1994年に設立された有限会社インタートラン テクノロジーは、ITコンサルティングやプロジェクトマネジメント、外国企業の日本市場参入支援を主軸に事業を展開している。代表取締役の吉田さんが1人で運営する小規模な体制でありながら、同社の事業は多岐にわたる。主力のコンサルティング事業に加え、不動産賃貸事業、さらにはインド・ベンガル地方の伝統的な刺繍を用いた社会貢献目的の輸入販売事業という、業態の異なる3つの部門を抱えていた。

こうした複数の事業を並行して展開する中で、経理業務はしだいに複雑化していった。元SEの経歴を持つ吉田さんにとって、データ構造を把握しやすいExcelは扱いやすく、長年にわたって管理の基盤となっていた。実際の運用では、日々の入力作業の一部を知人に委託し、決算や申告は顧問税理士に依頼していたが、全体を見通しながら管理の軸を担っていたのは吉田さんである。

だが、事業の広がりとともに、自作のExcelファイルを前提とした運用には限界が見え始める。複式簿記の仕組みをExcel上で再現しても、入力ミスを自動で検知する機能も、銀行データと連携する仕組みもない。数字に不一致が生じるたび、原因の特定に多くの時間と手間を要した。

「決算期となる1月や2月は、本当に大変でした。Excel上でどこかの数字がずれていると、ピボットテーブルで抽出したデータや銀行残高と照合しながら、原因を探さなければなりません。当時は決算業務だけで、70〜100時間ほどかかっていました。本業を終えたあとに、徹夜に近い状態で作業を続けることも珍しくなく、体調を崩すほどの強いストレスになっていたのです」

加えて、部門別の収支を把握するため、全体データから不動産事業や輸入販売事業の数値を抽出する運用も行っていた。その結果、ファイルの混在やバージョン管理の複雑化が進行。過去にはパソコンのハードディスクが故障し、経理データを失いかけたこともあったという。こうした経験を通じて、吉田さんの中でクラウド化の必要性がしだいに明確になっていった。

新たな会計システムの選定にあたり、吉田さんは他社のクラウド型ソフトの試用も含め、複数のツールを比較検討した。そのうえで重視したのは、実務にかかわる関係者が無理なく使えることだった。

吉田さんが導入を決めた理由は、主に3つある。中でも大きかった1つ目の理由が、実務を担う関係者の習熟度だ。

「顧問税理士が担当する顧客の中で、もっとも利用率が高かったのが弥生でした。また、入力作業を手伝ってくれる知人も、自身の事業で弥生を使い慣れていました。新しいシステムを導入して立ち上がりに時間をかけたり、ミスが起きたりするリスクを避けるには、関係者が操作に慣れているツールを選ぶのが最善だと考えたのです」

当初はインストール型の「弥生会計」も検討したが、ちょうど提供が始まったクラウドサービスである「弥生会計 Next」のβ版を試用したことが、本格導入のきっかけとなった。

2つ目の導入理由は、直感的な操作性である。吉田さんは、過去に米国でMBAを取得している。一方で、日本の会計用語にはなじみが薄く、会計業務そのものに強い苦手意識を持っていた。だが、実際にシステムに触れる中で、その不安はしだいに解消されていった。

「会計用語を理解していなかったので、複雑な仕訳伝票を作成することなど私にはできないと思っていました。しかし、『弥生会計 Next』を使ってみると、直感的にデータを入力できる仕様になっていました。また、AIが仕訳の相手勘定を自動で提案してくれるため、会計の素養がない人間でもまったく問題なく扱えると実感したのです」

さらに、導入を後押しした3つ目の理由が、疑問をすぐに解消できるサポート体制だった。迅速な対応を重視する吉田さんにとって、電話で問い合わせやすく、初歩的な質問にも丁寧に答えてもらえる環境は重要だったという。初期設定やユーザー追加の方法、クラウド上のデータへのアクセス手順など、不明点をその場で確認できたことは大きな安心材料となった。そのため導入初年度は、手厚いサポートを無制限で受けられる「ベーシックプラス」プランを選択している。

関係者の習熟度、専門知識を補う操作性、そして不安を軽減するサポート。こうした条件がそろい、「弥生会計 Next」は無理なく移行できる現実的な選択肢として、導入に至った。

時間削減を支えた要因の1つが、入力時のミスをその場で防いでくれる機能だ。以前は、Excel上でどこかの計算が合わなくなると、原因を探る確認作業に長い時間を取られていた。これに対し、現在はシステムが不整合を自動で検知し、誤りがある状態では保存できない。エラーの発見に追われる場面そのものが減り、作業は着実に効率化された。

数値面でも、その効果ははっきり出ている。以前は長い時間を要していた決算業務が、今では確認や修正を含めても10時間程度で完了するという。月々の入力作業も、年間で7〜8時間ほど。1か月あたりに換算すると、およそ40分で済む計算だ。

「なぜこれほど時間が短縮されたかというと、入力ミスをしているかもしれないという不安や、仕訳の相手勘定は何だろうと探す時間が大幅に減ったことが大きいと思います」

さらに、クラウド上でリアルタイムにデータを共有できるようになったことも、業務効率の向上に直結した。入力担当者との間で発生していたバージョン管理の煩雑さや、ファイル破損の不安は解消された。双方が同じシステムにアクセスしながら進められるようになり、連携は格段にスムーズになったという。顧問税理士とのやり取りでも、クラウド上で総勘定元帳や試算表を即時に共有できるようになり、以前は1週間ほどかかっていた税理士側の処理が、1〜2日で完了するまでに短縮された。

「税理士さんにデータを確認していただいた際、銀行残高と経費の数字が合わない箇所がありました。そこで、クラウド上で月ごとに突き合わせていくと、特定の月で二重入力が発生していることを即座に特定できたのです。どこが間違っているのかをピンポイントで見つけやすくなったのは、とても助かりました」

加えて、事業の多角化に伴う管理上の課題も、部門別管理機能によって解消に向かっている。コンサルティング、不動産、輸入販売という3つの事業を、システム内で明確に分けて入力できるようになった。今では従来のように、全体データから各部門の数値を手作業で抽出する必要はない。必要な数値を正確に把握できる体制が整ったことは、経営判断にもよい影響を及ぼしている。

「弥生会計 Next」の導入効果は、単なる作業効率の向上にとどまらない。決算期に集中していた大きなストレスが和らぎ、経営者としての負担も軽くなった。数字の正確性を担保しやすい環境が整ったことで、吉田さんは本来注力すべきコンサルティングなどの事業に、より安心して力を注げるようになったのである。

同社が今後見据えるのは、組織を急拡大させることではなく、現在の事業体制を安定的かつ安全に維持し、顧客満足度の高い仕事を継続することである。

その背景には、長年にわたる会社経営の中で培われた吉田さんの考えがある。税務上のペナルティやコンプライアンスリスクはできる限り避け、一つ一つのプロジェクトに丁寧に向き合い、無理なく事業を継続したいという思いだ。あわせて、自身だけでなく、入力作業を手伝う知人や顧問税理士など、周囲の関係者にかかる業務負荷も抑えたい。そうした考えのもと、本業であるコンサルティングに注力できる環境づくりを重視してきた。

かつて吉田さんは、金融機関出身の亡き父が、紙の帳票・帳簿をベースに電卓をたたいての会計・決算の支援を受けていた。父の他界後は、煩雑な会計実務を1人で抱え込む状況が続いたが、紙を使ったプロセスは時間的にも労力的にも無理だと感じ、エクセルベースの処理に変更。それでも、精神的にも大きな重圧を伴う作業だったという。だが、自動化機能を備えたシステムの活用によって、長年の心理的負担は大きく和らぎ、無理のない業務運営が可能になった。

最後に、どのような事業者に「弥生会計 Next」を勧めたいかを尋ねると、吉田さんは次のように語った。

「会計のことはよくわからない、という経営者の方は、たくさんいらっしゃると思います。そうした方でも『弥生会計 Next』なら、直感的に操作できる仕様に加えて、AIによる仕訳提案機能や電話サポートが手厚いので安心です。特に会計部門を持たない小規模な会社であれば、導入初年度はサポートが最も手厚い『ベーシックプラス』プランを選ぶとよいでしょう。案ずるより産むが易し、という感覚で、経理の負担を軽くできるはずです」

現状の規模を維持しながら、限られた経営資源を本業へ的確に振り向ける。その実現を支える基盤の1つが、「弥生会計 Next」だ。会計業務に不安を抱える経営者を支え、企業の安定的な継続を後押しする存在といえる。