レポート機能を自社の業務に合わせて、戦略的に活用しています

1978年、25年保存できる美味しい備蓄食「サバイバルフーズ」の輸入卸会社として設立。幅広く防災グッズを扱うようになり、2001年にWebショップ「SEI SHOP」をオープン。2015年には東京にショールームを兼ねた実店舗「セイショップ」を開店。テレビでも紹介され、遠方からの来客も多い。

独自の専用システムは使い続けるのが難しく、ソフトを導入することに

20年ほど前に「弥生販売」を導入され、その後「弥生会計」も導入。2つのソフトを継続してお使いいただいている株式会社 セイエンタプライズさま。

「弥生販売」はプロフェッショナル 2ユーザーを、本社と店舗で使用。入社以来、Webショップの業務をご担当され、現在は実店舗も担当されている布山さんが、販売・在庫管理業務に「弥生販売」を使用。経理業務は関連会社分も含めて、経理の小川さんが「弥生会計」で行われています。

「『弥生販売』は20年くらい前に導入しました。事業を立ち上げた1978年は、ノートに手書きで在庫などを管理していましたが、そのうち大変になってきて専用システムをIT大手ベンダーで組み、運用していたそうです。ただ、印刷の機能に不満があったり、システムを作ってもらった担当のプログラマーの方がいなくなってしまって保守も難しくなったりしたことから、別のソフトに切り替えようということになったと聞いています。」

機能・使い勝手とコストパフォーマンスが決め手に

独自の専用システムからパッケージのソフトウェアに乗り換えるにあたり、機能と使い勝手、そしてコストパフォーマンスを重視して製品選びをしたといいます。他社製品も含め検討し、独自システムに近い機能と使い勝手を持つ「弥生販売」を選択されました。専用システムに入力していたデータの移行もスムーズに行えました。

「専用システムの時は印刷作業に時間がかかっていました。『弥生販売』に切り替えてからは、会計業務担当者、販売業務担当者が各々のパソコンで作業できるようになったので効率が上がりました」と小川さん。

「以前のシステムではデータ集計ができませんでした。また印刷機能も、封筒の宛名印刷ができない点が課題でした。『弥生販売』では、売上や仕入の集計も簡単にできますし、宛名印刷についても、帳票カスタマイズ機能を使って窓付き封筒にすべて印字できるようにしたので、それまで時間がかかっていた作業が一気に楽になりました」と布山さんは言います。

レポート機能を業務に合わせて、戦略的に使用

「『弥生販売』では、売上伝票と仕入伝票を日常的に使っています。また、業務に合わせて必要なレポートを出せるように、項目の入力についても工夫をしています」

「たとえば、お客さまがインターネットやFAXなど、何を経由して来られたかを分類できるようにしています。また、銀行振込やクレジットカードなど、決済方法もすぐに調べられるように入力しています。逆に、お客さまごとの得意先コードは付番せずに使っています。個人のお客さまが多いため、登録作業に時間を取られてしまうので、入力の効率を優先しました。」

「売上レポートでは、年単位だけでなく月単位での変化も見ています。防災の日がある9月や、決算を迎える企業が多い3月は売上が増えます。その月単体で見たときに、特異な点はあるのか、あるとしたら要因は何か、などを考えるきっかけとしても『弥生販売』のレポートを活用しています。」

業務の効率化や多店舗展開を進めていきたい

「私が入社した当時、経理業務ではまだ手書きでやっている部分が残っていましたし、本社と倉庫、関連会社で別々に作った会計データを、それぞれインポートして1つのデータにまとめるという作業をしていました。今は『弥生会計』の「部門管理」機能を使って、『弥生会計』ですべて行っています。

ただし、まだ効率化できる業務は残っています。今は『弥生販売』で入力した売上データの合計金額を見て、『弥生会計』に入力するという運用をしていますが、仕訳転送機能を使ってデータ連携をするなど、弥生製品の便利な機能はもっと試していきたいと思います」（小川さん）

「今後はセイショップの店舗をさらに増やしていきたいです。また、出店の要請をいただいた百貨店等への展開も積極的に取り組んでいきたいと思います。その時にはもちろん、弥生のソフトで一緒に管理したいです」（布山さん）

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。