「会社が昭和から令和になった」と実感。手書き給与計算から脱却した一人経理の業務改善
株式会社井上建築事務所 × みやぎ税務会計事務所
手書きの給与計算と紙の明細書による管理を長年続けてきた株式会社井上建築事務所は、アナログな運用からの脱却を目指して「弥生給与 Next」を導入した。みやぎ税務会計事務所の支援を受けながら移行を進めた結果、給与計算にかかる時間は毎月2時間以上から5〜10分に短縮。給与明細も紙での配布からメール配信へ切り替わった。経理を担当する山田さんに、導入の経緯や「会社が昭和から令和になった」と語る社内の変化を、みやぎ税務会計事務所の金丸さんには、設定・運用の支援や専門家の視点でおすすめする理由について話を聞いた。
課題
手書きの一覧表作成、税額・社会保険料の確認、複写式明細書への記入・配布に、毎月2時間以上かかっていた
社会保険料率の改定時など、手計算によるミスや後日の差額調整が発生することがあった
紙の給与明細を配布しており、従業員の受け取り・確認状況を把握しづらかった
選定理由
クラウド上で顧問税理士と給与データを共有でき、操作に迷ったときも同じ画面を見ながら相談しやすいと感じた
社会保険料や所得税の自動計算に加え、法令改正に自動で対応され、手動での更新・確認の負担を減らせる点が魅力だった
デスクトップ版「弥生会計」を利用する流れで、給与計算ソフトも同社の製品に統一したかった
効果
給与計算にかかる時間が、毎月2時間以上からわずか5〜10分に短縮された
賃金台帳などのデータを顧問税理士へ共有しやすくなり、紙資料の受け渡しや確認の手間が減った
給与明細書のWeb明細配信により、ペーパーレス化を実現し、社員が項目や金額を確認している実感も高まった
お気に入り機能
給与自動計算（社会保険・所得税額の計算）
Web明細配信
毎月2時間以上を要した手書きの給与計算。正確性が課題に
株式会社井上建築事務所は、設立から約40年、リフォームや内装工事を中心に手がけてきた建設会社である。現場で施工や管理を担う7名の給与計算をはじめ、バックオフィス業務を1人で担うのが経理の山田さんだ。システム導入前は、給与計算をすべて手作業で行っており、社会保険料率の改定時などに計算ミスが生じるケースがあり課題となっていた。
山田さんが前任者から引き継いだ給与計算は、すべて手作業だった。毎月、定規で線を引いて一覧表を作り、源泉徴収税額表などを確認しながら税金や社会保険料を計算する。その結果を複写式の明細書に書き写し、封筒に入れて社員へ配布するまで、毎月2時間以上を要していた。
こうした業務では、保険料率の改定のタイミングで計算ミスが生じることもあった。
「料率の改定が起きたとき、計算ミスに気づかないまま振り込み、あとから差し引き額を計算し直すことがありました。給与の間違いは社員との信頼関係にかかわるため、特に気をつけていました」（山田さん）
正確に給与計算しなければならないというプレッシャーに加え、手作業による計算結果に誤りがないかを確認することも、1人で業務を担う山田さんにとって心理的な負担となっていた。
給与明細の配布方法も課題の1つだった。現場ごとに勤務状況が異なり、紙の給与明細書を確認してもらうタイミングにばらつきがあったため、数か月分の明細が未開封のまま残っていることもあったという。個人情報を適切に取り扱ううえでも、管理方法を見直す必要があった。
その頃、社内ではデスクトップソフトである「弥生会計」の導入が進み、経理業務のデジタル化がしだいに進んでいた。
「会計業務に関する諸資料がデジタル化へ移行するなかで、給与計算も新しい方法に変えていきたいと考えるようになりました」（山田さん）
「使いたいけれど、使いこなせるか不安」。顧問税理士の支援で導入へ
手書きから給与システムへ切り替えるにあたり、山田さんが懸念していたのは、導入後の操作を1人で担えるかどうかだった。バックオフィス業務を担当するのは山田さんだけであり、操作に迷っても社内には質問できる相手がいない。わからない点を自分で調べながら運用することに、不安を感じていたという。
「デジタル化が進む中で、給与計算もデジタル移行したかったのですが、私でも本当に使いこなせるのかという不安がありました。社内に質問できる人がいないため、何がわかっていないのかもわからず、自分だけで調べるのは難しいと感じていました」（山田さん）
その不安を和らげたのが、井上建築事務所の顧問税理士であるみやぎ税務会計事務所の支援だった。同事務所は初期設定から運用開始後の操作まで支援することを提案した。従業員情報や給与明細の項目、固定単価などをあらかじめ登録し、必要な操作を案内する体制を整えたのである。疑問が生じたときや操作が正しいか迷ったときにも相談できると聞き、山田さんの不安は解消された。
機能面では、社会保険料などの自動計算に魅力を感じた。従業員の給与は基本的に固定されているものの、月によって金額が変わる場合もある。手書きの頃は、いちから表を作り、該当する税額や保険料を確認しながら計算する必要があった。
「社会保険料など、料率の改定や法令改正にも自動で対応する点が最も魅力的でした」（山田さん）
初期設定から運用まで相談できるみやぎ税務会計事務所の支援と、手計算の負担を減らせる自動計算機能。この2つがそろったことで、山田さんは「弥生給与 Next」の導入を決めた。
給与計算は毎月2時間以上から5〜10分に。Web明細配信で社員も確認しやすく
「弥生給与 Next」の導入後、株式会社井上建築事務所の給与計算にかかる時間は大幅に短縮された。以前は手書きで一覧表を作成し、社会保険料や税額を調べるところから給与明細の配布まで、毎月2時間以上を要していた。
「時間はほとんどかかりません。再計算を実行し、給与明細のメール配信の時間を設定するだけなので、5分から10分程度で終了します」（山田さん）
作業時間だけでなく、給与計算に伴う心理的な負担も軽減された。以前は手計算による誤りを防ぐために細心の注意を払っていたが、導入後は明細作成時の計算ミスへの不安がなくなり、山田さんが注意すべき点は振込金額の入力に絞られている。
社外の専門家との資料共有も、紙からデータへ移行した。以前は紙の資料を手渡していたが、現在は賃金台帳データなどをメールで送付できる。
「紙の資料を直接受け渡す必要がなくなり、必要なデータをメールで共有できるようになったことで、金丸さんや社会保険労務士さんとのやり取りも迅速になりました。」（山田さん）
みやぎ税務会計事務所にとっても、データ化による効果は大きい。計算にずれが生じた際、電卓で誤りを探す作業が不要になったほか、CSVデータを年末調整に使用しているシステムへ取り込めるため、手入力の工数も削減された。
給与明細の配布方法も、紙からWeb明細配信へ切り替わった。以前は紙の給与明細だったため受け取りや確認状況を把握することが難しかった。しかし、現在ではメールで通知し、社員が自分の端末で確認できるようになった。
配布方法の変化は、社員が給与明細を確認するきっかけにもなった。前年と比べて税額が増えていることに気づき、山田さんへ確認する社員もいるという。事務所で紙の明細を受け取る必要がなくなり、内容を確認しやすくなったのだ。
給与業務のデジタル化による変化は、作業時間や配布方法だけにとどまらなかった。山田さんによれば、社内には業務を改善しようとする前向きな空気が生まれたという。
「デジタル化によって、社員も『会社が昭和から令和になった』ように感じたのだと思います。社内の空気が前向きになり、ほかの業務でもデジタル化が進みました。社員から『もう少しこうしていきたい』という提案も増えています」（山田さん）
「弥生給与 Next」の導入をきっかけに、井上建築事務所では給与計算の正確性と効率性が高まった。さらに、ほかの業務を見直す動きも社内へ広がっている。
法改正への対応で安心して給与計算。即時のデータ共有で確認・操作支援も円滑に
みやぎ税務会計事務所が専門家の立場から評価しているのは、「弥生給与 Next」が社会保険料率の改定や法改正に自動で対応できる点だ。給与計算では、毎月の金額を正しく計算するだけでなく、社会保険料率の改定や法改正にも対応する必要がある。手書きや表計算ソフトで管理する場合、担当者や税理士が料率の変更を確認し、手動で反映しなければならない。給与に関する設定が変更された際には同事務所が内容を確認し、井上建築事務所の日常的な給与業務を支えている。
「社会保険料率の改定に自動対応できる点は大きいですね。源泉徴収税額表を確認する手間を減らせることも、お客様にとってメリットだと思います」（金丸さん）
また、クラウド上でリアルタイムに給与データを共有できるため、操作に関する質問にも具体的に対応しやすい。
「共有設定をすれば、私たちもすぐにデータを確認できます。質問を受けたときも、同じ画面を見ながら『ここをクリックしてください』『この画面は表示されていますか』と案内できます」（金丸さん）
給与業務のデジタル化を機に、社員発の改善提案が広がる組織へ
「弥生給与 Next」の導入は、給与計算の負担を軽減しただけでなく、株式会社井上建築事務所の組織全体に前向きな変化をもたらしている。
導入前、山田さんは「給与システムを活用できるのは、従業員が数十名いるような会社ではないか」と考えていたという。しかし、みやぎ税務会計事務所の支援を受けながら運用を始めると、数名規模の同社でも無理なく使えることがわかった。正確な給与計算に取り組みやすくなり、バックオフィスの業務基盤も整いつつある。
このデジタル化の経験は、給与計算以外の業務にもよい影響を与えた。長年続けてきたアナログな運用を見直したことが、社員一人ひとりの改善意識を高めるきっかけになったのである。
「今回のデジタル化に伴って、ほかの業務でもデジタル化が進み、社員から改善の提案が増えました。みんなが『もう少しこうしていきたい』という気持ちを持つようになり、さまざまな面でよい影響があったと感じています」（山田さん）
社員が自ら改善案を出すようになったことは、業務をよりよくしていこうとする姿勢が組織全体に広がっていることのあらわれだ。その変化を支えているのが、「弥生給与 Next」の利便性と、みやぎ税務会計事務所による導入と細やかな支援である。
「私たちは、お客様の負担や手間をいかに減らすかを第一に考えています。今回のシステム導入を通じて、その点でお役に立てていると感じています」（金丸さん）
システムと専門家による支援を組み合わせることで、井上建築事務所は給与業務を正確かつ効率的に進められる環境を整えた。こうして築いた業務基盤を土台に、同社は今後の組織拡大も見据えている。
「今後、会社が大きくなれば、従業員を1〜2人増やしたいと考えています。そのときにも、システムを使って管理や手続きを簡単に進められる状態にしておきたいです」（山田さん）
会社の成長に伴って従業員が増えれば、バックオフィスの役割はいっそう重要になる。「弥生給与 Next」とみやぎ税務会計事務所の支援を活かしながら、井上建築事務所は、組織のさらなる成長を支えられる管理体制づくりを進めていく。
今回ご紹介した製品
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「弥生給与 Next」の導入事例
弥生株式会社カスタマーセンター
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