クラウド連携と部門管理機能で、会計作業と経営分析がずいぶん楽になりました

千葉県柏市で、地域の人材や自然、文化といった地元資源を活かしたコミュニティや仕事を創出し、地域活性化をプロデュースする会社。顔が見える、「おかげさまサイズ」のコミュニティづくりを目指している。

「おかげさまサイズ」の地元コミュニティづくり

柏市は、都心へのアクセスの良さと、美しい自然が残る田園地帯としての2つの魅力がある。都心へ通勤するばかりではなく、地元の近くでも無理なく働ける職場、家族や友人と過ごせる時間も大事にしたい。そんな思いから、地域に内在する力を取り戻し、感性豊かな人材や美しい自然、文化、伝統などを活性化することで、地域を醸しだす持続可能なコミュニティの創造を目指している合同会社 EDGE HAUS（エッジハウス）。現在は、仕事帰りの人々が立ち寄れる柏市街のコミュニティカフェ「YOL Cafe Frosch」、地元のクリエーターが集うコワーキングスペース「Noblesse Oblige」、手賀沼のほとりでアウトドアを楽しむ「奥手賀ツーリズム」の3カ所を中心に、カフェ営業やイベントの企画・運営を行っている。

会計の知識ゼロで『弥生会計』を導入

『弥生会計』は、エッジハウスを法人化した2013年から導入した。というのも、創立メンバー全員、経理の経験や知識がまったくなかったのだ。何をやったらいいのかわからないので、税理士さんに相談したところ、『弥生会計』を勧められたという。

「最初のうちは、税理士さんに科目を聞いたりしながら、ぼちぼち使っていくうちに、だんだん簿記の知識がついてきました。今はほとんど迷うことがなく、税理士さんには、半年ごとの決算時と年末調整で相談するくらいで済んでいます。操作や機能について、弥生のサポートにメールや電話で問い合わせをすることもあります。アップグレードして機能が増えたときなど、すぐに使い方を教えてくれるのは助かりますね」

現在は『弥生会計 17 プロフェッショナル』を使用している。16年の春に3つ目のプロジェクト「奥手賀ツーリズム」をオープンさせるにあたり、スタンダードからプロフェッショナルにアップグレードしたとのことだ。

「プロフェッショナルにアップグレードしたのは、部門管理ができるのが一番の理由です。例えば、コーヒーは全店で提供しているので、そのまま入力すると、仕入れや売上がどの店で出たものかわからなくなってしまいます。売上は補助科目を使って、Cafe Froschの売上であれば「コーヒー（F）」などと記入していたのですが、仕入れは明確に分けられていませんでした」

「そのため以前はエクセルに書き出して、店舗ごとに分けていたのですが、さすがに3部門になると手間がかかります。プロフェッショナル版は部門別に入力できるので、会計の手間が大幅に短縮され、ずいぶんと楽になりました」

クラウドサービスとスキャンデータ取込で入力作業を自動化

普段は行政さんが総務・経理をほぼ1人で行っている。専用の事務所がないため、コワーキングスペースにノートPCとドキュメントスキャナー「ScanSnap S1300」を持ち込み、週1回のペースで会計作業を行っている。

「お店の形態の違いから、Cafe Froschの会計はエクセル、コワーキングスペースの会計はPOSレジアプリの『Airレジ』、奥手賀ツーリズムのコーヒースタンドは『スマレジ』とバラバラ。それでも、Airレジとスマレジは、弥生会計と連携しているので、スマート取引取込で売上が自動入力されます。エクセルも読み込めますから、仕訳までは簡単です」

「仕入れや消耗品の支出は、レシートをスキャナーで読み込めますし、ネットバンキングのやりとりも弥生会計から確認できます。コワーキングスペースの月会費は振り込みが中心。支払いもネットバンキングを使うことが多いので、ほとんど通帳を見ずに仕訳ができるのは便利ですね。また給与計算には『弥生給与』を連携させています」

多様な業務が発生する新しい形の企業にぴったり

エッジハウスでは、カフェの経営だけでなく、イベントのプロデュース、出版活動もしており、普通の飲食店よりも会議費や広告宣伝費がかかり、さまざまな複雑な形態の取引が発生するとのこと。会社の規模のわりに、たくさんの補助科目があって経理が複雑な一方、経理コストはかけられないという悩みがあった。

「その点、弥生会計は、販売管理費の項目が多いのがうれしいですね。販売管理費を細かく分けて分析できるので、経営上も無駄がなくなります。日々の営業活動がすべて記録されているので、過去に何があったかを振り返るときは、スケジュールを見るより弥生会計を見た方が早いくらいです」柏市や企業から委託されたイベントや出版物制作の見積／請求書の発行には、クラウド請求書作成サービス『Misoca（ミソカ）』を使用。

「各担当のスタッフにもMisocaを使って、イベントや出版物の請求書を作成してもらっています。受注金額などを担当者に確認しなくても、手元のPCやスマホでMisocaを見れば一目瞭然です。弥生会計にも簡単に売掛の仕訳転送をできますし、“未請求”、“入金済”ボタンで、状況が確認できるのも便利ですね」

「最近は、クラウドの会計サービスもいろいろと増えてきましたが、ある程度、経理の知識がある人でないと難しいのではないでしょうか。弥生会計は、何の知識もない人でもいきなり始められる、こなれたインターフェイスと充実した機能が魅力だと感じています。サポートも親切なので、スモールビジネスやスタートアップにぴったりだと思います」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。

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