受領した請求書の仕訳入力時間は1/10に！
「スマート証憑管理」で業務効率化を推進

産業用機械や部品の精密加工を行うトモタケ機工株式会社。同社は長年「弥生会計」を使用してきたが、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が必要となり、新たに「Misoca」と「スマート証憑管理」を導入した。「弥生会計」との連携により、経理業務の効率化が進み、業務負担の軽減にもつながっている。

経理初心者でも安心して使えるシンプルな操作性

トモタケ機工株式会社は特殊ステンレス鋼の加工を得意とする会社だ。主に製紙工場で使われる古紙リサイクル用の刃物を製造するほか、下水道のポンプ、防衛事業向けの機器など、さまざまな機器や部品の製造を手がけている。

代表取締役の梅木圭介さんは、2015年に創業者であるお父さまから会社を引き継いだ2代目社長だ。現在、同社には梅木さんご夫婦のほか、14名の社員が在籍。設計士やオペレーターとして製造に携わっている。

経理などのバックオフィス業務を担当するのは、妻の良枝さんだ。良枝さんは別会社を退職後、育児に専念していたが、経理を担当していた社員の退職に伴い、同社の経理業務を引き継いだ。もともと簿記の資格を持っていたものの、経理の実務はゼロからのスタートだったという。

「顧問契約を結んでいる会計事務所の勧めもあり、当社は20年以上『弥生会計』を使ってきたので、私が経理業務を引き継いだ後も継続して使用しています。『弥生会計』は紙の帳簿そのままのイメージで、初心者の私でも直感的に仕組みを理解できました。使い勝手が良いので、今まで弥生製品から変更しようと考えたことはありません」

業務を引き継いで3年がたった現在は、納品書・請求書の作成や仕訳の入力など経理業務の大部分を担当している。なお、給与計算や税金計算など一部の業務は会計事務所に委託し、月に一度帳簿の確認も依頼。「弥生ドライブ」^※を使って、日常的にデータを共有している。

• ※弥生が提供するクラウドストレージサービス。ご利用には「あんしん保守サポート」へのご加入が必要です。

低コストで法令にも対応、一瞬で仕訳作業が終了する「スマート証憑管理」が便利

良枝さんはバックオフィス業務の効率化に向けて、デジタル化やペーパーレス化を進めている。特に見直したかったのが納品書と請求書のシステムだ。これまで納品書と請求書は異なるシステムで作成していた。請求書発行時は納品書と同じ内容にもかかわらず、再度入力する必要があり、手間がかかっていた。

転機となったのが、2023年10月のインボイス制度導入、そして2024年1月の電子帳簿保存法の完全義務化だった。同社でもこれを機にと、法令対応と業務効率化を両立できるソフトを探していたところ、会計事務所から紹介されたのが「Misoca」と「スマート証憑管理」だった。

「『Misoca』を選んだ一番の決め手は、低コストでインボイス対応の納品書、請求書が発行できるところでした。なおかつ、新たに専用用紙やハードウェアを購入する必要がなく、会社にあるもので使える点を評価しました」

「Misoca」は納品書と請求書の作成に使用している。納品書から請求書への変換はボタンを押すだけで可能だ。取引先の要望に応じて、一括請求と都度請求の両方に対応できる。さらに、発行した納品書・請求書のステータスを管理できるため、請求漏れなどのミスを防げるのも大きな利点だ。

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証憑の保存・管理を行う「スマート証憑管理」は、電子帳簿保存法対応のために導入を決めた。弥生製品のユーザーは無料で利用できる^※。良枝さんは、毎月約50枚の請求書をスキャナーで取り込み、「スマート証憑管理」にアップロードしている。

• ※ご利用条件などの詳細は「スマート証憑管理」サービス紹介ページをご確認ください。

良枝さんが特にメリットを感じているのが「弥生会計」への仕訳連携機能だ。仕訳連携の手順はシンプルで、取引先ごとに勘定科目を登録しておけば、あとはボタンを押すだけで仕訳が自動的に「弥生会計」と連携される。以前は「弥生会計」の［振替伝票］で仕訳を入力していたが、現在は「スマート証憑管理」に請求書をデータとして取り込み、「弥生会計」に仕訳を連携。作業時間はこれまでの1/10程度にまで短縮されたという。

「クラウド上で作業できるところも魅力的ですね。子供の送迎などで、15時には事務所を出ることが多いのですが、自宅でも作業ができるので家事や育児との両立もしやすくなりました」

弥生製品同士の連携で、より便利に、必要不可欠な存在に

「Misoca」と「スマート証憑管理」の導入後、日々のバックオフィス業務や月次・年次の経理業務はかなり効率化されたようだ。

良枝さんは製品の納品準備が完了すると、まず社員から提出される納品日や製品の個数・金額のメモ書きを確認する。そしてその内容を基に、『Misoca』で取引先宛ての納品書と請求書を作成し、送付する。納品書と請求書は、取引先の要望に応じて印刷して郵送することがほとんどだ。請求後は当座預金に入金があるとFAXが届くので、それを基に「弥生会計」に都度記帳を行う。

「取引先企業の多くは製造業のため、現在も手書き伝票を使用している会社も多いです。社員も高齢者が多く、デジタルへの完全移行は難しいのが現状です。一方で、小口現金の手書き伝票など、帳票として保管する必要がない書類は、少しずつ電子化を進めています」

受領した請求書は月に一度、スキャナーを使って取り込み、「スマート証憑管理」にアップロードする。

「請求書はすべて『スマート証憑管理』に入れてデータ化しています。仕訳連携機能を使えば、ボタンを押すだけで、一瞬で処理を終えられますし、仕訳ミスの防止にもつながっています」

また、弥生製品は経営状況の確認にも役立っている。特に活用しているのが「弥生会計」の［残高試算表］だ。圭介さんは月に一度、日々の帳簿入力によって自動的に作成される［残高試算表］を良枝さんに印刷してもらい、月ごとや前年度のデータと比較している。

「数字の変動が一目瞭然なので、経営判断の指針として活用しています。仕入れが多かった月は翌月に仕入れの量を調整するなどの対応ができるので、私にとっては必要不可欠な書類ですね」（圭介さん）

決算業務は、「弥生会計」に入力したデータを基に、会計事務所が決算仕訳や固定資産の入力を行い、決算書を作成。「月次の締め作業の際に数字を把握できているため、予想通りの決算を迎えられています」と良枝さんは語る。

会計事務所とは、同社が1977年に創業して以来の長い付き合いだ。これまで会計・税務・経営に関する支援や、給与計算や労務関連業務の委託など、会社経営をサポートしてもらってきた。「法令改正が多い中、会計・給与業務を1人で対応しきれない状況だったので、会計事務所の存在がとても心強かったです」と良枝さん。

創業48年目を迎える同社。「トモタケ機工」という社名は、創業者である圭介さんのお父さまが、ご自身のお父さまとお祖父さまの名前の一部から名付けたもので、圭介さん自身も会社への思い入れは強い。「創業者の志を、祖先の名前とともに未来に残したいです。できるだけ長くこの会社を続けて、次世代につなぎたいですね」と展望を語った。

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。