弥生販売ネットワークで、全社的な情報の共有・管理を実現

メーカーとして全国にシェアを持つ工事現場用の吸い殻スタンドはじめ、カラーパイロンやオイル吸着マットなど、建築土木道路用の保安用品、各種工具、資材の卸売業を営む株式会社大竹興業。スピーディな販売業務処理と同時に、経営判断や営業評価に必要なデータを得る目的で弥生販売プロフェッショナルを導入していたが、業務ソフト導入の成果は、営業、事務、社長など全社的に利用できる環境が必要だと考え、弥生販売ネットワークへアップグレード。全社的な情報の共有・管理を実現している。

導入前の状況と問題点

弥生販売プロフェッショナル 5ユーザーを利用していたが、利用者が5人を超えていた

同時アクセス数の制限があるため、システム化によるメリットを活かせていなかった
導入前の状況	弥生販売プロフェッショナル 5ユーザーを利用していた。営業担当者8名がパソコン3台を交代で使っていた。事務スタッフ5名がパソコン2台を交代で使っていた。
問題点	営業担当者は部分的な利用しかできず、システム化のメリットを活かせていなかった。事務処理も譲り合いが生じ、効率が悪かった。社長がデータ確認をする際は、その都度プリントアウトしてもらっていた。

問題解決のポイント

全員が利用できるシステムが必要だった

大竹興業では、2001年に「請求書や見積書などの手書きをやめたい」「速やかにデータを入手しそれを経営に活かしたい」という目的で弥生販売プロフェッショナル 5ユーザーを導入。予算実績管理機能を活かして、個人別の利益率など、詳細なデータを営業担当者自身が確認できるようにすることで、営業評価を実績評価型へシフトするという取り組みも進めていた。

大竹興業の売れ筋No.1はカラーコーン。顧客の要望に合わせた色を用意している。

しかし、販売管理ソフトを利用したい社員数が5人を超えていたため、必要なときにすぐ使える状況ではなく、営業担当者が急ぎで見積書を作成する際には、以前と同様に手書きで対応することが多く、頻繁に予算実績の確認をすることもままならず、システム化による効果を充分に得られない状態が続いていた。また、商品マスターに登録するアイテム数が年々増加し、2万5千件を超えていた点も気がかりだった。
そこでパソコン5台以上でも同時アクセス可能な環境へのシフトを早い段階から希望していたが、使い慣れた弥生販売を継続利用したかったため、他システムへの乗換は検討せず、弥生販売ネットワーク版の登場を待っていた。

大竹興業では、オリジナルの防災グッズも販売している。

解決すべき問題点	事務スタッフだけでなく営業全員が利用できるようにする。社内全体での情報共有を可能にする。弥生販売の操作環境は維持する。
導入すべきシステム構成	8名の営業と4名の事務スタッフ、社長が使えるシステムにする。将来も含めたデータ量の増加に対応する。

導入にあたって

弥生販売ネットワークの発売直後から利用を開始した

2006年1月頃、システムのサポートを依頼している弥生ビジネスパートナーのスリーエスフォーラムから、クライアント数の多い弥生販売ネットワーク版発売の情報を得た大竹興業は、すぐに導入を決定。発売直後には、弥生販売を利用する全員が使えるようパソコン台数も増強し、データの移行やSQLサーバの設置をすませ、2006年3月に利用を開始した。

弥生販売ネットワークのシステム	弥生販売ネットワークは15ライセンスで構成。

ネットワーク構成図

導入後の効果

社員の意識変化や顧客サービスの向上という成果も出ている

自分の使いたいタイミングで入力や確認ができるようになったため、営業の業務がスムーズになっただけでなく、販売管理をする事務スタッフの作業への影響もなくなり、業務全体の効率が大幅に向上した。今まではPCが空いているタイミングでしか使えなかったため、営業全体の操作スキルはなかなか向上しなかったが、弥生販売ネットワーク導入後はさまざまな機能の活用が進み、見積書や発注書の作成だけでなく、予算実績管理機能で自分の業績を頻繁に確認するようになるなど意識の変化も生まれている。
また、販売データは社員全員が見られるように設定しているため、顧客からの問合せがあった際に、担当者不在でもある程度の回答ができるなど、スピーディーな顧客対応が可能になっている。

「経営者自身がパソコンを使えないとシステム導入はうまくいかない」と話す大竹社長のデスクには、銀行オンライン用のパソコンと弥生販売用のパソコンの2台が置かれている。

導入後の効果	伝票類の手書きがなくなった。実務担当者は、今までと同じ操作で使え、すぐ作業することができた。営業担当者が頻繁に自分の業績を把握するようになった。社員全体の操作スキルが向上した。経営判断に利用するデータのプリントアウト待ちがなくなった。

担当者からのコメント

大竹興業の代表取締役である大竹直樹社長は、弥生販売ネットワークへのバージョンアップについて「弥生販売は5年間使い続けてきましたから、慣れ親しんでいますし、他の業務ソフトにすることは全く考えませんでした。弥生シリーズですから価格面の心配はありませんでしたし、それよりも弥生販売プロフェッショナル導入時に考えたシステムの活用方法は、社員全体で使えるかたちでないと効果が出ないと実感していましたから、少しでも早く同時アクセス数の問題を解決したいと思っていました」と話す。アップグレードに関するスリーエスフォーラムとの打合せは「経営者がパソコンを使えなかったらだめだ」という思いから大竹社長自身が担当した。

「販売データを全社的に共有・管理できないと、システム活用の効果は出にくいと実感していた」と話す大竹社長。

システム稼動後は、社員全員が情報を共有・管理できることが大切だと考え、誰でもデータを閲覧できるようにオープンな設定にしている。「営業個人の達成率なども全員が見られるようにしていますから、営業間の競争心にもつながります。ただ経営者としては情報がオープンなので、全員が納得できる公正な評価をしなければならないというプレシャーはあります（笑）」。大竹社長は、システムとして実現したかった形はこれで構築できたと満足そうに話す。

また、販売処理を担当する菊地さんは「とにかくすぐ使えるところがうれしいですね。以前のシステムでは、伝票入力をする私たちが優先して使えることになっていましたが、営業も使いますし、実際は譲り合いの精神で使っていました（笑）。今は手を止めずに作業し続けられますから確実に効率は上がっています」と喜んでいる。