「スマート証憑管理」の導入で、適格請求書の確認～仕訳入力の業務効率が約20%アップ

イベントの企画・制作・運営や映像制作、広告制作などを手がける株式会社レインカラーズでは「スマート証憑管理」など新しくリリースされたサービスをいち早く導入することで、業務の効率化とインボイス制度・電子帳簿保存法対応を図ってきた。弥生会計 オンライン、Misoca、スマート証憑管理の魅力を語っていただいた。

「Misoca」は見積書発行後の管理も簡単、請求書もボタン1つでメール送付

創立以来、イベントの企画制作、運営業務などをメインに行ってきた株式会社レインカラーズ。2017年入社の向井彩さんも、ずっと制作現場で仕事をしてきた1人だ。「制作部・制作主幹」の肩書を持つ向井さんが、経理の仕事も担当するようになったのは2023年2月から。

「以前はデータ入力のみアルバイトに頼み、その他の経理業務は社長の松本がやっていました。その後、経理専任の社員に入ってもらっていたのですが、その人が辞めてしまって。インボイス制度が始まり、電子帳簿保存法でデータ保存が義務化されるタイミングで、1人は担当者をつけないとまずいということで、在籍年数が一番長い私が担当することになったのです」

経理業務の経験も、会計知識もないゼロからのスタートだったが、わからないことは社長に聞いたり、前任者の入力内容を参考にした。結果、簿記の知識があまりなくても、「弥生会計 オンライン」「Misoca」「スマート証憑管理」を使いこなせるようになった。

「経理作業のタイミングは決まっていなくて、制作業務と並行して手が空いた時にしています。請求書の発行は『Misoca』を使ってルーティン化しています」

請求書発行はこれまで自社テンプレートで作成していたが、2022年、松本さんが「Misoca」を使うと決めて社員に研修を行い、その日から使い始めたそうだ。

「『Misoca』は取引先が登録できて、ボタン１つで請求書をメール送信できます。先方のメール開封状況もわかって便利です。見積書発行後、「未受注」「受注済」のステータス管理もできます。さらに受注ができたら見積書から1クリックで請求書が作成できる点は、圧倒的に便利です。導入のタイミングで取引先には、今後電子発行にするとお伝えし、受領する請求書も電子発行をお願いしました」

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「スマート取引取込」で仕訳作業を効率化。データ共有でやり取りもスムーズに

社長の松本さんが創業した2006年はクラウドという概念がなく、他社のインストール版会計ソフトを使っていた。法人化する前の2018年に、少人数の会社が競合他社と競っていくためには、どこからでもアクセスできる環境を作ることが大切だと考え、あらゆるものをオンライン化していた一環で「やよいの青色申告 オンライン」を導入。法人化に合わせて「弥生会計 オンライン」に移行した。

「会計事務所とデータ共有していますが、会計士さんが独自にデータを確認して指摘を入れてくださるのは弥生のクラウドサービス導入後に気づいたメリットでした。また、新型コロナの給付金を申請する際、申請要件の科目で絞り込んで必要な書類がすぐに出力できたのも、とても助かりましたね」

仕訳入力は、スマート取引取込の銀行口座連携、CSVファイル取り込み、弥生 レシート取込アプリを活用し、できるだけ作業の手間を省けるようにしているそうだ。弥生 レシート取込アプリは、松本さんが「電子帳簿保存法を見据えると、紙保存は時代遅れになる可能性がある」と思い、早いうちに導入したという。

「以前は、社員がそれぞれ『弥生 レシート取込アプリ』でレシートを取り込んでいました。アプリで取り込めばレシートがかさ張らないし、『弥生会計 オンライン』に仕訳連携できるのも魅力です」（向井さん）

インボイス制度・電子帳簿保存法に対応できる「スマート証憑管理」が便利

「スマート証憑管理」は、弥生からきたメールで無料で使えることを知り、試してみたところ実用レベルだと判断して導入したそうだ。現在は基本的に請求書、見積書、納品書などを電子帳簿保存法の国税庁ガイドラインに合わせて取り込み、証憑番号を付けてソートできるようにしている。

「電子取引のデータ保存の保存要件を満たすには、工数が増えると危機感をおぼえました。『スマート証憑管理』を利用すれば、要件を満たすことができるので、使わない理由はないと思いました」（松本さん）

インボイス制度については、「Misoca」で発行した請求書の控えは『スマート証憑管理』に自動保存して管理している。受領した請求書も『スマート証憑管理』で保存・管理し、「弥生会計 オンライン」に仕訳連携しているそうだ。

「『スマート証憑管理』に請求書をアップした際、適格請求書を自動判定してくれる機能や、OCR機能で文字情報を読み取って入力してくれる機能が便利です。読み取った内容を確認して適宜修正後、『弥生会計 オンライン』に仕訳登録しています。本来1件あたり7～10分程度掛かるところを、連携機能を使うと5分ほどでできるので、時間の節約にもなりますね。全体として約20%くらい仕事の効率が上がっていると思います」（向井さん）

法令対応以外にも、業務効率化の面でも「スマート証憑管理」を活用されている。

「取引先によってはまだ請求書を紙でいただくところもあり、これまでは電子データと紙を両方保存していました。請求書を確認したいときは２か所探さなければならず、非常に手間だったのですが、『スマート証憑管理』導入後は、紙の請求書はスキャナで電子化して、一元管理するようになりました」（向井さん）

経理の初心者だったからこそ、向井さんは「本当にソフトウェアに助けられています」という。さらに最近では経理の作業業務が「楽しい」と言うことまであり、社長を驚かせたそうだ。

「経理の仕事って、理屈がわかってくると楽しい作業なんですね。「弥生会計」が適度にアシストしてくれて、自分の頭でも少し考えて、その結果として数字がきちんと収まるところに収まったときの気持ちよさ。そこがおもしろいのかなと思います。さらに、さまざまな新しい機能と連携することで経理作業の無駄も省ける。おかげで、制作業との兼務も無理なくこなせています」

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。