書がどれなのか管理しにくくなります。
その点、電子請求書なら再発行や修正も即座に対応可能です。メールやシステムに送付履歴も残るため、最後に送った最新の請求書がどれなのかもすぐにわかります。電子取引のデータ保存が義務化されることで保存要件に従って保存するようになれば、この点も必然的に対応できることになります。
テレワークを促進できる
電子請求書は、インターネットがつながる場所であればどこでも発行できます。社用封筒や印鑑がなくても発行できるため、テレワークでも送付することが可能です。電子請求書を導入することで、テレワーク促進にもつながります。
請求書を電子化して発行するデメリット
請求書を電子化して発行するにあたり注意したいデメリットは、下記の3点です。
システムの導入・運用コストがかかる
電子請求書に対応するにあたり、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応するためにも新しいシステムを導入するという事業者も多いでしょう。インボイスの交付や電子帳簿保存法の要件を満たす形式の請求書を保存するには、そのどちらにも対応したシステムの導入・運用が便利なためです。
一方で、こうしたシステムの導入や運用には、一定のコストがかかります。
業務フローの見直しが必要
電子化した請求書を発行する場合、業務フローを従来のものから変える必要があります。スムースかつ正確に電子請求書を発行できるように社内でフローを見直し、整備することが必要です。
取引先の了承が必要
取引先によっては請求書の電子化に対応しておらず、紙での発行を希望される場合もあります。自社の都合だけで電子化するわけにはいかないため、事前に取引先に了承を得る必要があります。なお、電子データで作成した請求書は、社内では電子データのまま保存し、取引先には紙で送付することも可能です。請求書作成システム「Misoca」の郵送機能なら、印刷・宛名書き・封入・投函にかかる手間を省けます。請求書システム選びの際はぜひご検討ください。
電子化された請求書を受領するメリット・デメリット
電子化された請求書を受領する際にも、メリットとデメリットがあります。それぞれどのようなものがあるか、詳しく見ていきましょう。
電子化された請求書を受領するメリット
電子化された請求書を受領するメリットは下記のとおりです。
発行日に受領できる
紙の請求書は郵送から到着までにタイムラグがあります。また、届いた請求書に誤りがあった場合は、修正と再発行を待たなければなりません。その点、電子請求書なら発行日に受領できる上、記載事項に誤りがあったとしても即座に修正版を発行してもらうことが可能です。
ペーパーレス化を推進できる
電子化された請求書を受領した場合、電子取引のデータ保存の完全義務化により、請求書を印刷して保存することはできなくなるため、ペーパーレス化を推進できます。画面上で請求書を管理できるため、保存や管理も容易になります。
さらに、請求書システムによっては、CSVデータ形式などでも出力可能です。目視による確認や手作業による入力作業を削減でき、過去に受領した請求書データの検索も容易になるため、データ照合もスムースにできます。
受領連絡の手間を軽減できる
電子請求書の授受はすべてWeb上で完結するため、確認や承認のために担当者が出社する必要もありません。受領連絡もメールやチャットで済むなら、手間や時間を軽減できます。
電子化された請求書を受領するデメリット
電子化された請求書を受領するにあたり注意したいのが、電子保存に向け要件を満たす準備が必要であることです。
電子化された請求書を発行する場合と同様、適格請求書や電子帳簿保存法の電子データ保存に対応した請求書システムの導入や運用が必要になるので、そのための費用や時間がかかります。電子データで届いた請求書を電子保存することは、2024年1月1日以後は完全義務化となっているため、ほぼすべての事業者は対応が必要です。
電子取引のデータ保存については、以下の記事で詳細を紹介しています。
紙で受領した請求書を電子化するメリット・デメリット
紙で受領した請求書を電子化することにもメリット・デメリットがあります。主なメリットとデメリットは、下記のとおりです。
紙で受領した請求書を電子化するメリット
紙で受領した請求書を電子化することには、下記のようなメリットがあります。
コストを削減できる
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たせば、紙の請求書の原本を廃棄することが可能です。そのため、紙の請求書の保管に必要なスペースを確保する必要もなくなり、コスト削減にもつながります。
業務効率化ができる
電子請求書をパソコンなどで管理すると、検索速度が紙で管理するよりも格段に上がります。社内での情報共有のスピードアップにもつながり、業務効率化が期待できるでしょう。
電子請求書と共に一元管理できる
紙で受領した請求書を電子化すれば、電子取引で受領した請求書と紙で受領した請求書を一元管理できるようになります。紙とデータで分けて管理する必要がなくなり、担当者の負担を減らせることも可能です。
紙で受領した請求書を電子化するデメリット
紙で受領した請求書を電子化する際、下記のような点はデメリットとなるため注意が必要です。
電子化のための機器が必要
紙で受領した請求書を電子化するには、スキャナなど保存用の機器を用意しなくてはなりません。自社に電子化のための機器がない場合は、その導入に初期費用がかかります。
ファイル整理が必要
従来は紙で保存していた請求書を電子化する場合、ファイルを整理する必要があります。その際、スキャナ保存制度の要件に従ったうえで、ファイル名の付け方や、保存先の階層の分け方などのルールを決めることも必要です。これまでに保管しておいた請求書のファイル整理業務が発生することもあります。
新たな管理ルールが必要
紙ベースで保存・管理していた請求書を電子化するとなると、新たな管理ルールを制定し、社内に浸透させる必要があります。従業員や部署によって管理方法に差異が発生しないよう、社内でルールを統一しなくてはなりません。
スキャナ保存については、以下の記事で詳細を紹介しています。
請求書の電子化を進める際のポイント
請求書の電子化を進める際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここでは、主なポイントを4つご紹介します。
取引先に周知し合意を得る
請求書の電子化を進める際には、事前に取引先に周知し、合意を得ておくことが大切です。導入後の混乱を防ぐためにも、あらかじめ案内を送り、合意を得ておくことをおすすめします。なお、周知する際には、電子化によって取引先側にどのようなメリットがあるのかも伝えておくと、合意を得やすくなります。
電子帳簿保存法、インボイス制度に対応する
請求書を電子化するにあたり、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応は不可欠です。業務負担を軽減するためにも、最低でも電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存とインボイス制度に対応した請求書システムを導入するなどして、準備しておくことが大切です。
社内体制と業務フローを整備する
請求書を電子化する際には、請求業務に関する社内体制や業務フローの見直しが必要になります。例えば、請求書の送付にあたり担当者の内容確認や承認フローが存在する場合は、電子化することでどのような変更があるのかを明確にしておくことが重要です。
紙の請求書が残る場合も想定する
請求書の電子化を周知しても、紙でないと困るという取引先があるかもしれません。紙の請求書の発行業務が残る場合も想定しておくと効率的です。
請求書作成サービス「Misoca」は、作成した請求書をPDF化できるため、自社内でのデータ保存はもちろん、請求書を印刷して郵送することもできます。自社の担当者が紙で送った請求書でも、システム内に記録が残ります。
さらに「Misoca」は、オンラインで簡単に請求書の郵送を進めることができます。請求書の印刷、封入、封かん、郵送をすべて自動化していて、それぞれの作業は機械が行うため、請求書の中身を人が見るということや人為的なミスはありませんので安心です。
請求書システムを選ぶ際のポイント
請求書を電子化して業務効率化を図るなら、請求書システムの導入がおすすめです。ここでは、自社に合った請求書システムを選ぶためのポイントをご紹介します。
他システムとの連携性
請求書システムを選ぶ際は、すでに社内で使用している他のシステムと連携できるかを確認しましょう。他のシステムと連携できない場合、請求書システムの導入コストが無駄になる可能性があるためです。取り扱うデータのファイル形式や連携方法を確認し、どのシステムならすみやかに連携できるのかを確かめることが大切です。
セキュリティ性の高さ
電子請求書はテレワークでも扱えるメリットがありますが、Web上で運用することとなるため、セキュリティ性には十分注意する必要があります。
社外からの不正アクセスに備え、セキュリティ性の高いシステムを選ぶことが重要です。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応
請求書システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているものを選んでください。電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存では電子データで送付・受領した書類の保存要件が定められているため、その要件を満たせるシステムかどうかの確認が必要です。
また、インボイス制度がスタートして、適格請求書発行事業者が交付する適格請求書では、必須の記載事項があります。請求書発行システムが最新の法令に対応しているかのチェックも必要になります。
サポート体制
請求書システムをスムースに導入し、運用を安定させるためには、システムを提供する企業からきちんとサポートが受けられるかどうかも重要です。提供企業の実績やアフターサポート、トラブル時の対応なども比較して、安心して導入・運用できるシステムを選んでください。
電子取引の請求書は電子データでの保存が義務
請求書を電子化することで、コスト削減や業務効率化などのメリットが期待できます。さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した請求書発行システムを導入できれば、保存要件などにもスムースに対応できます。電子取引の請求書は電子データでの保存が義務ですので、要件に沿って対応しましょう。
請求書を電子化するには、社内体制や業務フローの見直しやシステムの選定、取引先への周知など、さまざまな準備が必要です。確実に対応することをおすすめします。
弥生のクラウド請求書ソフト「Misoca」を導入すれば、請求書、見積書、納品書を効率的に作成でき、まとめて管理することができます。ぜひ、導入をご検討ください。
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