弥生販売ネットワーク導入と同時にWANを構築し、大幅な業務改善を実現

美容師からの評価が高いソリス社製のドライヤーをはじめ、理美容室向けの多彩な商品を販売している株式会社キャン。以前から弥生販売を複数台のパソコンで利用していたが、連携できる環境ではなかった。そのため業務フローが複雑で、うまく効率化できない状況だったが、弥生販売ネットワークと富士ゼロックス株式会社の「beat」を導入し、大幅な業務改善を実現している。

「導入前の状況と問題点」

弥生販売をネットワークで利用できないことによる問題が多く発生していた

3台のパソコンで弥生販売を使用していたが、ネットワークで使えなかった
導入前の状況	3台がそれぞれデータを入力作業後にデータをMOへコピー他の作業者へMOを手渡し
問題点	最新のデータはMOにしか存在しない 1人が作業し終わるまで最新のデータを入手できない効率が悪い上に作業に神経を使うセキュリティも不安

流通センターの場所が本社と離れている
導入前の状況	本社で受注後、FAXで流通センターへ出荷指示流通センターは出荷指示を受け取った旨の確認書をFAXで本社へ送信出荷後も同様のやりとりがFAXである
問題点	作業が煩雑で非効率的紙の量が膨大で管理が大変コストもかかる

「問題解決のポイント」

流通センターとつながるVPNの構築と弥生販売ネットワークへの移行を同時に実現

こうした問題を解決するため、キャンでは以前にも社内ネットワークを一新し、業務の効率化を図ろうとした経緯がある。しかし、希望するシステムは見積もり額が500万円ほどになったことと、当時、社内ではあまりパソコンを活用している人がいない状況で、費用対効果に充分な理解が得られなかったため、見送られた。
その後もMOを使った整合性が取りづらい状況は続いていたが、次第に、在庫が合わないといった問題の原因が、情報共有しずらい環境であると社内で認識されるようになったことと、時代的にも高セキュリティのVPN環境が以前より安価に構築できるようになっていたことから、ネットワーク化を本格的に進められるようになった。

「以前は紙ベースのやりとりで、最新情報をリアルタイムに見ることができませんでした」。実在庫とデータ上のずれもあり、販売管理の作業は神経を使うことが多かったと話す清水課長。

解決すべき問題点	販売管理業務を複数台でオンライン処理できるようにする流通センターともネットワークを結ぶ社内全体での情報共有を可能にするシステム変更にともなう業務フローの変更も行なう
導入すべきシステム構成	販売管理ソフトの選定ファイル共有サーバの導入セキュリティ性の高いネットワークの構築システム担当者はいないが、信頼できるシステムにする

「導入にあたって」

業務の大幅な効率化に加え、経営面での活用も可能になった

キャンでは、システム構築にあたって数社のシステムベンダーに声をかけたが、その際、販売ソフトを弥生販売にするという条件は出していなかった。これは弥生販売以外のソフトも見てみたいという考えによるものだが、実務担当者の前でのデモを参考に検討した結果、弥生販売ネットワークの方が良いという結論になった。
システムの構築は、小規模からスタートできて多拠点間のWANをVPNで構築できる「セキュア・ネットワーク・アウトソーシングサービスbeat」と弥生販売ネットワークの組み合わせを提案した富士ゼロックス東京への依頼が決定。システム導入はサーバの設置やデータの移行だけのためスムーズで、すぐに希望どおりのシステムが実現した。

キャンで構築した弥生販売ネットワークは、本社で3台、流通センターで2台のシステムになっている。データをMOで移動させることや紙ベースでの受発注が大幅に減り、セキュリティ面での安心も向上した。

弥生販売ネットワークとbeat導入後のシステム	本社で使用している3台のパソコンがオンライン化流通センターともオンライン化ネットワークはVPNで構築ネットワークの運用管理はbeatへアウトソーシング

ネットワーク構成図

「導入後の効果」

時間のロス、作業にかける手間ひま、管理の不安さが一気に解消

流通センターは、キャン本社との間で弥生販売のデータをリアルタイムにやりとりすることができなかったため、以前は流通センターで入力作業をすることはなかった。しかし弥生販売ネットワークになってからは、出荷した時点で売上を立てる形をとれるようになり、それにともなって、以前は本社でやっていた売上伝票を印刷して顧客に送る作業も流通センターで実施できるようになった。出荷と同時に処理できるため、実在庫とコンピュータ上の在庫データとのズレが以前より大幅に減る成果が出ている。また、経営面では、在庫のタイムリーな確認、単品の適正在庫を出して在庫の過剰や不足をなくすといったデータ活用も可能になっている。

「ソリスは部品交換に対応しているため、細かなパーツの在庫が多い」と話すソリス事業部の青木課長

導入後の効果	時間のロス、作業にかける手間ひま、管理の不安定さが一気に解消実務担当者は、今までと同じ操作で使え、すぐ作業することができた流通センターでもオンラインで販売管理業務ができるようになり、在庫をはじめとする販売管理データは、どのパソコンでも最新の内容を確認できるようになった出荷した時点で売上を立てる処理が可能になった専任のシステム担当者がいなくても、安心して使うことができる

導入後の効果

時間のロス、作業にかける手間ひま、管理の不安定さが一気に解消
実務担当者は、今までと同じ操作で使え、すぐ作業することができた
流通センターでもオンラインで販売管理業務ができるようになり、在庫をはじめとする販売管理データは、どのパソコンでも最新の内容を確認できるようになった
出荷した時点で売上を立てる処理が可能になった
専任のシステム担当者がいなくても、安心して使うことができる

担当者からのコメント

専門店事業部課長でキャンのIT担当でもある清水努さんは、システム導入時に苦労した点は、社内ルールの変更だったと話す。「システムが稼動する前に、運用ルールを変える必要がありました。例えば、本社と流通センターとのやりとりでは、今までのFAXを使ったやりかたは必要なくなります。それでも、確認したかどうかをチェックする必要はありますから、それはコンピュータ上のどの部分を見れば良いのか、といったことをはっきり決めたということです。他に、人の動きや業務の流れも変わりますし、そのルールを決めるのが大変でした。しかし、基本的にはいきなりルールを変えるより、とりあえず今までの流れをスライドさせながら、様子を見つつ随時変更していくことにしました」。

また、システム稼働後について、販売業務を担当している黒沢さんは、以前と同じ操作で業務を開始できたと話しながら、「今まで使っていなかった受注伝票の機能を使うことにしました。それに対してはミスのないように注意しましたが、それも慣れるまでの数週間ですみました。以前は、私が朝出社したときにMOで自分の情報を立ち上げて、入力し終わったらMOにデータを入れて、他のスタッフが使うなら回して、使い終わったらまたMOに入れて、今度は私が使うといった感じでした。ですから整合性が取れている販売データはMOの中にしかないという状況だったのです。バックアップを忘れたり、バックアップ先を間違えてしまうと情報が混乱してしまうので、かなり神経を集中して作業する必要がありました。弥生販売ネットワークになってからは、時間のロス、作業にかける手間ひま、管理の不安定さは一気に解消されました。こうした気苦労がなくなったのも嬉しいですね」と評価している。