誰もが使える操作性が決め手。創業79年の老舗文具店が挑んだ「人事労務DX」
有限会社やまぶんオフィスパートナー
長らく活用してきた紙のタイムカードや、別拠点に置かれたインストール型給与ソフトからの脱却を図り、「弥生勤怠 Next」および「弥生給与 Next」を導入した有限会社やまぶんオフィスパートナー。導入にあたっては、手厚い電話サポートを活用して不明点を一つひとつ解消し、幅広い年齢層の従業員が迷わず操作できる打刻環境を整えた。新たに管理業務を引き継いだ山田さんに、導入の経緯と現場の変化を伺った。
課題
給与計算ソフトが別拠点にあることで生じる、片道40分の移動負担と作業工数を削減したい
月末に集中していた打刻漏れの確認・修正作業を分散させ、管理の手間を解消したい
法改正や社会保険料改定への不安を払拭したい
選定理由
導入が決定していたデスクトップ版「弥生会計」と連携しやすく、システムを統一できる
幅広い年齢層の従業員が、iPadの画面で直感的に操作できる
電話サポート体制が手厚く、初期設定や操作手順について細かく指示を受けられる
効果
導入前は勤怠集計や給与計算の業務工数に半日を費やしていたが、導入後は約2時間に短縮された
すきま時間を利用して打刻エラーなどを修正できるようになり、月末への業務集中が解消された
法改正や制度変更が自動反映されるようになり、手動更新による不安が払拭された
お気に入り機能
アラート/通知の設定
クラウドタイムレコーダー
休暇の管理機能
アナログな勤怠管理と拠点間移動が招く非効率な業務環境
有限会社やまぶんオフィスパートナーは、文房具や事務用品の販売を主軸に、大子本店と大宮店の2拠点で事業を展開している。全従業員約15名を抱える同社が社内システム導入を検討し始めた背景には、アナログな勤怠管理と非効率な給与計算業務の常態化という切実な課題があった。
最大の課題は、給与計算にかかる物理的な移動時間とタイトな処理スケジュールである。当時使用していた他社の給与計算ソフトは本店のパソコンにインストールされており、大宮店で勤務する山田さんは、作業のたびに片道40分をかけて本店へ赴く必要があった。
「当時は往復の移動だけで多くの時間を取られ、実際の作業を含めると半日ほどが潰れてしまっていました。入力ミスがあれば再度本店へ向かわなければならず、他の業務が回らなくなるというプレッシャーがありました」
加えて、給与支給は25日締め・当月末払いという短いサイクルで行われており、しかも現金手渡しだった。銀行で多額の現金を引き出し、小銭まで細かく用意して給与袋に分けるという作業が毎月発生する。時間的な制約に加え、防犯上のリスクも無視できなかった。
勤怠管理においても課題は重なっていた。紙のタイムカードによる手作業の集計は、大きな労力がかかる。そのうえ、打刻漏れが生じても月末にまとめて確認するため、事実確認には多くの時間を要した。従来は集計業務が属人化しており、だれもが正確に管理できるしくみの構築は急務だったという。
さらに、インストール型のソフトが法改正や社会保険料の改定に正しく対応しているかという不安も抱えていた。折しも前社長の退任による世代交代の時期を迎え、山田さんがこれらの管理業務を引き継ぐことになる。同時に、社内では給与振込への移行を求める声が強まり、本店の専務からもクラウド型の勤怠管理への移行要望が上がった。こうした複数の課題が重なる中、バックオフィス業務の抜本的な見直しが動き出すこととなる。
会計ソフトとの連携と、年齢を問わず使える直感的な操作性が決め手に
新システム選定において同社が重視したのは、会計ソフトとの連携を見据えた一元管理の実現と、年齢や経験を問わずだれもが迷わず使える操作性の2点だった。
導入検討の端緒は、税理士事務所の交代にある。新たに契約した事務所から、会計ソフトをデスクトップ版「弥生会計」へ変更するよう提案を受けたことで、以前から課題として認識されていた勤怠・給与管理の刷新も、同じタイミングで動き出した。
給与計算ソフトの選定にあたって税理士にも相談をしながら、最終的に「弥生給与 Next」への切り替えを決断したのは、同社主導の判断によるものだ。
一方、クラウド型勤怠管理の導入においては、「現場の従業員が迷わず使えるか」が最大の焦点となった。同社には20代から60代まで幅広い年齢層の従業員が在籍しており、デジタル機器の操作に不慣れなスタッフも少なくない。システムの機能がいくら優れていても、現場に定着しなければ意味をなさない。そこで事前の無料体験を活用し、実際にiPadを使った打刻テストを実施した。
「番号を入力して押すだけというシンプルな操作だったため、初めは恐る恐る触っていた従業員も、実地で試すうちに問題なく使いこなせるようになりました。管理者が付きっきりにならなくても、誰もが確実に使えると判断できたことが、一番の決め手です」
現場での実用性が明確に確認されたことで、同社は他サービスとの比較検討を経ることなく「弥生勤怠 Next」の導入を決断した。
給与システムへの移行は、より慎重な手順を踏んでいる。山田さんは人事労務の業務経験が浅かったこともあり、移行直後は旧システムと「弥生給与 Next」を並行稼働させ、双方の計算結果を丹念に照合した。数字の正確性を自らの目で確かめたうえで、新システムへの完全一本化へと踏み切った。
会計ソフトとの連携を見据えた合理的な判断と、現場の実情に寄り添った操作性の検証。この2つが、同社のバックオフィス改革を前へ進める推進力となった。
業務工数を半日から約2時間に短縮。クラウド化と自動化がもたらした心理的負担の軽減
「弥生勤怠 Next」および「弥生給与 Next」の本格稼働により、バックオフィス業務は劇的な変貌を遂げた。これまで半日を要していた勤怠集計と給与計算の工数は、わずか2時間程度へと大幅に圧縮されている。この飛躍的な効率化を支えた最大の要因は、クラウドシステムの特性を活かした「物理的移動の解消」と「業務の分散化」だ。
かつて山田さんは、給与計算処理のためだけに、片道40分をかけて本店へ赴く必要があった。しかし現在は、自店舗や自宅など、場所を問わずシステムにアクセスできる。勤怠の打刻漏れや二重打刻などのエラーは、管理画面上にリアルタイムで表示されるため、月末に1か月分をまとめて事実確認する手間も消えた。社内の連絡ツールを通じて日常的に状況を把握し、すきま時間にこまめな修正が可能になったことで、月末の業務集中が解消されたのである。
「以前と違ってクラウドなので、気付いたときに確認ができるんですよね。今までためてやっていたことがすきま時間にできるので、すごく効率的になりましたね」
加えて、法令や税率が常に最新の状態で自動反映される点も、担当者の不安を和らげる重要な要素だ。以前の環境では、税率や社会保険料などの改定状況を、自ら調べて対応する労力が求められていた。現在は法改正や制度変更がシステムに自動で反映されるため、手動による更新作業や計算ミスへの懸念が払拭されている。
「いろいろな改正に対して、こちらが対処しなくても動いてくださるので、不安がなくなりました。『子ども・子育て支援金制度』なども自動で対応してくれているので、本当に助かりますね」
こうした移行作業を後押ししたのが、手厚い電話サポートの体制だ。
「初期設定や締め日変更の際、検索だけでは理解が難しい部分がありました。でも、カスタマーサクセス担当者から電話で操作手順を細かく指示していただいたおかげで、迷わず設定を進められました。一般的な労務に関する疑問にもていねいに答えていただけて、大変頼りになりました」
現在は、これまで別台帳で管理していた有給休暇の付与・残数管理もシステムへの統合を進め、従業員自身が給与明細上で有給残数を確認できる、一元管理体制の構築に着手している。業務のデジタル化とクラウドへの移行がもたらしたものは、単なる時間の節約にとどまらない。手作業に伴うミスの誘発を防ぎ、担当者を重圧から解放したことで、より確実で安定した業務基盤の確立につながった。
世代交代による業務増加をクラウド化で克服。スムーズな遂行を実現
通常業務に加えて管理業務が増えたことで、以前のアナログ環境では月末に作業が集中し、月に1〜2日ほどの残業が生じていた。とりわけ祝日と月末が重なる時期は、スケジュールがきわめてタイトとなる。ミスを誘発しかねないプレッシャーの中で、山田さんは時間外労働を余儀なくされていた。
しかし、「弥生勤怠 Next」および「弥生給与 Next」の導入により、状況は一変する。システム化によって業務が分散され、すきま時間に効率よく処理できるようになった結果、勤怠・給与計算に起因する残業は解消。創出された時間は、これまで圧迫されていた通常業務へと還元されている。
「本店の会計関係の仕事も増えた部分があるので、削減できた時間はそちらの処理に充てています。おかげで、業務全体がよりスムーズに回るようになりました。『弥生給与 Next』『弥生勤怠 Next』を導入した一番の効果は、やはり心理的な面が楽になったことです」
中小企業において、長年アナログで運用されてきたバックオフィス業務をデジタル化することは、決して容易ではない。それでも山田さんは、クラウドシステムの利便性と手厚いサポート体制こそが、業務を引き継ぐ担当者にとって大きな支えになると実感を込めて語る。
「私のように、会社の世代交代などで通常業務にプラスして管理業務が増えた方は結構いらっしゃると思います。そのような方にとって、入力や確認作業がすきま時間でできるクラウド型の製品や、法令などが自動で更新されるシステムは大変利点があります。デジタル化を進める際は、そういった点を見ながらシステムを選んでいただけるとよいでしょう。また、私自身手厚くサポートしていただけたことがとても心強かったので、しっかりとしたケアをしてくれるシステムを選んだ方が安心できると思います」
長年培われてきた業務フローを刷新し、だれもが正確かつ円滑に運用できる基盤を整えた同社。システム連携と適切なサポート体制を味方につけたことで担当者の心理的負担は取り除かれ、より安定した企業運営へと向かう歩みを着実に刻んでいる。
今回ご紹介した製品
給与・勤怠・労務業務をシームレスに繋いで効率化！
勤怠管理や給与計算・年末調整などの給与業務、入社・保険手続きといった労務業務がワンストップで"かんたん"に完結するクラウド給与サービス。
初心者でもわかりやすいUI・UXで、複雑な労務関連の業務をラクにします。
手間のかかる勤怠管理...タイムカード・Excelによる手作業はもう卒業！
弥生勤怠 Nextは単品でも導入できます。
従業員の打刻・申請から、勤怠情報の自動集計、残業基準時間の検知、締め作業の自動処理まで。一連の業務をシステム上でまとめて完結できるから、勤怠管理がラクになります。
- 事業所名
有限会社やまぶんオフィスパートナー
- 所在地
茨城県久慈郡大子町
- 設立年
1947年
- 事業内容
オフィス空間事業、店舗事業、EC通販事業
「弥生給与 Next」の導入事例
弥生株式会社カスタマーセンター
- 受付時間
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9:30～12:00/13:00～17:30
（土・日・祝日、および弊社休業日を除きます）
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