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年末調整の必要書類とは?税務署への提出書類も一覧で解説

2024/03/01更新

年末調整では従業員から回収した書類を基に所得税額の計算を行ったうえで、税務署や従業員の住所地へ、会社が支払った給与や控除した社会保険料などを記載した書類を提出します。年末調整に必要な書類は10種類以上あり、すべての書類の役割を理解することが重要になります。

ここでは、年末調整に必要な書類の一覧と、各書類の役割や記載内容などを詳しく解説します。

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年末調整の必要書類一覧

年末調整で従業員から会社に提出する書類、会社から税務署・市区町村に提出する書類は下表のとおりです。

提出元 提出先 書類名
従業員 会社 扶養控除等(異動)申告書
保険料控除申告書
  • 控除証明書・掛金払込証明書などを添付
基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
住宅借入金等特別控除申告書
  • 融資額残高証明書などを添付
源泉徴収票
  • 年の途中で入社した場合
会社 税務署 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
源泉徴収票
不動産の使用料等の支払調書
報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書
不動産等の譲受けの対価の支払調書
会社 市区町村 給与支払報告書(総括表)
給与支払報告書(個人別明細書)

年末調整では多くの書類の回収・提出が必要になるため、あらかじめ必要書類を整理しておきましょう。

必要書類のダウンロード

年末調整に必要な申告書や法定調書は国税庁のサイトからダウンロードできます。

書類名 国税庁サイト
  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
  • 保険料控除申告書
リンク新規タブで開く
  • 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
  • 源泉徴収票
リンク新規タブで開く

扶養控除等(異動)申告書や保険料控除申告書などは、英語や中国語など外国語版もダウンロードできるため、必要に応じて活用してください。

年末調整で従業員から会社に提出する書類

年末調整の作業として、まず従業員から下記書類の回収が必要です。

  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 保険料控除申告書と控除証明書
  • 基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
  • 住宅借入金等特別控除申告書と残高証明書 住宅ローン2年目以降の場合
  • 源泉徴収票 年の途中で入社した場合

各書類で申請できる控除や必要な添付書類を解説します。

扶養控除等(異動)申告書

扶養控除等(異動)申告書は年末調整において必須の書類です。年末調整は扶養控除等(異動)申告書を提出している人について行うと定められているため、年末調整の対象の従業員全員から提出されているか必ず確認しましょう。

原則として、毎年最初の給与を受け取る日の前日までに会社に提出する必要があり、年の中途で控除対象の扶養親族に異動があった場合には、その都度異動申告が必要です。

この申告書では下記の控除が適用されるかを確認します。

  • 扶養控除
  • 障害者控除
  • 寡婦控除
  • ひとり親控除
  • 勤労学生控除

従業員本人の情報と共に、扶養している配偶者や親族の氏名、生年月日、マイナンバーなどの記載が必要です。記載された親族が各控除の対象となるか確かめたうえで、年末調整の計算で控除を適用しましょう。

保険料控除申告書と控除証明書

保険料控除を受ける場合、保険料控除申告書と保険料の支払いを証明する書類の提出が必要です。保険料控除の対象となるのは生命保険料や地震保険料、社会保険料、小規模企業共済等掛金などを支払った場合です。同一生計で暮らす親族が負担するべき社会保険料を従業員が支払ったケースも、社会保険料控除の対象になります。

各保険料を支払ったことを証明するために必要な書類は下記のとおりです。

  • 生命保険料・地震保険料:控除証明書
  • 社会保険料:領収書・証明書
  • 小規模企業共済等掛金:掛金払込証明書

保険料控除申告書が提出されたら、申告書に記載されている内容が上記の証明書で裏付けられるか確認を行いましょう。

参考:国税庁「No.1130 社会保険料控除新規タブで開く

基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書

下記4種類の控除の申請には、基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書が必要です。

  • 1.
    基礎控除
  • 2.
    配偶者控除
  • 3.
    配偶者特別控除
  • 4.
    所得金額調整控除

4つの控除の概要は下表のとおりです。

控除 適用条件 控除額
基礎控除 合計所得金額が2,500万円以下 最大48万円
配偶者控除 合計所得金額1,000万円以下の人が合計所得金額48万円以下の配偶者を有する 最大38万円
  • 70歳以上の老人控除対象配偶者の場合は48万円
配偶者特別控除 合計所得金額1,000万円以下の人が合計所得金額48万円超133万円以下の配偶者を有する 最大38万円
所得金額調整控除 年収850万円超で下記いずれかに該当する
  • 本人が特別障害者である
  • 23歳未満の扶養親族がいる
  • 同一生計配偶者また扶養親族が特別障害者である
最大15万円

基礎控除と配偶者控除、配偶者特別控除は、申告書に従業人本人と配偶者の収入や所得金額を記載すると、記載されている計算表を基に各控除額が算出できます。

所得金額調整控除には下記の2種類があり、年末調整では1のみ申告が可能です。

  • 1.
    扶養親族・特別障害者等を有する者等の所得金額調整控除
  • 2.
    給与所得と年金所得の双方を有する者に対する所得金額調整控除

控除額は給与収入額(1,000万円を超える場合には1,000万円)から850万円を控除した金額の100分の10に相当する金額が控除できます。年末調整の担当者は従業員が記入した控除額に誤りがないか確認しましょう。

住宅借入金等特別控除申告書と残高証明書|住宅ローン2年目以降

住宅借入金等特別控除申告書は、住宅ローンを利用してマイホームを取得した人が住宅借入金等特別控除または特定増改築等住宅借入金等特別控除を受けるために必要な申告書です。住宅ローンの年末残高合計額を基に計算した金額を所得税額から控除できます。

申告書と併せて下記の書類が添付されているか確認しましょう。

  • 住宅金融支援機構が発行する融資額残高証明書
  • ローンを利用した金融機関が発行する住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書

なお、控除1年目は年末調整では適用できず、確定申告が必要な旨を従業員にアナウンスしましょう。

源泉徴収票|対象者のみ

中途入社者や学生時代アルバイトをしていた新卒入社者など、同年に他の会社から給与を受け取っている場合、前職の源泉徴収票で給与額や社会保険料、源泉徴収税額の確認が必要です。入社時に回収しておくとよいでしょう。

年末調整で会社から税務署に提出する書類

税務署には、年末調整対象年の翌年1月31日までに最大6種類の書類を提出します。必要な書類は下記のとおりです。

  • 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
  • 源泉徴収票
  • 不動産の使用料等の支払調書
  • 報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
  • 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書
  • 不動産等の譲受けの対価の支払調書

各書類について解説します。

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

年間給料等の額や源泉徴収税額、税理士・弁護士などに支払った報酬金額、報酬から徴収した源泉徴収税額などを記載する、給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の提出が必要です。税務署に提出する源泉徴収票や支払調書をとりまとめる表紙のような役割があります。

源泉徴収票

税務署に提出する源泉徴収票には下記の2種類があります。

  • 給与所得の源泉徴収票:年間給与や賞与、所得控除などの金額が記載されたもの
  • 退職所得の源泉徴収票:退職金や退職所得控除などの情報が記載されたもの

給与所得の源泉徴収票は、年間の支払いが150万円を超える役員と500万円を超える従業員の分について提出が必要です。退職所得の源泉徴収票は、一般的に法人の役員に対して支払った退職金がある場合に提出します。源泉徴収票は従業員用も作成し、本人への配布も行いましょう。

不動産の使用料等の支払調書

不動産の地代・家賃や、総トン数20トン以上の船舶、航空機の使用料や更新料、権利金などを支払った場合は、不動産の使用料等の支払調書の提出が必要です。ただし、同一人への年間の支払い金額が15万円を超え、かつ、支払い先が法人の場合は、賃借料を除く権利金や更新料などを支払った場合のみ対象となります。支払調書には借主や借りている不動産の情報や支払金額の記載が必要です。

参考:国税庁「No.7441 「不動産の使用料等の支払調書」の提出範囲等新規タブで開く

報酬、料金、契約金および賞金の支払調書

弁護士や税理士などに源泉徴収の対象となる報酬・料金等の支払いをした場合には、報酬、料金、契約金および賞金の支払調書を提出します。弁護士や税理士などに対する報酬は、同一人への年間の支払い金額が5万円を超える場合のみ提出が必要です。書類には報酬や料金の支払いをした件数や年間の報酬金額、源泉徴収税の金額を記入します。

参考:国税庁「No.7431 「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出範囲と提出枚数等新規タブで開く

不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

不動産や不動産の上に存する権利、総トン数20トン以上の船舶、航空機の売買や貸付けに関してあっせん手数料を支払った場合、不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書を提出します。同一人に対する年間の合計支払金額が15万円を超える場合に提出が必要です。書類には手数料の支払先や金額を記入しましょう。

参考:国税庁「No.7443 「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」の提出範囲等新規タブで開く

不動産等の譲受けの対価の支払調書

譲り受けた不動産や不動産の上に存する権利、総トン数20トン以上の船舶、航空機の対価の支払いを行った場合は、不動産等の譲受けの対価の支払調書を提出します。同一人に対する年間支払金額の合計が100万円を超える場合に提出が必要です。書類には譲り受けた不動産の情報や金額を記載します。

参考:国税庁「No.7442 「不動産等の譲受けの対価の支払調書」の提出範囲等新規タブで開く

年末調整で会社から市区町村に提出する書類

年末調整対象年の翌年1月31日までに、従業員の住所地の市区町村に下記2種類の書類を提出します。

  • 給与支払報告書(総括表)
  • 給与支払報告書(個人別明細書)

各書類の役割を解説します。

給与支払報告書(総括表)

給与支払報告書(総括表)は、個人別の給与支払報告書の表紙となる報告書です。給与を支払う会社名や会社の所在地、提出先の市区町村に居住している従業員の人数などの情報を記入します。

給与支払報告書(個人別明細書)

給与支払報告書(個人別明細書)は、給料・賞与の1年間の金額や、社会保険料控除・保険料控除などの所得控除の金額、情報などを記載する書類です。基本的に源泉徴収票と同様の内容が記載されています。従業員の次年度の住民税額は、給与支払報告書(個人別明細書)を基にして決定されます。

年末調整の必要書類に関するよくある質問

年末書類で必要な書類に関して、下記のよくある質問2点について解説します。

  • 年末調整の必要書類を従業員が紛失したらどうする?
  • 年末調整の必要書類を提出しないとどうなる?

それぞれの対処法を確認しましょう。

年末調整の必要書類を従業員が紛失したらどうする?

従業員から「年末調整の書類を紛失した」と申し出があった場合は、紛失した書類によって対応が異なります。下記書類は年末調整担当者が再交付するか、国税庁のホームページより従業員自身で印刷、または社内サイトに書類のデータをあらかじめ格納しておく形で対応しましょう。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書

保険料の控除証明書をなくした場合は、従業員が証明書の発行元である保険会社に再発行を依頼する必要があります。再発行には時間がかかる場合があるため、年末調整に間に合わなければ、従業員自身で年末調整対象年の翌年2月16日から3月15日までの間に確定申告を行うよう案内しましょう。

年末調整の必要書類を提出しないとどうなる?

年末調整に必要な扶養控除等(異動)申告書は、従業員が提出しない場合は会社に年末調整を行う義務が発生しません。年末調整を行わない代わりに、確定申告を翌年2月16日から3月15日までに行わなければなりません。申告書の未提出を防ぐために申告書の提出日は複数回リマインドを行い、未提出者には個別連絡も行いましょう。

必要書類を漏れなく回収・作成して年末調整を正しく行おう

年末調整には従業員から回収する書類と税務署・市区町村に提出する書類があり、年末調整の担当者はすべての書類の作成方法や役割を理解しなければなりません。

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