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電子帳簿保存法「電子取引のデータ保存」対応のためにすべきことは?

監修者:小林祐士(税理士法人フォース)

2024/01/19更新

電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存は2023年末までの宥恕(猶予)期間の後、2024年1月から完全義務化となりました。電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存が完全義務化されたことによって、具体的にどのような対応が求められるのでしょうか。

本記事では、電子帳簿保存法の改正の概要や、電子データ保存の要件を解説します。併せて、事業者が電子帳簿保存法対応に向けて検討したいシステム導入についても見ていきましょう。

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電子帳簿保存法の概要と目的

電子帳簿保存法とは、総勘定元帳などの国税関係帳簿や、領収書、請求書などの国税関係書類を電子データで保存するときの取り扱い方などを定めた法律です。

帳簿や領収書・請求書などの保存処理にかかる負担を軽減するために電子データによる保存を認めるもので、負担軽減による業務の効率化や、保存場所の確保、紙や印刷にかかるコストの削減などを目的としています。

電子取引のデータ保存が義務化

2022年1月施行の電子帳簿保存法の大幅な改正により、電子取引をしてデータで受け取った取引書類(メールに添付された請求書、Webサイトからダウンロードした領収書など)については、一定の保存要件のもとに、電子データでの保存が義務化されました。一方で、パソコンで作成した後に紙で交付した請求書の控えは、紙で保存しても構いません。そして、2024年1月1日以後の電子取引からはデータ保存が完全義務化されていますので、要件に従って保存が必要です。

一方、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)およびスキャナ保存は任意となりますが、対応することで、ペーパーレス化による紙の保管コスト削減や業務効率化などのメリットが期待できるでしょう。

なお、紙だけでやりとりした書類については、2024年1月以後も紙のまま保存しても問題ありません。

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電子帳簿保存法の対象事業者と対象書類

電子帳簿保存法の対象は、ほとんどすべての事業者となります。また、対象書類は請求書や領収書・見積書など、国税関係帳簿書類として事業に関わる多くの書類です。

ここでは、電子帳簿保存法の対象事業者と対象書類について確認していきましょう。

対象となるのはほぼすべての法人企業と個人事業主

電子帳簿保存法の対象となるのは、企業の規模や法人か個人事業主かといった違いを問わず、ほぼすべての事業者です。特に、2024年1月から完全義務化される電子取引のデータ保存については、ほぼすべての事業者が対応する必要があるため、方針を決めて対応することが大切です。

また、副業についても同様です。所得税法上、「ある年の雑所得を生ずべき業務に係る収入金額について、前々年分の金額が300万円を超える場合」は、その業務についてやりとりした請求書や領収書などの取引関係書類の保存が義務付けられています。そのため、電子データで請求書や領収書を授受した場合は、当該電子データを要件に従って保存する必要があります。

対象となる書類は事業に関わる多くの書類

電子帳簿保存法の対象となるのは事業に関わるさまざまな書類で、「国税関係帳簿」「国税関係書類(決算関係書類・取引関係書類)」「電子取引」の3つに大きく分けられます。それぞれ、具体的にどのような書類があるのかを見ていきましょう。

国税関係帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など 電帳法第4条1項 国税関係書類 決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など 取引関係書類 自己発行の写し 請求書(控)、見積書(控)、納品書(控)、注文書(控)、領収書(控)など 電帳法第4条2項 電子帳簿等保存(電子データ保存) 自己が最初からPC等で作成した帳簿書類 相手先から受領 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第4条3項 スキャナ保存 紙で発行・受領した書類 電子取引 電子メール、EDI、クラウドサービス等による授受 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第7条(旧第10条) 電子データ保存 データで授受された取引情報
電子帳簿保存法の対象文書

国税関係帳簿

国税関係帳簿とは、法人税法や所得税法などの国税に関する法律によって、保存が義務付けられている帳簿です。仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳などが該当します。

国税関係書類

国税関係書類は、決算関係書類と取引関係書類に分けられます。決算関係書類は、貸借対照表や損益計算書、試算表、棚卸表などが該当します。取引関係書類は、取引についてやりとりした請求書、見積書、納品書、注文書、領収書などの書類です。自社で発行したものの写し(控え)も該当します。

電子取引

請求書や見積書など、取引関係書類を電子メールやクラウドサービスなどによって授受した場合は、電子取引に該当します。電子取引のデータ保存の義務化により、これら電子取引については、要件に従って電子データのまま保存する必要があります。

電子帳簿保存法の押さえておきたいポイント

電子帳簿保存法への対応に向けて事業者が押さえておきたいのは、対応が「義務」か「任意」かです。

電子帳簿保存法は「電子取引のデータ保存」「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)」「スキャナ保存」の3つに区分されます。このうち、2024年1月1日からは、「電子取引のデータ保存」が完全義務化されます。それ以外の「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)」「スキャナ保存」の対応については任意となりますので、対応したい事業者は対応してください。

ここでは、電子帳簿保存法の3つの保存区分のポイントについて見ていきましょう。

※2024年1月以降も、「相当の理由」があり、所轄税務署長がそれを認めれば、電子取引の保存要件(タイムスタンプを付与したり、検索機能を確保したりすること)をせずに保存することが認められます。ただし、保存要件どおりの保存ができないということに対する猶予であるため、電子取引対応は進めておくべきでしょう。
電子帳簿保存法の3つの区分

【義務】電子取引のデータ保存

メールやクラウドサービスなどの電子取引でやりとりされる取引データについては、2024年1月1日から電子保存が完全義務化されました。

例えば、これまではPDFデータで受け取った請求書を紙に出力して保存することができましたが、2024年1月からは、原則としてデータで受け取ったものはデータのまま保存することとなります。ただ、データで保存すれば良いわけではなく、要件に従って保存が必要です。また、データで請求書などを交付した場合も同様で、データのまま控えを保存する必要があります。

【任意】国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)

会計ソフトなどを使って電子的に作成した国税関係帳簿や国税関係書類を、電子データとして保存する際の取り扱いを定めたものです。

例えば、弥生会計など会計ソフトで最初から電磁的に作成した帳簿や書類などは要件を満たしていればデータとして保存することが可能です。ただし、電子取引のデータ保存とは異なり任意ですので、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)は、対応したい事業者が対応すれば良いものです。

なお、個人事業主の青色申告特別控除65万円控除を受けるためには、55万円控除の要件を満たしたうえで、e-Taxを利用するもしくは、優良な電子帳簿保存である必要があります。

優良な電子帳簿保存の要件には、訂正等の履歴が残るなどの要件を満たしたシステムの導入と要件に従っての記帳、一定の事項を記載した届出書を法定期限までに提出することが必要です。個人事業主の場合、準備が必要な優良な電子帳簿保存より、e-Taxを選択したほうが、青色申告特別控除65万円控除を受けやすいといえるかもしれません。

【任意】スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で受領した取引関係書類、自社または自分が作成・交付した紙の国税関係の取引関係書類などをスキャンして読み取ったデータを保存することを取り決めたものです。

スキャナ保存の対応も任意なので、対応するかどうかは事業者の判断となります。しかし、対応する場合は、スキャナ保存の要件に従って保存する必要があります。

電子帳簿保存法において対応すべきは電子取引のデータ保存

電子帳簿保存法において、事業者は義務化される電子取引のデータ保存に対応する必要があります。

電子取引のデータを保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの保存要件を満たす必要があるため、確認しておきましょう。

これらの要件は、しっかり確認して対応しておきましょう。要件を満たしたうえで電子取引のデータ保存をするためにも、電子帳簿保存法に対応しているシステム導入の検討をおすすめします。

真実性の確保 以下のいずれかの措置を行うこと ①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う ②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付す ③訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う ④訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う ④訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う 可視性の確保 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること 検索機能を確保すること※ ①取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できること ②日付または金額の範囲指定により検索できること ③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
電子取引のデータ保存の保存要件

真実性の確保

真実性の確保については、(1)(2)(3)(4)の条件をすべて満たす必要はなく、いずれかを満たせば問題ありません。いずれも電子取引の改ざんを防止するための措置です。これらの要件を満たすためには、電子取引のデータ保存に対応しているシステムの導入がおすすめです。

例えば、弥生製品をお使いであれば、「スマート証憑管理」というサービスを利用することで、(3)の措置に該当するため、保存要件が満たせます。対応したシステムを使わずに電子取引データを自社管理する場合は、改ざんやデータの破損、紛失などを防ぐためにも、(1)(2)(4)のいずれかに該当するよう、管理を社内に徹底しなければなりません。

可視性の確保

誰もが保存されたデータをすぐに見られる状態にしておくために、可視性の確保も必要です。原則として、書類を保存する際に使った会計ソフトの説明書やマニュアルなどの備え付け、データを視認できるモニターを設置しておくことなど、検索機能を確保する(1)(2)(3)のすべてを満たす必要があります。

ただし、税務調査の際に、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合、検索機能を確保することの(2)(3)は不要です。
また、基準期間の売上高が5,000万円以下の方については、税務職員のダウンロードの求めに対応できるようにしているのであれば、検索要件のすべてが不要となります。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリット

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することによって、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、6つのポイントについて解説します。

書類管理にかかるコストを削減できる

電子帳簿保存法対応のシステムを使えば、書類管理にかかるコストを削減できます。また、電子データで作成・保存することで、紙代や印刷代、郵送代が不要となり、紙の書類の整理や収納などの業務もなくなるため、業務効率化にもつながるでしょう。

書類管理にかかるコストを大きく削減できるため、浮いたリソースを重要業務にあてることも可能になります。

保管スペースが不要となり、省スペースにつながる

電子帳簿保存法対応のシステムで書類を電子データ化すれば、紙とは異なり、書類の保管スペースが不要となります。

帳簿書類は、原則7年間の保管(法人で欠損金の繰越がある場合は10年)が義務付けられているため、毎年紙の書類で保管するとなると、それなりの保管スペースを確保しなければなりません。個人事業主の場合、青色申告は帳簿・決算書類は、7年間、白色申告は、法定帳簿は7年間ですが、その他の帳簿(任意帳簿)は5年が保存期間です。

請求書や領収書などの取引書類も法人、個人、一定規模の副業の場合も一定期間の保存が必要です。さらに、2023年10月に開始されたインボイス制度では、適格請求書に該当する請求書等の書類は、原則的に発行側・受領側ともに7年間の保存が必要です。

そして、保管期間が経過した後の処分にも手間やコストがかかります。その点、電子帳簿保存法対応のシステムを使えば、膨大な紙の書類を保管するスペース不要で、整理も容易になります。

データの改ざんや不正の防止につながる

電子データは、紙の書類と違ってデータの修正や改ざんがしやすいため、タイムスタンプを活用します。タイムスタンプが必要になる保存区分は、「スキャナ保存」と「電子取引」の2つです。

また、タイムスタンプや訂正削除の記録ができるシステムを使うことで、電子データ保存要件のひとつである「真実性の確保」を満たすことができます。ほかにも、訂正削除の記録が確認できるシステムを使えば、改ざんや不正が行われていない判断ができるため、「スキャナ保存」と「電子取引」でのタイムスタンプが不要です。つまり、こうしたシステムを使うことで、義務化された電子帳簿保存法に対応していると同時に、信頼性の高いデータ管理ができるため、事業者としては大きなメリットといえるでしょう。

ペーパーレス化を推進できる

要件を満たした形で請求書などの書類を電子データ化できれば、ペーパーレス化の推進にも役立ちます。ペーパーレス化は業務の効率化やコスト削減にも効果的です。

また、書類を電子データ化すれば、オンライン上で一部の業務もできるようになります。紙の書類を使った申請や承認をなくせれば出社の必要性も低くなり、テレワークのような柔軟な働き方も導入しやすくなるでしょう。

書類の紛失・盗難リスクを軽減できる

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、紙の書類とは異なり物理的なデータの持ち出しがなくなるため、書類の紛失や盗難リスクを軽減できます。

書類を確認したいときは、パソコン上で検索するだけで必要なデータを閲覧でき、バックアップをとっておけば消失した電子データの復元も可能です。

社内の担当者の業務負担を軽減できる

電子データの保存要件は複数あり、保存形式によっては要件が複雑な場合もあるため、すべて手動で管理するとなると社内の担当者の負担も大きくなってしまいます。

電子帳簿保存法に対応したシステムを使えば、保存要件を満たすことができるため、担当者の負担も大きく軽減することができるでしょう。

電子帳簿保存法に対応するシステムを導入して、制度に備える

2024年1月以降の電子帳簿保存法に対応するには、電子データ保存の要件を満たすシステムを導入することをおすすめします。要件を満たした請求書などの書類の作成および保存が可能となり、スムースに電子帳簿保存法に対応できるようになります。

導入するシステムを選ぶ際は、自社に必要な要件を満たすシステムかどうかを確認したうえで、比較検討するようにしましょう。

加えて、JIIMA認証(電子帳簿ソフト等法的要件認証制度)を受けているシステムであるかを確認します。JIIMA認証とは、電子帳簿保存法の法的要件を満たすシステムの認証制度です。つまり、JIIMA認証を受けているシステムを利用して請求書などの電子データを作成・保存すれば、法令に準拠した電子帳簿保存が可能になります。ただし、JIIMA認証はどの電子帳簿保存法の要件で認証を受けているかによってシステム内容が異なるため、注意するようにしてください。

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この記事の監修者小林祐士(税理士法人フォース)

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