初めての給与計算を弥生給与でスタート

東京都秋葉原の近くでインターネットを利用したシステムやサービスを開発している株式会社クラウズ。給与計算の経験がなかった会計担当者が、弥生会計と同じ操作性を求めて弥生給与を選択し、導入時からカスタマーセンターを活用しながら順調にスタート。会社合併に伴う繁忙期の給与計算も弥生給与で乗り切れたと喜んでいる。

同じ操作性を求めて弥生給与を選んだ

給与計算は初めてだったが「弥生給与と弥生カスタマーセンターの活用でスムーズな導入と利用が実現した」と話す九嶋マネージャー。

「給与計算自体を初めてやることになり、すでに導入されていた弥生会計と同じ操作性を期待して弥生給与を導入しました」

独自のアイデアを活かし、インターネットとモバイル機器やICカード、カーナビなどのデバイスを連動させるサービスの開発を手がける株式会社クラウズ。弥生シリーズを使った管理業務を担当している管理部マネージャーの九嶋香奈子さんが入社した2003年にはすでに弥生会計が導入されていた。九嶋マネージャーは会計ソフトの経験はあったものの、給与計算については経験がない状態だった。「当時、まだ社員は3名と小規模でしたが弊社には親会社があり、そちらの指示で会計や給与といった管理面をしっかりやっておく方が良いということで、給与計算も私が入社してまもなく社内処理することになりました。決しておおげさなことではなく給与明細をプリントアウトするといったことでしたが、ソフトの選定は弥生会計が導入されていましたので操作環境が同じことを期待して弥生給与を選びました」。親会社には何より管理面をしっかりすることが大前提として要求されていた。

しかし九嶋マネージャーは給与計算の経験がなく、当初は不安が大きかったと当時を振り返る。「弊社は年俸制で、複雑な処理ではないのですが、それでも最初の頃は社会保険料のシステムもわかっていなくて、従業員から半分、会社負担が半分ということも把握していない状態でした。給与計算の勉強をしながら弥生給与を使い始めましたが、画面の見た目やタブの表示がわかりやすいと感じました。どういう機能があるのか一目でわかる点は弥生会計と同じでしたね。ただ、根本的な部分でわからないことが多く、例えば積み立ての社員会費を徴収しなければならなくなった時、それをどう給与明細に反映させればよいのかわからなくて、相談がてら弥生のカスタマーセンターに電話しました。当初はそんな感じで判らないことばかりでした。でも、オペレーターの人の指示を受けながら画面操作をしていくと解決して、電話すれば大丈夫なことがわかり安心できました。おかげで導入はスムーズでしたし、操作面でわからなければすぐ電話していましたね」。

従業員の増加や合併直後でも弥生給与は役に立った

九嶋マネージャーは現在、弥生給与、弥生会計、弥生販売を使い業務の効率化を実現している。

弥生給与を使っていて助かったのは、画面に表示されているアイコンでどういう機能があるのかわかり、それが給与計算業務の理解につながることもあった点だと九嶋マネージャーは話す。「社会保険事務所から報酬月額算定基礎届などの書類を提出するようにという通知が来て、さてどうすれば良いのだろうと思って弥生給与を開くと、同じ項目があって、集計ボタンをクリックするとすぐ結果が出たり、他にも年間の業務カレンダーが表示されて、いつ頃何をする必要があるのか確認できたりと、いろいろ役立ちました」。

当初3名だった従業員はやがて7名にまで増えたが、その頃には業務フローができあがっており、スムーズに対応することができた。さらに2008年には九嶋マネージャーが在籍していた会社ともう1社が合併してクラウズとなり、従業員が一気に増えた際も弥生給与で対応することができた。「合併で従業員数が一気に3倍になりました。合併にともなう会計処理で苦労していましたので、弥生給与がなかったらとても対応しきれていなかったと思います。単純ですが従業員数に応じて作業量も3倍になりましたので。でも給与計算は毎年法改正がありますから、保守は毎年更新していたのでちゃんと処理することができました」。

業務をより効率的にするため、新しい利用にもチャレンジしている

「クラウズは社員のアイデアをシーズ（種）として活かした商品に特徴がある」と話す甲田社長。

現在、クラウズの管理部門は九嶋マネージャーを含めて2名の管理部門スタッフがおり、会計、給与に加えて弥生販売を使った請求書や見積書の作成も担当している。業績向上にともなって従業員数もさらに増加することが見込まれているため、管理業務をできるだけ効率的にする取組みがおこなわれている。「これは給与計算ではなく勤怠管理や会計での話ですが、自社製品でもあるスマートタイムカードを使って勤怠管理や交通費の清算をしています。特に交通費の清算はかなり楽になっています」。

クラウズのスマートタイムカードシステムは、SUICAなどのICカードやFeriCa対応の携帯電話など一般に普及しているツールを使い、リーダーに触れるだけで勤怠管理が実現できるだけでなく、通勤定期として使っているICカードであれば交通費の清算もできる機能を持っている。スマートタイムカードと弥生会計の連動について甲田将司代表取締役は、業務の効率化だけでなく経費削減にもつながると話す。「今までは手入力していたのですが、現在は一括で集計できていますのでかなり効率的に処理できています。業務の時間的なコスト削減もありますが、勤怠管理と合わせて管理できますから、定期区間と支払い区間の計算も自動的に処理しますし、公用と私用も区別できるので交通費の2重支払いなどがなくなって経費の削減にもつながるメリットもあります。弊社は社内にR&Dがあるようなもので、従業員が自ら思いついたアイデアをかたちにして、こんなものができたという所から商品につながることもあります。そういったシーズ（種）を開発することもやっていますが、全てはこうなったら便利という所からのスタートですね」。ITを駆使したアイデアをかたちにするクラウズは、弥生シリーズを活かし、より効率的な業務改善につなげている。

• ※本記事の内容は、取材当時のものです。